供應(yīng)商信息管理模板庫使用指南一、引言供應(yīng)商信息是企業(yè)供應(yīng)鏈管理的核心數(shù)據(jù)，其準(zhǔn)確性、完整性和時(shí)效性直接影響采購(gòu)效率、成本控制及合作風(fēng)險(xiǎn)。本模板庫旨在為企業(yè)提供標(biāo)準(zhǔn)化的供應(yīng)商信息管理工具，涵蓋供應(yīng)商全生命周期管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，助力企業(yè)實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商信息的規(guī)范化、系統(tǒng)化管理，提升供應(yīng)鏈協(xié)同效率。二、適用范圍本模板庫適用于各類行業(yè)（如制造業(yè)、零售業(yè)、服務(wù)業(yè)、建筑業(yè)等）的企業(yè)，尤其適合以下場(chǎng)景：新供應(yīng)商引入：首次合作前的信息采集與資質(zhì)審核；現(xiàn)有供應(yīng)商管理：信息更新、績(jī)效評(píng)估及分級(jí)管理；供應(yīng)商年度審核：資質(zhì)文件復(fù)審、合作情況復(fù)盤；多部門協(xié)同：采購(gòu)、財(cái)務(wù)、質(zhì)量等部門共享供應(yīng)商信息，打破數(shù)據(jù)壁壘。無論企業(yè)規(guī)模大小（中小型企業(yè)、集團(tuán)化企業(yè)），均可根據(jù)實(shí)際需求選擇或調(diào)整模板內(nèi)容，適配不同層級(jí)的供應(yīng)商管理需求。三、操作流程指南（一）需求分析與模板選擇明確管理目標(biāo)：根據(jù)當(dāng)前管理場(chǎng)景（如新供應(yīng)商準(zhǔn)入、季度績(jī)效評(píng)估）確定需要采集的核心信息維度（如基礎(chǔ)信息、資質(zhì)文件、合作歷史等）；匹配模板類型：從模板庫中選擇對(duì)應(yīng)場(chǎng)景的模板（例如“新供應(yīng)商基本信息登記表”“供應(yīng)商年度績(jī)效評(píng)估表”），若需自定義，可在基礎(chǔ)模板上增刪字段（如制造業(yè)需增加“生產(chǎn)產(chǎn)能”“認(rèn)證體系”等字段）。（二）信息采集與模板填寫信息源確認(rèn)：通過供應(yīng)商自證文件（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書）、公開渠道（如國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)）或?qū)嵉卣{(diào)研獲取信息；規(guī)范填寫要求：文本類字段（如供應(yīng)商名稱、地址）需與官方文件一致，避免簡(jiǎn)稱或錯(cuò)別字；日期類字段（如合同到期日、資質(zhì)有效期）統(tǒng)一采用“YYYY-MM-DD”格式；數(shù)字類字段（如合作金額、供貨周期）需注明單位（如“萬元”“天”）。（三）資質(zhì)審核與校驗(yàn)文件真實(shí)性核查：對(duì)供應(yīng)商提供的資質(zhì)文件（如ISO9001認(rèn)證、3C認(rèn)證）進(jìn)行原件核驗(yàn)或官方渠道驗(yàn)證（如通過國(guó)家認(rèn)監(jiān)委官網(wǎng)查詢認(rèn)證有效性）；合規(guī)性檢查：保證資質(zhì)文件在有效期內(nèi)且覆蓋合作范圍（如食品供應(yīng)商需具備《食品生產(chǎn)許可證》，若涉及進(jìn)口產(chǎn)品需額外提供海關(guān)報(bào)關(guān)單）。（四）數(shù)據(jù)錄入與系統(tǒng)關(guān)聯(lián)模板數(shù)據(jù)化：將填寫完整的紙質(zhì)模板或電子模板錄入企業(yè)ERP、SRM（供應(yīng)商關(guān)系管理）系統(tǒng)，保證字段與系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫一一對(duì)應(yīng)；關(guān)聯(lián)關(guān)鍵數(shù)據(jù)：將供應(yīng)商信息與采購(gòu)訂單、合同、付款記錄、質(zhì)檢報(bào)告等數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，形成供應(yīng)商全生命周期數(shù)據(jù)鏈。（五）動(dòng)態(tài)更新與定期評(píng)估信息更新觸發(fā)機(jī)制：當(dāng)供應(yīng)商發(fā)生以下變更時(shí)，需在5個(gè)工作日內(nèi)更新信息：營(yíng)業(yè)信息變更（如名稱、地址、法人）；資質(zhì)文件到期或新增認(rèn)證；聯(lián)系人、聯(lián)系方式調(diào)整；合作范圍或產(chǎn)品線變更。定期評(píng)估與分級(jí)：按季度/年度使用“供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估表”對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行打分（如質(zhì)量、交期、價(jià)格、服務(wù)維度），根據(jù)得分結(jié)果將供應(yīng)商分為A（優(yōu)秀）、B（良好）、C（合格）、D（待改進(jìn)）四級(jí)，并制定差異化管理策略（如A級(jí)供應(yīng)商優(yōu)先分配訂單，D級(jí)供應(yīng)商啟動(dòng)整改或淘汰流程）。四、核心模板示例（一）供應(yīng)商基本信息登記表（新供應(yīng)商準(zhǔn)入用）序號(hào)字段名稱填寫說明示例1供應(yīng)商全稱與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致科技有限公司2統(tǒng)一社會(huì)信用代碼18位統(tǒng)一代碼91110108MA0567X3法定代表人需與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致張*4注冊(cè)地址詳細(xì)到省市區(qū)街道門牌號(hào)北京市海淀區(qū)路1號(hào)5經(jīng)營(yíng)地址如與注冊(cè)地址不同，需填寫實(shí)際經(jīng)營(yíng)地上海市浦東新區(qū)路8號(hào)6聯(lián)系人采購(gòu)對(duì)接人李*7聯(lián)系方式手機(jī)/電話（內(nèi)部系統(tǒng)加密）13888888主營(yíng)產(chǎn)品/服務(wù)列明核心產(chǎn)品或服務(wù)電子元器件、PCB板加工9合作期限預(yù)計(jì)合作起止時(shí)間2024-01-01至2025-12-3110開戶銀行用于付款結(jié)算中國(guó)工商銀行支行11銀行賬號(hào)需與供應(yīng)商開戶許可證一致62220202001234567備注：需附營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（加蓋公章）作為附件。（二）供應(yīng)商資質(zhì)文件登記表（動(dòng)態(tài)管理用）序號(hào)資質(zhì)名稱證書編號(hào)發(fā)證機(jī)關(guān)有效期時(shí)間審核狀態(tài)負(fù)責(zé)人1營(yíng)業(yè)執(zhí)照91110108MA0567X北京市市場(chǎng)監(jiān)督管理局2025-12-312024-01-15已審核王*2ISO9001質(zhì)量管理體系認(rèn)證00123Q41R2M中國(guó)質(zhì)量認(rèn)證中心2026-03-102024-01-15已審核王*3環(huán)境管理體系認(rèn)證（ISO14001）01423E10R1L中環(huán)聯(lián)合認(rèn)證中心2025-08-202024-02-20待審核趙*審核狀態(tài)說明：已審核（通過驗(yàn)證）、待審核（需核驗(yàn)原件）、已過期（需及時(shí)更新）、已吊銷（終止合作）。（三）供應(yīng)商年度績(jī)效評(píng)估表（分級(jí)管理用）供應(yīng)商名稱科技有限公司評(píng)估周期2024年1月-12月評(píng)估人李*序號(hào)評(píng)估維度評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)得分（100分制）權(quán)重加權(quán)得分1產(chǎn)品質(zhì)量每批次合格率≥99%得100分，每降低1%扣5分98分30%29.4分2交期準(zhǔn)時(shí)率按時(shí)交付100%得100分，每延遲1%扣3分97分25%24.25分3價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力同類產(chǎn)品市場(chǎng)均價(jià)對(duì)比，低于均價(jià)5%以上得100分92分20%18.4分4服務(wù)響應(yīng)24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)問題得100分，超時(shí)每6小時(shí)扣10分90分15%13.5分5配合度積極配合需求調(diào)整得100分，推諉一次扣20分95分10%9.5分綜合得分————————94.05分等級(jí)評(píng)定A（≥90分優(yōu)秀）B（80-89分良好）C（70-79分合格）D（<70分待改進(jìn)）A級(jí)改進(jìn)建議：建議針對(duì)產(chǎn)品合格率提升開展專項(xiàng)培訓(xùn)，進(jìn)一步縮短交貨周期。五、關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）信息準(zhǔn)確性管理供應(yīng)商信息錄入后需由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核，保證關(guān)鍵字段（如信用代碼、銀行賬號(hào)）與官方文件一致，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致付款延誤或合同糾紛；禁止使用“待補(bǔ)充”“暫無”等模糊表述，確實(shí)無法填寫的需備注原因及預(yù)計(jì)補(bǔ)充時(shí)間。（二）資質(zhì)時(shí)效性監(jiān)控需設(shè)置資質(zhì)文件到期前3個(gè)月的自動(dòng)提醒功能（通過系統(tǒng)或人工臺(tái)賬），保證在資質(zhì)過期前完成更新或續(xù)期；對(duì)于即將到期的資質(zhì)，若供應(yīng)商未及時(shí)更新，需暫停其新訂單下達(dá)直至資質(zhì)補(bǔ)齊。（三）數(shù)據(jù)安全與保密供應(yīng)商信息屬于企業(yè)核心數(shù)據(jù)，僅限采購(gòu)、財(cái)務(wù)、質(zhì)量等相關(guān)部門人員訪問，嚴(yán)禁通過非加密渠道（如個(gè)人郵箱）傳輸敏感信息；供應(yīng)商離職或調(diào)崗時(shí)，需及時(shí)注銷其系統(tǒng)權(quán)限，避免信息泄露。（四）動(dòng)態(tài)更新機(jī)制供應(yīng)商信息變更后，原模板需同步更新并標(biāo)注“最新更新日期”，保證歷史版本可追溯；對(duì)于已終止合作的供應(yīng)商，需在系統(tǒng)中標(biāo)記“inactive”狀態(tài)，并保留其歷史數(shù)據(jù)不少于3年（以備審計(jì)或糾紛追溯）。（五）模板適配性調(diào)整企業(yè)可根據(jù)行業(yè)特性自定義模板字段（如建筑行業(yè)需增加“安全生產(chǎn)許可證”“施工資質(zhì)等級(jí)”等）；模板調(diào)整需經(jīng)供應(yīng)鏈管理部門審批，保證新增字段符合管理需求且不增加不必要的填報(bào)負(fù)擔(dān)。六、常見問題解答Q1：模板中的“統(tǒng)一社會(huì)信用代碼”與“納稅人識(shí)別號(hào)”是否需要同時(shí)填寫？A：不需要。統(tǒng)一社會(huì)信用代碼已整合原納稅人識(shí)別號(hào)、組織機(jī)構(gòu)代碼等信息，僅需填寫18位統(tǒng)一代碼即可。Q2：供應(yīng)商無法提供某些資質(zhì)文件時(shí)如何處理？A：需供應(yīng)商出具《情況說明》并加蓋公章，說明無法提供的原因及替代方案（如部分行業(yè)可接受行業(yè)協(xié)會(huì)出具的證明文件），由企業(yè)法務(wù)部門審核后決定是否準(zhǔn)予準(zhǔn)入。Q3：供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估結(jié)果如何與實(shí)際合作掛鉤？A：建議制定《供應(yīng)商分級(jí)管理辦法》，明確A級(jí)供應(yīng)商可享受縮短付款周期、增加訂單比例等激勵(lì)，D級(jí)供應(yīng)商需提交整改報(bào)告并限制訂單量，連續(xù)兩次評(píng)為D級(jí)的直接終止合作。Q4：如何保證多部門使用的供應(yīng)商信息一致？A：建議通過SRM系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息共享，采購(gòu)部門負(fù)責(zé)信息錄入與更新，財(cái)務(wù)、質(zhì)量等