企業(yè)資源規(guī)劃（ERP）系統(tǒng)操作手冊模板一、采購訂單管理模塊操作指南（一）適用業(yè)務場景本操作手冊適用于企業(yè)采購部門處理日常采購業(yè)務時，通過ERP系統(tǒng)完成采購訂單的創(chuàng)建、審批、下達、執(zhí)行跟蹤及關閉全流程操作。具體場景包括：常規(guī)采購需求處理：當生產部門、行政部門或其他部門提交物料/服務采購申請后，采購專員需通過ERP系統(tǒng)創(chuàng)建采購訂單，明確采購內容、數量、價格及交付時間。供應商協(xié)同管理：與合格供應商確認供貨細節(jié)后，在系統(tǒng)中下達正式訂單，并同步訂單信息至供應商端，保證雙方信息一致。庫存補充采購：當庫存監(jiān)控模塊觸發(fā)低庫存預警時，采購人員依據安全庫存參數及歷史消耗數據，通過系統(tǒng)快速補貨訂單。緊急采購流程：應對突發(fā)生產需求或緊急維修物料需求時，通過系統(tǒng)走快速審批通道，縮短訂單處理周期。（二）詳細操作流程1.系統(tǒng)登錄與權限校驗操作步驟：（1）打開ERP系統(tǒng)登錄頁面，輸入工號（如：CGR001）及密碼；（2）選擇“采購管理”模塊，確認當前登錄人員具備“采購訂單創(chuàng)建”“訂單審批”或“訂單查詢”權限（權限不足時聯系系統(tǒng)管理員*分配）。關鍵說明：不同崗位權限不同，采購專員僅可創(chuàng)建訂單，部門經理需具備審批權限，財務人員可查看訂單財務關聯數據。2.創(chuàng)建采購訂單操作步驟：（1）進入“采購管理-訂單管理-新建訂單”界面；（2）填寫訂單基本信息：訂單類型：下拉選擇“標準采購”“緊急采購”或“框架協(xié)議采購”（根據業(yè)務需求選擇）；供應商編碼：通過模糊搜索或供應商列表選擇合格供應商（如：供應商編碼“SUP2024001”，名稱“實業(yè)有限公司”）；采購部門：下拉選擇當前所屬部門（如：采購一部）；訂單日期：默認系統(tǒng)當前日期，可根據實際需求修改；幣種：默認人民幣（CNY），若為進口采購需選擇對應外幣。（3）添加物料明細：“添加物料”，輸入物料編碼（如：MAT00）或掃描物料條形碼，自動帶出物料名稱、規(guī)格型號、默認單位、最新采購價等信息；手動輸入“采購數量”“預計到貨日期”（需結合供應商交期及生產計劃）；若需修改單價，需填寫“折扣率”或“含稅單價”，系統(tǒng)自動計算“不含稅金額”“稅額”“含稅總額”。（4）附加信息填寫：交貨地址：選擇預設的倉庫地址（如：總部倉庫-1號庫）；付款條款：下拉選擇“現結”“賬期30天”等（需與供應商協(xié)議一致）；備注：填寫特殊要求，如“分批交付”“需提供質檢報告”等。（5）“保存草稿”，系統(tǒng)訂單號（如：PO202405010001）。3.審批流程發(fā)起操作步驟：（1）在“訂單管理-待審批列表”中找到已保存的訂單，“提交審批”；（2）選擇審批鏈：根據訂單金額及類型自動匹配審批流程（如：金額≤5萬元，僅需部門經理審批；金額＞5萬元，需財務經理+分管副總審批）；（3）填寫審批意見：在“審批意見”欄輸入備注（如“同意采購，請跟進交付”），“提交”。關鍵說明：審批人需在2個工作日內完成審批，若駁回需注明原因（如“數量超預算”“供應商資質不全”），采購專員根據意見修改后重新提交。4.訂單下達與供應商確認操作步驟：（1）審批通過后，訂單狀態(tài)自動更新為“已批準”；（2）“打印訂單”正式采購合同（需加蓋公司電子印章）；（3）通過ERP系統(tǒng)“供應商門戶”或郵件將訂單發(fā)送至供應商聯系人（如：供應商業(yè)務員*），要求對方在24小時內確認供貨能力；（4）在系統(tǒng)中記錄供應商確認結果：若確認，更新訂單狀態(tài)為“已下達”；若未確認，聯系供應商溝通并更新交期。5.訂單執(zhí)行跟蹤操作步驟：（1）每日進入“訂單管理-執(zhí)行跟蹤”界面，篩選“已下達”訂單；（2）查看供應商“發(fā)貨狀態(tài)”：若供應商已在系統(tǒng)中錄入發(fā)貨信息，可核對“物流單號”“發(fā)貨數量”“發(fā)貨日期”；（3）物料到貨后，聯系倉庫人員進行“收貨確認”：倉庫人員在“庫存管理-到貨管理”中掃描物料條碼，核對訂單號、數量、質量（質檢合格則更新狀態(tài)為“已入庫”）；系統(tǒng)自動更新訂單“入庫數量”，若存在數量差異，“到貨差異報告”供財務對賬。6.訂單關閉與歸檔操作步驟：（1）當訂單所有物料已入庫且無未結清款項時，采購專員“關閉訂單”；（2）系統(tǒng)自動校驗：入庫數量是否≥90%訂單數量（允許10%以內合理差異），財務確認無應付未付項；（3）關閉成功后，訂單狀態(tài)更新為“已完成”，自動歸檔至“歷史訂單”模塊，可隨時查詢導出。（三）標準表單模板表1：采購訂單基本信息表字段名稱填寫要求示例值訂單號系統(tǒng)自動，不可修改PO202405010001訂單類型必填，下拉選擇標準采購供應商編碼必填，需為合格供應商SUP2024001供應商名稱自動帶出，不可修改實業(yè)有限公司采購部門必填，與登錄權限綁定采購一部采購申請人系統(tǒng)自動獲取當前登錄人張*訂單日期必填，格式：YYYY-MM-DD2024-05-01幣種必填，默認CNYCNY預計到貨日期必填，不早于當前日期+3天2024-05-15交貨地址必填，選擇預設倉庫地址總部倉庫-1號庫付款條款必填，與供應商協(xié)議一致賬期30天訂單總金額（含稅）自動計算，保留兩位小數58,500.00審批狀態(tài)自動更新（草稿/審批中/已批準/已駁回）審批中表2：采購訂單物料明細表序號物料編碼物料名稱規(guī)格型號單位采購數量不含稅單價（元）不含稅金額（元）稅率（%）稅額（元）含稅金額（元）預計到貨日期1MAT00A型鋼材Φ20mm噸104,500.0045,000.00135,850.0050,850.002024-05-102MAT005678B型連接件M8*50mm件50010.005,000.0013650.005,650.002024-05-12合計————————————50,000.00——6,500.0056,500.00——（四）關鍵操作提示數據準確性：創(chuàng)建訂單時，物料編碼、供應商編碼、數量、單價等核心信息需反復核對，避免因信息錯誤導致入庫對賬異常；系統(tǒng)支持“物料編碼校驗”，若輸入錯誤編碼會提示“物料不存在”。審批時效：審批人需在規(guī)定時限內完成審批，超時未審批系統(tǒng)會自動提醒采購專員及部門負責人；緊急采購訂單可通過“加急審批”按鈕縮短流程。異常處理：若供應商無法按時交貨，需在系統(tǒng)中更新“預計到貨日期”，并提交《訂單變更申請》經審批后執(zhí)行；若到貨數量與訂單差異超過10%，需聯系供應商補貨或辦理退貨，同步更新系統(tǒng)“入庫數量”及“差異原因”。權限管理：嚴禁越權操作（如審批自身創(chuàng)建的訂單），賬號需專人專用，密碼定期更換（