中藥加工廠供應(yīng)商管理規(guī)定

一、總則本規(guī)定旨在規(guī)范中藥加工廠與供應(yīng)商之間的合作關(guān)系，確保原材料及相關(guān)物資的穩(wěn)定供應(yīng)、質(zhì)量可靠，同時(shí)實(shí)現(xiàn)互利共贏，共同推動(dòng)中藥產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。本規(guī)定適用于與中藥加工廠有業(yè)務(wù)往來的所有供應(yīng)商。中藥加工廠秉持“傳承中藥文化，炮制精品良藥，服務(wù)大眾健康，追求和諧共贏”的經(jīng)營理念，在供應(yīng)商管理中注重建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，倡導(dǎo)誠實(shí)守信、質(zhì)量至上、共同發(fā)展的企業(yè)文化。在管理過程中采用扁平化管理模式，減少層級，提高溝通和決策效率，確保信息及時(shí)準(zhǔn)確傳遞。二、供應(yīng)商選擇（一）資質(zhì)審核1.供應(yīng)商應(yīng)具備合法的經(jīng)營資質(zhì)，包括營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證等相關(guān)證件，且經(jīng)營范圍涵蓋所供應(yīng)的產(chǎn)品或服務(wù)。對于供應(yīng)中藥材的供應(yīng)商，需具備相應(yīng)的中藥材經(jīng)營資質(zhì)，如《藥品經(jīng)營許可證》（中藥材、中藥飲片）等。2.供應(yīng)商需提供產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證文件，如ISO質(zhì)量體系認(rèn)證、GMP認(rèn)證（針對藥品相關(guān)產(chǎn)品）等，證明其具備穩(wěn)定生產(chǎn)合格產(chǎn)品的能力。（二）實(shí)地考察1.對于潛在的重要供應(yīng)商，中藥加工廠將組織實(shí)地考察小組，對供應(yīng)商的生產(chǎn)場地、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系、人員配備等進(jìn)行實(shí)地考察?？疾煨〗M由采購部門、質(zhì)量控制部門、技術(shù)部門等相關(guān)人員組成。2.考察內(nèi)容包括但不限于：生產(chǎn)環(huán)境是否符合中藥材儲(chǔ)存和加工要求，設(shè)備是否先進(jìn)且維護(hù)良好，質(zhì)量管理流程是否嚴(yán)格執(zhí)行，人員的專業(yè)素質(zhì)和操作規(guī)范程度等?？疾旖Y(jié)束后，考察小組需撰寫詳細(xì)的考察報(bào)告，提出是否適合合作的建議。（三）樣品評估1.要求供應(yīng)商提供樣品，由中藥加工廠的質(zhì)量控制部門按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢測和評估。對于中藥材樣品，需檢測其有效成分含量、農(nóng)藥殘留、重金屬含量等指標(biāo)；對于其他物資樣品，需評估其性能、質(zhì)量是否符合工廠需求。2.樣品評估通過后，方可進(jìn)入下一階段的合作洽談。如樣品不符合要求，供應(yīng)商可在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提供新的樣品進(jìn)行再次評估。（四）綜合評估1.綜合考慮供應(yīng)商的資質(zhì)、實(shí)地考察情況、樣品評估結(jié)果、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等因素，對供應(yīng)商進(jìn)行全面評估。建立供應(yīng)商評估指標(biāo)體系，設(shè)定各指標(biāo)的權(quán)重，通過打分的方式對供應(yīng)商進(jìn)行量化評估。2.評估結(jié)果分為優(yōu)秀、合格、不合格三個(gè)等級。優(yōu)秀供應(yīng)商作為重點(diǎn)合作對象，給予更多的合作機(jī)會(huì)和優(yōu)惠政策；合格供應(yīng)商可進(jìn)行常規(guī)合作，但需持續(xù)改進(jìn)；不合格供應(yīng)商則不予合作。三、供應(yīng)商合同管理（一）合同簽訂1.經(jīng)評估合格的供應(yīng)商，雙方需簽訂正式的合作合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)、違約責(zé)任等條款。2.合同文本由中藥加工廠的法務(wù)部門審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。合同簽訂前，雙方需對合同條款進(jìn)行充分溝通和協(xié)商，確保雙方理解一致。（二）合同執(zhí)行1.供應(yīng)商應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的內(nèi)容執(zhí)行，按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)產(chǎn)品或提供服務(wù)。中藥加工廠采購部門負(fù)責(zé)跟蹤合同執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，解決可能出現(xiàn)的問題。2.在合同執(zhí)行過程中，如因特殊原因需要變更合同條款，雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議。補(bǔ)充協(xié)議與原合同具有同等法律效力。（三）合同存檔1.合同簽訂后，采購部門負(fù)責(zé)將合同原件及相關(guān)附件進(jìn)行整理歸檔，建立合同檔案庫。合同檔案應(yīng)包括合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、往來函件、驗(yàn)收報(bào)告等資料。2.合同檔案的保管期限按照國家法律法規(guī)和企業(yè)檔案管理制度執(zhí)行，以便在需要時(shí)查閱和追溯。四、供應(yīng)商質(zhì)量管理（一）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定1.中藥加工廠根據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及自身質(zhì)量要求，制定詳細(xì)的供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)涵蓋原材料、包裝材料等所有采購物資的質(zhì)量要求，明確各項(xiàng)指標(biāo)的具體數(shù)值和檢驗(yàn)方法。2.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)在與供應(yīng)商簽訂合同前，應(yīng)明確告知供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商承諾嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)供應(yīng)產(chǎn)品。（二）檢驗(yàn)與驗(yàn)收1.供應(yīng)商供應(yīng)的產(chǎn)品到達(dá)中藥加工廠后，倉庫管理人員應(yīng)首先核對送貨單與采購訂單的一致性，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。然后通知質(zhì)量控制部門進(jìn)行檢驗(yàn)。2.質(zhì)量控制部門按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對產(chǎn)品進(jìn)行檢驗(yàn)，采用抽樣檢驗(yàn)或全檢的方式，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。檢驗(yàn)合格的產(chǎn)品辦理入庫手續(xù)，不合格產(chǎn)品按照不合格品處理程序進(jìn)行處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。（三）質(zhì)量改進(jìn)1.對于檢驗(yàn)過程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題，質(zhì)量控制部門應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出整改措施。供應(yīng)商需對質(zhì)量問題進(jìn)行深入分析，制定切實(shí)可行的改進(jìn)方案，并提交給中藥加工廠審核。2.中藥加工廠將對供應(yīng)商的整改情況進(jìn)行跟蹤和驗(yàn)證，確保質(zhì)量問題得到有效解決。對于多次出現(xiàn)質(zhì)量問題且整改不力的供應(yīng)商，將采取減少采購量、暫停合作甚至終止合作等措施。五、供應(yīng)商交貨管理（一）交貨計(jì)劃1.采購部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和庫存情況，提前向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，并明確交貨時(shí)間和交貨地點(diǎn)。供應(yīng)商應(yīng)根據(jù)采購訂單要求，制定詳細(xì)的交貨計(jì)劃，并反饋給采購部門。2.雙方應(yīng)保持密切溝通，及時(shí)調(diào)整交貨計(jì)劃，以應(yīng)對生產(chǎn)計(jì)劃的變化或其他突發(fā)情況。（二）交貨方式1.供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的交貨方式進(jìn)行交貨，如自送、委托物流配送等。對于需要特殊運(yùn)輸條件的產(chǎn)品，如冷藏、防潮等，供應(yīng)商應(yīng)確保運(yùn)輸過程中的產(chǎn)品質(zhì)量不受影響。2.在交貨過程中，供應(yīng)商應(yīng)提供送貨清單、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等相關(guān)文件，以便中藥加工廠進(jìn)行驗(yàn)收。（三）延遲交貨處理1.如供應(yīng)商因不可抗力或其他特殊原因無法按時(shí)交貨，應(yīng)提前通知采購部門，并說明預(yù)計(jì)延遲的時(shí)間。采購部門應(yīng)及時(shí)評估延遲交貨對生產(chǎn)造成的影響，并與供應(yīng)商協(xié)商解決方案。2.對于無故延遲交貨的供應(yīng)商，中藥加工廠將按照合同約定收取違約金。多次延遲交貨嚴(yán)重影響生產(chǎn)進(jìn)度的供應(yīng)商，將被列入不良供應(yīng)商名單，減少合作機(jī)會(huì)或終止合作。六、供應(yīng)商付款管理（一）付款方式1.中藥加工廠與供應(yīng)商在合同中明確付款方式，常見的付款方式包括銀行轉(zhuǎn)賬、支票等。付款周期根據(jù)合同約定執(zhí)行，一般分為預(yù)付款、驗(yàn)收款、質(zhì)保金等階段。2.對于信譽(yù)良好的長期合作供應(yīng)商，可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)放寬付款條件，但需經(jīng)過相關(guān)部門審批。（二）付款流程1.產(chǎn)品驗(yàn)收合格后，供應(yīng)商應(yīng)按照合同要求提供合法有效的發(fā)票及相關(guān)付款憑證，提交給采購部門。采購部門審核無誤后，將付款申請?zhí)峤唤o財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門對付款申請進(jìn)行復(fù)核，確認(rèn)發(fā)票真實(shí)性、金額準(zhǔn)確性等信息后，按照公司財(cái)務(wù)審批流程進(jìn)行付款。付款完成后，財(cái)務(wù)部門將付款憑證反饋給采購部門，以便與供應(yīng)商進(jìn)行核對。（三）逾期付款處理1.如因特殊原因?qū)е赂犊钛舆t，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商，并說明預(yù)計(jì)付款時(shí)間。因公司內(nèi)部流程問題導(dǎo)致逾期付款的，應(yīng)盡量縮短延遲時(shí)間，并向供應(yīng)商道歉。2.對于因供應(yīng)商自身原因?qū)е赂犊钛舆t的，如發(fā)票開具不規(guī)范等，供應(yīng)商應(yīng)及時(shí)整改，重新提交付款申請。七、供應(yīng)商信息管理（一）信息收集1.采購部門負(fù)責(zé)收集供應(yīng)商的基本信息，包括企業(yè)名稱、法定代表人、聯(lián)系方式、地址、經(jīng)營范圍等。同時(shí)，收集供應(yīng)商的產(chǎn)品信息、價(jià)格信息、質(zhì)量信息、交貨信息等業(yè)務(wù)相關(guān)信息。2.建立供應(yīng)商信息數(shù)據(jù)庫，對供應(yīng)商信息進(jìn)行分類管理，確保信息的完整性和準(zhǔn)確性。（二）信息更新1.定期對供應(yīng)商信息進(jìn)行更新，及時(shí)掌握供應(yīng)商的經(jīng)營狀況、產(chǎn)品變化等情況。如供應(yīng)商的聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍等信息發(fā)生變更，應(yīng)要求供應(yīng)商及時(shí)通知中藥加工廠進(jìn)行信息更新。2.根據(jù)供應(yīng)商的合作表現(xiàn)，動(dòng)態(tài)調(diào)整供應(yīng)商的評估等級、信用額度等信息，為合作決策提供依據(jù)。（三）信息保密1.中藥加工廠與供應(yīng)商雙方應(yīng)對合作過程中涉及的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等信息予以保密。雙方在合作合同中明確保密條款，規(guī)定保密范圍、保密期限、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.員工在工作中接觸到供應(yīng)商信息的，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得泄露給第三方。如因信息泄露給雙方造成損失的，將依法追究相關(guān)責(zé)任。八、供應(yīng)商績效考核（一）考核指標(biāo)設(shè)定1.建立科學(xué)合理的供應(yīng)商績效考核指標(biāo)體系，包括質(zhì)量指標(biāo)（如產(chǎn)品合格率、退貨率等）、交貨指標(biāo)（如按時(shí)交貨率、交貨準(zhǔn)確率等）、價(jià)格指標(biāo)（如價(jià)格合理性、成本降低率等）、服務(wù)指標(biāo)（如售后服務(wù)響應(yīng)速度、解決問題滿意度等）等。2.根據(jù)各項(xiàng)指標(biāo)的重要程度，設(shè)定相應(yīng)的權(quán)重，確?？己私Y(jié)果能夠全面、客觀地反映供應(yīng)商的綜合表現(xiàn)。（二）考核周期1.對供應(yīng)商的績效考核分為月度考核、季度考核和年度考核。月度考核主要關(guān)注供應(yīng)商的日常表現(xiàn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行溝通整改；季度考核對供應(yīng)商在一個(gè)季度內(nèi)的綜合表現(xiàn)進(jìn)行評估；年度考核則是對供應(yīng)商全年工作的全面總結(jié)和評價(jià)。（三）考核結(jié)果應(yīng)用1.根據(jù)績效考核結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對于考核優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予增加采購量、優(yōu)先合作新項(xiàng)目、價(jià)格優(yōu)惠等獎(jiǎng)勵(lì)；對于考核合格的供應(yīng)商，提出改進(jìn)建議，要求其持續(xù)提升績效；對于考核不合格的供應(yīng)商，視情況采取減少采購量、暫停合作或終止合作等措施。2.績效考核結(jié)果將作為供應(yīng)商是否繼續(xù)合作以及合作深度的重要依據(jù)，激勵(lì)供應(yīng)商不斷提高自身服務(wù)水平和產(chǎn)品質(zhì)量。九、供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)（一）溝通機(jī)制1.建立定期溝通機(jī)制，采購部門定期與供應(yīng)商召開溝通會(huì)議，交流合作過程中存在的問題和改進(jìn)措施。會(huì)議可以采用面對面、視頻會(huì)議或電話會(huì)議等方式進(jìn)行。2.設(shè)立專門的溝通渠道，如電子郵箱、熱線電話等，方便雙方隨時(shí)溝通業(yè)務(wù)問題。對于供應(yīng)商的咨詢和反饋，應(yīng)及時(shí)給予回復(fù)和處理。（二）合作交流1.組織供應(yīng)商培訓(xùn)活動(dòng)，邀請行業(yè)專家、技術(shù)人員等為供應(yīng)商進(jìn)行產(chǎn)品質(zhì)量、生產(chǎn)工藝、法規(guī)政策等方面的培訓(xùn)，提升供應(yīng)商的專業(yè)水平和管理能力。2.開展供應(yīng)商參觀交流活動(dòng)，邀請供應(yīng)商到中藥加工廠參觀學(xué)習(xí)，了解工廠的生產(chǎn)流程、質(zhì)量控制體系等，增進(jìn)雙方的相互了解和信任。同時(shí)，也可安排到優(yōu)秀供應(yīng)商處參觀學(xué)習(xí)，借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和生產(chǎn)技術(shù)。（三）人文關(guān)懷1.在重要節(jié)日、供應(yīng)商生日等特殊時(shí)刻，向供應(yīng)商發(fā)送祝福信息或小禮品，表達(dá)對供應(yīng)商的關(guān)懷和感謝。2.關(guān)注供應(yīng)商的經(jīng)營困難，在力所能及的范圍內(nèi)提供幫助和支持，如協(xié)助解決資金周轉(zhuǎn)問題、提供技術(shù)支持等，建立長期穩(wěn)定的合作伙伴關(guān)系。十、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.建立供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別機(jī)制，采購部門、質(zhì)量控制部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門共同參與，定期對供應(yīng)商可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估和識(shí)別。風(fēng)險(xiǎn)包括但不限于市場風(fēng)險(xiǎn)（如原材料價(jià)格波動(dòng)、市場需求變化等）、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)（如產(chǎn)品質(zhì)量不合格、質(zhì)量事故等）、經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)（如供應(yīng)商破產(chǎn)、經(jīng)營不善等）、法律風(fēng)險(xiǎn)（如合同糾紛、知識(shí)產(chǎn)權(quán)糾紛等）等。2.運(yùn)用風(fēng)險(xiǎn)矩陣等工具，對識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析和評估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級和影響程度。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對1.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。對于高風(fēng)險(xiǎn)因素，應(yīng)采取重點(diǎn)監(jiān)控、增加備用供應(yīng)商、簽訂風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)協(xié)議等措施進(jìn)行防范；對于中風(fēng)險(xiǎn)因素，可通過加強(qiáng)溝通、定期檢查等方式進(jìn)行控制；對于低風(fēng)險(xiǎn)因素，可進(jìn)行日常關(guān)注和管理。2.建立應(yīng)急預(yù)案，針對可能出現(xiàn)的重大風(fēng)險(xiǎn)事件，如供應(yīng)商突然停產(chǎn)、質(zhì)量事故等，制定應(yīng)急處理流程和措施，確保能夠迅速、有效地應(yīng)對，減少對生產(chǎn)經(jīng)營的影響。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控1.對供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行持續(xù)監(jiān)控，定期收集和分析相關(guān)信息，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的變化情況。如發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)有擴(kuò)大或惡化的趨勢，應(yīng)及時(shí)調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。2.定期對供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)管