會(huì)議記錄與行動(dòng)項(xiàng)跟蹤模板整合版一、適用場(chǎng)景與核心價(jià)值本模板適用于各類企業(yè)內(nèi)部會(huì)議，包括但不限于項(xiàng)目例會(huì)、部門(mén)協(xié)調(diào)會(huì)、決策評(píng)審會(huì)、問(wèn)題復(fù)盤(pán)會(huì)等，旨在通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化記錄流程，實(shí)現(xiàn)會(huì)議信息的精準(zhǔn)留存、行動(dòng)項(xiàng)的明確分工與高效跟蹤。核心價(jià)值體現(xiàn)在：信息沉淀：避免討論要點(diǎn)、決議內(nèi)容遺漏，形成可追溯的會(huì)議檔案；責(zé)任落地：通過(guò)行動(dòng)項(xiàng)的“負(fù)責(zé)人+截止時(shí)間+優(yōu)先級(jí)”綁定，保證任務(wù)閉環(huán)；效率提升：減少會(huì)后溝通成本，通過(guò)跟蹤機(jī)制推動(dòng)問(wèn)題解決與目標(biāo)達(dá)成。二、詳細(xì)操作步驟（一）會(huì)前：充分準(zhǔn)備，保證會(huì)議聚焦明確會(huì)議目標(biāo)與議程組織人需提前1-2天確定會(huì)議核心目標(biāo)（如“評(píng)審Q3營(yíng)銷方案”“解決項(xiàng)目延期問(wèn)題”），并制定清晰議程，明確每個(gè)議題的討論時(shí)長(zhǎng)、負(fù)責(zé)人。示例：議程1：Q3營(yíng)銷方案評(píng)審（負(fù)責(zé)人：*，時(shí)長(zhǎng)：30分鐘）議程2：項(xiàng)目A延期原因分析及對(duì)策（負(fù)責(zé)人：*趙六，時(shí)長(zhǎng)：40分鐘）議程3：其他事項(xiàng)（時(shí)長(zhǎng)：10分鐘）確認(rèn)參會(huì)人與材料準(zhǔn)備通過(guò)郵件或即時(shí)通訊工具確認(rèn)參會(huì)人（需包含決策人、執(zhí)行人、記錄人），并提前分發(fā)會(huì)議材料（如方案文檔、數(shù)據(jù)報(bào)表），保證參會(huì)人提前熟悉內(nèi)容。記錄人需提前打印或準(zhǔn)備會(huì)議記錄模板，熟悉表格結(jié)構(gòu)，便于快速記錄。（二）會(huì)中：精準(zhǔn)記錄，聚焦關(guān)鍵信息記錄會(huì)議基本信息按模板要求填寫(xiě)會(huì)議名稱、時(shí)間（精確到分鐘）、地點(diǎn)（線上會(huì)議需注明平臺(tái)及會(huì)議號(hào)）、主持人、記錄人、參會(huì)人（缺席者需注明原因）。按議程記錄討論要點(diǎn)與結(jié)論針對(duì)每個(gè)議題，記錄關(guān)鍵討論內(nèi)容（不同觀點(diǎn)需標(biāo)注，如“認(rèn)為需增加預(yù)算”“建議縮短周期”），最終形成的決議結(jié)論需明確、無(wú)歧義。示例：議題1：Q3營(yíng)銷方案評(píng)審討論要點(diǎn)：介紹方案核心策略（線上投放占比60%，線下活動(dòng)側(cè)重校園場(chǎng)景）；趙六提出“預(yù)算不足，需削減線下活動(dòng)費(fèi)用”；*建議“增加短視頻平臺(tái)投放，提升年輕用戶觸達(dá)”。決議結(jié)論：1.線上投放預(yù)算調(diào)整為總預(yù)算的70%，削減線下活動(dòng)費(fèi)用20%；2.增加抖音平臺(tái)投放，由*負(fù)責(zé)3個(gè)工作日內(nèi)細(xì)化執(zhí)行計(jì)劃。拆解行動(dòng)項(xiàng)，明確“責(zé)任-時(shí)間-優(yōu)先級(jí)”將決議中需要執(zhí)行的任務(wù)拆解為具體行動(dòng)項(xiàng)，每個(gè)行動(dòng)項(xiàng)需包含：行動(dòng)內(nèi)容（動(dòng)詞開(kāi)頭，如“制定”“提交”“協(xié)調(diào)”）、負(fù)責(zé)人、截止時(shí)間（具體日期，避免“盡快”“本周內(nèi)”等模糊表述）、優(yōu)先級(jí)（高/中/低，根據(jù)緊急程度劃分）。示例：行動(dòng)項(xiàng)1：制定Q3營(yíng)銷方案線上投放細(xì)化計(jì)劃（負(fù)責(zé)人：*，截止時(shí)間：2023-08-15，優(yōu)先級(jí)：高）行動(dòng)項(xiàng)2：協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)部門(mén)調(diào)整預(yù)算分配（負(fù)責(zé)人：*趙六，截止時(shí)間：2023-08-10，優(yōu)先級(jí)：高）行動(dòng)項(xiàng)3：整理短視頻平臺(tái)投放資源清單（負(fù)責(zé)人：*周七，截止時(shí)間：2023-08-12，優(yōu)先級(jí)：中）（三）會(huì)后：整理分發(fā)，跟蹤閉環(huán)整理會(huì)議記錄，確認(rèn)準(zhǔn)確性會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)，記錄人需整理會(huì)議記錄，重點(diǎn)核對(duì)討論要點(diǎn)、決議結(jié)論、行動(dòng)項(xiàng)信息（負(fù)責(zé)人、截止時(shí)間、優(yōu)先級(jí)），保證無(wú)誤后發(fā)送給主持人審核。主持人審核通過(guò)后，標(biāo)注“最終版”并反饋給記錄人。分發(fā)記錄與行動(dòng)項(xiàng)清單將最終版會(huì)議記錄（含完整模板表格）通過(guò)郵件或協(xié)同工具分發(fā)給所有參會(huì)人，抄送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并注明“請(qǐng)各位知悉，行動(dòng)項(xiàng)請(qǐng)按時(shí)完成”。跟蹤行動(dòng)項(xiàng)進(jìn)度，推動(dòng)閉環(huán)記錄人需在行動(dòng)項(xiàng)截止日前1天，通過(guò)即時(shí)通訊工具或郵件提醒負(fù)責(zé)人；截止日后3個(gè)工作日內(nèi)，匯總行動(dòng)項(xiàng)完成情況（標(biāo)注“已完成/進(jìn)行中/逾期”），同步給主持人及相關(guān)部門(mén)。對(duì)于逾期未完成的行動(dòng)項(xiàng)，需組織專項(xiàng)溝通，明確延期原因及新完成時(shí)間，保證問(wèn)題得到跟進(jìn)。三、模板內(nèi)容與填寫(xiě)指南（一）會(huì)議基本信息表字段填寫(xiě)說(shuō)明示例會(huì)議名稱簡(jiǎn)明扼要體現(xiàn)會(huì)議主題，避免“會(huì)議”等模糊表述2023年Q3營(yíng)銷方案評(píng)審會(huì)會(huì)議時(shí)間精確到“年-月-日時(shí):分-時(shí):分”，線上會(huì)議需注明時(shí)區(qū)2023-08-0814:00-15:30（北京時(shí)間）會(huì)議地點(diǎn)線下會(huì)議填寫(xiě)會(huì)議室名稱；線上會(huì)議填寫(xiě)平臺(tái)+會(huì)議號(hào)公司3樓會(huì)議室/騰訊會(huì)議（會(huì)議號(hào)：56）主持人填寫(xiě)實(shí)際主持會(huì)議的人員姓名*記錄人填寫(xiě)負(fù)責(zé)會(huì)議記錄的人員姓名*參會(huì)人列出所有參會(huì)人員姓名（用“、”分隔），缺席者需注明“缺席：*姓名（原因）”、、趙六、周七（缺席：*，出差）會(huì)議目標(biāo)簡(jiǎn)述本次會(huì)議需達(dá)成的核心成果評(píng)審并通過(guò)Q3營(yíng)銷方案，明確預(yù)算分配及執(zhí)行計(jì)劃（二）議程與討論記錄表議程編號(hào)議題討論內(nèi)容關(guān)鍵結(jié)論1Q3營(yíng)銷方案評(píng)審介紹方案核心策略（線上投放60%，線下校園活動(dòng)）；趙六提出“預(yù)算不足，需削減線下費(fèi)用”；*建議“增加短視頻投放”。1.線上預(yù)算提至70%，削減線下費(fèi)用20%；2.增加抖音投放，*負(fù)責(zé)3日內(nèi)細(xì)化計(jì)劃。2項(xiàng)目A延期原因分析趙六匯報(bào)“因供應(yīng)鏈延遲導(dǎo)致關(guān)鍵物料未到位”；周七補(bǔ)充“需求變更未及時(shí)評(píng)估影響”。1.供應(yīng)鏈部門(mén)（劉八）需3日內(nèi)協(xié)調(diào)物料交付；2.需求變更需走正式評(píng)審流程，負(fù)責(zé)制定流程規(guī)范。（三）行動(dòng)項(xiàng)跟蹤表行動(dòng)項(xiàng)編號(hào)行動(dòng)內(nèi)容負(fù)責(zé)人截止時(shí)間優(yōu)先級(jí)完成狀態(tài)備注A-001制定Q3營(yíng)銷方案線上投放細(xì)化計(jì)劃*2023-08-15高進(jìn)行中需包含抖音平臺(tái)投放預(yù)算及效果預(yù)估A-002協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)部門(mén)調(diào)整預(yù)算分配*趙六2023-08-10高未開(kāi)始重點(diǎn)確認(rèn)線上投放預(yù)算增加部分A-003整理短視頻平臺(tái)投放資源清單*周七2023-08-12中未開(kāi)始需包含達(dá)人資源、平臺(tái)政策等A-004制定需求變更評(píng)審流程規(guī)范*2023-08-20中未開(kāi)始參考公司《項(xiàng)目管理辦法》第5章四、使用注意事項(xiàng)與優(yōu)化建議（一）記錄準(zhǔn)確性原則討論內(nèi)容需客觀呈現(xiàn)，避免加入記錄人主觀評(píng)價(jià)；對(duì)于爭(zhēng)議性觀點(diǎn)，需標(biāo)注發(fā)言人員工姓名（如“提出”“反對(duì)”），保證信息可追溯。決策結(jié)論需明確“做什么”“誰(shuí)來(lái)做”“怎么做”，避免“原則上同意”“后續(xù)考慮”等模糊表述。（二）行動(dòng)項(xiàng)可執(zhí)行性要求行動(dòng)內(nèi)容需以動(dòng)詞開(kāi)頭（如“提交”“協(xié)調(diào)”“優(yōu)化”），避免“關(guān)于……的研究”“……的探討”等無(wú)效描述；截止時(shí)間需具體到日期，優(yōu)先級(jí)需結(jié)合“緊急性”與“重要性”綜合判定（高優(yōu)先級(jí)：影響會(huì)議核心目標(biāo)達(dá)成；中優(yōu)先級(jí)：影響部分任務(wù)推進(jìn)；低優(yōu)先級(jí)：長(zhǎng)期規(guī)劃類任務(wù)）。（三）跟蹤機(jī)制保障建議指定專人（如項(xiàng)目經(jīng)理/行政助理）作為行動(dòng)項(xiàng)跟蹤負(fù)責(zé)人，每周匯總一次行動(dòng)項(xiàng)進(jìn)度，在項(xiàng)目例會(huì)或周報(bào)中同步；對(duì)于連續(xù)2次逾期的行動(dòng)項(xiàng)，需啟動(dòng)升級(jí)機(jī)制，由部門(mén)負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)督辦，保證問(wèn)題解決。（四）保密與歸檔會(huì)議記錄涉及敏感信息（如財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、戰(zhàn)略規(guī)劃）時(shí)，需標(biāo)注“內(nèi)部保密”，僅限參會(huì)人及相關(guān)人員查閱；會(huì)議記錄（含行動(dòng)項(xiàng)跟蹤表）需按公司檔案管理規(guī)定歸檔，電子版保