業(yè)務(wù)合同管理與審批工具使用指南一、核心應(yīng)用場景本工具適用于企業(yè)內(nèi)部各類業(yè)務(wù)合同的全生命周期管理，覆蓋采購、銷售、服務(wù)、合作、租賃等多種合同類型。具體場景包括：合同起草與發(fā)起：業(yè)務(wù)人員根據(jù)合作需求，在線起草合同文本，填寫基礎(chǔ)信息并附件，發(fā)起審批流程。多部門協(xié)同審批：根據(jù)合同類型、金額或風(fēng)險等級，自動流轉(zhuǎn)至部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)、財務(wù)、分管領(lǐng)導(dǎo)等審批節(jié)點，實現(xiàn)跨部門高效協(xié)作。合規(guī)性審查：法務(wù)部門對合同條款合法性、風(fēng)險點進(jìn)行專項審核，財務(wù)部門對金額、付款方式等合規(guī)性把關(guān)，保證合同符合企業(yè)制度與外部法規(guī)。合同歸檔與查詢：審批通過后的合同自動歸檔至系統(tǒng)，支持按合同編號、名稱、簽訂日期、乙方主體等多維度檢索，便于后續(xù)履約跟蹤與審計調(diào)閱。履約進(jìn)度管理：對合同履行關(guān)鍵節(jié)點（如付款、交付、驗收）設(shè)置提醒，實時跟蹤履約狀態(tài)，降低違約風(fēng)險。二、全流程操作指南步驟1：合同發(fā)起與信息填寫登錄系統(tǒng)后，選擇“合同管理”模塊，“新建合同”，根據(jù)合同類型（如“采購合同”“服務(wù)合同”）選擇對應(yīng)模板。填寫核心信息：合同名稱：需明確反映合同主體與內(nèi)容（例：“公司與供應(yīng)商設(shè)備采購合同”）；合同主體：甲方（企業(yè)全稱）、乙方（對方公司全稱或個人姓名，個人需填寫證件號碼號）；合同金額：含大小寫，涉及外幣需注明匯率；合同期限：起始/終止日期，或約定“至項目完成止”；核心條款：簡要描述標(biāo)的物、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等關(guān)鍵內(nèi)容；附件：合作需求書、技術(shù)規(guī)格、報價單、對方資質(zhì)證明等支撐文件。確認(rèn)信息無誤后，“提交審批”，系統(tǒng)根據(jù)預(yù)設(shè)規(guī)則（如金額≥10萬元需財務(wù)審核）自動分配審批路徑。步驟2：部門初審與業(yè)務(wù)審核部門負(fù)責(zé)人審核：合同首先流轉(zhuǎn)至申請人所屬部門負(fù)責(zé)人（如采購部經(jīng)理張*），審核重點為：合同內(nèi)容是否符合部門業(yè)務(wù)規(guī)劃；乙方主體是否在合格供應(yīng)商名錄內(nèi)（如新供應(yīng)商需補(bǔ)充資質(zhì)審核記錄）；金額是否在部門年度預(yù)算內(nèi)，超預(yù)算需注明“預(yù)算調(diào)整申請編號”。審核通過后，流轉(zhuǎn)至下一節(jié)點；駁回時需填寫具體原因（如“技術(shù)參數(shù)不明確”“預(yù)算未審批”），申請人修改后重新提交。步驟3：法務(wù)合規(guī)審查法務(wù)人員（如李*）對合同條款進(jìn)行合規(guī)性審查，重點關(guān)注：主體資格：乙方是否具備履約能力（如營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)）；條款合法性：是否存在“霸王條款”、違反《民法典》《合同法》等法律法規(guī)的內(nèi)容；風(fēng)險點：違約責(zé)任是否明確、爭議解決方式是否約定管轄法院、知識產(chǎn)權(quán)歸屬是否清晰。法務(wù)通過后，在系統(tǒng)內(nèi)標(biāo)注“合規(guī)審查通過”；需修改的，附具體修改意見（如“補(bǔ)充不可抗力條款”“明確驗收標(biāo)準(zhǔn)”），申請人確認(rèn)修改后重新提交。步驟4：財務(wù)審核與資金安排財務(wù)人員（如王*）審核合同財務(wù)相關(guān)內(nèi)容，包括：金額準(zhǔn)確性：是否與報價單、預(yù)算一致，大小寫是否對應(yīng)；付款方式：是否符合企業(yè)財務(wù)制度（如“預(yù)付款比例≤30%”“進(jìn)度款需附驗收證明”）；稅費(fèi)條款：發(fā)票類型（增值稅專用/普通發(fā)票）、稅率是否約定明確；資金安排：是否影響企業(yè)現(xiàn)金流，大額合同需評估資金支付計劃。審核通過后，財務(wù)在系統(tǒng)內(nèi)確認(rèn)“資金可安排”；駁回需說明原因（如“付款節(jié)點不合理”“缺少擔(dān)保條款”）。步驟5：領(lǐng)導(dǎo)審批與最終確認(rèn)根據(jù)合同金額與類型，自動觸發(fā)對應(yīng)層級領(lǐng)導(dǎo)審批：金額≤5萬元：部門總監(jiān)審批（如趙*）；5萬元＜金額≤50萬元：分管副總審批（如錢*）；金額＞50萬元：總經(jīng)理審批（如孫*）。領(lǐng)導(dǎo)重點審核合同的戰(zhàn)略匹配度、重大風(fēng)險及成本效益，審批通過后系統(tǒng)“合同審批通過通知”。步驟6：合同簽署與歸檔簽署方式：電子簽章：通過系統(tǒng)對接的第三方電子簽平臺（如e簽寶、法大大），甲方、乙方在線完成簽署，合同電子文本與手寫簽章具有同等法律效力；紙質(zhì)簽署：打印紙質(zhì)合同文本（含系統(tǒng)的唯一合同編號），雙方簽字蓋章后，由行政部掃描至系統(tǒng)。歸檔操作：簽署完成后，系統(tǒng)自動將合同及附件歸至“合同檔案庫”，歸檔編號（如“HT-2024-X”），支持設(shè)置查閱權(quán)限（僅申請人、部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)、財務(wù)可查看）。步驟7：履約跟蹤與變更管理履約提醒：根據(jù)合同約定，系統(tǒng)自動在關(guān)鍵節(jié)點前3天發(fā)送提醒（如“首次付款截止日期：2024–”“項目驗收時間：2024–”），提醒負(fù)責(zé)人更新履約進(jìn)度（如“已付款”“部分交付”“驗收通過”）。合同變更：如需修改合同內(nèi)容（如金額調(diào)整、期限延長），由申請人發(fā)起“合同變更申請”，重新走審批流程，變更審批通過后“補(bǔ)充協(xié)議”與原合同關(guān)聯(lián)存儲。三、常用模板表格表1：合同基本信息表字段名填寫要求示例合同編號系統(tǒng)自動（格式：HT-年份-部門代碼-流水號，如HT-2024-CG-001）HT-2024-CG-001合同名稱需體現(xiàn)“甲方+乙方+核心內(nèi)容+合同類型”公司與科技公司軟件開發(fā)服務(wù)合同甲方名稱企業(yè)全稱，與營業(yè)執(zhí)照一致有限公司乙方名稱對方公司全稱或個人姓名（個人需注明證件號碼號）科技有限公司/合同類型采購/銷售/服務(wù)/合作/租賃/其他服務(wù)合同合同金額（大寫）中文大寫，后加“整”（如“人民幣壹萬元整”）人民幣壹萬元整合同金額（小寫）阿拉伯?dāng)?shù)字，含貨幣符號（如“￥10,000.00”）￥10,000.00合同期限起始日期至終止日期，或約定“至項目完成止”2024-01-01至2024-12-31生效條件如“雙方簽字蓋章后生效”“收到預(yù)付款后生效”雙方簽字蓋章后生效申請人申請人姓名所屬部門申請人所在部門市場部審批狀態(tài)草稿/審批中/已通過/已簽署/已歸檔/已終止審批中備注其他需說明事項（如“此合同為框架協(xié)議，具體訂單另附”）框架協(xié)議，具體訂單另附表2：合同審批流程記錄表審批環(huán)節(jié)審批人審批意見審批時間當(dāng)前狀態(tài)備注（駁回原因/修改說明）發(fā)起-2024-01-0109:00審批中-部門初審張*（市場部經(jīng)理）通過2024-01-0110:30審批中-法務(wù)審查李*（法務(wù)專員）修改第5條違約責(zé)任2024-01-0114:00修改中需明確“逾期付款按日萬分之五支付違約金”申請人修改已修改2024-01-0116:00審批中-財務(wù)審核王*（財務(wù)經(jīng)理）通過2024-01-0209:30審批中-領(lǐng)導(dǎo)審批錢*（分管副總）通過2024-01-0211:00已通過-表3：合同臺賬管理表合同編號合同名稱甲方乙方合同金額簽訂日期生效日期到期日期履約狀態(tài)歸檔日期負(fù)責(zé)人關(guān)聯(lián)項目HT-2024-CG-001設(shè)備采購合同有限公司設(shè)備公司￥50,0002024-01-152024-01-202024-07-20履行中2024-01-25趙五生產(chǎn)線升級HT-2024-FW-002軟件技術(shù)服務(wù)合同有限公司科技公司￥120,0002024-02-012024-02-052024-08-01即將到期2024-02-10數(shù)據(jù)系統(tǒng)優(yōu)化四、關(guān)鍵注意事項信息完整性：合同發(fā)起時，乙方主體信息、合同金額、核心條款等必填項需完整填寫，附件（如對方資質(zhì)證明）不得缺失，避免因信息不全導(dǎo)致審批延誤或法律風(fēng)險。審批時效性：各審批節(jié)點需在2個工作日內(nèi)完成審核，超時系統(tǒng)自動提醒；緊急合同可通過“加急審批”標(biāo)識，縮短審批流程。合規(guī)優(yōu)先原則：法務(wù)審查意見為合同生效的前置條件，涉及重大風(fēng)險（如知識產(chǎn)權(quán)、高額違約金）的合同，需經(jīng)外部法律顧問二次審核。歸檔及時性：合同簽署完成后3個工作日內(nèi)，必須完成紙質(zhì)合同掃描或電子簽章確認(rèn)，保證系統(tǒng)檔案與原件一致，杜絕“體外循環(huán)”。保密管理：合同信息僅限審批人、履約負(fù)責(zé)人及授權(quán)人員查閱，嚴(yán)禁通過郵箱等非加密渠道傳輸合同文本或敏感信息。履約跟蹤責(zé)任：合同負(fù)責(zé)人需每月更新履約進(jìn)度，發(fā)覺對方違約或履約異常時，立