企業(yè)合同審查及管理流程模板一、適用范圍與典型應(yīng)用場(chǎng)景本流程模板適用于各類企業(yè)（涵蓋中小企業(yè)、集團(tuán)公司）的合同全生命周期管理，旨在規(guī)范合同從起草、審查、審批、簽訂到履行、歸檔的標(biāo)準(zhǔn)化操作，降低法律風(fēng)險(xiǎn)，提升管理效率。典型應(yīng)用場(chǎng)景包括：采購(gòu)合同（原材料、設(shè)備、服務(wù)采購(gòu)等）簽訂前的審查與管理；銷售合同（產(chǎn)品銷售、服務(wù)提供等）的條款審核與履約跟蹤；勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、合作框架協(xié)議等專項(xiàng)合同的規(guī)范處理；合同履行過程中的異常情況監(jiān)控（如違約、變更、終止等）；合同到期后的續(xù)簽評(píng)估、歸檔查詢及數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析。二、合同審查及管理全流程操作指南（一）合同發(fā)起與資料準(zhǔn)備責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門（如采購(gòu)部、銷售部、行政部等）操作步驟：需求提報(bào)：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，填寫《合同申請(qǐng)單》（見模板一），明確合同類型、簽約對(duì)方、主要條款（如標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)款、履行期限等）及預(yù)期目標(biāo)。資料收集：同步收集簽約對(duì)方主體資格材料，包括：營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（需加蓋對(duì)方公章，核實(shí)是否在有效期內(nèi)）；法定代表人身份證明書及授權(quán)委托書（如簽約人為非法定代表人，需提供授權(quán)文件及授權(quán)人身份證復(fù)印件）；特殊行業(yè)資質(zhì)證明（如對(duì)方為建筑企業(yè)需提供施工資質(zhì)，食品行業(yè)需提供生產(chǎn)許可證等）；業(yè)務(wù)部門認(rèn)為需提供的其他背景資料（如過往合作記錄、資信調(diào)查報(bào)告等）。草案起草：根據(jù)合作需求及收集的資料，起草合同文本（可參考行業(yè)示范文本或企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)模板），明確雙方權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等核心條款。輸出成果：《合同申請(qǐng)單》、合同草案、簽約對(duì)方主體資格材料清單。（二）業(yè)務(wù)部門初步審核責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人*審核重點(diǎn)：合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)需求，標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)款等關(guān)鍵信息是否準(zhǔn)確無誤；簽約對(duì)方是否為實(shí)際合作主體（避免與“皮包公司”或無資質(zhì)主體合作）；合同條款是否體現(xiàn)業(yè)務(wù)利益（如交貨周期、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款條件等是否合理）；履行風(fēng)險(xiǎn)預(yù)估（如對(duì)方履約能力、市場(chǎng)波動(dòng)對(duì)合同的影響等）。操作要求：審核通過后，在《合同申請(qǐng)單》上簽字確認(rèn)，連同合同草案及相關(guān)材料提交法務(wù)部門；審核不通過的，退回業(yè)務(wù)部門修改完善，并注明修改意見。（三）法務(wù)部門專業(yè)審查責(zé)任主體：法務(wù)專員、法務(wù)經(jīng)理審查重點(diǎn)：主體資格合法性：核實(shí)對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等文件的真實(shí)性、有效性，檢查是否超出經(jīng)營(yíng)范圍，是否存在吊銷、注銷等異常情況；條款合規(guī)性：是否違反法律、行政法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定（如“霸王條款”、非法約定等）；爭(zhēng)議解決方式（訴訟/仲裁）、管轄法院/仲裁機(jī)構(gòu)約定是否明確、合法；知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保密條款是否完整，權(quán)屬歸屬是否清晰；權(quán)利義務(wù)對(duì)等性：雙方權(quán)利義務(wù)是否平衡，是否存在單方免責(zé)、加重己方責(zé)任的不公平條款；風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)識(shí)別：違約責(zé)任是否明確、可執(zhí)行（如違約金計(jì)算方式、賠償范圍等）；不可抗力條款是否合理，是否約定通知及證明義務(wù)；合同生效條件、終止條件是否明確（如審批通過、簽字蓋章后生效）。操作要求：法務(wù)部門在收到材料后2個(gè)工作日內(nèi)完成審查（復(fù)雜合同可延長(zhǎng)至3個(gè)工作日），出具《合同審查意見表》（見模板二）；審查通過的，法務(wù)專員在合同文本上簽字確認(rèn)，并標(biāo)注“合規(guī)”意見；審查不通過的，法務(wù)專員需逐條列明修改意見，退回業(yè)務(wù)部門調(diào)整；對(duì)重大法律風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)同步抄送分管領(lǐng)導(dǎo)*。（四）財(cái)務(wù)部門合規(guī)審查責(zé)任主體：財(cái)務(wù)經(jīng)理、會(huì)計(jì)專員審查重點(diǎn)：價(jià)款及支付條款：是否符合企業(yè)財(cái)務(wù)制度，付款方式、進(jìn)度、賬戶信息是否清晰、安全（如避免個(gè)人賬戶收款）；稅務(wù)條款：發(fā)票類型（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）、稅率、開票時(shí)間是否明確，是否符合稅務(wù)規(guī)定；財(cái)務(wù)影響評(píng)估：合同價(jià)款是否超出預(yù)算，成本效益是否合理，是否存在潛在財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)（如長(zhǎng)期掛賬、壞賬風(fēng)險(xiǎn)等）；履約保證金、質(zhì)保金條款：金額是否合理，返還條件是否明確。操作要求：財(cái)務(wù)部門在收到材料后1個(gè)工作日內(nèi)完成審查，在《合同審查意見表》上簽署財(cái)務(wù)意見；對(duì)涉及大額資金支付或復(fù)雜稅務(wù)處理的合同，需出具專項(xiàng)財(cái)務(wù)說明。（五）審批權(quán)限劃分與簽批責(zé)任主體：根據(jù)合同金額、類型及重要性，劃分審批權(quán)限（示例）：合同類型金額區(qū)間（元）審批人日常采購(gòu)/銷售合同≤5萬部門負(fù)責(zé)人*5萬-50萬分管領(lǐng)導(dǎo)*＞50萬總經(jīng)理*/董事長(zhǎng)*重大合作合同任何金額總經(jīng)理*/董事會(huì)*勞動(dòng)合同任何金額人力資源部*+分管領(lǐng)導(dǎo)*操作要求：業(yè)務(wù)部門將法務(wù)、財(cái)務(wù)審查通過后的《合同申請(qǐng)表》《合同審查意見表》及合同文本，按審批權(quán)限逐級(jí)提交簽批；審批人需在1個(gè)工作日內(nèi)完成審批，對(duì)有異議的條款，應(yīng)書面注明修改意見并退回調(diào)整；最終審批通過后，審批人在合同文本“審批頁”簽字確認(rèn)，合同進(jìn)入簽訂環(huán)節(jié)。（六）合同簽訂與用印管理責(zé)任主體：行政部（或綜合管理部）、業(yè)務(wù)部門操作步驟：文本校對(duì)：簽訂前，業(yè)務(wù)部門與法務(wù)部門共同核對(duì)最終合同文本（保證審批意見已全部落實(shí)，無修改遺漏），雙方各執(zhí)一份原件。用印申請(qǐng)：業(yè)務(wù)部門填寫《合同用印申請(qǐng)表》（見模板三），附最終審批通過的合同文本、《合同審查意見表》等材料，提交行政部。用印管理：行政部核對(duì)用印材料是否齊全、審批手續(xù)是否完備，確認(rèn)無誤后加蓋企業(yè)公章或合同專用章（嚴(yán)禁空白合同蓋章）；合同文本需加蓋“騎縫章”（多頁合同）或“合同專用章”（單頁合同），印章清晰、位置準(zhǔn)確；用印完成后，行政部留存一份合同原件歸檔，業(yè)務(wù)部門領(lǐng)取其余原件并分發(fā)至相關(guān)部門（如財(cái)務(wù)部、履約部門）。注意事項(xiàng)：合同簽訂主體需與合同主體一致（如簽約人為授權(quán)代理人，需提供授權(quán)委托書原件）；一式三份以上合同需明確份數(shù)及各方持有情況（如甲方執(zhí)X份、乙方執(zhí)X份，企業(yè)執(zhí)X份）。（七）合同履行與跟蹤管理責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門（履約部門）、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部操作步驟：履行交底：業(yè)務(wù)部門在合同簽訂后3個(gè)工作日內(nèi)，組織履約團(tuán)隊(duì)（如采購(gòu)部跟進(jìn)交貨、銷售部跟進(jìn)收款）進(jìn)行合同交底，明確履行節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人及風(fēng)險(xiǎn)防控措施。過程跟蹤：業(yè)務(wù)部門建立《合同履行跟蹤表》（見模板四），按月記錄履行進(jìn)度（如交貨時(shí)間、驗(yàn)收情況、付款節(jié)點(diǎn)等）；對(duì)履行過程中出現(xiàn)的異常情況（如對(duì)方違約、不可抗力事件等），業(yè)務(wù)部門需在24小時(shí)內(nèi)書面報(bào)告分管領(lǐng)導(dǎo)*，并同步法務(wù)部制定應(yīng)對(duì)方案。驗(yàn)收與確認(rèn)：合同涉及標(biāo)的交付的，業(yè)務(wù)部門需按約定組織驗(yàn)收（如產(chǎn)品驗(yàn)收需出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，服務(wù)驗(yàn)收需簽署確認(rèn)單）；驗(yàn)收通過后，將驗(yàn)收結(jié)果書面通知財(cái)務(wù)部，作為付款依據(jù)。輸出成果：《合同履行跟蹤表》、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、異常情況處理方案。（八）合同歸檔與管理責(zé)任主體：行政部（或檔案管理部門）、業(yè)務(wù)部門操作步驟：歸檔范圍：合同全生命周期所有資料，包括《合同申請(qǐng)表》《合同審查意見表》《合同用印申請(qǐng)表》、合同文本原件、簽約對(duì)方主體資格材料、履行過程中的往來函件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等。歸檔要求：合同履行完畢或終止后10個(gè)工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門將整理完整的合同資料移交行政部；行政部按“一合同一檔”原則編號(hào)歸檔（編號(hào)規(guī)則：企業(yè)簡(jiǎn)稱-年份-合同類型-序號(hào)，如“ABC-2024-采-001”），建立《合同臺(tái)賬》（見模板五）登記關(guān)鍵信息；電子檔案需同步至企業(yè)OA系統(tǒng)或合同管理平臺(tái)，保證紙質(zhì)與電子檔案一致。檔案查詢：內(nèi)部部門因工作需要查詢檔案的，需填寫《檔案查詢申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*簽字后，由行政部提供復(fù)印件（加蓋公章）；外部單位查詢檔案的，需持單位介紹信、法定代表人身份證明及授權(quán)委托書，經(jīng)法務(wù)部審核同意后，方可查閱。三、核心模板工具清單模板一：合同申請(qǐng)單申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期合同編號(hào)合同類型□采購(gòu)□銷售□服務(wù)□勞動(dòng)合同□其他______簽約對(duì)方合同金額（元）履行期限主要條款簡(jiǎn)述標(biāo)的：____________________數(shù)量/規(guī)格：____________________價(jià)款：____________________付款方式：____________________附件清單□合同草案□對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照□授權(quán)委托書□資質(zhì)證明□其他______業(yè)務(wù)部門意見負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：______法務(wù)審查意見審查人：__________日期：______財(cái)務(wù)審查意見審查人：__________日期：______最終審批意見審批人：__________日期：______模板二：合同審查意見表合同名稱合同編號(hào)審查部門法務(wù)部審查日期審查人聯(lián)系方式審查內(nèi)容具體意見修改建議是否采納主體資格□是□否條款合法性□是□否權(quán)利義務(wù)對(duì)等性□是□否違約責(zé)任□是□否爭(zhēng)議解決□是□否其他風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)□是□否審查結(jié)論□同意□修改后同意□不同意（需說明理由）備注模板三：合同用印申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期合同編號(hào)合同名稱用印類型□公章□合同專用章□騎縫章用印份數(shù)用印位置用印依據(jù)□已審批合同（審批編號(hào)：______）□其他______附件材料□合同文本（共_頁）□《合同審查意見表》□《審批表》□其他_____部門負(fù)責(zé)人意見簽字：__________日期：______行政部意見經(jīng)辦人：__________日期：______用印記錄用印日期：______經(jīng)辦人：__________模板四：合同履行跟蹤表合同編號(hào)合同名稱簽約對(duì)方履行部門履行階段□履行中□已完成□提前終止□違約責(zé)任人時(shí)間節(jié)點(diǎn)計(jì)劃日期實(shí)際日期履行情況第一階段（如交貨）第二階段（如驗(yàn)收）第三階段（如付款）異常情況記錄問題描述：____________________處理措施：____________________責(zé)任人：__________日期：______履約結(jié)論□正常履行□基本履行（存在輕微偏差）□未履行（違約）□其他______部門負(fù)責(zé)人簽字日期模板五：合同臺(tái)賬合同編號(hào)合同名稱簽約對(duì)方合同類型金額（元）簽訂日期履行期限履行狀態(tài)歸檔號(hào)經(jīng)辦人備注可添加“到期提醒”“異常標(biāo)識(shí)”等列，便于動(dòng)態(tài)管理四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示與操作要點(diǎn)（一）主體資格風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：與無資質(zhì)、被吊銷或處于訴訟糾紛中的主體簽約，導(dǎo)致合同無效或無法履行。防控措施：簽約前通過“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”核實(shí)對(duì)方工商信息，要求對(duì)方提供加蓋公章的營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件及近3個(gè)月內(nèi)的信用報(bào)告，必要時(shí)委托第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行資信調(diào)查。（二）條款合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：合同條款違反法律強(qiáng)制性規(guī)定（如“爭(zhēng)議解決約定不明”“格式條款未提示”），導(dǎo)致條款無效或引發(fā)糾紛。防控措施：法務(wù)部門需重點(diǎn)審查《民法典》《招標(biāo)投標(biāo)法》《勞動(dòng)合同法》等法律法規(guī)的適用條款，對(duì)格式條款（如“最終解釋權(quán)歸企業(yè)所有”）需以加粗、下劃線等方式提示對(duì)方注意。（三）履行監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：履行過程中未及時(shí)發(fā)覺對(duì)方違約行為（如延遲交貨、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)），導(dǎo)致?lián)p失擴(kuò)大。防控措施：業(yè)務(wù)部門需定期（每周/每月）更新《合同履行跟蹤表》，對(duì)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如交貨、驗(yàn)收）設(shè)置預(yù)警機(jī)制，發(fā)覺異常立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案（如發(fā)函催告、暫停履行、主張違約金）。（四）檔案管理風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：合同資料丟失、損毀或未及時(shí)歸檔，導(dǎo)致后續(xù)維權(quán)、審計(jì)時(shí)缺乏依據(jù)。防控