企業(yè)文檔安全保密管理規(guī)范（通用工具模板類）一、規(guī)范目的與核心價(jià)值企業(yè)信息資產(chǎn)（包括技術(shù)文檔、商業(yè)數(shù)據(jù)、客戶信息、戰(zhàn)略規(guī)劃等）是企業(yè)核心競爭力的關(guān)鍵載體。為規(guī)范文檔全生命周期管理，防止信息泄露、篡改或?yàn)E用，特制定本規(guī)范。通過明確管理職責(zé)、細(xì)化操作流程、強(qiáng)化技術(shù)防護(hù)，構(gòu)建“事前預(yù)防、事中控制、事后追溯”的文檔安全體系，保證企業(yè)信息資產(chǎn)的安全性、完整性和保密性。二、規(guī)范應(yīng)用范圍與核心場景（一）適用對象內(nèi)部人員：企業(yè)全體正式員工、實(shí)習(xí)生、勞務(wù)派遣人員；部門單位：各職能部門、分支機(jī)構(gòu)、項(xiàng)目組；外部主體：合作供應(yīng)商、咨詢顧問、客戶等第三方接觸企業(yè)文檔的單位或個(gè)人。（二）核心應(yīng)用場景日常辦公場景：文檔創(chuàng)建、編輯、流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)、查閱、歸檔；項(xiàng)目協(xié)作場景：項(xiàng)目方案、技術(shù)圖紙、進(jìn)度報(bào)告等敏感文檔在跨部門/跨團(tuán)隊(duì)共享時(shí)的安全管理；外部溝通場景：向合作方提供文檔、接收外部文件時(shí)的保密控制；人員變動(dòng)場景：員工入職、崗位調(diào)動(dòng)、離職時(shí)的文檔交接與權(quán)限回收；審計(jì)合規(guī)場景：滿足法律法規(guī)（如《數(shù)據(jù)安全法》《商業(yè)秘密保護(hù)法》）及內(nèi)部審計(jì)對文檔管理的合規(guī)性要求。三、文檔全生命周期安全管理流程（一）第一步：文檔密級(jí)劃分與標(biāo)識(shí)密級(jí)定義根據(jù)信息敏感程度，將文檔分為以下四級(jí)（可根據(jù)企業(yè)實(shí)際調(diào)整）：公開級(jí)：可對外公開的信息（如企業(yè)宣傳冊、公開年報(bào)）；內(nèi)部級(jí)：企業(yè)內(nèi)部使用，不得外泄的信息（如內(nèi)部通知、普通業(yè)務(wù)流程）；秘密級(jí)：涉及企業(yè)核心利益，僅限特定人員接觸的信息（如未公開財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、核心技術(shù)方案）；機(jī)密級(jí)：最高敏感度，關(guān)系企業(yè)生存與發(fā)展的核心信息（如戰(zhàn)略規(guī)劃、并購方案、核心算法代碼）。標(biāo)識(shí)規(guī)范文檔創(chuàng)建時(shí)需明確標(biāo)注密級(jí)，標(biāo)識(shí)方式包括：文件名前綴：如“[秘密]-項(xiàng)目技術(shù)方案_V1.0”；文件水?。弘娮游臋n需添加“[內(nèi)部級(jí)]禁止外傳”等字樣的可見水?。赏ㄟ^企業(yè)文檔管理系統(tǒng)自動(dòng)添加）；物理標(biāo)簽：紙質(zhì)文檔需在封面/首頁標(biāo)注密級(jí)印章及“保密”字樣。（二）第二步：文檔創(chuàng)建與定密審批定密責(zé)任：文檔創(chuàng)建者為第一責(zé)任人，需根據(jù)內(nèi)容敏感程度提出密級(jí)建議。審批流程：內(nèi)部級(jí)：由部門負(fù)責(zé)人*審批；秘密級(jí)：由部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)保密管理部門（如法務(wù)部/信息安全部）負(fù)責(zé)人審批；機(jī)密級(jí)：由保密管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批記錄：填寫《企業(yè)文檔密級(jí)審批表》（見本文“四、配套管理工具表單”），審批通過后文檔方可進(jìn)入流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)。（三）第三步：文檔流轉(zhuǎn)與傳遞管理內(nèi)部流轉(zhuǎn)電子文檔需通過企業(yè)指定內(nèi)部系統(tǒng)（如OA、文檔管理平臺(tái)）傳輸，禁止使用私人郵箱、QQ等工具；紙質(zhì)文檔需填寫《文檔傳遞登記表》，注明接收人、傳遞時(shí)間、用途，并由雙方簽字確認(rèn)。外部傳遞向合作方傳遞秘密級(jí)及以上文檔前，需與合作方簽訂《第三方合作方保密責(zé)任書》（見本文“四、配套管理工具表單”），明保證密義務(wù)；傳遞時(shí)需加密處理（如密碼壓縮、企業(yè)加密通道），并要求接收方簽署《文檔接收確認(rèn)函》，限定使用范圍及期限。禁止行為嚴(yán)禁私自復(fù)制、摘錄、截圖涉密文檔；嚴(yán)禁在非保密場所（如公共會(huì)議室、咖啡廳）討論或展示涉密內(nèi)容。（四）第四步：文檔存儲(chǔ)與保管存儲(chǔ)介質(zhì)管理電子文檔：存儲(chǔ)于企業(yè)指定的加密服務(wù)器或云存儲(chǔ)平臺(tái)，個(gè)人設(shè)備（如個(gè)人電腦、移動(dòng)硬盤）禁止長期存儲(chǔ)涉密文檔；紙質(zhì)文檔：存放于帶鎖的鐵皮柜中，秘密級(jí)及以上文檔需單獨(dú)存放，由專人負(fù)責(zé)保管。存儲(chǔ)權(quán)限控制實(shí)行“最小權(quán)限原則”，僅文檔創(chuàng)建者、審批人及業(yè)務(wù)相關(guān)人可訪問；系統(tǒng)需記錄訪問日志（包括操作人、時(shí)間、IP地址、操作類型），日志保存期限不少于3年。備份要求重要文檔（秘密級(jí)及以上）需定期備份（每日增量備份+每周全量備份），備份數(shù)據(jù)需異地存放（如總部災(zāi)備中心）；備份介質(zhì)需加密標(biāo)識(shí)，定期測試備份數(shù)據(jù)的可恢復(fù)性。（五）第五步：文檔使用與查閱控制權(quán)限申請：非授權(quán)人員需查閱涉密文檔時(shí)，提交《文檔借閱/查閱申請表》（見本文“四、配套管理工具表單”），說明用途、查閱期限，經(jīng)文檔所屬部門負(fù)責(zé)人及保密管理部門審批。使用限制：查閱秘密級(jí)及以上文檔時(shí)，需有保密管理人員在場監(jiān)督；禁止將涉密文檔帶離辦公區(qū)域（特殊情況需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*批準(zhǔn)并辦理《攜出審批表》）。（六）第六步：文檔修改與版本管理修改審批：文檔內(nèi)容需修改時(shí)，修改申請需經(jīng)原審批人審核，若涉及密級(jí)調(diào)整（如內(nèi)部級(jí)升秘密級(jí)），需重新履行定密審批流程。版本控制：文檔修改后需更新版本號(hào)（如V1.0→V1.1），并保留歷史版本至少1個(gè)，便于追溯；歷史版本需單獨(dú)歸檔，禁止直接覆蓋或刪除。（七）第七步：文檔銷毀管理銷毀條件：超過保存期限且無留存價(jià)值的文檔（保存期限需根據(jù)法規(guī)及企業(yè)檔案管理制度確定）；項(xiàng)目終止、業(yè)務(wù)調(diào)整等不再需要的文檔。銷毀流程：由文檔保管部門填寫《文檔銷毀審批與記錄表》（見本文“四、配套管理工具表單”），注明文檔名稱、密級(jí)、數(shù)量、銷毀原因；經(jīng)保密管理部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由2人以上（含）共同監(jiān)銷，保證銷毀徹底（紙質(zhì)文檔需粉碎，電子文檔需低級(jí)格式化或物理銷毀）。銷毀記錄：監(jiān)銷人需在《文檔銷毀審批與記錄表》簽字確認(rèn)，記錄保存期限不少于5年。四、配套管理工具表單（一）《企業(yè)文檔密級(jí)審批表》申請部門申請人文檔名稱/編號(hào)密級(jí)建議（公開/內(nèi)部/秘密/機(jī)密）定密依據(jù)（如：涉及核心技術(shù)、客戶隱私等）部門負(fù)責(zé)人審批簽字：*日期：保密管理部門審批簽字：*日期：分管領(lǐng)導(dǎo)審批（僅機(jī)密級(jí)）簽字：*日期：（二）《文檔借閱/查閱申請表》申請人所屬部門文檔名稱/編號(hào)密級(jí)查閱用途借閱期限部門負(fù)責(zé)人審批簽字：*日期：保密管理部門審批簽字：*日期：借閱人簽字歸還日期：（三）《文檔銷毀審批與記錄表》申請部門申請人文檔名稱/編號(hào)密級(jí)銷毀數(shù)量銷毀原因部門負(fù)責(zé)人審批簽字：*日期：保密管理部門審批簽字：*日期：監(jiān)銷人1簽字：*日期：銷毀方式：□粉碎□消磁□其他監(jiān)銷人2簽字：*日期：備注：（四）《第三方合作方保密責(zé)任書》（節(jié)選）甲方（企業(yè)全稱）：____________________乙方（合作方全稱）：____________________保密范圍：乙方在合作過程中接觸到的甲方秘密級(jí)及以上文檔（包括但不限于技術(shù)資料、客戶信息、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等）。保密義務(wù)：乙方僅可將文檔用于合作項(xiàng)目，不得向任何第三方泄露或用于其他用途；乙方需建立內(nèi)部保密制度，對接觸文檔的員工進(jìn)行保密培訓(xùn)；合作結(jié)束后，乙方需立即返還或銷毀所有甲方文檔，并提供銷毀證明。違約責(zé)任：若乙方違反保密義務(wù)，需賠償甲方因此遭受的全部損失，并承擔(dān)法律責(zé)任。雙方簽字蓋章：甲方：____________________（蓋章）乙方：____________________（蓋章）日期：____年_月_日日期：____年_月_日五、執(zhí)行關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示與合規(guī)要求（一）保密意識(shí)與培訓(xùn)新員工入職時(shí)需接受保密培訓(xùn)，簽署《保密承諾書》（模板可參考《第三方合作方保密責(zé)任書》，明確員工保密義務(wù)）；每季度組織全員保密教育，通過案例分析、風(fēng)險(xiǎn)警示等方式強(qiáng)化保密意識(shí)；對接觸秘密級(jí)及以上文檔的員工，需進(jìn)行專項(xiàng)保密考核，考核不合格者暫停文檔訪問權(quán)限。（二）違規(guī)操作后果內(nèi)部員工：根據(jù)違規(guī)情節(jié)輕重，給予警告、降薪、解除勞動(dòng)合同等處分；涉嫌侵犯商業(yè)秘密的，移送司法機(jī)關(guān)處理；部門負(fù)責(zé)人：對部門內(nèi)文檔管理失職承擔(dān)管理責(zé)任，與績效考核掛鉤；第三方合作方：立即終止合作，追究違約責(zé)任，列入企業(yè)合作黑名單。（三）第三方合作管理合作方背景調(diào)查：需核查合作方保密資質(zhì)、商業(yè)信譽(yù)，無不良記錄方可合作；保密協(xié)議約束：所有合作項(xiàng)目必須簽訂《保密責(zé)任書》，明保證密范圍及違約條款；過程監(jiān)督：定期檢查合作方文檔使用情況，要求其提交《保密執(zhí)行報(bào)告》。（四）應(yīng)急處理機(jī)制文檔泄露事件報(bào)告：發(fā)覺文檔泄露后，當(dāng)事人需立即向部門負(fù)責(zé)人及保密管理部門報(bào)告（最遲不超過2小時(shí)）；影響評估：保密管理部門需組織評估泄露范圍、密級(jí)及潛在損失，制定補(bǔ)救措施（如追回文檔、通知相關(guān)方、系統(tǒng)漏洞修復(fù)）；整改與追責(zé)：泄露事件處理完畢后，需編寫《事件調(diào)查報(bào)告》，明確原因、責(zé)任人及整改措施，避免再次發(fā)生。（五）技術(shù)保障要求企業(yè)需部署文檔管理系統(tǒng)（DMS），實(shí)現(xiàn)文檔加密、權(quán)限控制、操作日志、水印等功能；終端設(shè)備需安裝安全管理軟件，禁止私自安裝未經(jīng)授權(quán)的軟件，U盤等移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)需經(jīng)企業(yè)