企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)郵件模板使用指南一、郵件溝通場(chǎng)景分類與適用情境企業(yè)郵件溝通可根據(jù)目的分為日常協(xié)作、事務(wù)通知、商務(wù)合作三大類，不同場(chǎng)景下郵件的側(cè)重點(diǎn)與規(guī)范存在差異，具體適用情境（一）日常協(xié)作類郵件適用于部門內(nèi)部工作對(duì)接、跨部門信息同步、進(jìn)度反饋、資源協(xié)調(diào)等日常事務(wù)，例如：項(xiàng)目階段性成果同步、需求對(duì)接確認(rèn)、資料共享請(qǐng)求等。（二）事務(wù)通知類郵件適用于公司層面或部門范圍內(nèi)的事項(xiàng)告知，需保證信息清晰、范圍明確、要求具體，例如：會(huì)議安排（時(shí)間/地點(diǎn)/議程）、制度/流程更新說(shuō)明、節(jié)假日放假通知、培訓(xùn)/活動(dòng)組織等。（三）商務(wù)合作類郵件適用于外部客戶對(duì)接、供應(yīng)商溝通、合作洽談等正式商務(wù)場(chǎng)景，需體現(xiàn)專業(yè)性與嚴(yán)謹(jǐn)性，例如：合作需求初步溝通、方案提交與確認(rèn)、合同條款商議、項(xiàng)目進(jìn)度同步等。二、郵件撰寫與發(fā)送標(biāo)準(zhǔn)流程無(wú)論何種場(chǎng)景，郵件撰寫需遵循“目的明確、結(jié)構(gòu)清晰、信息完整、格式規(guī)范”原則，具體操作步驟步驟1：明確郵件目的與核心信息確定郵件需解決的核心問(wèn)題（如“確認(rèn)需求”“通知事項(xiàng)”“請(qǐng)求支持”等），梳理關(guān)鍵信息（時(shí)間、地點(diǎn)、人物、要求、附件等），避免內(nèi)容冗余或遺漏。步驟2：確定收件人、抄送人及密送人收件人：直接負(fù)責(zé)處理郵件事項(xiàng)的核心人員（如“需求對(duì)接人”“會(huì)議組織者”），保證其有權(quán)限且需知曉全部?jī)?nèi)容。抄送人：需知曉郵件內(nèi)容但不直接處理的人員（如部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)協(xié)作方），標(biāo)注“抄送”以區(qū)分責(zé)任。密送人：僅特定收件人知曉發(fā)送對(duì)象的情況（如涉及多部門的通知需抄送領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，可密送具體執(zhí)行人），避免濫用。步驟3：規(guī)范郵件主題與稱呼主題：簡(jiǎn)潔明了，包含“[場(chǎng)景標(biāo)識(shí)]+核心事項(xiàng)+（可選：緊急程度/時(shí)間）”，例如：“[協(xié)作]項(xiàng)目A需求對(duì)接確認(rèn)（需3月15日前反饋）”“[通知]關(guān)于2024年Q2部門例會(huì)時(shí)間調(diào)整的通知”。稱呼：根據(jù)收件人身份選擇正式或通用稱呼，例如：內(nèi)部同事用“同事”“經(jīng)理”，外部人員用“總”“女士/先生”（需確認(rèn)對(duì)方姓氏與職務(wù)，避免誤用）。步驟4：撰寫郵件需分層次呈現(xiàn)內(nèi)容，建議采用“總-分-總”結(jié)構(gòu)：開頭：簡(jiǎn)明說(shuō)明郵件目的（1-2句話），例如：“您好！就項(xiàng)目B的需求細(xì)節(jié)，特與您對(duì)接確認(rèn)”“尊敬的*總，關(guān)于本次合作方案的調(diào)整，說(shuō)明”。主體：分點(diǎn)闡述核心信息，邏輯清晰（如“一、事項(xiàng)背景；二、具體內(nèi)容；三、要求/反饋”），避免大段文字；涉及數(shù)據(jù)、時(shí)間等關(guān)鍵信息可加粗或標(biāo)紅突出。結(jié)尾：明確后續(xù)行動(dòng)（如“請(qǐng)于X月X日前反饋意見”“期待您的回復(fù)”），并禮貌收尾（如“感謝您的支持與配合！”“順祝商祺！”）。步驟5：添加附件（如有）若郵件涉及文件、資料等，需添加附件，并在中說(shuō)明附件名稱及核心內(nèi)容（例如：“附件為《項(xiàng)目需求文檔V2.0》，請(qǐng)查閱并反饋修改意見”）。附件命名需規(guī)范，格式為“文件名_版本號(hào)_日期”，例如：“項(xiàng)目需求文檔_V2.0_20240310.docx”。步驟6：檢查與發(fā)送前確認(rèn)內(nèi)容檢查：核對(duì)是否有錯(cuò)別字、語(yǔ)病，關(guān)鍵信息（時(shí)間、數(shù)據(jù)、收件人）是否準(zhǔn)確無(wú)誤。格式檢查：確認(rèn)主題、稱呼、結(jié)尾格式統(tǒng)一，附件已添加且正常打開。發(fā)送確認(rèn)：再次核對(duì)收件人、抄送人列表，避免誤發(fā)；緊急郵件可電話提醒收件人查收。三、各場(chǎng)景郵件模板示例（一）日常協(xié)作類郵件模板項(xiàng)目?jī)?nèi)容參考郵件主題[協(xié)作]關(guān)于*C項(xiàng)目需求文檔反饋的請(qǐng)求（需3月20日前完成）稱呼*同事，您好！開頭就*C項(xiàng)目需求文檔中“用戶權(quán)限管理模塊”的設(shè)計(jì)細(xì)節(jié)，特向您反饋以下意見，煩請(qǐng)確認(rèn)。主體一、當(dāng)前需求描述中“角色權(quán)限配置”未區(qū)分“臨時(shí)權(quán)限”與“永久權(quán)限”，建議補(bǔ)充說(shuō)明；二、“權(quán)限申請(qǐng)流程”中審批節(jié)點(diǎn)未明確“部門負(fù)責(zé)人”與“分管領(lǐng)導(dǎo)”的優(yōu)先級(jí)，需細(xì)化；三、附件為修改后的需求文檔（第3-5頁(yè)），請(qǐng)重點(diǎn)查閱上述部分。結(jié)尾請(qǐng)于3月20日前反饋修改意見，如有疑問(wèn)可隨時(shí)溝通。感謝您的支持！附件C項(xiàng)目需求文檔_修改版_20240315.docx署名*（您的姓名）（您的部門）（日期：2024年3月15日）（二）事務(wù)通知類郵件模板項(xiàng)目?jī)?nèi)容參考郵件主題[通知]關(guān)于2024年“安全生產(chǎn)月”活動(dòng)安排的通知稱呼各部門同事，大家好！開頭為強(qiáng)化員工安全意識(shí)，落實(shí)公司安全生產(chǎn)要求，現(xiàn)將2024年“安全生產(chǎn)月”活動(dòng)安排通知主體一、活動(dòng)時(shí)間：2024年6月1日至6月30日；二、主要內(nèi)容及安排：1.6月5日（周一）14:00，總部一樓會(huì)議室召開活動(dòng)啟動(dòng)會(huì)（各部門負(fù)責(zé)人及安全員需參加）；2.6月15日前，各部門組織內(nèi)部安全知識(shí)培訓(xùn)（需提交培訓(xùn)記錄至行政部）；3.6月25日，開展“安全應(yīng)急演練”（具體方案另行通知）。三、要求：各部門需高度重視，按時(shí)完成各項(xiàng)活動(dòng)安排，保證全員參與。結(jié)尾請(qǐng)各部門提前協(xié)調(diào)工作，保證活動(dòng)順利開展。如有疑問(wèn)，請(qǐng)聯(lián)系行政部*。附件2024年“安全生產(chǎn)月”活動(dòng)方案.pdf署名行政部（日期：2024年5月28日）（三）商務(wù)合作類郵件模板項(xiàng)目?jī)?nèi)容參考郵件主題[合作]關(guān)于*D項(xiàng)目合作方案的初步溝通（A公司）稱呼*總，您好！開頭感謝貴公司對(duì)*項(xiàng)目的關(guān)注與支持。基于前期溝通，我方已整理合作方案初稿，現(xiàn)發(fā)給您審閱，具體主體一、合作背景：本項(xiàng)目旨在通過(guò)技術(shù)合作提升雙方在領(lǐng)域的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，預(yù)計(jì)合作周期為12個(gè)月；二、核心合作內(nèi)容：1.我方提供技術(shù)支持，負(fù)責(zé)系統(tǒng)開發(fā)與維護(hù)；2.貴公司負(fù)責(zé)市場(chǎng)推廣與客戶資源對(duì)接；3.利潤(rùn)分配按“技術(shù)投入占比40%+市場(chǎng)投入占比60%”執(zhí)行。三、下一步計(jì)劃：若方案符合貴公司預(yù)期，建議于3月25日前安排線上會(huì)議，進(jìn)一步洽談細(xì)節(jié)。結(jié)尾附件為合作方案詳細(xì)文檔，請(qǐng)您審閱。期待您的回復(fù)，順祝商祺！附件*項(xiàng)目合作方案_V1.0_20240320.pdf署名*（您的姓名）（您的公司/部門）（聯(lián)系方式：公司固話，非個(gè)人手機(jī)）日期2024年3月20日四、郵件使用規(guī)范與要點(diǎn)提醒（一）內(nèi)容規(guī)范真實(shí)性：郵件內(nèi)容需真實(shí)準(zhǔn)確，不得虛構(gòu)信息或傳播未經(jīng)證實(shí)的內(nèi)容，涉及數(shù)據(jù)、方案等內(nèi)容需經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審核。簡(jiǎn)潔性：避免冗余描述，重點(diǎn)突出，建議控制在500字以內(nèi)（復(fù)雜事項(xiàng)可分點(diǎn)或通過(guò)附件說(shuō)明）。專業(yè)性：使用正式書面語(yǔ)，避免口語(yǔ)化、網(wǎng)絡(luò)用語(yǔ)（如“搞定”“OK”等）及表情符號(hào)；外部商務(wù)郵件需注意稱謂與敬語(yǔ)的規(guī)范性。（二）格式規(guī)范字體與排版：統(tǒng)一使用宋體/微軟雅黑，字號(hào)為小四號(hào)，行距為1.5倍；段落之間空一行，提升可讀性。附件管理：附件大小盡量控制在10MB以內(nèi)（超過(guò)需通過(guò)網(wǎng)盤分享并附），避免發(fā)送與工作無(wú)關(guān)的文件（如個(gè)人照片、非工作軟件等）。（三）隱私與安全信息保護(hù)：不得在郵件中泄露公司機(jī)密信息（如未公開的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶隱私、核心技術(shù)參數(shù)等）或個(gè)人隱私信息（如證件號(hào)碼號(hào)、家庭住址等）。發(fā)送安全：避免在公共網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下發(fā)送涉密