涉密會(huì)議資料填寫規(guī)范及樣表模板一、涉密會(huì)議資料管理的重要性涉密會(huì)議資料承載著國(guó)家秘密、商業(yè)秘密或敏感信息，其填寫規(guī)范與否直接關(guān)系到保密管理的有效性。不規(guī)范的填寫、標(biāo)識(shí)或流轉(zhuǎn)，可能導(dǎo)致涉密信息失控、泄露，進(jìn)而威脅國(guó)家安全、企業(yè)核心利益。因此，從資料內(nèi)容準(zhǔn)確性、標(biāo)識(shí)清晰性到流程合規(guī)性，均需建立嚴(yán)格的填寫與管理機(jī)制，筑牢保密防線。二、涉密會(huì)議資料填寫規(guī)范（一）資料類型與范圍涉密會(huì)議資料涵蓋會(huì)議籌備、召開、收尾全流程，主要包括：籌備階段：會(huì)議方案（含密級(jí)）、涉密通知、參會(huì)人員篩選表；召開階段：會(huì)議紀(jì)要（含涉密討論內(nèi)容）、涉密文件（討論稿/定稿）、現(xiàn)場(chǎng)錄音/錄像（涉密場(chǎng)景）；收尾階段：會(huì)議總結(jié)（含涉密成果）、涉密事項(xiàng)督辦單、參會(huì)人員涉密權(quán)限登記表。不同密級(jí)（秘密/機(jī)密/絕密）的資料需在首頁(yè)標(biāo)注密級(jí)+保密期限（如“機(jī)密★1年”），并按密級(jí)要求分級(jí)管理。（二）填寫基本要求1.字跡與載體：紙質(zhì)填寫：使用黑色/藍(lán)色油性筆、鋼筆（禁止鉛筆、普通圓珠筆，避免涂改/褪色），字跡清晰工整；確需修改時(shí)，劃兩道橫線保留原內(nèi)容可辨認(rèn)，標(biāo)注修改人、時(shí)間（如“李四2024.0X.0X修改”）。電子填寫：使用單位指定加密軟件（如國(guó)密算法工具），存儲(chǔ)于涉密U盤/服務(wù)器，禁止個(gè)人設(shè)備、互聯(lián)網(wǎng)云盤存儲(chǔ)。2.標(biāo)識(shí)規(guī)范：電子文件命名需含密級(jí)（如“XX會(huì)議紀(jì)要_機(jī)密.docx”），存儲(chǔ)路徑加密。（三）內(nèi)容填寫細(xì)則1.會(huì)議方案/通知主題：涉密內(nèi)容概括表述（如“研究某涉密項(xiàng)目推進(jìn)事宜”），避免詳細(xì)羅列。地點(diǎn)：涉密地點(diǎn)用代號(hào)/模糊地址（如“內(nèi)部會(huì)議室A”），對(duì)外僅披露“內(nèi)部召開”。參會(huì)人員：標(biāo)注權(quán)限（如“僅限核心涉密人員（知悉機(jī)密級(jí)）參會(huì)”），涉密聯(lián)系人用內(nèi)部代號(hào)（如“聯(lián)系人：L-001”）。2.會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容區(qū)分：涉密與非涉密內(nèi)容分段標(biāo)注（如“一、非涉密：項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)；二、涉密（機(jī)密）：技術(shù)參數(shù)調(diào)整方案”），結(jié)尾注明“涉密內(nèi)容僅限參會(huì)人員知悉”。簽字追溯：參會(huì)人員本人簽字（電子版本需數(shù)字簽名），確保責(zé)任可查。3.參會(huì)人員名單信息加密：姓名、單位、職務(wù)外，涉密權(quán)限需明確（如“知悉秘密級(jí)事項(xiàng)”），聯(lián)系方式用內(nèi)部通訊代號(hào)（禁止私人電話/郵箱）。審核簽字：名單需經(jīng)會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)人審核，標(biāo)注“涉密人員名單密級(jí)：秘密”。（四）審批與歸檔要求1.審批流程：填寫完成后，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人初審（檢查內(nèi)容、標(biāo)識(shí)合規(guī)性），再報(bào)單位保密辦終審（審核密級(jí)、權(quán)限設(shè)置），通過(guò)后加蓋“保密文件”章生效。2.歸檔管理：紙質(zhì)資料：存入保密文件柜，鑰匙/密碼專人保管；借閱需登記（注明用途、歸還時(shí)間），歸還時(shí)檢查完整性。電子資料：加密存儲(chǔ)于涉密服務(wù)器，建立臺(tái)賬（記錄編號(hào)、密級(jí)、存儲(chǔ)位置、借閱記錄）。三、涉密會(huì)議資料樣表模板設(shè)計(jì)模板一：涉密會(huì)議方案審批表字段名稱填寫說(shuō)明示例（脫敏后）------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------會(huì)議主題涉密內(nèi)容概括表述，如“研究某項(xiàng)目涉密階段推進(jìn)”研究XX項(xiàng)目涉密階段推進(jìn)會(huì)議密級(jí)標(biāo)注密級(jí)+保密期限（如“機(jī)密★1年”）機(jī)密★1年會(huì)議時(shí)間精確到時(shí)分，涉密時(shí)間內(nèi)部知悉（如“2024年X月X日14:00”）2024年X月X日14:00會(huì)議地點(diǎn)涉密地點(diǎn)用代號(hào)（如“內(nèi)部會(huì)議室A”）內(nèi)部會(huì)議室A參會(huì)人員范圍標(biāo)注權(quán)限（如“核心涉密人員（知悉機(jī)密級(jí)）”）核心涉密人員（知悉機(jī)密級(jí)）會(huì)議內(nèi)容摘要涉密內(nèi)容概括，禁止詳細(xì)描述（如“討論項(xiàng)目技術(shù)參數(shù)優(yōu)化及保密措施”）討論項(xiàng)目技術(shù)參數(shù)優(yōu)化及保密措施主辦部門承辦會(huì)議的部門技術(shù)部聯(lián)系人涉密聯(lián)系人用內(nèi)部代號(hào)（如“聯(lián)系人：L-001”）聯(lián)系人：L-001初審意見部門負(fù)責(zé)人簽字+日期張三2024.0X.0X保密辦審核意見保密辦負(fù)責(zé)人簽字+日期李四2024.0X.0X模板二：涉密會(huì)議紀(jì)要表字段名稱填寫說(shuō)明示例（脫敏后）------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------會(huì)議名稱含密級(jí)（如“XX項(xiàng)目涉密推進(jìn)會(huì)（機(jī)密）”）XX項(xiàng)目涉密推進(jìn)會(huì)（機(jī)密）會(huì)議時(shí)間同方案時(shí)間（如“2024年X月X日14:00-16:00”）2024年X月X日14:00-16:00會(huì)議地點(diǎn)同方案地點(diǎn)內(nèi)部會(huì)議室A主持人主持人姓名王五參會(huì)人員姓名+單位+職務(wù)+涉密權(quán)限（如“趙六（技術(shù)部，工程師，知悉秘密級(jí)）”）趙六（技術(shù)部，工程師，知悉秘密級(jí)）會(huì)議主要內(nèi)容分涉密/非涉密，涉密部分標(biāo)注密級(jí)（如“一、非涉密：項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)；二、涉密（機(jī)密）：技術(shù)參數(shù)調(diào)整方案”）一、非涉密：項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)；二、涉密（機(jī)密）：技術(shù)參數(shù)調(diào)整方案決議事項(xiàng)涉密決議概括表述（如“責(zé)成技術(shù)部3日內(nèi)完成涉密參數(shù)優(yōu)化，報(bào)保密辦審核”）責(zé)成技術(shù)部3日內(nèi)完成涉密參數(shù)優(yōu)化，報(bào)保密辦審核參會(huì)人員簽字本人簽字（電子版本數(shù)字簽名）趙六、王五等（簽字略）紀(jì)要密級(jí)同會(huì)議密級(jí)機(jī)密★1年分發(fā)范圍標(biāo)注知悉范圍（如“僅限參會(huì)人員及項(xiàng)目組核心涉密人員”）僅限參會(huì)人員及項(xiàng)目組核心涉密人員模板三：參會(huì)人員涉密權(quán)限登記表姓名單位職務(wù)涉密權(quán)限（密級(jí)+事項(xiàng)）聯(lián)系方式（內(nèi)部代號(hào)）備注------------------------------------------------------------------------------------趙六技術(shù)部工程師知悉機(jī)密級(jí)項(xiàng)目技術(shù)參數(shù)調(diào)整L-002核心人員錢七保密辦主任知悉絕密級(jí)項(xiàng)目整體規(guī)劃L-001審批人員四、填寫與管理注意事項(xiàng)（一）工具與載體安全紙質(zhì)填寫：禁止使用普通辦公紙（防止信息還原），需用無(wú)熒光、無(wú)殘留墨粉的保密紙。電子傳遞：使用涉密傳輸通道（如內(nèi)部加密郵件），禁止微信、QQ等非涉密渠道發(fā)送。（二）人員責(zé)任約束填寫人員需經(jīng)保密培訓(xùn)考核，簽署《保密承諾書》，明確“填寫失誤導(dǎo)致泄密需承擔(dān)行政/法律責(zé)任”。離職/調(diào)崗人員需移交全部涉密資料，經(jīng)保密辦審核確認(rèn)后，方可辦理手續(xù)。五、常見問題與實(shí)操建議（一）常見問題解答Q1：填寫錯(cuò)誤如何修改？A：紙質(zhì)資料劃兩道橫線保留原內(nèi)容，標(biāo)注修改人、時(shí)間；電子資料啟用修訂模式，保留修改痕跡后重新審核。Q2：不同密級(jí)資料填寫區(qū)別？A：絕密級(jí)需雙人填寫、雙人審核，內(nèi)容更概括；機(jī)密級(jí)需部門負(fù)責(zé)人審核；秘密級(jí)需專人審核，內(nèi)容描述相對(duì)寬松。（二）實(shí)操建