行政工作標(biāo)準(zhǔn)流程手冊(cè)一、辦公用品管理流程（一）適用場(chǎng)景適用于公司日常辦公所需物品（如文具、耗材、設(shè)備配件等）的申領(lǐng)、采購(gòu)、發(fā)放及庫(kù)存管理，保障行政辦公物資及時(shí)供應(yīng)，避免資源浪費(fèi)或短缺。（二）操作步驟需求提報(bào)各部門根據(jù)實(shí)際工作需要，由指定人員（如部門行政對(duì)接人*）填寫《辦公用品需求申請(qǐng)表》，注明物品名稱、規(guī)格型號(hào)、預(yù)估數(shù)量、用途及需求日期。需求提報(bào)時(shí)間為每月25日前（次月物資）或每周五下午（臨時(shí)緊急需求，需標(biāo)注“緊急”）。需求審核部門負(fù)責(zé)人*對(duì)需求合理性進(jìn)行審核，確認(rèn)是否為必需品及數(shù)量是否符合部門實(shí)際使用情況，簽字后提交至行政部。匯總與采購(gòu)行政部每月28日前匯總各部門需求，結(jié)合《辦公用品庫(kù)存臺(tái)賬》核對(duì)庫(kù)存，避免重復(fù)采購(gòu)。根據(jù)采購(gòu)金額（單次5000元以下由行政部自行采購(gòu)，5000元以上需提報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)*審批后執(zhí)行），通過(guò)合格供應(yīng)商采購(gòu)，保證物品質(zhì)量與價(jià)格合理。入庫(kù)登記采購(gòu)物品到貨后，行政部倉(cāng)管員*核對(duì)實(shí)物與采購(gòu)清單一致，檢查物品質(zhì)量，確認(rèn)無(wú)誤后入庫(kù)，并更新《辦公用品庫(kù)存臺(tái)賬》，登記入庫(kù)時(shí)間、數(shù)量、規(guī)格及供應(yīng)商信息。領(lǐng)用發(fā)放部門人員憑審批通過(guò)的《辦公用品需求申請(qǐng)表》至行政部領(lǐng)用，倉(cāng)管員核對(duì)需求信息后發(fā)放，領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。緊急需求可先領(lǐng)用后補(bǔ)單，需在2個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)全審批流程。庫(kù)存盤點(diǎn)行政部每月末進(jìn)行庫(kù)存盤點(diǎn)，核對(duì)臺(tái)賬與實(shí)際庫(kù)存，保證賬實(shí)相符；對(duì)臨近保質(zhì)期或閑置物品進(jìn)行登記，及時(shí)處理（如內(nèi)部調(diào)配、報(bào)廢等）。（三）相關(guān)表單《辦公用品需求申請(qǐng)表》序號(hào)物品名稱規(guī)格型號(hào)需求數(shù)量用途說(shuō)明需求日期申請(qǐng)人部門負(fù)責(zé)人簽字1A4復(fù)印紙80g5包部門日常打印2024–張*李*2簽字筆0.5mm黑色10支日常辦公使用2024–王*陳*《辦公用品庫(kù)存臺(tái)賬》日期物品名稱入庫(kù)數(shù)量出庫(kù)數(shù)量結(jié)存數(shù)量領(lǐng)用人經(jīng)手人2024–A4復(fù)印紙10包5包15包張*劉*（四）關(guān)鍵提示優(yōu)先選擇環(huán)保、耐用的辦公用品，減少一次性物品使用；采購(gòu)需保留供應(yīng)商報(bào)價(jià)單及質(zhì)檢報(bào)告，保證可追溯；庫(kù)存物品需分類存放，標(biāo)注清晰（如名稱、規(guī)格、入庫(kù)日期）；嚴(yán)禁私自外領(lǐng)或挪用辦公用品，違規(guī)者按公司規(guī)定處理。二、會(huì)議室預(yù)訂管理流程（一）適用場(chǎng)景適用于公司內(nèi)部各類會(huì)議（如部門例會(huì)、項(xiàng)目研討會(huì)、客戶接待會(huì)等）的會(huì)議室預(yù)訂、設(shè)備調(diào)試及會(huì)后整理，保證會(huì)議室資源合理利用，會(huì)議順利開展。（二）操作步驟會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)人通過(guò)公司內(nèi)部系統(tǒng)或行政部線下填寫《會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)表》，注明會(huì)議名稱、時(shí)間（起止時(shí)間）、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備（如投影儀、麥克風(fēng)、白板等）、特殊需求（如茶水、橫幅等）及預(yù)訂人聯(lián)系方式。預(yù)訂需提前1個(gè)工作日（大型會(huì)議需提前3個(gè)工作日），行政部根據(jù)會(huì)議室使用情況確認(rèn)是否可預(yù)訂，避免沖突。預(yù)訂確認(rèn)與通知行政部確認(rèn)預(yù)訂后，回復(fù)申請(qǐng)人“預(yù)訂成功”，并在會(huì)議室門口張貼會(huì)議信息（會(huì)議名稱、時(shí)間、使用部門）；若遇會(huì)議室沖突，行政部需提前與申請(qǐng)人溝通，協(xié)調(diào)更換會(huì)議室或時(shí)間。會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)議當(dāng)天，行政部提前30分鐘開啟會(huì)議室，調(diào)試設(shè)備（如投影儀連接、麥克風(fēng)電量檢查），擺放桌椅（根據(jù)參會(huì)人數(shù)調(diào)整），補(bǔ)充會(huì)議用品（白板筆、便簽紙、礦泉水等）。會(huì)議服務(wù)重要會(huì)議（如客戶接待、高層會(huì)議），行政部安排專人現(xiàn)場(chǎng)支持，保證設(shè)備正常運(yùn)行，及時(shí)處理突發(fā)情況（如設(shè)備故障需立即更換備用會(huì)議室）。會(huì)后整理會(huì)議結(jié)束后，行政部或申請(qǐng)人組織整理會(huì)議室：關(guān)閉設(shè)備、回收垃圾、恢復(fù)桌椅原位，檢查是否有遺留物品，及時(shí)歸還至行政部。（三）相關(guān)表單《會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)表》會(huì)議名稱預(yù)訂人所屬部門聯(lián)系方式會(huì)議時(shí)間參會(huì)人數(shù)所需設(shè)備特殊需求審核人項(xiàng)目進(jìn)度會(huì)趙*研發(fā)部2024–14:00-16:0010人投影儀、麥克風(fēng)、白板茶水6杯劉*（四）關(guān)鍵提示會(huì)議室使用需遵守“先預(yù)訂先得”原則，嚴(yán)禁私自占用；設(shè)備使用后需檢查是否完好，損壞需及時(shí)報(bào)修并登記；會(huì)議期間保持會(huì)議室安靜，禁止吸煙；預(yù)訂后如需取消，需提前4小時(shí)通知行政部，避免資源浪費(fèi)。三、訪客接待服務(wù)流程（一）適用場(chǎng)景適用于外部單位（如客戶、合作伙伴、部門等）來(lái)訪的接待服務(wù)，包括預(yù)約、登記、引導(dǎo)、會(huì)議安排及送別，展現(xiàn)公司專業(yè)形象，保障訪客體驗(yàn)。（二）操作步驟訪客預(yù)約接待部門提前與訪客確認(rèn)來(lái)訪時(shí)間、人數(shù)、身份（如職務(wù)、公司名稱）、來(lái)訪目的及是否需要特殊安排（如車輛接送、餐飲等），填寫《訪客預(yù)約登記表》提交至行政部。訪客接待準(zhǔn)備行政部根據(jù)預(yù)約信息，提前準(zhǔn)備：確認(rèn)接待會(huì)議室并布置（如擺放公司宣傳資料、姓名牌）；如需車輛接送，安排司機(jī)及車輛（提前檢查車況）；告知相關(guān)部門訪客到達(dá)時(shí)間，保證接待人員（如部門負(fù)責(zé)人*）在崗。訪客抵達(dá)接待訪客抵達(dá)時(shí)，前臺(tái)接待員*主動(dòng)問(wèn)候：“您好，歡迎來(lái)到公司，請(qǐng)問(wèn)您預(yù)約了哪個(gè)部門？”核對(duì)預(yù)約信息后，引導(dǎo)訪客至接待區(qū)，提供飲用水；通知接待人員前往接待區(qū)，若訪客未提前預(yù)約，詢問(wèn)來(lái)意后聯(lián)系相關(guān)部門確認(rèn)，確認(rèn)后按正常流程接待，無(wú)法接待的需禮貌說(shuō)明原因。會(huì)議服務(wù)引導(dǎo)訪客至?xí)h室，介紹參會(huì)人員，協(xié)助擺放會(huì)議資料；會(huì)議期間，根據(jù)需求提供茶水、咖啡等飲品，保持會(huì)議室安靜，及時(shí)添補(bǔ)用品。送別與記錄會(huì)議結(jié)束后，接待人員送訪客至公司門口或車輛停靠點(diǎn)，禮貌道別；前臺(tái)接待員更新《訪客接待記錄表》，記錄訪客姓名、單位、來(lái)訪時(shí)間、接待部門、接待人及反饋意見(jiàn)。（三）相關(guān)表單《訪客預(yù)約登記表》訪客姓名單位名稱職務(wù)聯(lián)系方式來(lái)訪時(shí)間接待部門接待人來(lái)訪目的特殊需求孫*科技有限公司總經(jīng)10:00市場(chǎng)部周*商務(wù)合作洽談無(wú)《訪客接待記錄表》日期訪客信息接待部門接待人訪客反饋意見(jiàn)跟進(jìn)事項(xiàng)2024–孫*（科技）市場(chǎng)部周*對(duì)公司環(huán)境及服務(wù)滿意整理合作方案（四）關(guān)鍵提示接待人員需著裝整潔、態(tài)度熱情，使用禮貌用語(yǔ)；涉密或敏感會(huì)議需提前提醒訪客遵守公司保密規(guī)定；訪客遺留物品需及時(shí)登記并聯(lián)系歸還，保管期限不超過(guò)3個(gè)月；定期回訪訪客，收集反饋意見(jiàn)，持續(xù)優(yōu)化接待服務(wù)。四、文件流轉(zhuǎn)審批流程（一）適用場(chǎng)景適用于公司內(nèi)部各類文件（如通知、請(qǐng)示、報(bào)告、制度等）的起草、審核、審批、印發(fā)及歸檔，保證文件規(guī)范高效流轉(zhuǎn)，信息傳遞準(zhǔn)確無(wú)誤。（二）操作步驟文件起草起草人根據(jù)工作需要，使用公司統(tǒng)一模板擬制文件，內(nèi)容需清晰、準(zhǔn)確，符合公文格式要求（如標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、落款等）；涉及多部門職責(zé)的文件，需提前征求相關(guān)部門意見(jiàn)，保證內(nèi)容無(wú)爭(zhēng)議。部門審核起草人將文件提交至部門負(fù)責(zé)人*審核，重點(diǎn)審核內(nèi)容真實(shí)性、合規(guī)性及與部門工作的關(guān)聯(lián)性，審核通過(guò)后簽字；審核不通過(guò)的，退回起草人修改。領(lǐng)導(dǎo)審批根據(jù)文件重要性，提交至對(duì)應(yīng)層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批：一般性文件（如部門通知、工作計(jì)劃）：由部門負(fù)責(zé)人審批；重要性文件（如制度文件、請(qǐng)示報(bào)告）：由分管領(lǐng)導(dǎo)*審批；重大文件（如戰(zhàn)略規(guī)劃、年度總結(jié)）：需提交總經(jīng)理*審批。審批人需在1個(gè)工作日內(nèi)完成審批，注明審批意見(jiàn)（如“同意”“修改后同意”“不同意”）。印發(fā)與傳閱審批通過(guò)后，由行政部統(tǒng)一編號(hào)、排版、印發(fā)（紙質(zhì)文件需加蓋公司公章，電子文件通過(guò)內(nèi)部系統(tǒng)發(fā)送）；涉及多部門傳閱的文件，明確傳閱范圍及時(shí)限，傳閱人需簽字確認(rèn)，保證傳閱到位。歸檔管理行政部定期將已辦結(jié)文件分類歸檔（按年度、部門、文件類型），建立《文件歸檔臺(tái)賬》，注明文件編號(hào)、標(biāo)題、發(fā)文日期、歸檔日期及保管期限；涉密文件需單獨(dú)存放，嚴(yán)格執(zhí)行借閱權(quán)限及登記手續(xù)。（三）相關(guān)表單《文件審批流轉(zhuǎn)單》文件標(biāo)題起草部門起草人文件編號(hào)審核意見(jiàn)（部門負(fù)責(zé)人）審批意見(jiàn)（分管領(lǐng)導(dǎo)）印發(fā)份數(shù)歸檔日期2024年第三季度工作計(jì)劃市場(chǎng)部吳*XZ-2024-015同意，按計(jì)劃執(zhí)行同意，請(qǐng)各部門配合10份2024–（四）關(guān)鍵提示文件內(nèi)容需符合國(guó)家法律法規(guī)及公司制度，嚴(yán)禁泄露公司機(jī)密；電子文件流轉(zhuǎn)需通過(guò)公司內(nèi)部系統(tǒng)，禁止使用私人郵箱或即時(shí)通訊工具傳遞；歸檔文件需保持完整，不得擅自涂改或銷毀，保管期滿需銷毀的，需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并登記；定期對(duì)文件流轉(zhuǎn)情況進(jìn)行復(fù)盤，優(yōu)化審批環(huán)節(jié)，提高流轉(zhuǎn)效率。五、固定資產(chǎn)管理流程（一）適用場(chǎng)景適用于公司單位價(jià)值2000元以上、使用年限1年以上的資產(chǎn)（如電腦、打印機(jī)、辦公家具、投影儀等）的申購(gòu)、驗(yàn)收、領(lǐng)用、調(diào)撥、維護(hù)及報(bào)廢管理，保障資產(chǎn)安全與完整，提高資產(chǎn)使用效率。（二）操作步驟資產(chǎn)申購(gòu)部門因工作需要新增固定資產(chǎn)時(shí)，由申請(qǐng)人填寫《固定資產(chǎn)申購(gòu)表》，注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估金額、用途及申購(gòu)理由，提交部門負(fù)責(zé)人*審核。申購(gòu)審批行政部根據(jù)公司資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn)審核申購(gòu)合理性（如是否存在閑置資產(chǎn)可調(diào)配），審核通過(guò)后按金額權(quán)限報(bào)批：5000元以下：由行政部經(jīng)理*審批；5000-20000元：由分管領(lǐng)導(dǎo)*審批；20000元以上：由總經(jīng)理*審批。采購(gòu)與驗(yàn)收采購(gòu)部門根據(jù)審批結(jié)果通過(guò)正規(guī)渠道采購(gòu)，到貨后由行政部、申購(gòu)部門及財(cái)務(wù)部共同驗(yàn)收，核對(duì)資產(chǎn)信息（名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量）與申購(gòu)一致，填寫《固定資產(chǎn)驗(yàn)收單》，三方簽字確認(rèn)。資產(chǎn)領(lǐng)用與登記驗(yàn)收合格后，由行政部為資產(chǎn)粘貼標(biāo)簽（標(biāo)注資產(chǎn)編號(hào)、名稱、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人），更新《固定資產(chǎn)臺(tái)賬》，領(lǐng)用人簽字確認(rèn)《固定資產(chǎn)領(lǐng)用單》。資產(chǎn)調(diào)撥與維護(hù)部門間資產(chǎn)調(diào)撥需提交《固定資產(chǎn)調(diào)撥申請(qǐng)表》，經(jīng)雙方部門負(fù)責(zé)人及行政部審批后，更新臺(tái)賬，保證賬實(shí)相符；資產(chǎn)使用人需妥善保管，定期檢查，發(fā)覺(jué)故障及時(shí)報(bào)行政部維修，維修需填寫《固定資產(chǎn)維修記錄表》。資產(chǎn)報(bào)廢資產(chǎn)達(dá)到使用年限或損壞無(wú)法修復(fù)時(shí)，由使用部門提交《固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)表》，注明報(bào)廢原因、數(shù)量及原值，行政部組織鑒定后按權(quán)限報(bào)批，審批通過(guò)后由財(cái)務(wù)部核銷資產(chǎn)價(jià)值，行政部更新臺(tái)賬并處置殘值。（三）相關(guān)表單《固定資產(chǎn)臺(tái)賬》資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱規(guī)格型號(hào)原值購(gòu)買日期使用部門使用人狀態(tài)（在用/閑置/報(bào)廢）GZ-2024-001聯(lián)想電腦ThinkPad146000元2024–研發(fā)部鄭*在用《固定資產(chǎn)領(lǐng)用單》資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱領(lǐng)用部門領(lǐng)用人領(lǐng)用日期使用期限備注GZ-2024-002辦公椅行政部劉*2024–5年人體工學(xué)款（四）關(guān)鍵提示資產(chǎn)申購(gòu)需結(jié)合實(shí)際需求，避免盲目采購(gòu)造成閑置；驗(yàn)收時(shí)需檢查資產(chǎn)功能及配件是否齊全，保證符合使用標(biāo)準(zhǔn)；每年年底行政部組織一次資產(chǎn)盤點(diǎn)，核對(duì)臺(tái)賬與實(shí)物，對(duì)盤盈、盤虧資產(chǎn)查明原因并處理；嚴(yán)禁私自調(diào)撥、處置、外借固定資產(chǎn)，違規(guī)者按公司規(guī)定追究責(zé)任。六、員工差旅申請(qǐng)流程（一）適用場(chǎng)景適用于員工因公出差（如外出參會(huì)、業(yè)務(wù)洽談、項(xiàng)目考察等）的交通、住宿、補(bǔ)貼等申請(qǐng)與報(bào)銷管理，規(guī)范差旅行為，控制差旅成本。（二）操作步驟出差申請(qǐng)員工因公出差需提前填寫《員工差旅申請(qǐng)表》，注明出差事由、時(shí)間、地點(diǎn)、行程安排（交通方式、往返時(shí)間）、預(yù)計(jì)費(fèi)用（交通、住宿、補(bǔ)貼等），提交部門負(fù)責(zé)人*審核。出差審批部門負(fù)責(zé)人審核出差必要性及行程合理性，審批通過(guò)后按權(quán)限報(bào)批：市內(nèi)出差：由部門負(fù)責(zé)人審批；國(guó)內(nèi)出差：由分管領(lǐng)導(dǎo)*審批；出國(guó)（境）出差：由總經(jīng)理*審批。審批通過(guò)后，行政部備案，如需預(yù)訂機(jī)票、酒店，由行政部統(tǒng)一安排（優(yōu)先選擇協(xié)議供應(yīng)商）。差旅執(zhí)行員工按審批行程出差，交通需符合公司標(biāo)準(zhǔn)（如高鐵二等座、飛機(jī)經(jīng)濟(jì)艙，特殊情況需提前申請(qǐng)升級(jí)）；住宿需選擇合規(guī)酒店，單人住宿標(biāo)準(zhǔn)按地區(qū)劃分（如一線城市不超過(guò)400元/晚，二線城市不超過(guò)300元/晚），超標(biāo)部分需由出差人自行承擔(dān)。費(fèi)用報(bào)銷出差返回后5個(gè)工作日內(nèi)，員工整理差旅費(fèi)用憑證（如行程單、住宿水單，不涉及發(fā)票），填寫《差旅費(fèi)用報(bào)銷表》，注明費(fèi)用明細(xì)及出差事由，附審批通過(guò)的《員工差旅申請(qǐng)表》。部門負(fù)責(zé)人審核費(fèi)用真實(shí)性及合規(guī)性，提交財(cái)務(wù)部復(fù)核，無(wú)誤后由財(cái)務(wù)部安排報(bào)銷。差旅總結(jié)重要出差（如重大項(xiàng)目考察），員工需提交《差旅總結(jié)報(bào)告》，說(shuō)明出差成果、問(wèn)題及建議，提交部門負(fù)責(zé)人及公司領(lǐng)導(dǎo)*審閱。（三）相關(guān)表單《員工差旅申請(qǐng)表》姓名部門