通用團隊溝通會議紀(jì)要格式規(guī)范一、適用場景與價值本規(guī)范適用于各類團隊內(nèi)部溝通會議，包括但不限于日常例會、項目推進會、跨部門協(xié)調(diào)會、專題研討會等。通過統(tǒng)一會議紀(jì)要的格式與記錄邏輯，可實現(xiàn)以下核心價值：信息留存：準(zhǔn)確傳遞會議核心內(nèi)容，避免信息傳遞偏差或遺漏；責(zé)任明確：清晰劃分行動項的負責(zé)人與時間節(jié)點，推動任務(wù)落地；追溯依據(jù)：為后續(xù)工作復(fù)盤、決策執(zhí)行提供可查閱的文字檔案；效率提升：減少會議溝通成本，幫助未參會人員快速掌握會議成果。二、會議紀(jì)要撰寫全流程（一）會前準(zhǔn)備：奠定記錄基礎(chǔ)明確會議核心目標(biāo)會議組織者需提前向參會人員同步會議主題與預(yù)期成果（如“確定項目下一階段開發(fā)計劃”“解決跨部門協(xié)作瓶頸”），記錄人需據(jù)此梳理記錄重點，避免信息冗余。確認基礎(chǔ)信息與分工收集會議基本信息：會議名稱、時間（精確到分鐘）、地點（線上會議需注明平臺及會議號）、參會人員（含主會人、記錄人）、缺席人員及原因；分配記錄職責(zé)：指定1名專職記錄人（建議由熟悉業(yè)務(wù)流程的成員擔(dān)任），提前準(zhǔn)備會議議程模板（可參考本規(guī)范第三部分），保證記錄工具（如文檔、協(xié)作軟件）就緒。準(zhǔn)備會議資料記錄人需提前獲取會議議程、相關(guān)背景材料（如項目進度表、問題清單），熟悉議題內(nèi)容，預(yù)判討論重點，以便快速記錄關(guān)鍵信息。（二）會中記錄：抓取核心信息記錄會議基本信息按模板要求實時填寫會議名稱、時間、地點、參會人員等基礎(chǔ)信息，保證準(zhǔn)確無誤（如參會人員需標(biāo)注“主會人”“列席人”等角色）。聚焦議程與討論要點按“議題-討論內(nèi)容-結(jié)論”邏輯記錄：每個議題需明確討論過程中的不同觀點（尤其是分歧點），最終形成的統(tǒng)一結(jié)論或待決議項；區(qū)分“陳述”與“決議”：避免將個人觀點、背景描述與最終決策混淆，決議需標(biāo)注“通過”“暫緩”“需進一步研究”等狀態(tài)。細化行動項關(guān)鍵要素對會議中明確的任務(wù)，需逐項記錄“任務(wù)描述”“負責(zé)人”“截止時間”“交付成果”四要素，保證責(zé)任到人、時間可追溯（示例：“完成用戶調(diào)研報告初稿——負責(zé)人*，截止時間2024年X月X日，交付成果：含3個核心用戶痛點的調(diào)研報告”）。實時核對與補充討論過程中，記錄人可適時向主會人確認關(guān)鍵信息（如“剛才確認的行動項負責(zé)人是*，截止時間是X月X日，對嗎？”），避免記錄偏差；對未明確的細節(jié)（如待補充的數(shù)據(jù)、需協(xié)調(diào)的資源），需標(biāo)注“待確認”并記錄后續(xù)跟進人。（三）會后整理：完善與分發(fā)信息核對與補充會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)，記錄人需根據(jù)會議錄音（如有）、參會人員反饋，對紀(jì)要內(nèi)容進行核對，補充遺漏的討論要點、行動項細節(jié)，保證信息完整、表述客觀（避免使用“我覺得”“可能”等主觀表述）。格式規(guī)范與審核按本規(guī)范模板調(diào)整格式，保證層級清晰（如“一、（一）1.”）、重點突出（如決議項、行動項可加粗或標(biāo)紅）；提交主會人或會議負責(zé)人審核，確認無遺漏、無歧義后，標(biāo)注“審核通過”及審核日期。分發(fā)與歸檔審核通過后，24小時內(nèi)將紀(jì)要同步至所有參會人員及相關(guān)協(xié)作方，抄送上級領(lǐng)導(dǎo)（如需）；在團隊共享平臺（如企業(yè)釘釘群、共享文件夾）歸檔，命名格式為“會議紀(jì)要_YYYYMMDD”，便于后續(xù)查閱。三、標(biāo)準(zhǔn)會議紀(jì)要模板團隊會議紀(jì)要會議基本信息會議名稱項目周例會/部門跨部門協(xié)調(diào)會/專題研討會會議時間YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM會議地點會議室/線上會議（平臺：X，會議號：X）主會人*（姓名/職務(wù)）記錄人*（姓名/職務(wù)）參會人員、、、（共X人）缺席人員及原因（事假）、（出差）會議議程1.議題一：；2.議題二：；3.議題三：會議內(nèi)容記錄一、議題一：（如“項目當(dāng)前進度匯報與風(fēng)險排查”）討論內(nèi)容：*匯報：模塊已完成80%，剩余功能開發(fā)預(yù)計需3天，當(dāng)前無技術(shù)風(fēng)險；*反饋：測試環(huán)節(jié)發(fā)覺功能與需求文檔存在2處偏差，需開發(fā)組確認調(diào)整方案；*提出：因第三方接口延遲，模塊上線時間可能需順延1周。決議結(jié)論：開發(fā)組于X月X日前完成剩余功能開發(fā)，同步提交測試；*負責(zé)協(xié)調(diào)產(chǎn)品組與開發(fā)組，于X月X日前明確功能調(diào)整方案，書面同步測試組；第三方接口問題由*對接供應(yīng)商，X月X日前反饋延遲影響評估，再確定最終上線時間。二、議題二：（如“跨部門協(xié)作流程優(yōu)化”）討論內(nèi)容：*反饋：當(dāng)前需求提報流程中，審批環(huán)節(jié)平均耗時3天，影響項目進度；*建議：簡化非核心需求的審批層級，由部門負責(zé)人直接審批。決議結(jié)論：自X月X日起，需求金額≤5千元或涉及單一部門的需求，審批流程縮減為“需求人-部門負責(zé)人-執(zhí)行部門”，無需走跨部門審批；*負責(zé)更新《需求管理規(guī)范》，X月X日前發(fā)布并組織培訓(xùn)。行動項匯總序號任務(wù)描述負責(zé)人截止時間交付成果完成狀態(tài)（待辦/進行中/已完成）1完成模塊剩余功能開發(fā)*YYYY-MM-DD功能代碼及測試版本待辦2確認功能調(diào)整方案并同步*YYYY-MM-DD書面調(diào)整方案文檔待辦3對接第三方供應(yīng)商反饋接口延遲*YYYY-MM-DD接口延遲影響評估報告待辦4更新《需求管理規(guī)范》并培訓(xùn)*YYYY-MM-DD新規(guī)范文件及培訓(xùn)簽到表待辦下次會議安排時間：YYYY年MM月DD日HH:MM地點：會議室/線上會議主要議題：1.上次行動項完成情況復(fù)盤；2.模塊最終上線時間確認。記錄人：*審核人：*分發(fā)范圍：團隊全體成員、部門負責(zé)人四、關(guān)鍵注意事項與常見問題規(guī)避（一）內(nèi)容客觀性：避免主觀臆斷會議紀(jì)要需以“事實陳述”為核心，記錄討論過程時需標(biāo)注“提出”“反饋”等來源，區(qū)分“觀點”與“決議”。例如避免寫“大家認為方案可行”，應(yīng)寫“經(jīng)討論，、同意方案，提出需補充數(shù)據(jù)支撐，待后續(xù)驗證”。（二）行動項明確性：杜絕模糊表述行動項需符合“SMART原則”（具體、可衡量、可達成、相關(guān)性、時間限制），避免使用“盡快”“適時”等模糊詞匯。例如將“盡快完成報告”改為“X月X日前完成報告初稿，含數(shù)據(jù)圖表與分析結(jié)論”。（三）及時性要求：保證信息時效會中記錄需實時同步，避免依賴事后回憶；會后整理與分發(fā)需在2個工作日內(nèi)完成，保證行動項責(zé)任人及時接收任務(wù)；定期（如每周）對行動項完成情況進行跟蹤，在下次會議中優(yōu)先復(fù)盤。（四）保密性管理：區(qū)分信息敏感度根據(jù)會議內(nèi)容標(biāo)注保密等級（如“內(nèi)部公開”“機密”），涉密紀(jì)要通過加密渠道傳遞，禁止隨意轉(zhuǎn)發(fā)至無關(guān)人員；涉及公司戰(zhàn)略、未公開項目等敏感信息時，需隱去具體數(shù)據(jù)或使用代號。（五）格式統(tǒng)一性：提升閱讀效率全文使用統(tǒng)一字體（如宋體/微軟雅