文件傳閱流轉(zhuǎn)規(guī)定###一、總則

文件傳閱流轉(zhuǎn)是組織內(nèi)部信息傳遞的重要環(huán)節(jié)，為確保文件安全、高效、有序地傳遞，特制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于所有涉及文件傳閱的部門(mén)及人員，旨在規(guī)范文件傳閱流程，明確責(zé)任，防范風(fēng)險(xiǎn)。

###二、文件傳閱范圍與原則

（一）傳閱范圍

1.公司內(nèi)部文件，包括但不限于通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃等。

2.需要跨部門(mén)協(xié)作或共享的信息文件。

3.法規(guī)、政策類(lèi)文件（非涉密）。

（二）傳閱原則

1.**必要性原則**：僅傳閱工作必需的文件，避免無(wú)關(guān)信息擴(kuò)散。

2.**安全性原則**：確保文件在流轉(zhuǎn)過(guò)程中不被篡改、泄露。

3.**時(shí)效性原則**：及時(shí)完成傳閱，避免延誤工作進(jìn)度。

###三、文件傳閱流程

（一）文件準(zhǔn)備階段

1.**文件整理**：傳閱前需核對(duì)文件內(nèi)容完整性與準(zhǔn)確性，附上目錄或摘要（如適用）。

2.**密級(jí)標(biāo)注**：根據(jù)文件性質(zhì)標(biāo)注密級(jí)（如：內(nèi)部公開(kāi)、部門(mén)限定），未標(biāo)注默認(rèn)為內(nèi)部公開(kāi)。

（二）傳閱執(zhí)行階段

1.**發(fā)起傳閱**：

(1)由文件制作者填寫(xiě)《文件傳閱申請(qǐng)表》，注明傳閱部門(mén)及人員。

(2)經(jīng)部門(mén)主管審批后，方可開(kāi)始傳閱。

2.**傳閱方式**：

(1)**紙質(zhì)文件**：通過(guò)指定簽收人逐級(jí)傳遞，每傳閱一次需記錄簽收人及日期。

(2)**電子文件**：通過(guò)內(nèi)部共享平臺(tái)或郵件發(fā)送，需在系統(tǒng)中登記傳閱人員及時(shí)間。

3.**簽收管理**：

(1)紙質(zhì)文件需附簽收清單，傳閱完畢后匯總存檔。

(2)電子文件需在共享平臺(tái)留痕，確保傳閱記錄可追溯。

（三）傳閱完成階段

1.**文件回收**：紙質(zhì)文件傳閱完畢后，應(yīng)及時(shí)回收或銷(xiāo)毀（按密級(jí)處理）。

2.**電子文件清理**：長(zhǎng)期無(wú)需傳閱的電子文件，需按權(quán)限清理或歸檔。

###四、責(zé)任與監(jiān)督

（一）責(zé)任部門(mén)

1.**行政部**：負(fù)責(zé)制定和監(jiān)督傳閱流程執(zhí)行，定期檢查傳閱記錄。

2.**各部門(mén)**：負(fù)責(zé)本部門(mén)文件傳閱的管理，確保傳閱人員符合要求。

（二）違規(guī)處理

1.未經(jīng)審批擅自傳閱文件，視情節(jié)輕則通報(bào)批評(píng)，重則按制度處罰。

2.傳閱過(guò)程中出現(xiàn)文件丟失或泄露，需查明原因并追究相關(guān)責(zé)任。

###五、附則

本規(guī)定自發(fā)布之日起施行，行政部負(fù)責(zé)解釋。如遇特殊情況需調(diào)整傳閱流程，應(yīng)另行通知。

###三、文件傳閱流程（續(xù)）

（一）文件準(zhǔn)備階段（續(xù)）

1.**文件整理**：

(1)**內(nèi)容核查**：傳閱前需由文件制作者或部門(mén)主管復(fù)核文件內(nèi)容，確保無(wú)錯(cuò)別字、數(shù)據(jù)錯(cuò)誤或邏輯矛盾。必要時(shí)可邀請(qǐng)其他同事進(jìn)行交叉檢查。

(2)**附件核對(duì)**：如文件包含圖表、數(shù)據(jù)表等附件，需逐一核對(duì)附件的完整性與準(zhǔn)確性，確保與正文版本一致。

(3)**格式統(tǒng)一**：紙質(zhì)文件需使用標(biāo)準(zhǔn)公文紙，電子文件需符合公司模板規(guī)范（如字體、字號(hào)、頁(yè)邊距等）。

2.**密級(jí)標(biāo)注**：

(1)**密級(jí)定義**：

-**內(nèi)部公開(kāi)**：公司員工可傳閱，無(wú)需特殊審批。

-**部門(mén)限定**：僅限文件涉及部門(mén)的核心人員傳閱，需注明具體人員姓名。

-**項(xiàng)目負(fù)責(zé)人限定**：僅限項(xiàng)目組成員傳閱，需附項(xiàng)目成員名單。

(2)**標(biāo)注方法**：在文件首頁(yè)顯著位置標(biāo)注密級(jí)，如“**密級(jí)：部門(mén)限定**”，并加蓋“**機(jī)密文件**”或“**內(nèi)部資料**”印章。

（二）傳閱執(zhí)行階段（續(xù)）

1.**發(fā)起傳閱**：

(1)**申請(qǐng)表填寫(xiě)**：

-《文件傳閱申請(qǐng)表》需包含以下信息：

-文件名稱(chēng)及編號(hào)

-制作者及部門(mén)

-傳閱目的（如：會(huì)議通知、工作安排、培訓(xùn)材料等）

-傳閱范圍（部門(mén)/人員名單）

-期望完成時(shí)間

-如傳閱范圍超過(guò)5個(gè)部門(mén)，需附上簡(jiǎn)要說(shuō)明。

(2)**審批流程**：

-**內(nèi)部公開(kāi)文件**：部門(mén)主管審批即可。

-**部門(mén)限定文件**：部門(mén)主管審批，行政部備案。

-**項(xiàng)目負(fù)責(zé)人限定文件**：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批，部門(mén)主管復(fù)核。

2.**傳閱方式**：

(1)**紙質(zhì)文件**：

-**傳遞順序**：按部門(mén)層級(jí)或指定路徑傳遞，避免交叉?zhèn)鏖啞?/p>

-**簽收要求**：

-每頁(yè)文件需附簽收條，包含簽收人姓名、部門(mén)、簽收日期。

-簽收條需連續(xù)編號(hào)，便于追蹤。

-簽收人需親筆簽名，不得使用印章代替。

-**特殊情況處理**：如需復(fù)印紙質(zhì)文件，需填寫(xiě)《文件復(fù)印申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)主管批準(zhǔn)后方可操作。

(2)**電子文件**：

-**共享平臺(tái)傳閱**：

-登錄公司內(nèi)部文件管理系統(tǒng)，創(chuàng)建傳閱任務(wù)，設(shè)置傳閱范圍及權(quán)限。

-系統(tǒng)自動(dòng)記錄每次打開(kāi)文件的時(shí)間及IP地址，確?？勺匪?。

-**郵件傳閱**：

-一次郵件發(fā)送不超過(guò)50人，避免系統(tǒng)擁堵。

-郵件主題需明確標(biāo)注文件用途，如“**【傳閱】XX部門(mén)季度工作計(jì)劃（2024）**”。

-附件需命名規(guī)范，如“**文件編號(hào)-文件名稱(chēng).pdf**”。

3.**簽收管理**：

(1)**紙質(zhì)文件簽收清單**：

-傳閱完畢后，制作者需匯總簽收條，確認(rèn)所有傳閱人員均已簽收。

-簽收清單需存檔至少3個(gè)月，以備后續(xù)核查。

(2)**電子文件簽閱**：

-通過(guò)電子簽章系統(tǒng)進(jìn)行簽閱，生成帶時(shí)間戳的簽閱記錄。

-如無(wú)電子簽章，需在文件末尾附上簽閱人員名單及手寫(xiě)簽名。

（三）傳閱完成階段（續(xù)）

1.**文件回收**：

(1)**紙質(zhì)文件**：

-臨時(shí)性文件（如會(huì)議通知）傳閱結(jié)束后立即回收。

-長(zhǎng)期文件（如制度手冊(cè)）傳閱完畢后，需清點(diǎn)數(shù)量，多余部分按審批流程銷(xiāo)毀。

-銷(xiāo)毀需兩人以上監(jiān)督，并記錄銷(xiāo)毀時(shí)間及人員。

(2)**電子文件**：

-傳閱完成后，需撤銷(xiāo)相關(guān)人員的訪問(wèn)權(quán)限。

-定期清理長(zhǎng)期未使用的傳閱文件，釋放存儲(chǔ)空間。

2.**電子文件清理**：

(1)**清理標(biāo)準(zhǔn)**：

-傳閱滿(mǎn)6個(gè)月且無(wú)繼續(xù)使用需求的文件，可進(jìn)行清理。

-法規(guī)類(lèi)文件（非涉密）需根據(jù)發(fā)布日期判斷是否保留。

(2)**清理流程**：

-填寫(xiě)《文件清理申請(qǐng)表》，經(jīng)行政部及部門(mén)主管雙重審批。

-清理后的文件需備份至歸檔系統(tǒng)，保留存檔記錄。

###四、責(zé)任與監(jiān)督（續(xù)）

（一）責(zé)任部門(mén)（續(xù)）

1.**行政部**：

(1)**培訓(xùn)**：每年組織一次文件傳閱流程培訓(xùn)，確保全員掌握操作規(guī)范。

(2)**抽查**：每月隨機(jī)抽查部門(mén)傳閱記錄，發(fā)現(xiàn)違規(guī)及時(shí)整改。

(3)**系統(tǒng)維護(hù)**：定期檢查文件管理系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)，確保傳閱數(shù)據(jù)完整。

2.**各部門(mén)**：

(1)**內(nèi)部監(jiān)督**：部門(mén)主管負(fù)責(zé)本部門(mén)傳閱文件的合規(guī)性檢查。

(2)**異常上報(bào)**：如發(fā)現(xiàn)文件丟失、泄露等異常情況，需第一時(shí)間上報(bào)行政部。

（二）違規(guī)處理（續(xù)）

1.**輕微違規(guī)**：

-未經(jīng)審批傳閱內(nèi)部公開(kāi)文件，通報(bào)批評(píng)，要求限期改正。

-紙質(zhì)文件簽收不規(guī)范（如代簽），通報(bào)批評(píng)，重新規(guī)范流程。

2.**嚴(yán)重違規(guī)**：

-未經(jīng)授權(quán)傳閱部門(mén)限定文件，扣除當(dāng)月績(jī)效，并取消次年評(píng)優(yōu)資格。

-因管理不善導(dǎo)致文件泄露，追究部門(mén)主管及直接責(zé)任人責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重者解除勞動(dòng)合同。

###五、附則（續(xù)）

（一）文件分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)

1.**內(nèi)部公開(kāi)文件**：公司年會(huì)報(bào)告、員工手冊(cè)、通用流程指南等。

2.**部門(mén)限定文件**：部門(mén)季度目標(biāo)、項(xiàng)目進(jìn)度表、客戶(hù)名單（非核心信息）等。

3.**項(xiàng)目負(fù)責(zé)人限定文件**：項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)、技術(shù)方案、供應(yīng)商清單等。

（二）應(yīng)急傳閱流程

1.**緊急情況定義**：涉及重大安全事件、自然災(zāi)害、突發(fā)事件等。

2.**處理步驟**：

(1)立即口頭通知核心人員，同時(shí)啟動(dòng)應(yīng)急傳閱申請(qǐng)。

(2)行政部協(xié)調(diào)優(yōu)先傳閱，無(wú)需逐級(jí)審批。

(3)傳閱完畢后24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)辦審批手續(xù)。

（三）生效日期

本規(guī)定自2024年1月1日起生效，原有規(guī)定同時(shí)廢止。行政部負(fù)責(zé)后續(xù)解釋與修訂。

###一、總則

文件傳閱流轉(zhuǎn)是組織內(nèi)部信息傳遞的重要環(huán)節(jié)，為確保文件安全、高效、有序地傳遞，特制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于所有涉及文件傳閱的部門(mén)及人員，旨在規(guī)范文件傳閱流程，明確責(zé)任，防范風(fēng)險(xiǎn)。

###二、文件傳閱范圍與原則

（一）傳閱范圍

1.公司內(nèi)部文件，包括但不限于通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃等。

2.需要跨部門(mén)協(xié)作或共享的信息文件。

3.法規(guī)、政策類(lèi)文件（非涉密）。

（二）傳閱原則

1.**必要性原則**：僅傳閱工作必需的文件，避免無(wú)關(guān)信息擴(kuò)散。

2.**安全性原則**：確保文件在流轉(zhuǎn)過(guò)程中不被篡改、泄露。

3.**時(shí)效性原則**：及時(shí)完成傳閱，避免延誤工作進(jìn)度。

###三、文件傳閱流程

（一）文件準(zhǔn)備階段

1.**文件整理**：傳閱前需核對(duì)文件內(nèi)容完整性與準(zhǔn)確性，附上目錄或摘要（如適用）。

2.**密級(jí)標(biāo)注**：根據(jù)文件性質(zhì)標(biāo)注密級(jí)（如：內(nèi)部公開(kāi)、部門(mén)限定），未標(biāo)注默認(rèn)為內(nèi)部公開(kāi)。

（二）傳閱執(zhí)行階段

1.**發(fā)起傳閱**：

(1)由文件制作者填寫(xiě)《文件傳閱申請(qǐng)表》，注明傳閱部門(mén)及人員。

(2)經(jīng)部門(mén)主管審批后，方可開(kāi)始傳閱。

2.**傳閱方式**：

(1)**紙質(zhì)文件**：通過(guò)指定簽收人逐級(jí)傳遞，每傳閱一次需記錄簽收人及日期。

(2)**電子文件**：通過(guò)內(nèi)部共享平臺(tái)或郵件發(fā)送，需在系統(tǒng)中登記傳閱人員及時(shí)間。

3.**簽收管理**：

(1)紙質(zhì)文件需附簽收清單，傳閱完畢后匯總存檔。

(2)電子文件需在共享平臺(tái)留痕，確保傳閱記錄可追溯。

（三）傳閱完成階段

1.**文件回收**：紙質(zhì)文件傳閱完畢后，應(yīng)及時(shí)回收或銷(xiāo)毀（按密級(jí)處理）。

2.**電子文件清理**：長(zhǎng)期無(wú)需傳閱的電子文件，需按權(quán)限清理或歸檔。

###四、責(zé)任與監(jiān)督

（一）責(zé)任部門(mén)

1.**行政部**：負(fù)責(zé)制定和監(jiān)督傳閱流程執(zhí)行，定期檢查傳閱記錄。

2.**各部門(mén)**：負(fù)責(zé)本部門(mén)文件傳閱的管理，確保傳閱人員符合要求。

（二）違規(guī)處理

1.未經(jīng)審批擅自傳閱文件，視情節(jié)輕則通報(bào)批評(píng)，重則按制度處罰。

2.傳閱過(guò)程中出現(xiàn)文件丟失或泄露，需查明原因并追究相關(guān)責(zé)任。

###五、附則

本規(guī)定自發(fā)布之日起施行，行政部負(fù)責(zé)解釋。如遇特殊情況需調(diào)整傳閱流程，應(yīng)另行通知。

###三、文件傳閱流程（續(xù)）

（一）文件準(zhǔn)備階段（續(xù)）

1.**文件整理**：

(1)**內(nèi)容核查**：傳閱前需由文件制作者或部門(mén)主管復(fù)核文件內(nèi)容，確保無(wú)錯(cuò)別字、數(shù)據(jù)錯(cuò)誤或邏輯矛盾。必要時(shí)可邀請(qǐng)其他同事進(jìn)行交叉檢查。

(2)**附件核對(duì)**：如文件包含圖表、數(shù)據(jù)表等附件，需逐一核對(duì)附件的完整性與準(zhǔn)確性，確保與正文版本一致。

(3)**格式統(tǒng)一**：紙質(zhì)文件需使用標(biāo)準(zhǔn)公文紙，電子文件需符合公司模板規(guī)范（如字體、字號(hào)、頁(yè)邊距等）。

2.**密級(jí)標(biāo)注**：

(1)**密級(jí)定義**：

-**內(nèi)部公開(kāi)**：公司員工可傳閱，無(wú)需特殊審批。

-**部門(mén)限定**：僅限文件涉及部門(mén)的核心人員傳閱，需注明具體人員姓名。

-**項(xiàng)目負(fù)責(zé)人限定**：僅限項(xiàng)目組成員傳閱，需附項(xiàng)目成員名單。

(2)**標(biāo)注方法**：在文件首頁(yè)顯著位置標(biāo)注密級(jí)，如“**密級(jí)：部門(mén)限定**”，并加蓋“**機(jī)密文件**”或“**內(nèi)部資料**”印章。

（二）傳閱執(zhí)行階段（續(xù)）

1.**發(fā)起傳閱**：

(1)**申請(qǐng)表填寫(xiě)**：

-《文件傳閱申請(qǐng)表》需包含以下信息：

-文件名稱(chēng)及編號(hào)

-制作者及部門(mén)

-傳閱目的（如：會(huì)議通知、工作安排、培訓(xùn)材料等）

-傳閱范圍（部門(mén)/人員名單）

-期望完成時(shí)間

-如傳閱范圍超過(guò)5個(gè)部門(mén)，需附上簡(jiǎn)要說(shuō)明。

(2)**審批流程**：

-**內(nèi)部公開(kāi)文件**：部門(mén)主管審批即可。

-**部門(mén)限定文件**：部門(mén)主管審批，行政部備案。

-**項(xiàng)目負(fù)責(zé)人限定文件**：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批，部門(mén)主管復(fù)核。

2.**傳閱方式**：

(1)**紙質(zhì)文件**：

-**傳遞順序**：按部門(mén)層級(jí)或指定路徑傳遞，避免交叉?zhèn)鏖啞?/p>

-**簽收要求**：

-每頁(yè)文件需附簽收條，包含簽收人姓名、部門(mén)、簽收日期。

-簽收條需連續(xù)編號(hào)，便于追蹤。

-簽收人需親筆簽名，不得使用印章代替。

-**特殊情況處理**：如需復(fù)印紙質(zhì)文件，需填寫(xiě)《文件復(fù)印申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)主管批準(zhǔn)后方可操作。

(2)**電子文件**：

-**共享平臺(tái)傳閱**：

-登錄公司內(nèi)部文件管理系統(tǒng)，創(chuàng)建傳閱任務(wù)，設(shè)置傳閱范圍及權(quán)限。

-系統(tǒng)自動(dòng)記錄每次打開(kāi)文件的時(shí)間及IP地址，確?？勺匪?。

-**郵件傳閱**：

-一次郵件發(fā)送不超過(guò)50人，避免系統(tǒng)擁堵。

-郵件主題需明確標(biāo)注文件用途，如“**【傳閱】XX部門(mén)季度工作計(jì)劃（2024）**”。

-附件需命名規(guī)范，如“**文件編號(hào)-文件名稱(chēng).pdf**”。

3.**簽收管理**：

(1)**紙質(zhì)文件簽收清單**：

-傳閱完畢后，制作者需匯總簽收條，確認(rèn)所有傳閱人員均已簽收。

-簽收清單需存檔至少3個(gè)月，以備后續(xù)核查。

(2)**電子文件簽閱**：

-通過(guò)電子簽章系統(tǒng)進(jìn)行簽閱，生成帶時(shí)間戳的簽閱記錄。

-如無(wú)電子簽章，需在文件末尾附上簽閱人員名單及手寫(xiě)簽名。

（三）傳閱完成階段（續(xù)）

1.**文件回收**：

(1)**紙質(zhì)文件**：

-臨時(shí)性文件（如會(huì)議通知）傳閱結(jié)束后立即回收。

-長(zhǎng)期文件（如制度手冊(cè)）傳閱完畢后，需清點(diǎn)數(shù)量，多余部分按審批流程銷(xiāo)毀。

-銷(xiāo)毀需兩人以上監(jiān)督，并記錄銷(xiāo)毀時(shí)間及人員。

(2)**電子文件**：

-傳閱完成后，需撤銷(xiāo)相關(guān)人員的訪問(wèn)權(quán)限。

-定期清理長(zhǎng)期未使用的傳閱文件，釋放存儲(chǔ)空間。

2.**電子文件清理**：

(1)**清理標(biāo)準(zhǔn)**：

-傳閱滿(mǎn)6個(gè)月且無(wú)繼續(xù)使用需求的文件，可進(jìn)行清理。

-法規(guī)類(lèi)文件（非涉密）需根據(jù)發(fā)布日期判斷是否保留。

(2)**清理流程**：

-填寫(xiě)《文件清理申請(qǐng)表》，經(jīng)行政部及部門(mén)主管雙重審批。

-清理后的文件需備份至歸檔系統(tǒng)，保留存檔記錄。

###四、責(zé)任與監(jiān)督（續(xù)）

（一）責(zé)任部門(mén)（續(xù)）

1.**行政部**：

(1)**培訓(xùn)**：每年組織一次文件傳閱流程培訓(xùn)，確保全員掌握操