建筑設計院甲方合同管理操作規(guī)范在建筑設計行業(yè)，合同管理是保障項目順利推進、維護企業(yè)合法權益的核心環(huán)節(jié)。甲方（委托方）合同管理的規(guī)范性，直接影響設計服務的質量、周期及成本控制。本文結合建筑設計院的業(yè)務特點，從合同全生命周期視角，梳理甲方合同管理的操作規(guī)范，為設計企業(yè)風險防控與合規(guī)運營提供實踐指引。一、合同前期管理：夯實合作基礎合同簽訂前的調研與籌備，是規(guī)避潛在風險的關鍵。（一）項目需求與背景調研需深入了解甲方的核心訴求（如功能定位、風格要求、成本限制），同時結合項目所在地的規(guī)劃法規(guī)、地質條件、周邊環(huán)境等因素，形成《項目需求調研表》。例如，文旅項目需重點調研當地文化符號與游客流量預測，工業(yè)建筑需關注工藝流程與荷載要求，確保設計方向與實際需求高度匹配，減少后期變更概率。（二）合作方資質與信用審查對甲方（或其關聯(lián)單位）的履約能力進行全面核查：主體資質：查驗營業(yè)執(zhí)照、項目立項文件、資金證明，確認其具備項目實施的合法主體資格；信用記錄：通過“信用中國”“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢涉訴、失信、行政處罰記錄，規(guī)避信用風險較高的合作方；項目經驗：要求甲方提供類似項目的合作案例，評估其管理能力與需求合理性。若甲方為首次投資設計類項目，需在合同中明確需求變更的約束條款。二、合同簽訂管理：明確權利義務邊界合同條款的嚴謹性，是減少糾紛的核心保障。（一）核心條款談判與確認圍繞設計服務的關鍵要素逐項明確：服務范圍：細化設計階段（方案設計、初步設計、施工圖設計等）、成果形式（圖紙深度、模型精度、匯報文件份數）、配合服務（如施工交底、變更答疑）；工期與節(jié)點：結合項目審批周期、甲方報建節(jié)奏，制定階梯式工期計劃（如方案設計20日歷天，施工圖設計45日歷天），明確逾期交付的違約責任（如每日按設計費的0.1%扣款）；付款方式：建議采用“里程碑付款”（如方案通過評審付30%，施工圖通過審查付50%，竣工圖交付付20%），同時約定付款前提（如甲方收到合規(guī)發(fā)票、成果經第三方審圖通過），避免“預付款過高”或“尾款拖欠”風險。（二）法律合規(guī)性審查由法務部門或外聘律師對合同條款進行“合法性+公平性”雙維度審查：合法性：核查設計資質要求、知識產權歸屬、稅費承擔是否符合法律法規(guī)；公平性：避免“霸王條款”（如甲方單方解除權無賠償、設計院承擔全部質量責任），對模糊條款（如“合理期限”“適當補償”）進行量化（如“15日歷天內”“按設計費的20%補償”）。（三）簽訂流程與用印管理內部審批：合同需經設計院的“項目負責人→部門經理→法務→分管領導”四級審批，審批單需附調研資料、資質審查報告、談判記錄；用印管控：采用“專人保管+登記用印”制度，合同文本需與審批版本完全一致，嚴禁“先蓋章后審批”“空白頁蓋章”，用印后留存《用印登記表》，記錄合同編號、用印時間、經辦人。三、合同履行管理：動態(tài)監(jiān)控與風險預警履約過程的精細化管理，是保障設計服務質量的核心。（一）履約計劃與責任分解以合同工期為基準，制定《設計任務分解表》，明確各階段成果交付時間、責任人、質量標準（如施工圖需滿足《建筑工程設計文件編制深度規(guī)定》）。例如，方案設計階段需同步推進“概念方案→深化方案→專家評審→甲方確認”四個子節(jié)點，每個節(jié)點設置“提前2天預警”機制。（二）過程監(jiān)控與溝通留痕進度監(jiān)控：項目負責人每周檢查任務完成情況，填寫《履約進度表》，對逾期節(jié)點啟動“原因分析→整改措施→延期申請”流程（需甲方書面確認）；溝通管理：所有與甲方的溝通（含需求變更、意見反饋）需通過“郵件+會議紀要”留痕，明確“提出方、時間、內容、回復要求”，避免口頭約定引發(fā)爭議。例如，甲方要求調整立面風格，需以《設計變更通知單》形式確認，同步更新合同工期與費用。（三）款項收付與財務協(xié)同收款管理：財務部門根據合同節(jié)點，提前3天向項目負責人推送“收款提醒”，項目負責人需同步向甲方提交《付款申請函》及成果文件（如施工圖PDF版、審圖合格證）；付款管理：若合同約定設計院需向第三方支付費用（如模型制作費、專家評審費），需附甲方確認的《費用審批單》，確保支出與合同約定一致，避免超付風險。四、合同變更與糾紛處理：柔性應對與剛性維權變更與糾紛是合同履行的“變量”，需建立標準化應對機制。（一）變更管理：流程化+書面化變更觸發(fā)：因甲方需求調整、政策變化、現(xiàn)場條件不符等原因需變更合同的，由項目負責人填寫《合同變更申請單》，說明變更內容、對工期/費用的影響；協(xié)議簽訂：變更內容需經雙方協(xié)商一致，簽訂《補充協(xié)議》，明確“原條款作廢條款+新條款內容+生效時間”，嚴禁“口頭變更”或“單方面修改合同”。（二）糾紛處理：協(xié)商優(yōu)先+證據導向協(xié)商調解：糾紛發(fā)生后（如甲方拖欠尾款、成果驗收爭議），優(yōu)先通過“項目負責人→部門經理→法務”三級溝通機制協(xié)商，形成《協(xié)商記錄》；仲裁/訴訟：若協(xié)商無果，需在訴訟時效內啟動法律程序，由法務部門牽頭收集證據（合同文本、履約記錄、溝通函件、成果文件），委托律師制定維權策略，必要時申請財產保全。五、合同檔案管理：全周期追溯與保密合同檔案是履約的“證據鏈”，需規(guī)范管理。（一）歸檔范圍與分類紙質檔案：合同正本、補充協(xié)議、審批單、用印記錄、溝通函件、成果交付簽收單；電子檔案：掃描件（PDF格式）、郵件記錄、設計成果文件（CAD、SU模型等），按“項目編號+合同類型”建立文件夾（如“文旅項目-____-設計合同”）。（二）保管與借閱保管要求：紙質檔案存放于防火、防潮的專用檔案柜，電子檔案定期備份（至少雙份，異地存儲一份）；借閱審批：內部人員借閱需填寫《檔案借閱單》，經部門經理審批；外部單位借閱需法務審核，嚴禁泄露核心設計成果（如未公開的施工圖）。結語建筑設計院的甲方合同管理，需貫穿“前期防風險、簽訂明權責、