銷售合同審核及執(zhí)行跟蹤管理工具模板一、模板適用范圍與核心價值本工具模板適用于企業(yè)銷售部門、法務(wù)部門及項目執(zhí)行團隊，針對銷售合同的簽訂前審核、簽訂后執(zhí)行全流程進行標準化管理。通過結(jié)構(gòu)化流程與工具化表格，可解決合同條款疏漏、執(zhí)行進度不透明、回款跟蹤不及時等問題，降低合同履約風險，提升跨部門協(xié)作效率，保證銷售目標與合同權(quán)益的同步實現(xiàn)。二、合同全生命周期管理操作流程（一）合同發(fā)起與初步審核發(fā)起主體：銷售代表或客戶經(jīng)理（以下簡稱“銷售負責人”）根據(jù)客戶需求擬定合同初稿，同步收集客戶資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照副本、法人身份證明、授權(quán)委托書等）。提交材料：通過內(nèi)部OA系統(tǒng)或指定郵箱，向法務(wù)部門提交以下材料：合同初稿（含電子版及簽字掃描版）客戶資質(zhì)文件（加蓋公章的復(fù)印件）產(chǎn)品/服務(wù)報價單及技術(shù)附件前期溝通記錄（如郵件、會議紀要）初步審核：法務(wù)專員在2個工作日內(nèi)完成材料完整性核查，重點確認客戶主體資格（是否存續(xù)、經(jīng)營范圍是否涵蓋合作內(nèi)容）及合同框架條款（標的、數(shù)量、價格、付款方式、爭議解決等）是否明確。若材料缺失或條款模糊，退回銷售負責人補充完善。（二）法務(wù)合規(guī)性審核審核要點：法務(wù)部門從法律風險角度逐條審核，核心關(guān)注：主體條款：客戶名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人等信息與資質(zhì)文件是否一致，避免“假章”“假主體”風險；標的與質(zhì)量：產(chǎn)品/服務(wù)描述是否清晰，技術(shù)標準、驗收方式是否可量化；權(quán)利義務(wù)：雙方責任是否對等，特別是賣方的交付義務(wù)與買方的付款、驗收義務(wù)是否明確；違約責任：違約情形、賠償范圍、計算方式是否合法合理，避免“違約金過高”或“責任不清”條款；爭議解決：約定管轄法院或仲裁機構(gòu)是否明確，是否符合企業(yè)內(nèi)部管轄要求。審核輸出：法務(wù)專員出具《合同審核意見表》（詳見3.1），標注“通過”“修改后通過”或“不通過”。對需修改條款，需注明具體修改建議及法律依據(jù)。溝通修訂：銷售負責人根據(jù)法務(wù)意見與客戶協(xié)商修訂，修訂后再次提交法務(wù)復(fù)核，直至條款合規(guī)。（三）商務(wù)條款確認與審批商務(wù)條款核對：銷售負責人協(xié)同財務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門確認以下商務(wù)條款：價格與折扣：單價、總價、促銷政策是否與報價單一致，是否含稅及稅率；付款方式：預(yù)付款比例（通常不低于30%）、尾款支付條件（如驗收合格后30日內(nèi)）及賬期是否符合公司財務(wù)政策；交付與物流：交付時間、地點、運輸方式及費用承擔方是否明確；售后服務(wù)：質(zhì)保期、服務(wù)響應(yīng)時間、違約賠償?shù)瘸兄Z是否符合行業(yè)慣例。審批流程：根據(jù)合同金額分級審批（示例）：金額≤10萬元：銷售總監(jiān)審批；10萬元＜金額≤50萬元：銷售總監(jiān)+分管副總審批；金額＞50萬元：銷售總監(jiān)+分管副總+總經(jīng)理審批。審批通過后，輸出《合同審批單》（詳見3.2），加蓋公司合同專用章。（四）合同簽訂與歸檔簽署流程：銷售負責人將審批通過的合同文本送達客戶簽署，保證雙方簽字/蓋章頁完整（若為法人授權(quán)簽署，需同步提交授權(quán)委托書）。合同一式三份（客戶、銷售部門、財務(wù)部門各執(zhí)一份），原件由財務(wù)部門統(tǒng)一歸檔。系統(tǒng)登記：在合同管理系統(tǒng)（如CRM或OA）中錄入合同關(guān)鍵信息（合同編號、客戶名稱、簽訂日期、金額、履行期限等），合同臺賬，同步關(guān)聯(lián)法務(wù)審核意見、審批單等附件。（五）執(zhí)行跟蹤與進度管理節(jié)點拆解：銷售負責人根據(jù)合同條款，將執(zhí)行過程拆解為關(guān)鍵里程碑（示例）：合同簽訂后3日內(nèi)：預(yù)收款到賬；預(yù)收款到賬后5日內(nèi)：生產(chǎn)/備貨啟動；生產(chǎn)周期結(jié)束后7日內(nèi)：交付客戶并簽收；交付后15日內(nèi)：客戶驗收并出具驗收報告；驗收合格后30日內(nèi)：尾款到賬。進度更新：銷售負責人每周更新《合同執(zhí)行跟蹤表》（詳見3.3），記錄各節(jié)點計劃時間、實際完成時間、延遲原因及應(yīng)對措施，同步交付簽收單、驗收報告等過程文件。異常預(yù)警：若關(guān)鍵節(jié)點延遲超過3個工作日，或客戶提出重大變更需求（如增減數(shù)量、調(diào)整交付時間），銷售負責人需立即提交《合同變更申請》（詳見3.4），經(jīng)法務(wù)、財務(wù)審批后，與客戶簽訂補充協(xié)議。（六）回款跟蹤與風險預(yù)警回款監(jiān)控：財務(wù)部門根據(jù)合同約定的付款節(jié)點，在到期前5日向銷售負責人發(fā)出《回款提醒函》（詳見3.5）；逾期3日未回款的，啟動跨部門協(xié)查（銷售負責人確認客戶反饋、財務(wù)核實到賬情況）。風險處置：針對逾期回款，按以下流程處理：逾期1-30天：銷售負責人電話催收，發(fā)送《催款通知書》；逾期31-60天：法務(wù)部門介入，發(fā)送律師函；逾期超過60天：啟動法律程序或上報管理層評估壞賬風險。數(shù)據(jù)分析：每月末《銷售合同回款匯總表》（詳見3.6），按客戶、合同類型、逾期時長等維度分析回款率，為銷售策略調(diào)整提供數(shù)據(jù)支持。（七）合同終止與復(fù)盤歸檔終止情形：合同履行完畢、雙方協(xié)商一致終止、或因一方違約導(dǎo)致合同解除的，銷售負責人需書面通知客戶，確認終止日期及后續(xù)事項（如質(zhì)保期、未結(jié)算款項等）。復(fù)盤總結(jié)：合同終止后10日內(nèi)，銷售、法務(wù)、財務(wù)部門召開復(fù)盤會，分析合同執(zhí)行中的風險點（如條款漏洞、客戶履約能力問題等），形成《合同執(zhí)行復(fù)盤報告》（詳見3.7），更新至合同管理知識庫。檔案移交：所有合同相關(guān)文件（原件、審批單、變更協(xié)議、驗收報告、回款憑證等）由財務(wù)部門統(tǒng)一整理，按“合同編號+客戶名稱”分類歸檔，保存期限不少于合同履行期滿后5年。三、核心工具表格模板及使用說明3.1銷售合同審核意見表（模板）合同基本信息合同編號簽訂日期客戶名稱銷售負責人合同金額審核階段審核項目審核內(nèi)容審核結(jié)果問題描述與修改建議主體資格客戶資質(zhì)是否齊全、信息是否一致□通過□不通過標的與質(zhì)量條款描述是否清晰、驗收標準是否量化□通過□不通過權(quán)利義務(wù)條款雙方責任是否對等、義務(wù)是否明確□通過□不通過違約責任條款違約情形、賠償范圍是否合法合理□通過□不通過爭議解決條款約定管轄是否明確、是否符合公司規(guī)定□通過□不通過其他條款（補充說明）審核結(jié)論|□通過□修改后通過□不通過|||

法務(wù)專員|*|審核日期||使用說明：法務(wù)專員逐項勾選審核結(jié)果，對“不通過”或“修改后通過”的條款，需在“問題描述與修改建議”欄詳細說明；銷售負責人根據(jù)意見修訂后，重新提交審核。3.2合同審批單（模板）合同基本信息合同編號合同名稱客戶名稱簽訂日期合同金額履行期限審批流程審批人審批意見審批日期簽字銷售負責人初審*法務(wù)部門審核*財務(wù)部門審核*銷售總監(jiān)審批*分管副總審批*總經(jīng)理審批（≥50萬）*審批結(jié)論|□同意□不同意（請注明原因）|||

備注||||使用說明：根據(jù)合同金額匹配審批層級，所有審批人需在3個工作日內(nèi)完成審批，逾期未視為默認通過；審批通過后，由銷售負責人持此單至行政部加蓋合同章。3.3合同執(zhí)行跟蹤表（模板）合同基本信息合同編號客戶名稱合同金額銷售負責人關(guān)鍵里程碑計劃完成時間實際完成時間延遲原因當前狀態(tài)負責人備注（附件名稱）預(yù)收款到賬□未開始□進行中□已完成*生產(chǎn)/備貨啟動□未開始□進行中□已完成*交付客戶并簽收□未開始□進行中□已完成*客戶出具驗收報告□未開始□進行中□已完成*尾款到賬□未開始□進行中□已完成*更新頻率：銷售負責人每周五17:00前更新，延遲原因需具體說明（如“客戶生產(chǎn)計劃調(diào)整”“物流延誤”等），附件需簽收單、驗收報告等掃描件。3.4合同變更申請（模板）變更基本信息合同編號原簽訂日期客戶名稱變更類型變更原因變更前條款變更后條款變更影響分析示例：交付時間：2024年6月30日交付時間：2024年7月15日可能導(dǎo)致尾款延遲支付，需與客戶協(xié)商調(diào)整付款節(jié)點審批流程審批人審批意見審批日期簽字銷售負責人申請*法務(wù)部門審核*財務(wù)部門審核*銷售總監(jiān)審批*客戶確認|□客戶已同意（客戶簽字：_________）□待協(xié)商|||

備注||||使用說明：合同變更需經(jīng)客戶書面確認（郵件/蓋章函），審批通過后簽訂補充協(xié)議，同步更新《合同執(zhí)行跟蹤表》和合同管理系統(tǒng)信息。3.5回款提醒函（模板）致：銷售負責人*事由：關(guān)于合同【合同編號】尾款回款提醒根據(jù)雙方簽訂的銷售合同（合同編號：______，簽訂日期：______），約定尾款支付時間為“驗收合格后30日內(nèi)”，目前驗收報告日期為______，尾款金額______元已逾期______日未到賬。請于______日前與客戶聯(lián)系催收，并于催收后2個工作日內(nèi)反饋客戶反饋情況至財務(wù)部。財務(wù)聯(lián)系人：*聯(lián)系方式：*（內(nèi)部固話）財務(wù)部日期：______3.6銷售合同回款匯總表（模板）統(tǒng)計周期年月制表人*合同編號客戶名稱合同金額已回款金額未回款金額未回款賬齡逾期狀態(tài)跟進人□30天內(nèi)□31-60天□61-90天□90天以上□未逾期□逾期*回款率分析：本月總回款金額______元，總合同金額______元，整體回款率______%逾期原因分析：（示例：客戶資金周轉(zhuǎn)困難、合同條款爭議等）備注：每月5日前由財務(wù)部完成統(tǒng)計，抄送銷售總監(jiān)及總經(jīng)理。3.7合同執(zhí)行復(fù)盤報告（模板）合同基本信息合同編號客戶名稱銷售負責人*合同履行期限合同金額實際回款金額執(zhí)行情況總結(jié)目標完成情況□完全達標□部分達標□未達標（說明原因：_________________）關(guān)鍵節(jié)點執(zhí)行（示例：交付延遲5天，原因：供應(yīng)商產(chǎn)能不足；驗收順利，客戶無異議）客戶反饋（示例：對產(chǎn)品質(zhì)量滿意，但對售后服務(wù)響應(yīng)速度提出改進建議）風險與問題分析合同條款問題（示例：質(zhì)保期未明確具體起算時間，導(dǎo)致爭議）客戶履約風險（示例：客戶財務(wù)狀況惡化，尾款回款逾期）內(nèi)部管理問題（示例：銷售負責人未及時更新交付進度，導(dǎo)致信息滯后）改進措施與建議條款優(yōu)化（示例：后續(xù)合同中明確“質(zhì)保期自驗收合格次日起算”）客戶管理（示例：對財務(wù)狀況不佳的客戶，要求提高預(yù)付款比例）流程優(yōu)化（示例：執(zhí)行跟蹤表更新頻率調(diào)整為每3天一次）參與部門|銷售部、法務(wù)部、財務(wù)部|復(fù)盤日期||使用說明：合同終止后10日內(nèi)完成，由銷售負責人牽頭編寫，經(jīng)部門負責人簽字后存入合同管理知識庫，作為后續(xù)合同管理的參考依據(jù)。四、關(guān)鍵風險控制與管理要點（一）合同審核階段客戶資質(zhì)“三查”：查營業(yè)執(zhí)照（是否在有效期內(nèi)、是否被吊銷銷戶）、查法人資格（法定代表人身份證明與本人是否一致）、查授權(quán)委托書（若非法人簽署，需核查授權(quán)范圍及期限），避免“假客戶”“無權(quán)代理”風險。條款“零歧義”：避免使用“盡快”“合理”等模糊表述，明確具體時間（如“7個工作日內(nèi)”）、金額（如“含稅價，稅率13%”）、數(shù)量（如“±5%誤差”）等可量化指標?！鞍酝鯒l款”規(guī)避：不得約定“賣方單方面解除合同無需承擔責任”等顯失公平條款，違約責任需雙向?qū)Φ?，且賠償金額不得超過實際損失。（二）執(zhí)行跟蹤階段“節(jié)點留痕”：所有關(guān)鍵節(jié)點（交付、驗收、回款）需留存書面憑證（如簽收單、驗收報告、銀行回單），避免口頭約定導(dǎo)致的糾紛；電子文件需備份至公司服務(wù)器，防止丟失?！爱惓＜瓷蠄蟆保嚎蛻籼岢鲋卮笞兏ㄈ缰兄孤男?、要求降價）或出現(xiàn)履約風險（如經(jīng)營異常、失聯(lián)）時，銷售負責