合同管理工具集：合同審批與執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)流程一、適用范圍與應(yīng)用場(chǎng)景本流程適用于企業(yè)各類合同的規(guī)范化管理，涵蓋采購(gòu)合同、服務(wù)合同、銷售合同、租賃合同、合作協(xié)議等商業(yè)合同類型。具體應(yīng)用場(chǎng)景包括：日常業(yè)務(wù)開展：如采購(gòu)原材料、接受服務(wù)、銷售產(chǎn)品時(shí)，需通過標(biāo)準(zhǔn)流程保證合同條款合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰；跨部門協(xié)作：涉及銷售、采購(gòu)、法務(wù)、財(cái)務(wù)等多部門參與的合同，需明確各部門職責(zé)，避免推諉；合規(guī)與風(fēng)險(xiǎn)控制：滿足《民法典》《公司法》等法律法規(guī)要求，防范合同糾紛，保障企業(yè)合法權(quán)益；審計(jì)與追溯：為內(nèi)部審計(jì)、外部監(jiān)管提供完整的合同生命周期管理依據(jù)，保證合同執(zhí)行可追溯。二、合同審批與執(zhí)行全流程操作指南（一）合同發(fā)起與準(zhǔn)備責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門（如采購(gòu)部、銷售部）操作內(nèi)容：需求確認(rèn)：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，明確合同標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)格、履行期限等核心要素，與對(duì)方（供應(yīng)商/客戶）初步溝通達(dá)成一致。合同起草：使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板（或根據(jù)實(shí)際情況定制），填寫合同基本信息（合同編號(hào)、雙方主體信息、合同條款、附件等），保證條款完整、表述準(zhǔn)確。核心條款示例：標(biāo)的名稱、規(guī)格型號(hào)、單價(jià)、總價(jià)、付款方式（如“30%預(yù)付款，驗(yàn)收后付70%”）、交付/服務(wù)時(shí)間、違約責(zé)任（如“逾期交貨每日按合同額0.1%支付違約金”）、爭(zhēng)議解決方式（如“提交甲方所在地人民法院訴訟”）。附件準(zhǔn)備：如技術(shù)協(xié)議、報(bào)價(jià)單、資質(zhì)文件（對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)許可證）等，需與合同一并提交。內(nèi)部初審：業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行初步審核，保證業(yè)務(wù)需求與合同條款匹配，無誤后進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。（二）部門協(xié)同審核責(zé)任主體：法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、相關(guān)業(yè)務(wù)部門（如技術(shù)部、采購(gòu)部）操作流程：法務(wù)審核：審核合同主體合法性（對(duì)方是否具備簽約資質(zhì)，如經(jīng)營(yíng)范圍、行政許可）；審核條款合規(guī)性（是否符合法律法規(guī)，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)，如格式條款是否公平）；審核權(quán)責(zé)對(duì)等性（雙方權(quán)利義務(wù)是否明確，違約責(zé)任是否合理）；出具《法務(wù)審核意見書》，注明“同意”“修改后同意”或“不同意”及具體修改意見。財(cái)務(wù)審核：審核合同金額與預(yù)算是否匹配（超出預(yù)算需說明原因并附審批文件）；審核付款方式、發(fā)票要求（如“提供13%增值稅專用發(fā)票”）、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如大額預(yù)付款需評(píng)估對(duì)方履約能力）；出具《財(cái)務(wù)審核意見書》，確認(rèn)資金安排及財(cái)務(wù)合規(guī)性。業(yè)務(wù)部門會(huì)簽：涉及技術(shù)、交付等具體條款的，由技術(shù)部、物流部等部門審核可執(zhí)行性；各部門在《合同會(huì)簽表》上簽字確認(rèn)，保證無業(yè)務(wù)遺漏。審核時(shí)限：每個(gè)部門審核不超過2個(gè)工作日，總審核時(shí)限不超過5個(gè)工作日（特殊情況可延長(zhǎng)，需提前說明）。（三）領(lǐng)導(dǎo)審批責(zé)任主體：分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理/董事長(zhǎng)審批權(quán)限：金額分級(jí)審批：金額≤10萬元：分管領(lǐng)導(dǎo)審批；10萬元＜金額≤50萬元：分管領(lǐng)導(dǎo)+總經(jīng)理審批；金額＞50萬元：分管領(lǐng)導(dǎo)+總經(jīng)理+董事長(zhǎng)審批。特殊合同審批：如重大合作、涉外合同、知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)合同，需提交最高決策機(jī)構(gòu)（如董事會(huì)）審議。審批要求：審批人需結(jié)合審核意見，對(duì)合同的商業(yè)合理性、風(fēng)險(xiǎn)可控性進(jìn)行最終把關(guān)；在《合同審批表》上簽署“同意簽署”“修改后重新審核”或“否決”意見，明確修改要求。（四）合同簽署與用印責(zé)任主體：行政部（用印管理）、法務(wù)部（監(jiān)?。┎僮鲀?nèi)容：文本定稿：根據(jù)最終審批意見修改合同文本，確認(rèn)雙方版本一致，形成正式簽署文本（一式多份，如雙方各執(zhí)2份，企業(yè)存檔1份）。用印申請(qǐng)：業(yè)務(wù)部門提交《合同用印申請(qǐng)表》，附審批完成的《合同審批表》《法務(wù)審核意見書》等材料，經(jīng)行政部審核。簽署與用?。弘p方法定代表人或授權(quán)代表簽字（需提供授權(quán)委托書）；行政部加蓋合同專用章（或公章），法務(wù)部監(jiān)印，保證用印清晰、位置規(guī)范（如騎縫章、簽字處蓋章）。文本分發(fā)：簽署后3個(gè)工作日內(nèi)，行政部將合同文本分發(fā)給相關(guān)部門（業(yè)務(wù)部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部）及對(duì)方，并做好《合同分發(fā)記錄》。（五）合同執(zhí)行與跟蹤責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部、相關(guān)執(zhí)行部門操作流程：履行計(jì)劃制定：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同約定，制定《合同履行計(jì)劃》，明確各階段任務(wù)、負(fù)責(zé)人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)（如“2024年3月1日前完成預(yù)付款支付，3月15日前交付貨物”）。過程監(jiān)控：業(yè)務(wù)部門定期跟蹤合同履行進(jìn)度（如交付進(jìn)度、服務(wù)質(zhì)量），記錄《合同執(zhí)行跟蹤表》；發(fā)覺問題（如延遲交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)）及時(shí)與對(duì)方溝通，協(xié)商解決方案（如催告、索賠）。驗(yàn)收與確認(rèn)：按合同約定進(jìn)行驗(yàn)收（如貨物驗(yàn)收需質(zhì)檢部出具《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，服務(wù)驗(yàn)收需用戶部門確認(rèn)《服務(wù)完成確認(rèn)單》）；驗(yàn)收合格后，由業(yè)務(wù)部門、驗(yàn)收部門簽字確認(rèn)，作為付款依據(jù)。付款執(zhí)行：財(cái)務(wù)部根據(jù)驗(yàn)收確認(rèn)文件、合同約定付款方式，辦理付款手續(xù)；保留付款憑證（如銀行轉(zhuǎn)賬記錄、發(fā)票），保證資金流向與合同一致。（六）合同變更與解除責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、審批領(lǐng)導(dǎo)操作流程：變更申請(qǐng)：因業(yè)務(wù)需求變化、政策調(diào)整等原因需變更合同的，由業(yè)務(wù)部門提交《合同變更申請(qǐng)表》，說明變更原因、變更內(nèi)容（如數(shù)量調(diào)整、付款時(shí)間延期）。變更審核與審批：參照原合同審批流程，經(jīng)法務(wù)、財(cái)務(wù)、領(lǐng)導(dǎo)審核同意后，簽訂《合同變更協(xié)議》（作為原合同補(bǔ)充文件）。解除處理：符合合同約定解除條件（如對(duì)方違約、不可抗力）的，由業(yè)務(wù)部門提交《合同解除申請(qǐng)表》，附解除依據(jù)（如催告函、不可抗力證明）；審批通過后，雙方簽訂《合同解除協(xié)議》，明確已履行部分結(jié)算、違約賠償、未履行終止等事項(xiàng)；財(cái)務(wù)部辦理終止付款、退款等手續(xù)，業(yè)務(wù)部門做好交接工作。（七）合同歸檔與閉環(huán)責(zé)任主體：行政部、檔案室操作內(nèi)容：歸檔范圍：合同文本、審批文件、會(huì)簽表、審核意見書、履行計(jì)劃、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、變更/解除協(xié)議、付款憑證等所有相關(guān)資料。歸檔要求：合同履行完畢或終止后10個(gè)工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門將資料整理完整，移交檔案室；檔案室按“一合同一檔”原則編號(hào)、登記、歸檔，電子檔同步存儲(chǔ)至企業(yè)合同管理系統(tǒng)。檔案保管：紙質(zhì)檔案保存期限不少于合同履行期滿后5年（重大合同不少于10年）；電子檔案定期備份，保證信息安全，便于查閱。三、配套工具模板清單（一）合同審批流程表合同編號(hào)合同名稱發(fā)起部門發(fā)起日期合同金額（元）法務(wù)審核意見財(cái)務(wù)審核意見分管領(lǐng)導(dǎo)意見總經(jīng)理意見簽署日期CG2024001采購(gòu)設(shè)備合同采購(gòu)部2024-01-15150,000條款合規(guī)，需明確違約金計(jì)算方式預(yù)付款30%符合預(yù)算，同意同意簽署同意簽署2024-01-20（二）合同執(zhí)行跟蹤表合同編號(hào)履行階段計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間負(fù)責(zé)人履行情況說明問題記錄解決措施CG2024001預(yù)付款支付2024-01-252024-01-25已支付45,000元無-CG2024001貨物交付2024-02-102024-02-12延遲2天，因物流原因?qū)Ψ揭褧娴狼福鉁p免延遲違約金1,500元-（三）合同變更申請(qǐng)表合同編號(hào)原合同名稱變更原因變更內(nèi)容摘要原條款變更后條款法務(wù)審核意見審批意見CG2024001采購(gòu)設(shè)備合同客戶臨時(shí)增加1臺(tái)輔助設(shè)備數(shù)量變更采購(gòu)設(shè)備10臺(tái)，單價(jià)15,000元采購(gòu)設(shè)備11臺(tái)，單價(jià)15,000元變更內(nèi)容合法，需補(bǔ)充附件明細(xì)同意變更四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)與操作提示（一）合同起草階段風(fēng)險(xiǎn)提示：條款模糊（如“合理期限”“質(zhì)量合格”未明確定義）、遺漏核心條款（如違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式）；操作提示：優(yōu)先使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化合同模板，對(duì)非標(biāo)條款需經(jīng)法務(wù)審核，保證表述無歧義、權(quán)責(zé)明確。（二）審核階段風(fēng)險(xiǎn)提示：部門審核流于形式（如財(cái)務(wù)未關(guān)注預(yù)算匹配、法務(wù)未識(shí)別法律漏洞）；操作提示：各部門需按職責(zé)深度審核，對(duì)存疑條款及時(shí)反饋，不得“走過場(chǎng)”，審核意見需書面記錄備查。（三）簽署與用印風(fēng)險(xiǎn)提示：用印不規(guī)范（如空白合同蓋章、非授權(quán)人簽字）、合同文本與審批版本不一致；操作提示：行政部需核對(duì)審批文件與合同文本一致性，保證“無審批不蓋章”，禁止在空白或未定稿文本上用印。（四）執(zhí)行與變更風(fēng)險(xiǎn)提示：執(zhí)行過程無跟蹤（如延遲交付未及時(shí)索賠）、變更未履行審批程序（口頭變更導(dǎo)致糾紛）；操作提示：業(yè)務(wù)部門定期更新《合同執(zhí)行跟蹤表》，重大變更必須簽訂書面協(xié)