銷售合同管理模板（含風險評估與應(yīng)對策略）一、引言銷售合同是企業(yè)開展業(yè)務(wù)的重要法律文件，規(guī)范合同管理可有效防范經(jīng)營風險、保障交易安全、維護企業(yè)合法權(quán)益。本模板結(jié)合企業(yè)銷售管理實踐，涵蓋合同全流程操作要點，并嵌入風險評估機制與應(yīng)對策略，適用于各類企業(yè)的銷售合同管理工作，旨在提升合同管理效率，降低潛在風險。二、適用對象與典型應(yīng)用場景（一）適用對象本模板適用于制造業(yè)、商貿(mào)業(yè)、服務(wù)業(yè)等各類開展銷售業(yè)務(wù)的企業(yè)，尤其適合需規(guī)范合同流程、加強風險管控的中小企業(yè)及集團化企業(yè)。涉及的銷售合同類型包括：產(chǎn)品銷售合同、服務(wù)提供合同、長期供貨合同、定制化合同等。（二）典型應(yīng)用場景常規(guī)銷售場景：企業(yè)向客戶批量銷售標準化產(chǎn)品時，需快速起草、審批合同并跟蹤履約情況。大額/定制化銷售場景：涉及金額較大、技術(shù)要求復(fù)雜或需定制開發(fā)的銷售業(yè)務(wù)，需重點評估客戶信用、履約能力及條款合規(guī)性。長期合作場景：與客戶簽訂年度框架協(xié)議，需明確階段性交付、付款條款及爭議解決機制，避免履約過程中的分歧。跨區(qū)域/跨境銷售場景：需考慮不同地區(qū)的法律法規(guī)差異，如稅收政策、交付驗收標準、知識產(chǎn)權(quán)保護等，針對性調(diào)整合同條款。三、銷售合同管理全流程操作指南（一）合同準備階段操作目標：明確交易需求，收集基礎(chǔ)信息，為合同起草奠定基礎(chǔ)。1.需求對接與信息收集業(yè)務(wù)員與客戶充分溝通，確認銷售標的（產(chǎn)品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)）、數(shù)量、單價、質(zhì)量標準、交付時間及地點、付款方式、運輸方式等核心要素。收集客戶基本信息：企業(yè)名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、注冊地址、聯(lián)系方式、開戶銀行及賬號（若涉及預(yù)付款/尾款）。對于大額或新客戶，要求客戶提供加蓋公章的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、近一年財務(wù)報表（或資信證明），初步評估客戶經(jīng)營狀況。2.風險初步篩查業(yè)務(wù)員通過“客戶信用檔案”（若有）或公開渠道（如國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)）查詢客戶是否存在經(jīng)營異常、失信記錄、涉訴信息等。對信用記錄存疑或首次合作客戶，啟動“客戶實地調(diào)查”（可選），核實客戶實際經(jīng)營場所、生產(chǎn)能力、履約能力。風險提示：若客戶拒絕提供基本信息或存在嚴重失信記錄，需暫停合作并上報部門負責人。（二）合同起草階段操作目標：根據(jù)收集的信息，依據(jù)法律法規(guī)及企業(yè)制度，起草內(nèi)容完整、權(quán)責清晰的合同文本。1.合同文本選用優(yōu)先使用企業(yè)標準合同模板（如有），針對常規(guī)銷售業(yè)務(wù)可直接套用模板并修改關(guān)鍵條款。對于非標業(yè)務(wù)（如定制化開發(fā)、跨境銷售），需在標準模板基礎(chǔ)上補充特殊條款，或由法務(wù)部門起草專用合同。2.核心條款編寫合同應(yīng)包含以下必備條款，可根據(jù)業(yè)務(wù)類型補充其他約定：當事人信息：雙方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、地址、聯(lián)系方式（需與營業(yè)執(zhí)照信息一致）。標的條款：產(chǎn)品名稱、型號規(guī)格、品牌、技術(shù)參數(shù)（可附技術(shù)協(xié)議作為附件）、數(shù)量（大額合同建議注明“溢短裝條款”）。質(zhì)量條款：明確質(zhì)量標準（國家標準、行業(yè)標準或企業(yè)標準）、驗收方式（現(xiàn)場驗收/第三方檢測）、質(zhì)量異議期（如“收貨后15日內(nèi)提出”）。價款條款：單價、總價（大小寫一致）、幣種、含稅/不含稅價格、發(fā)票類型（如“增值稅專用發(fā)票”）。履行條款：交付時間（具體日期或“收到預(yù)付款后日內(nèi)”）、交付地點（如“買方指定倉庫”）、運輸方式及費用承擔（如“賣方負責運輸并承擔運費”）。付款條款：付款比例（如“30%預(yù)付款，70%到貨驗收后”）、付款期限、賬戶信息（需與企業(yè)開戶許可證一致）。違約責任：明確逾期交貨、質(zhì)量不符、逾期付款等違約情形的違約金計算方式（如“按未付款項的0.05%/日收取”）、賠償范圍（直接損失）。爭議解決：約定訴訟或仲裁（如“提交賣方所在地有管轄權(quán)的人民法院訴訟”或“提交仲裁委員會仲裁”）。不可抗力：定義不可抗力事件（如自然災(zāi)害、戰(zhàn)爭）及雙方責任免除條款。生效條款：合同生效條件（如“雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章后生效”）。3.附件準備技術(shù)協(xié)議、質(zhì)量標準、產(chǎn)品說明書、客戶訂單等作為合同附件，附件需與條款一致，注明“本附件與合同具有同等法律效力”。風險提示：避免使用模糊表述（如“盡快”“大約”），價款、數(shù)量、日期等關(guān)鍵數(shù)字需大小寫一致；違約責任需合理，避免“過高”或“過低”被認定無效。（三）合同評審階段操作目標：通過多部門協(xié)作，識別合同風險，保證條款合規(guī)、可行。1.評審流程業(yè)務(wù)部門初審：業(yè)務(wù)員檢查合同內(nèi)容是否與客戶需求一致，交付、付款等時間節(jié)點是否合理，保證業(yè)務(wù)可實現(xiàn)。法務(wù)部門評審：法務(wù)專員重點審核條款合法性（如“霸王條款”風險）、法律風險（如違約責任是否明確、爭議解決是否有效）、知識產(chǎn)權(quán)歸屬（如涉及定制開發(fā)）。財務(wù)部門評審：財務(wù)經(jīng)理審核付款方式、資金安排是否符合企業(yè)財務(wù)制度，客戶信用額度是否超限，發(fā)票開具方式是否合規(guī)。技術(shù)部門評審（如涉及定制化產(chǎn)品）：技術(shù)負責人確認技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標準、驗收方案是否可實現(xiàn)，是否存在技術(shù)漏洞。2.評審意見處理各部門在《合同評審表》（見模板一）中填寫評審意見，明確“同意”“修改后同意”或“不同意”。若存在修改意見，業(yè)務(wù)員需與客戶協(xié)商調(diào)整合同條款，重新發(fā)起評審直至所有部門無異議。風險提示：未經(jīng)評審的合同不得進入簽訂環(huán)節(jié)；評審過程中若存在重大分歧（如客戶要求修改違約責任導(dǎo)致企業(yè)風險過高），需上報分管負責人決策。（四）合同簽訂階段操作目標：完成合同簽署手續(xù)，保證合同法律效力。1.用印審批業(yè)務(wù)員填寫《合同用印申請表》，附評審?fù)ㄟ^的合同文本及附件，經(jīng)部門負責人、法務(wù)負責人、分管負責人審批后，至行政部門加蓋公章或合同專用章。合同需“騎縫章”粘貼（多頁合同），避免單頁被替換。2.簽署與分發(fā)雙方簽字蓋章：由法定代表人或授權(quán)代表簽字（需提供授權(quán)委托書），并加蓋企業(yè)公章（“合同專用章”與公章具有同等效力）。合同簽訂后，業(yè)務(wù)員將原件至少留存2份（企業(yè)留存1份，客戶1份），復(fù)印件分發(fā)至財務(wù)、法務(wù)、倉庫等相關(guān)部門（如需）。風險提示：嚴禁在空白合同上蓋章；授權(quán)委托書需注明授權(quán)范圍、期限，并由授權(quán)人簽字蓋章。（五）合同履行階段操作目標：跟蹤合同執(zhí)行進度，及時處理履約問題，保證交易順利完成。1.履約跟蹤業(yè)務(wù)員建立《合同履行跟蹤表》（見模板二），記錄交付時間、物流信息、驗收情況、付款進度等關(guān)鍵節(jié)點，定期更新（每周/每兩周）。倉庫/生產(chǎn)部門：按合同約定時間備貨/生產(chǎn)，發(fā)貨前通知業(yè)務(wù)員，提供發(fā)貨清單及質(zhì)檢報告。財務(wù)部門：根據(jù)合同約定開具發(fā)票，跟蹤客戶付款進度，逾期未付款的，及時與業(yè)務(wù)員協(xié)同催收。2.驗收與交付產(chǎn)品送達后，業(yè)務(wù)員協(xié)助客戶進行驗收（或按約定由第三方驗收），驗收合格后由客戶簽署《驗收確認單》（作為付款依據(jù)）。若驗收不合格，業(yè)務(wù)員需及時記錄問題原因，協(xié)調(diào)技術(shù)/生產(chǎn)部門整改，并書面通知客戶復(fù)驗時間。3.回款管理財務(wù)部門根據(jù)合同約定發(fā)起付款申請，客戶付款后及時入賬，并在《合同履行跟蹤表》中標注“已收款”。逾期付款的，業(yè)務(wù)員需發(fā)送《催款函》（模板三），明確逾期金額、付款期限及逾期后果；超過30日未付的，上報法務(wù)部門評估是否采取法律措施。風險提示：驗收確認單需由客戶授權(quán)代表簽字并加蓋公章，避免僅由個人簽字導(dǎo)致效力爭議；回款優(yōu)先公對公賬戶，警惕客戶以“個人賬戶”“第三方賬戶”為由要求付款。（六）合同歸檔階段操作目標：規(guī)范合同檔案管理，保證資料完整，便于后續(xù)查閱與審計。1.檔案整理合同履行完畢（含驗收、付款、質(zhì)保期滿后），業(yè)務(wù)員將合同文本、附件、評審記錄、用印申請、驗收單、發(fā)票、溝通函件等資料整理成冊，按“一合同一檔”原則編號。2.歸檔與保管檔案資料移交至企業(yè)檔案管理部門（或指定專人），錄入電子檔案系統(tǒng)，保存期限不少于合同履行結(jié)束后5年（涉及訴訟/仲裁的，保存至案件終結(jié)）。電子檔案需加密存儲，設(shè)置查閱權(quán)限，避免信息泄露。風險提示：嚴禁個人留存合同原件；檔案借閱需經(jīng)部門負責人批準，并登記借閱時間、用途、歸還日期。四、核心模板表格模板一：合同評審表合同編號銷售合同名稱評審部門評審意見評審人日期業(yè)務(wù)部門法務(wù)部門財務(wù)部門技術(shù)部門綜合結(jié)論：□同意□修改后同意□不同意（說明原因：）評審負責人簽字：日期：模板二：合同履行跟蹤表合同編號客戶名稱銷售標的合同金額履行節(jié)點計劃時間實際時間完成情況責任人備注預(yù)付款到賬□是□否產(chǎn)品交付□是□否驗收確認□是□否尾款到賬□是□否模板三：催款函致：[客戶全稱]根據(jù)我司與貴司簽訂的《銷售合同》（合同編號：[合同編號]），約定貴司應(yīng)于[付款日期]前支付合同款項[金額]元（大寫：[金額大寫]），截至本函發(fā)出日，貴司已逾期[天數(shù)]日未付。請貴司于收到本函后[如：3個工作日]內(nèi)付清上述款項，逾期未付的，我司將依據(jù)合同約定采取包括但不限于暫停供貨、追究違約責任等法律措施。聯(lián)系人：[業(yè)務(wù)員姓名]聯(lián)系方式：[電話號碼][企業(yè)全稱]（蓋章）[日期]五、使用本模板的關(guān)鍵提示與注意事項（一）法律合規(guī)性優(yōu)先合同條款需符合《民法典》《公司法》《消費者權(quán)益保護法》等法律法規(guī)，禁止設(shè)置“霸王條款”（如“最終解釋權(quán)歸賣方所有”）。涉及特殊行業(yè)（如食品、醫(yī)藥、特種設(shè)備）的，需遵守行業(yè)監(jiān)管規(guī)定（如需提供生產(chǎn)許可證、經(jīng)營許可證）。（二）信息準確性保障客戶信息、合同金額、日期等關(guān)鍵內(nèi)容需與客戶確認一致，避免因筆誤導(dǎo)致爭議（如“10萬元”誤寫為“1萬元”）。合同修改需經(jīng)雙方書面確認（如簽訂《補充協(xié)議》），嚴禁口頭修改。（三）風險動態(tài)管控建立“合同風險臺賬”，記錄合同履行過程中的風險點（如客戶逾期付款、產(chǎn)品質(zhì)量問題），定期更新風險等級（低、中、高），并制定應(yīng)對措施。對于高風險客戶（如逾期付款超過2次、經(jīng)營異常），需限