采購(gòu)部門標(biāo)準(zhǔn)化審批流程模板一、適用范圍與應(yīng)用場(chǎng)景二、標(biāo)準(zhǔn)化審批流程操作步驟（一）需求發(fā)起與提報(bào)需求部門發(fā)起：需求部門根據(jù)工作需要（如新項(xiàng)目啟動(dòng)、物資消耗補(bǔ)充、設(shè)備故障維修等），填寫《采購(gòu)申請(qǐng)單》，明確以下信息：采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量；預(yù)估單價(jià)及總價(jià)（需附市場(chǎng)詢價(jià)記錄或歷史價(jià)格參考）；采購(gòu)urgency（緊急/常規(guī)）、期望到貨日期；采購(gòu)用途（如“生產(chǎn)線日常維護(hù)”“辦公區(qū)空調(diào)更換”等）；供應(yīng)商推薦意見（如有，需提供至少3家供應(yīng)商對(duì)比信息，若無則注明“無推薦供應(yīng)商，由采購(gòu)部比選”）。部門負(fù)責(zé)人初審：需求部門負(fù)責(zé)人審核采購(gòu)需求的合理性（如必要性、數(shù)量是否匹配實(shí)際需求、預(yù)算是否可控），簽字確認(rèn)后提交至采購(gòu)部。（二）采購(gòu)部需求復(fù)核與預(yù)算核對(duì)采購(gòu)部接收與初審：采購(gòu)部在收到《采購(gòu)申請(qǐng)單》后1個(gè)工作日內(nèi)完成初審，重點(diǎn)核查：申請(qǐng)單信息是否完整（規(guī)格、數(shù)量、用途等關(guān)鍵字段無遺漏）；需求描述是否清晰（技術(shù)參數(shù)模糊的需需求部門補(bǔ)充）；是否存在重復(fù)采購(gòu)（核查歷史采購(gòu)記錄，避免冗余采購(gòu)）。預(yù)算匹配性審核：采購(gòu)部聯(lián)合財(cái)務(wù)部核對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目是否在年度/月度預(yù)算內(nèi)，若超預(yù)算，需求部門需提前提交《超預(yù)算采購(gòu)申請(qǐng)說明》，詳細(xì)說明超預(yù)算原因及資金來源，由財(cái)務(wù)部標(biāo)注“預(yù)算外”標(biāo)識(shí)后進(jìn)入后續(xù)審批。（三）供應(yīng)商選擇與比選供應(yīng)商尋源：常規(guī)采購(gòu)：采購(gòu)部通過企業(yè)合格供應(yīng)商庫(kù)（需定期更新，每季度復(fù)核供應(yīng)商資質(zhì)）篩選至少3家供應(yīng)商；新供應(yīng)商引入：需收集供應(yīng)商營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如ISO認(rèn)證、行業(yè)許可證等）、報(bào)價(jià)單、案例證明等資料，填寫《新供應(yīng)商準(zhǔn)入評(píng)估表》，經(jīng)采購(gòu)部、需求部門、法務(wù)部聯(lián)合評(píng)審?fù)ㄟ^后方可納入候選名單。比選與確定：金額≤5萬元：采購(gòu)部對(duì)比至少3家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、交期、服務(wù)條款，選擇性價(jià)比最優(yōu)的供應(yīng)商，填寫《供應(yīng)商比選記錄表》；金額＞5萬元：需組織采購(gòu)需求部門、財(cái)務(wù)部、使用部門（如技術(shù)部）召開比選會(huì)議，形成會(huì)議紀(jì)要，明確最終供應(yīng)商選擇理由；緊急采購(gòu)（如生產(chǎn)設(shè)備突發(fā)故障需立即維修）：可簡(jiǎn)化比選流程，但需事后補(bǔ)錄《緊急采購(gòu)說明》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。（四）合同擬定與審批合同擬定：采購(gòu)部根據(jù)確定的供應(yīng)商信息及采購(gòu)需求，擬定采購(gòu)合同，內(nèi)容需包含：雙方基本信息（供應(yīng)商全稱、地址、聯(lián)系方式，企業(yè)信息）；采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如國(guó)標(biāo)、行標(biāo)或雙方約定的技術(shù)參數(shù)）；交貨期、交貨地點(diǎn)、運(yùn)輸方式；付款方式（如預(yù)付款比例、到貨款、質(zhì)保金比例及支付節(jié)點(diǎn)）；違約責(zé)任（如逾期交貨、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)時(shí)的賠償標(biāo)準(zhǔn)）；爭(zhēng)議解決方式（如協(xié)商不成，提交企業(yè)所在地法院訴訟）。合同審核：采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審核合同條款與采購(gòu)需求、比選結(jié)果的一致性；法務(wù)部審核合同的法律合規(guī)性（重點(diǎn)排查歧義條款、違約責(zé)任是否明確、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)）；金額＞10萬元的合同，需經(jīng)企業(yè)總經(jīng)理最終審批。合同簽訂與分發(fā)：審批通過后，由授權(quán)代表（如總經(jīng)理或分管副總）與供應(yīng)商簽訂合同，原件交采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部各留存1份，需求部門留存復(fù)印件。（五）訂單下達(dá)與執(zhí)行跟蹤訂單下達(dá)：采購(gòu)部根據(jù)簽訂的合同，在1個(gè)工作日內(nèi)通過ERP系統(tǒng)或書面形式向供應(yīng)商下達(dá)《采購(gòu)訂單》，同步抄送需求部門和財(cái)務(wù)部，訂單信息需與合同保持一致。執(zhí)行跟蹤：采購(gòu)專員負(fù)責(zé)跟蹤訂單進(jìn)度，定期（如每周）向需求部門反饋供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨情況，保證按約定交期到貨；若出現(xiàn)延期風(fēng)險(xiǎn)，需立即啟動(dòng)預(yù)警機(jī)制，協(xié)調(diào)供應(yīng)商明確新交期，并同步告知需求部門調(diào)整計(jì)劃。（六）驗(yàn)收入庫(kù)與質(zhì)量確認(rèn)到貨初驗(yàn)：需求部門根據(jù)采購(gòu)訂單和合同要求，對(duì)到貨物品/服務(wù)的數(shù)量、外觀、型號(hào)進(jìn)行初步核對(duì)，填寫《到貨驗(yàn)收單》，確認(rèn)無誤后簽字；若數(shù)量不符或外觀損壞，需拍照留證并聯(lián)系采購(gòu)部協(xié)調(diào)供應(yīng)商處理。質(zhì)量復(fù)檢：常規(guī)物資（如辦公用品）：需求部門可直接在《到貨驗(yàn)收單》上標(biāo)注“質(zhì)量合格”；重要物資/設(shè)備（如生產(chǎn)原材料、精密儀器）：需由企業(yè)質(zhì)檢部門（或第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)）進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)，出具《質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告》，檢測(cè)合格后方可入庫(kù)；服務(wù)類采購(gòu)（如設(shè)備維修）：需由需求部門確認(rèn)服務(wù)是否達(dá)到約定效果（如設(shè)備故障是否排除、維修后運(yùn)行是否正常），填寫《服務(wù)驗(yàn)收確認(rèn)單》。入庫(kù)登記：驗(yàn)收合格后，倉(cāng)庫(kù)管理員根據(jù)《到貨驗(yàn)收單》《質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告》辦理入庫(kù)手續(xù)，更新庫(kù)存臺(tái)賬，同步將入庫(kù)信息反饋至財(cái)務(wù)部和采購(gòu)部。（七）付款申請(qǐng)與結(jié)算付款資料準(zhǔn)備：采購(gòu)部收集完整付款資料，包括：采購(gòu)合同復(fù)印件；《采購(gòu)訂單》《到貨驗(yàn)收單》《質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告》（或《服務(wù)驗(yàn)收確認(rèn)單》）；供應(yīng)商開具的有效發(fā)票（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票，需與合同信息一致）；供應(yīng)商付款賬戶信息（需與合同簽訂方賬戶一致，禁止個(gè)人賬戶代收）。付款審批：采購(gòu)部填寫《付款申請(qǐng)單》，附上述資料，提交至財(cái)務(wù)部；財(cái)務(wù)部審核發(fā)票真實(shí)性、金額與合同/驗(yàn)收單的一致性、付款節(jié)點(diǎn)是否符合約定（如是否達(dá)到付款比例、質(zhì)保金是否扣除）；按審批權(quán)限逐級(jí)簽字（如部門經(jīng)理→財(cái)務(wù)總監(jiān)→總經(jīng)理），審批通過后由財(cái)務(wù)部安排付款。付款反饋：財(cái)務(wù)部付款后，將付款憑證復(fù)印件反饋至采購(gòu)部，采購(gòu)部及時(shí)同步供應(yīng)商確認(rèn)到賬情況。（八）檔案歸檔與復(fù)盤檔案歸檔：采購(gòu)部負(fù)責(zé)將采購(gòu)全流程資料（含《采購(gòu)申請(qǐng)單》《供應(yīng)商比選記錄表》《采購(gòu)合同》《驗(yàn)收單》《付款憑證》等）整理歸檔，按“單筆采購(gòu)一個(gè)檔案”原則編號(hào)保存，電子檔案?jìng)浞葜疗髽I(yè)服務(wù)器，保存期限不少于5年。流程復(fù)盤：每季度末，采購(gòu)部組織需求部門、財(cái)務(wù)部召開采購(gòu)流程復(fù)盤會(huì)，分析當(dāng)期采購(gòu)效率（如平均審批時(shí)長(zhǎng)、到貨準(zhǔn)時(shí)率）、成本控制情況（如實(shí)際采購(gòu)價(jià)與預(yù)算偏差率）、供應(yīng)商履約質(zhì)量（如合格率、售后響應(yīng)速度），針對(duì)問題提出改進(jìn)措施，持續(xù)優(yōu)化流程。三、配套表單模板（一）采購(gòu)申請(qǐng)單申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期申請(qǐng)人聯(lián)系方式采購(gòu)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)/技術(shù)參數(shù)單位數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估總價(jià)（元）預(yù)算科目預(yù)算編號(hào)采購(gòu)urgency□常規(guī)□緊急（緊急原因：__________）期望到貨日期年月日采購(gòu)用途（詳細(xì)說明）：供應(yīng)商推薦信息（如有）：□無推薦供應(yīng)商□推薦供應(yīng)商1：__________（報(bào)價(jià)：__________）□推薦供應(yīng)商2：__________（報(bào)價(jià)：__________）□推薦供應(yīng)商3：__________（報(bào)價(jià)：__________）附件清單（如市場(chǎng)詢價(jià)記錄、技術(shù)參數(shù)說明等）：1.__________2.__________需求部門負(fù)責(zé)人簽字：日期：（二）采購(gòu)審批單采購(gòu)項(xiàng)目名稱申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期采購(gòu)物品/服務(wù)明細(xì)（名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)估總價(jià)）：預(yù)算情況：□在預(yù)算內(nèi)（預(yù)算編號(hào)：__________）□超預(yù)算（超預(yù)算說明：__________）供應(yīng)商比選結(jié)果：□比選3家以上，最優(yōu)供應(yīng)商：__________（報(bào)價(jià)：__________，選擇理由：__________）□緊急采購(gòu)（說明：__________）采購(gòu)部審核意見：負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：__________（審核重點(diǎn)：需求合理性、預(yù)算匹配性、供應(yīng)商合規(guī)性）財(cái)務(wù)部審核意見：負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：__________（審核重點(diǎn)：預(yù)算準(zhǔn)確性、付款方式合理性）需求部門分管領(lǐng)導(dǎo)意見：簽字：__________日期：__________分管副總/總經(jīng)理意見（金額＞5萬元）：簽字：__________日期：__________（三）到貨驗(yàn)收單驗(yàn)收部門驗(yàn)收日期驗(yàn)收人供應(yīng)商名稱采購(gòu)訂單號(hào)合同編號(hào)到貨日期年月日物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位應(yīng)到數(shù)量初驗(yàn)情況：□數(shù)量相符□數(shù)量不符（實(shí)收：__________，差異原因：__________）□外觀完好□外觀損壞（描述：__________，照片編號(hào)：__________）質(zhì)量檢測(cè)結(jié)果（如有）：□合格□不合格（不合格原因：__________，處理意見：__________）檢測(cè)人：__________日期：__________需求部門確認(rèn)：負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：__________（確認(rèn)是否滿足使用需求）倉(cāng)庫(kù)入庫(kù)確認(rèn)：保管員簽字：__________日期：__________（確認(rèn)數(shù)量、庫(kù)位等信息）（四）付款申請(qǐng)單供應(yīng)商名稱采購(gòu)項(xiàng)目名稱合同編號(hào)采購(gòu)訂單號(hào)付款階段□預(yù)付款□到貨款□質(zhì)保金（合同約定比例：__________）申請(qǐng)付款金額（元）大寫：付款資料清單：□采購(gòu)合同復(fù)印件□《采購(gòu)訂單》□《到貨驗(yàn)收單》/《服務(wù)驗(yàn)收確認(rèn)單》□發(fā)票（號(hào)碼：__________，金額：__________）□其他：__________采購(gòu)部意見：經(jīng)辦人：__________負(fù)責(zé)人：__________日期：__________財(cái)務(wù)部審核意見：經(jīng)辦人：__________負(fù)責(zé)人：__________日期：__________分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見：簽字：__________日期：__________付款信息：收款賬戶名稱：__________開戶行：__________賬號(hào)：__________四、執(zhí)行關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）合規(guī)性優(yōu)先嚴(yán)禁未經(jīng)審批擅自采購(gòu)，所有采購(gòu)項(xiàng)目必須通過《采購(gòu)申請(qǐng)單》發(fā)起并完成全流程審批；供應(yīng)商選擇需遵循“公開、公平、公正”原則，禁止指定供應(yīng)商（除非獨(dú)家授權(quán)或特殊技術(shù)要求），且金額≥3萬元的采購(gòu)必須留存比選記錄；合同條款需經(jīng)法務(wù)部審核，嚴(yán)禁簽訂“陰陽合同”或存在法律風(fēng)險(xiǎn)的條款。（二）預(yù)算控制剛性嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算管理，超預(yù)算采購(gòu)必須提前履行超預(yù)算審批流程，未經(jīng)批準(zhǔn)不得執(zhí)行；年度末預(yù)算結(jié)余需統(tǒng)籌規(guī)劃，優(yōu)先用于儲(chǔ)備性采購(gòu)（如常用物資備貨），避免年底突擊花錢；財(cái)務(wù)部每月需向采購(gòu)部反饋預(yù)算執(zhí)行情況，對(duì)超預(yù)算部門進(jìn)行預(yù)警。（三）供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理建立《供應(yīng)商履約評(píng)價(jià)表》，每季度對(duì)供應(yīng)商的交貨準(zhǔn)時(shí)率、質(zhì)量合格率、售后服務(wù)響應(yīng)速度、價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力等進(jìn)行評(píng)分（滿分100分），評(píng)分低于70分的暫停合作，連續(xù)兩次低于60分的淘汰出庫(kù)；新供應(yīng)商準(zhǔn)入需通過“資料審核→現(xiàn)場(chǎng)考察→小批量測(cè)試→綜合評(píng)審”四步流程，保證供應(yīng)商資質(zhì)與能力匹配；關(guān)鍵物料供應(yīng)商需備選1-2家，降低單一供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)。（四）文檔留存完整采購(gòu)全流程資料（含申請(qǐng)、審批、合同、驗(yàn)收、付款等）