合同管理審批流程與工具指南一、適用業(yè)務(wù)場景說明本工具適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位或社會組織在日常運營中涉及的外部合同管理需求，具體包括但不限于：采購類合同：如原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)外包等采購協(xié)議；銷售/服務(wù)類合同：如產(chǎn)品銷售、技術(shù)服務(wù)、咨詢委托等業(yè)務(wù)合同；合作類合同：如聯(lián)合研發(fā)、市場推廣、渠道合作等合作協(xié)議；其他類合同：如租賃、借款、贈與等需規(guī)范審批的書面協(xié)議。無論合同金額大小、合作對象性質(zhì)（企業(yè)/個人/機構(gòu)），均可通過本流程保證合同簽訂的合規(guī)性、風險可控性及流程可追溯性。二、合同審批全流程操作指南（一）合同發(fā)起與需求確認發(fā)起主體：業(yè)務(wù)部門負責人或合同經(jīng)辦人（如銷售專員、采購專員）根據(jù)業(yè)務(wù)需求發(fā)起合同審批流程。操作要點：明確合作方基本信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人等）、合作內(nèi)容、核心需求（如標的物、服務(wù)標準、交付期限、金額等）；確認合同類型及對應(yīng)的審批權(quán)限（參考企業(yè)內(nèi)部《合同管理辦法》中的金額分級審批標準）；填寫《合同審批單》（模板見第三章），附上合作方資質(zhì)文件（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書等）及需求說明文檔。輸出物：《合同審批單》初稿、合作方資質(zhì)材料、業(yè)務(wù)需求說明。（二）合同起草與內(nèi)容初擬起草主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人或法務(wù)專員（根據(jù)企業(yè)內(nèi)部職責劃分）。操作要點：依據(jù)《合同法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合合作需求起草合同文本，明確雙方權(quán)利義務(wù)、違約責任、爭議解決方式等核心條款；參考企業(yè)標準合同模板（如無模板，需保證條款完整、表述清晰，避免歧義）；合同內(nèi)容需與《合同審批單》中的需求一致，金額、期限等關(guān)鍵信息不得擅自修改。輸出物：合同草案（Word/PDF格式）、條款編制說明（如對特殊條款的解釋）。（三）部門審核與合規(guī)審查審核主體：業(yè)務(wù)部門負責人、財務(wù)部門、法務(wù)部門（根據(jù)合同類型依次或并行審核）。審核要點：業(yè)務(wù)部門：審核合作內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)目標、技術(shù)參數(shù)是否可行、交付條件是否明確；財務(wù)部門：審核合同金額、付款方式、發(fā)票開具要求是否符合財務(wù)制度，資金預(yù)算是否充足；法務(wù)部門：審核合同條款的合法性、合規(guī)性，排查法律風險（如知識產(chǎn)權(quán)、不可抗力、管轄約定等），保證無法律漏洞。操作要求：各部門需在收到合同草案后【2個工作日】內(nèi)完成審核，通過書面或系統(tǒng)審批流程反饋意見；審核不通過的，需明確修改意見并退回經(jīng)辦人調(diào)整，調(diào)整后重新提交審核。輸出物：各部門審核意見表（模板見第三章）、修訂后的合同文本。（四）權(quán)限審批與最終簽批審批主體：根據(jù)合同金額及類型，由對應(yīng)層級的管理者簽批（如部門總監(jiān)、分管副總、總經(jīng)理或董事會）。操作要點：審批人需審核《合同審批單》的完整性、各部門審核意見的落實情況，以及合同整體是否符合企業(yè)戰(zhàn)略及風險控制要求；對重大合同（如金額超【100萬元】或涉及核心業(yè)務(wù)），需組織專題會議審議，形成會議紀要作為審批附件。輸出物：最終簽批的《合同審批單》、會議紀要（如涉及）。（五）合同簽署與用印管理簽署主體：企業(yè)法定代表人或其授權(quán)代理人（需提供《授權(quán)委托書》）。操作要點：經(jīng)最終簽批的合同文本，由行政部或綜合管理部統(tǒng)一加蓋企業(yè)公章或合同專用章（嚴禁個人私用印章）；合同簽署需“騎縫章”或“騎縫簽字”，保證合同文本完整性；簽署后，原件至少一式兩份（企業(yè)與合作方各執(zhí)一份），復(fù)印件分發(fā)至業(yè)務(wù)、財務(wù)、法務(wù)等部門存檔。輸出物：簽署生效的合同原件、用印登記記錄。（六）歸檔與執(zhí)行跟蹤歸檔主體：行政部或檔案管理部門。操作要點：合同簽署后【5個工作日】內(nèi)，將合同原件、審批材料、資質(zhì)文件等整理歸檔，建立《合同歸檔登記表》（模板見第三章）；業(yè)務(wù)部門負責合同履約跟蹤，定期記錄履行進度（如付款節(jié)點、交付驗收情況），發(fā)覺異常及時上報法務(wù)及財務(wù)部門。輸出物：合同檔案（電子+紙質(zhì)）、履約跟蹤記錄表。三、核心清單（一）《合同審批單》模板（示例）項目內(nèi)容合同名稱如“公司采購辦公設(shè)備合同”合同編號【年份】-【部門代碼】-【序號】（如2024-CG-001）合作方信息名稱：科技有限公司；統(tǒng)一社會信用代碼：；聯(lián)系人：某；聯(lián)系方式：（脫敏）合同類型□采購□銷售□服務(wù)□合作□其他（請注明：________）合同金額人民幣（大寫）：壹拾萬元整；（小寫）：￥100,000.00履行期限自2024年1月1日至2024年12月31日核心條款摘要采購設(shè)備清單：電腦20臺、打印機5臺；付款方式：簽約后支付30%，驗收后支付70%附件清單1.合作方營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件；2.設(shè)備參數(shù)說明書；3.授權(quán)委托書業(yè)務(wù)部門意見經(jīng)辦人：*某；負責人簽字：________；日期：2024年X月X日財務(wù)部門意見負責人簽字：________；日期：2024年X月X日法務(wù)部門意見負責人簽字：________；日期：2024年X月X日最終審批意見審批人（總經(jīng)理）：________；日期：2024年X月X日（二）《合同基本信息表》模板（示例）字段名稱填寫說明示例合同編號與《合同審批單》一致2024-CG-001合同名稱全稱公司采購辦公設(shè)備合同簽署日期合同生效日期2024年X月X日簽署地點合同簽署地北京市海淀區(qū)甲方信息企業(yè)名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址公司；；北京市區(qū)路號乙方信息合作方同上科技有限公司；；上海市區(qū)路號合同金額含稅/不含稅（注明）含稅，￥100,000.00付款方式分期/一次性，節(jié)點說明分期：簽約30%，驗收70%履行期限起止日期2024-01-01至2024-12-31主要權(quán)利義務(wù)摘要甲方：支付款項、驗收貨物；乙方：交付設(shè)備、質(zhì)保1年歸檔狀態(tài)□已歸檔□待歸檔□超期未歸檔已歸檔歸檔日期檔案入庫日期2024年X月X日（三）《合同歸檔登記表》模板（示例）歸檔編號合同編號合同名稱合作方簽署日期歸檔日期檔案保管人借閱記錄2024-0012024-CG-001公司采購辦公設(shè)備合同科技有限公司2024-01-152024-01-20*某無2024-0022024-XS-002產(chǎn)品銷售合同貿(mào)易公司2024-02-012024-02-05*某2024-03-01，*某借閱四、關(guān)鍵注意事項與風險提示主體資質(zhì)審核：合作方為企業(yè)的，需核驗營業(yè)執(zhí)照、法定代表人證件號碼明；為個人的，需核驗證件號碼及授權(quán)文件，避免與無民事行為能力或超越權(quán)限的主體簽約。條款嚴謹性：合同中“其他”“等”等模糊表述需明確具體內(nèi)容，金額、日期、數(shù)量等關(guān)鍵信息不得涂改，修改處需雙方簽字蓋章確認。審批權(quán)限匹配：嚴禁越權(quán)審批，重大合同需經(jīng)集體決策，審批流程需完整留痕，避免“先簽批后補流程”的情況。印章使用規(guī)范：合同用印需經(jīng)行政部負責人審批，嚴禁在空白合同、未審批合同上加蓋印章，用印后需登記臺賬。文檔安全保存：合同檔案需存放于專用檔案柜，電子檔案加