機(jī)關(guān)單位文檔標(biāo)準(zhǔn)化管理辦法一、目的依據(jù)為規(guī)范機(jī)關(guān)單位文檔管理工作，提升文檔編制、流轉(zhuǎn)、存儲的標(biāo)準(zhǔn)化水平，保障文檔信息的準(zhǔn)確性、安全性與可追溯性，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》等法律法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際工作需求，制定本辦法。二、適用范圍本辦法適用于本機(jī)關(guān)及所屬各部門（含下屬事業(yè)單位）在行政管理、業(yè)務(wù)開展、公共服務(wù)等活動(dòng)中形成的各類文檔（含紙質(zhì)文檔、電子文檔、音視頻資料等）的管理工作。三、管理職責(zé)（一）辦公室（綜合管理部門）統(tǒng)籌文檔標(biāo)準(zhǔn)化管理工作，制定并修訂文檔管理相關(guān)制度；組織文檔管理培訓(xùn)與考核；協(xié)調(diào)解決文檔管理中的跨部門問題；監(jiān)督各部門文檔管理工作的合規(guī)性。（二）業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)相關(guān)文檔的編制、初審與日常管理；按要求向檔案管理部門移交歸檔文檔；配合辦公室開展文檔標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作，及時(shí)反饋管理需求與問題。（三）檔案管理部門負(fù)責(zé)文檔的集中歸檔、分類存儲、檢索利用與安全防護(hù)；建立文檔管理臺賬，定期開展文檔清查與維護(hù)；指導(dǎo)各部門做好文檔的前期管理工作。（四）信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)電子文檔管理系統(tǒng)的搭建、維護(hù)與技術(shù)支持；保障電子文檔存儲環(huán)境的安全性、穩(wěn)定性；協(xié)助實(shí)現(xiàn)文檔的電子化檢索與共享。四、文檔分類與編碼（一）分類規(guī)則1.按性質(zhì)分類：分為公文類（含請示、報(bào)告、通知等法定公文）、業(yè)務(wù)類（含工作方案、調(diào)研報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等）、事務(wù)類（含會議記錄、考勤表、辦公用品申領(lǐng)單等）。2.按密級分類：分為絕密、機(jī)密、秘密、內(nèi)部公開、公開五類（密級劃分依據(jù)國家相關(guān)保密規(guī)定執(zhí)行）。3.按業(yè)務(wù)領(lǐng)域分類：結(jié)合單位職能，分為黨建、人事、財(cái)務(wù)、項(xiàng)目管理、后勤保障等類別。（二）編碼規(guī)則文檔編碼采用“部門代碼-文檔類別代碼-年份-順序號”的結(jié)構(gòu)（示例：`RS-YW-____`）。其中，部門代碼、類別代碼由辦公室統(tǒng)一編制并發(fā)布，順序號按文檔形成時(shí)間依次遞增。五、文檔編制要求（一）格式規(guī)范1.紙質(zhì)文檔：采用A4紙張，頁邊距上下2.5cm、左右3cm；標(biāo)題使用二號方正小標(biāo)宋簡體，正文使用三號仿宋_GB2312字體；段落首行縮進(jìn)2字符，行間距為固定值28磅；頁碼居中顯示于頁腳外側(cè)。2.電子文檔：格式優(yōu)先采用PDF（定稿）、DOCX（編輯稿）、XLSX（表格類），命名規(guī)則與編碼一致；圖片、音視頻資料需附文字說明（含主題、形成時(shí)間、拍攝/錄制人等）。（二）內(nèi)容要求1.文檔內(nèi)容應(yīng)邏輯清晰、表述準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)來源可靠且標(biāo)注出處；涉及政策引用的，需注明文號與發(fā)布機(jī)關(guān)。2.文檔需明確編制人、審核人、審批人（或部門），并在首頁或末尾標(biāo)注相關(guān)信息。（三）版本控制文檔分為草稿、初稿、終稿三個(gè)版本：草稿：標(biāo)注“草稿”字樣，僅限編制部門內(nèi)部討論使用，不得對外流轉(zhuǎn)。初稿：經(jīng)部門初審后形成，標(biāo)注“初稿”字樣，可在限定范圍內(nèi)征求意見。終稿：經(jīng)審核、審批后發(fā)布，標(biāo)注“終稿”字樣，作為正式文檔執(zhí)行或歸檔。六、審核與發(fā)布（一）審核流程1.部門初審：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對本部門編制的文檔進(jìn)行內(nèi)容合規(guī)性、格式規(guī)范性審核，重點(diǎn)核查數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、政策符合性。2.跨部門會審（如需）：涉及多部門職責(zé)的文檔，由辦公室組織相關(guān)部門聯(lián)合審核，形成會審意見。3.終審：根據(jù)文檔性質(zhì)與密級，分別由分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)審批；涉密文檔需經(jīng)保密委員會審核。（二）發(fā)布管理1.正式文檔經(jīng)審批后，由辦公室統(tǒng)一編號并發(fā)布；電子文檔同步上傳至單位內(nèi)部文檔管理系統(tǒng)，紙質(zhì)文檔按要求印發(fā)至相關(guān)部門。2.公開類文檔需通過官方網(wǎng)站、政務(wù)新媒體等渠道發(fā)布的，需經(jīng)宣傳部門審核，確保內(nèi)容符合信息公開規(guī)范。七、存儲與借閱（一）存儲管理1.紙質(zhì)文檔：歸檔文檔應(yīng)使用無酸紙檔案盒分類存放，存放環(huán)境需滿足防潮、防火、防蟲、防光要求（溫度保持在14-24℃，相對濕度45%-60%）。2.電子文檔：采用“本地存儲+云端備份”方式，本地存儲需設(shè)置訪問權(quán)限（按崗位分級授權(quán)），云端備份選擇符合安全等級的存儲服務(wù)；定期（每季度）對電子文檔進(jìn)行完整性、可讀性檢查。（二）借閱管理2.外部借閱（含上級單位、協(xié)作單位）：需出具單位公函，明確借閱目的、范圍與期限，經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)審批后，由辦公室協(xié)調(diào)檔案管理部門提供（涉密文檔嚴(yán)禁外部借閱）。3.借閱文檔需妥善保管，不得涂改、損毀、轉(zhuǎn)借，歸還時(shí)需經(jīng)檔案管理人員檢查確認(rèn)。八、更新與廢止（一）文檔更新1.當(dāng)政策依據(jù)變更、業(yè)務(wù)流程調(diào)整或文檔內(nèi)容存在錯(cuò)誤時(shí)，由原編制部門提出更新申請，按原審核流程重新審批后發(fā)布新版本，同時(shí)廢止舊版本。2.版本更新后，需在文檔首頁標(biāo)注“第X版”“修訂日期”，并在文檔管理系統(tǒng)中同步更新版本信息。（二）文檔廢止1.因任務(wù)結(jié)束、政策失效或文檔無保留價(jià)值的，由檔案管理部門會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門提出廢止建議，經(jīng)辦公室審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，在文檔管理系統(tǒng)中標(biāo)記“廢止”，并在紙質(zhì)文檔上加蓋廢止戳記。2.廢止文檔需單獨(dú)存放，保存期限按檔案管理規(guī)定執(zhí)行（一般不少于3年），期滿后按程序銷毀。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查辦公室聯(lián)合檔案管理部門每半年開展一次文檔管理專項(xiàng)檢查，重點(diǎn)檢查文檔編制合規(guī)性、存儲安全性、借閱規(guī)范性；信息技術(shù)部門每月對電子文檔系統(tǒng)進(jìn)行安全巡檢，排查漏洞與風(fēng)險(xiǎn)。（二）考核評價(jià)將文檔管理工作納入部門年度績效考核，考核指標(biāo)包括文檔完整率（歸檔文檔數(shù)量/應(yīng)歸檔數(shù)量）、合規(guī)率（格式、內(nèi)容合規(guī)文檔占比）、借閱及時(shí)率等；對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門與個(gè)人予以通報(bào)表揚(yáng)，對存在問題的責(zé)令限期整改，情節(jié)嚴(yán)重的（如泄露涉密文檔、故意損毀文檔）按相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。十、附則1.本辦法自發(fā)布之日起施行，由辦公室負(fù)責(zé)解釋。2.本單位原有文檔管理制度與本辦法不一致的，以本辦法為準(zhǔn)；未盡事宜，按國家相