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文檔簡介
辦公室會議記錄計劃一、會議記錄計劃概述
辦公室會議記錄是確保會議內(nèi)容得到有效傳達和落實的重要工具。制定科學的會議記錄計劃有助于提高會議效率、明確責任分工、保障信息完整性和后續(xù)追蹤。本計劃旨在規(guī)范會議記錄的流程、內(nèi)容和質(zhì)量,確保記錄工作標準化、系統(tǒng)化。
二、會議記錄計劃內(nèi)容
(一)記錄準備階段
1.確定記錄人員:
(1)根據(jù)會議重要性及內(nèi)容復雜度,指定專人負責記錄,或由會議組織者指定記錄團隊。
(2)對于小型會議,可由參會者輪流記錄;大型會議建議安排專業(yè)記錄員。
2.提前收集資料:
(1)提前獲取會議議程、參會人員名單及背景材料,以便記錄時快速定位關(guān)鍵信息。
(2)如有上次會議記錄,需提前查閱并標注待跟進事項。
(二)會議記錄核心流程
1.記錄會議開場:
(1)記錄會議時間、地點、主題及主持人、參會人員名單。
(2)記錄開場發(fā)言,如議程說明、上次會議決議跟進情況等。
2.記錄主要討論內(nèi)容:
(1)按議程順序逐項記錄,突出發(fā)言人的核心觀點和解決方案。
(2)使用條目式記錄,避免長篇大論,如:“
-項目A進度匯報:
-當前完成度60%,下周需完成模塊X測試?!?/p>
3.記錄決策事項:
(1)明確標注會議達成的決議,如:“決議:由張三負責協(xié)調(diào)供應商資源,于5月10日前提交方案?!?/p>
(2)保留分歧意見及待討論問題,標注責任人和后續(xù)跟進人。
4.記錄行動項:
(1)分條列出需落實的任務,包含負責人、截止日期和具體要求。
(2)示例:
-任務1:李四提交財務報告初稿(截止日期:2023年X月X日)。
-任務2:王五組織部門培訓(截止日期:2023年X月X日)。
(三)會議記錄后續(xù)工作
1.整理與審核:
(1)會后2小時內(nèi)完成記錄初稿整理,剔除無關(guān)內(nèi)容。
(2)由主持人或指定負責人審核記錄準確性,確保無遺漏或偏差。
2.分發(fā)與存檔:
(1)通過郵件或內(nèi)部系統(tǒng)將記錄分發(fā)給參會人員,需在24小時內(nèi)完成。
(2)按季度歸檔電子版記錄,紙質(zhì)版存檔于指定位置,便于查閱。
3.跟進落實情況:
(1)記錄人員需定期檢查行動項完成進度,必要時提醒相關(guān)責任人。
(2)在下次會議中匯報跟進結(jié)果,形成閉環(huán)管理。
三、注意事項
1.記錄時應保持中立,避免加入個人主觀評價。
2.對于技術(shù)性或?qū)I(yè)性強的內(nèi)容,可標注需進一步確認的信息。
3.如會議涉及保密內(nèi)容,需強調(diào)記錄保密性,并按規(guī)定處理敏感信息。
4.建立記錄模板,統(tǒng)一格式,提高效率。模板可包含以下模塊:
-會議基本信息
-議程及討論內(nèi)容
-決策事項
-行動項清單
-備注(如需補充說明的事項)
**一、會議記錄計劃概述**
辦公室會議記錄是確保會議內(nèi)容得到有效傳達和落實的重要工具。制定科學的會議記錄計劃有助于提高會議效率、明確責任分工、保障信息完整性和后續(xù)追蹤。本計劃旨在規(guī)范會議記錄的流程、內(nèi)容和質(zhì)量,確保記錄工作標準化、系統(tǒng)化。
**核心目標:**
1.**信息完整保留:**確保會議的關(guān)鍵決策、討論要點、行動項等核心信息被完整、準確地記錄下來。
2.**責任清晰明確:**通過記錄行動項及負責人,確保任務分配清晰,避免責任推諉。
3.**過程可追溯:**為后續(xù)工作提供依據(jù),便于對會議決策的執(zhí)行情況進行跟蹤和評估。
4.**效率提升:**規(guī)范流程可減少記錄時間,提高會議整體效率。
**適用范圍:**
本計劃適用于公司內(nèi)部所有類型的會議,包括但不限于:部門例會、項目啟動會、項目評審會、團隊頭腦風暴會、客戶溝通會等。
**二、會議記錄計劃內(nèi)容**
(一)記錄準備階段
1.確定記錄人員:
(1)**小型會議(如部門周會):**可由參會者輪流擔任記錄員,提前溝通記錄職責。
(2)**中型會議(如項目評審會):**由會議組織者指定專人記錄,該人員需熟悉會議主題及關(guān)鍵術(shù)語。
(3)**大型會議(如跨部門協(xié)調(diào)會):**建議組建記錄小組,分工負責不同議題或發(fā)言人,會后合并整理。
(4)**選擇標準:**
-記錄人員需具備良好的傾聽能力、快速打字能力和一定的邏輯梳理能力。
-熟悉會議背景和議程者優(yōu)先。
2.提前收集資料:
(1)**會議通知:**獲取會議議程、參會人員名單、會議目的等信息。
(2)**背景文件:**如有上次會議記錄、相關(guān)項目報告、數(shù)據(jù)圖表等,需提前查閱,便于理解討論背景。
(3)**技術(shù)準備:**
-確認是否需要錄音輔助記錄(需提前通知參會者并遵守保密規(guī)定)。
-準備筆記本、筆或筆記本電腦。
-檢查電源、網(wǎng)絡等設備狀態(tài)。
(二)會議記錄核心流程
1.記錄會議開場:
(1)**時間地點:**準確記錄會議開始時間、結(jié)束時間、會議地點(或線上會議鏈接)。
(2)**參會人員:**列出所有參會者姓名及職務,缺席者需記錄并簡要說明原因(如提前告知)。
(3)**主持人及記錄人:**明確主持人及當次記錄人姓名。
(4)**開場致辭/議程說明:**記錄主持人對會議目的、議程安排的說明,特別是重申關(guān)鍵討論主題或預期成果。
2.記錄主要討論內(nèi)容:
(1)**按議程逐項記錄:**
-**議題一:XX項目進展匯報**
-負責人X發(fā)言:
-當前完成情況(如:已完成階段一,剩余階段二、三)。
-遇到的問題(如:資源協(xié)調(diào)困難,需XX部門支持)。
-下一步計劃(如:下周初完成階段二設計)。
-其他參會者補充或討論要點:
-成員Y提出風險點:需關(guān)注XX技術(shù)可行性。
-成員Z建議:可嘗試XX方案緩解資源壓力。
-**關(guān)鍵原則:**
-**抓主干:**聚焦發(fā)言者的核心觀點、建議或決策傾向,避免記錄口語化冗余信息。
-**要素完整:**每條記錄應包含發(fā)言者、觀點/行動、相關(guān)依據(jù)(如有)。
-**客觀中立:**僅記錄事實,不加個人評價或推斷。
(2)**特殊內(nèi)容處理:**
-**數(shù)據(jù)討論:**準確記錄數(shù)據(jù)來源、數(shù)值及結(jié)論(如:“用戶增長率報告顯示,本月環(huán)比增長5%,主要來自新渠道A投放”)。
-**技術(shù)討論:**對專業(yè)術(shù)語進行準確記錄,必要時可加注簡要解釋(如:“采用‘分布式緩存架構(gòu)’,以提升系統(tǒng)響應速度”)。
-**情緒化發(fā)言:**記錄發(fā)言內(nèi)容,但避免直接描述情緒(如:“XX表達了對進度滯后的擔憂”)。
3.記錄決策事項:
(1)**明確標識:**使用醒目標識(如“**決議:**”、“**結(jié)論:**”)引出會議達成的共識或決定。
(2)**要素完整:**每項決議需清晰說明:
-決議內(nèi)容(具體做什么)。
-負責執(zhí)行的人或部門。
-完成時限。
-交付標準(如有)。
(3)**示例:**
-**決議:**立即啟動“XX系統(tǒng)優(yōu)化”項目,由技術(shù)部張三牽頭,項目周期為4周,于6月30日前交付優(yōu)化版本。
-**決議:**下次市場活動方案需包含線上推廣預算調(diào)整,由市場部李四負責,7月10日前提交新方案。
(4)**未達成一致事項:**
-如有分歧未形成決議,需記錄各方主要觀點及待進一步討論的問題,標注負責人跟進方向。
4.記錄行動項:
(1)**獨立列表:**在決議之后,單獨列出所有需跟進的行動項,便于查閱。
(2)**格式統(tǒng)一:**采用“任務編號-任務描述-負責人-截止日期-備注”的格式。
(3)**示例:**
-**任務1-完成市場活動方案初稿:**負責人:李四;截止日期:2023年X月X日;備注:需包含預算明細。
-**任務2-調(diào)研競品動態(tài):**負責人:王五;截止日期:2023年X月X日;備注:重點關(guān)注XX功能。
-**任務3-協(xié)調(diào)供應商資源:**負責人:張三;截止日期:2023年X月X日;備注:需確認XX材料規(guī)格。
(4)**跟進機制:**記錄人員需在會后1-2天內(nèi),將行動項列表發(fā)送給相關(guān)負責人確認。
(三)會議記錄后續(xù)工作
1.整理與審核:
(1)**初稿整理(會后1-2小時內(nèi)):**
-將錄音(如有)與筆記對照,補充遺漏信息。
-刪除與會議主題無關(guān)的討論或重復內(nèi)容。
-按邏輯順序重新組織內(nèi)容,如:開場->議題討論->決議->行動項。
-統(tǒng)一格式,使用簡潔明了的語言。
(2)**審核流程:**
-將初稿發(fā)送給主持人或會議關(guān)鍵決策人審閱。
-如有修改意見,及時溝通并調(diào)整。
-最終版本需經(jīng)主持人確認簽字(如需)。
2.分發(fā)與存檔:
(1)**分發(fā)時間:**會后24小時內(nèi)完成電子版記錄的發(fā)送。
(2)**分發(fā)對象:**所有參會人員,以及根據(jù)需要抄送給未參會但需了解情況的人員。
(3)**分發(fā)方式:**通過公司郵件系統(tǒng)或內(nèi)部協(xié)作平臺(如企業(yè)微信、釘釘、Teams等)發(fā)送。
(4)**存檔規(guī)范:**
-電子版:按會議類型(如“項目會議”、“行政會議”)和日期分類,存入指定共享文件夾。
-紙質(zhì)版(如有):按季度裝訂歸檔,存放在指定檔案柜。
-索引建立:建議建立會議主題及年份的索引,方便快速查找。
3.跟進落實情況:
(1)**定期檢查:**記錄人員需在截止日期前1-2天,通過郵件或即時通訊工具提醒相關(guān)負責人。
(2)**進度跟蹤:**對于重要或復雜的行動項,記錄人員可協(xié)助負責人跟進進度,或在下次會議中匯報。
(3)**閉環(huán)管理:**在后續(xù)會議中,簡要回顧上次會議行動項的完成情況,形成“記錄-執(zhí)行-反饋”的閉環(huán)。
三、注意事項
1.**保密性:**對于涉及敏感信息(如財務數(shù)據(jù)、客戶信息、未公開策略等)的會議,需強調(diào)記錄的保密性,并在分發(fā)范圍上嚴格限制。記錄人員需簽署保密協(xié)議(如適用)。
2.**客觀性:**嚴格避免記錄個人主觀評價、猜測或情緒化表達。如遇無法判斷的表述,可標記為“需核實”并備注情況。
3.**專業(yè)術(shù)語:**
-對于領(lǐng)域性強的專業(yè)術(shù)語,確保記錄準確無誤。
-如參會者對術(shù)語使用有疑問,可在記錄中注明或會后補充解釋。
4.**模板標準化:**
-設計標準化會議記錄模板,包含固定模塊(見下方示例),可提高記錄效率和質(zhì)量。
-模板示例:
```
**會議記錄**
會議主題:[會議主題]
會議時間:[年]-[月]-[日][時]:[分]-[時]:[分]
會議地點:[地點/線上會議鏈接]
主持人:[姓名]
記錄人:[姓名]
參會人員:[姓名-職務],[姓名-職務],……
缺席人員:[姓名-職務](原因:[如提前告知])
會議議程:[議程1],[議程2],……
**一、開場致辭/議程說明**
[主持人發(fā)言要點]
**二、議題討論**
**(一)議題1:[議題名稱]**
-[發(fā)言人A姓名]:[發(fā)言內(nèi)容要點]
-[發(fā)言人B姓名]:[發(fā)言內(nèi)容要點]
-……
**(二)議題2:[議題名稱]**
-[發(fā)言人C姓名]:[發(fā)言內(nèi)容要點]
-……
**三、決議事項**
**(一)決議1:**[決議內(nèi)容]
**(二)決議2:**[決議內(nèi)容]
……
**四、行動項**
|任務編號|任務描述|負責人|截止日期|備注|
|:-------|:---------------------------|:-----|:---------|:-----------------|
|1|[任務1描述]|張三|[日期]|[備注]|
|2|[任務2描述]|李四|[日期]|[備注]|
|……|……|……|……|……|
**五、備注/需核實事項**
[如需補充說明或需進一步確認的信息]
**分發(fā)列表:**[姓名/部門],[姓名/部門],……
```
5.**持續(xù)優(yōu)化:**定期(如每月)回顧會議記錄的質(zhì)量和效率,收集反饋意見,對計劃進行優(yōu)化調(diào)整。
一、會議記錄計劃概述
辦公室會議記錄是確保會議內(nèi)容得到有效傳達和落實的重要工具。制定科學的會議記錄計劃有助于提高會議效率、明確責任分工、保障信息完整性和后續(xù)追蹤。本計劃旨在規(guī)范會議記錄的流程、內(nèi)容和質(zhì)量,確保記錄工作標準化、系統(tǒng)化。
二、會議記錄計劃內(nèi)容
(一)記錄準備階段
1.確定記錄人員:
(1)根據(jù)會議重要性及內(nèi)容復雜度,指定專人負責記錄,或由會議組織者指定記錄團隊。
(2)對于小型會議,可由參會者輪流記錄;大型會議建議安排專業(yè)記錄員。
2.提前收集資料:
(1)提前獲取會議議程、參會人員名單及背景材料,以便記錄時快速定位關(guān)鍵信息。
(2)如有上次會議記錄,需提前查閱并標注待跟進事項。
(二)會議記錄核心流程
1.記錄會議開場:
(1)記錄會議時間、地點、主題及主持人、參會人員名單。
(2)記錄開場發(fā)言,如議程說明、上次會議決議跟進情況等。
2.記錄主要討論內(nèi)容:
(1)按議程順序逐項記錄,突出發(fā)言人的核心觀點和解決方案。
(2)使用條目式記錄,避免長篇大論,如:“
-項目A進度匯報:
-當前完成度60%,下周需完成模塊X測試?!?/p>
3.記錄決策事項:
(1)明確標注會議達成的決議,如:“決議:由張三負責協(xié)調(diào)供應商資源,于5月10日前提交方案?!?/p>
(2)保留分歧意見及待討論問題,標注責任人和后續(xù)跟進人。
4.記錄行動項:
(1)分條列出需落實的任務,包含負責人、截止日期和具體要求。
(2)示例:
-任務1:李四提交財務報告初稿(截止日期:2023年X月X日)。
-任務2:王五組織部門培訓(截止日期:2023年X月X日)。
(三)會議記錄后續(xù)工作
1.整理與審核:
(1)會后2小時內(nèi)完成記錄初稿整理,剔除無關(guān)內(nèi)容。
(2)由主持人或指定負責人審核記錄準確性,確保無遺漏或偏差。
2.分發(fā)與存檔:
(1)通過郵件或內(nèi)部系統(tǒng)將記錄分發(fā)給參會人員,需在24小時內(nèi)完成。
(2)按季度歸檔電子版記錄,紙質(zhì)版存檔于指定位置,便于查閱。
3.跟進落實情況:
(1)記錄人員需定期檢查行動項完成進度,必要時提醒相關(guān)責任人。
(2)在下次會議中匯報跟進結(jié)果,形成閉環(huán)管理。
三、注意事項
1.記錄時應保持中立,避免加入個人主觀評價。
2.對于技術(shù)性或?qū)I(yè)性強的內(nèi)容,可標注需進一步確認的信息。
3.如會議涉及保密內(nèi)容,需強調(diào)記錄保密性,并按規(guī)定處理敏感信息。
4.建立記錄模板,統(tǒng)一格式,提高效率。模板可包含以下模塊:
-會議基本信息
-議程及討論內(nèi)容
-決策事項
-行動項清單
-備注(如需補充說明的事項)
**一、會議記錄計劃概述**
辦公室會議記錄是確保會議內(nèi)容得到有效傳達和落實的重要工具。制定科學的會議記錄計劃有助于提高會議效率、明確責任分工、保障信息完整性和后續(xù)追蹤。本計劃旨在規(guī)范會議記錄的流程、內(nèi)容和質(zhì)量,確保記錄工作標準化、系統(tǒng)化。
**核心目標:**
1.**信息完整保留:**確保會議的關(guān)鍵決策、討論要點、行動項等核心信息被完整、準確地記錄下來。
2.**責任清晰明確:**通過記錄行動項及負責人,確保任務分配清晰,避免責任推諉。
3.**過程可追溯:**為后續(xù)工作提供依據(jù),便于對會議決策的執(zhí)行情況進行跟蹤和評估。
4.**效率提升:**規(guī)范流程可減少記錄時間,提高會議整體效率。
**適用范圍:**
本計劃適用于公司內(nèi)部所有類型的會議,包括但不限于:部門例會、項目啟動會、項目評審會、團隊頭腦風暴會、客戶溝通會等。
**二、會議記錄計劃內(nèi)容**
(一)記錄準備階段
1.確定記錄人員:
(1)**小型會議(如部門周會):**可由參會者輪流擔任記錄員,提前溝通記錄職責。
(2)**中型會議(如項目評審會):**由會議組織者指定專人記錄,該人員需熟悉會議主題及關(guān)鍵術(shù)語。
(3)**大型會議(如跨部門協(xié)調(diào)會):**建議組建記錄小組,分工負責不同議題或發(fā)言人,會后合并整理。
(4)**選擇標準:**
-記錄人員需具備良好的傾聽能力、快速打字能力和一定的邏輯梳理能力。
-熟悉會議背景和議程者優(yōu)先。
2.提前收集資料:
(1)**會議通知:**獲取會議議程、參會人員名單、會議目的等信息。
(2)**背景文件:**如有上次會議記錄、相關(guān)項目報告、數(shù)據(jù)圖表等,需提前查閱,便于理解討論背景。
(3)**技術(shù)準備:**
-確認是否需要錄音輔助記錄(需提前通知參會者并遵守保密規(guī)定)。
-準備筆記本、筆或筆記本電腦。
-檢查電源、網(wǎng)絡等設備狀態(tài)。
(二)會議記錄核心流程
1.記錄會議開場:
(1)**時間地點:**準確記錄會議開始時間、結(jié)束時間、會議地點(或線上會議鏈接)。
(2)**參會人員:**列出所有參會者姓名及職務,缺席者需記錄并簡要說明原因(如提前告知)。
(3)**主持人及記錄人:**明確主持人及當次記錄人姓名。
(4)**開場致辭/議程說明:**記錄主持人對會議目的、議程安排的說明,特別是重申關(guān)鍵討論主題或預期成果。
2.記錄主要討論內(nèi)容:
(1)**按議程逐項記錄:**
-**議題一:XX項目進展匯報**
-負責人X發(fā)言:
-當前完成情況(如:已完成階段一,剩余階段二、三)。
-遇到的問題(如:資源協(xié)調(diào)困難,需XX部門支持)。
-下一步計劃(如:下周初完成階段二設計)。
-其他參會者補充或討論要點:
-成員Y提出風險點:需關(guān)注XX技術(shù)可行性。
-成員Z建議:可嘗試XX方案緩解資源壓力。
-**關(guān)鍵原則:**
-**抓主干:**聚焦發(fā)言者的核心觀點、建議或決策傾向,避免記錄口語化冗余信息。
-**要素完整:**每條記錄應包含發(fā)言者、觀點/行動、相關(guān)依據(jù)(如有)。
-**客觀中立:**僅記錄事實,不加個人評價或推斷。
(2)**特殊內(nèi)容處理:**
-**數(shù)據(jù)討論:**準確記錄數(shù)據(jù)來源、數(shù)值及結(jié)論(如:“用戶增長率報告顯示,本月環(huán)比增長5%,主要來自新渠道A投放”)。
-**技術(shù)討論:**對專業(yè)術(shù)語進行準確記錄,必要時可加注簡要解釋(如:“采用‘分布式緩存架構(gòu)’,以提升系統(tǒng)響應速度”)。
-**情緒化發(fā)言:**記錄發(fā)言內(nèi)容,但避免直接描述情緒(如:“XX表達了對進度滯后的擔憂”)。
3.記錄決策事項:
(1)**明確標識:**使用醒目標識(如“**決議:**”、“**結(jié)論:**”)引出會議達成的共識或決定。
(2)**要素完整:**每項決議需清晰說明:
-決議內(nèi)容(具體做什么)。
-負責執(zhí)行的人或部門。
-完成時限。
-交付標準(如有)。
(3)**示例:**
-**決議:**立即啟動“XX系統(tǒng)優(yōu)化”項目,由技術(shù)部張三牽頭,項目周期為4周,于6月30日前交付優(yōu)化版本。
-**決議:**下次市場活動方案需包含線上推廣預算調(diào)整,由市場部李四負責,7月10日前提交新方案。
(4)**未達成一致事項:**
-如有分歧未形成決議,需記錄各方主要觀點及待進一步討論的問題,標注負責人跟進方向。
4.記錄行動項:
(1)**獨立列表:**在決議之后,單獨列出所有需跟進的行動項,便于查閱。
(2)**格式統(tǒng)一:**采用“任務編號-任務描述-負責人-截止日期-備注”的格式。
(3)**示例:**
-**任務1-完成市場活動方案初稿:**負責人:李四;截止日期:2023年X月X日;備注:需包含預算明細。
-**任務2-調(diào)研競品動態(tài):**負責人:王五;截止日期:2023年X月X日;備注:重點關(guān)注XX功能。
-**任務3-協(xié)調(diào)供應商資源:**負責人:張三;截止日期:2023年X月X日;備注:需確認XX材料規(guī)格。
(4)**跟進機制:**記錄人員需在會后1-2天內(nèi),將行動項列表發(fā)送給相關(guān)負責人確認。
(三)會議記錄后續(xù)工作
1.整理與審核:
(1)**初稿整理(會后1-2小時內(nèi)):**
-將錄音(如有)與筆記對照,補充遺漏信息。
-刪除與會議主題無關(guān)的討論或重復內(nèi)容。
-按邏輯順序重新組織內(nèi)容,如:開場->議題討論->決議->行動項。
-統(tǒng)一格式,使用簡潔明了的語言。
(2)**審核流程:**
-將初稿發(fā)送給主持人或會議關(guān)鍵決策人審閱。
-如有修改意見,及時溝通并調(diào)整。
-最終版本需經(jīng)主持人確認簽字(如需)。
2.分發(fā)與存檔:
(1)**分發(fā)時間:**會后24小時內(nèi)完成電子版記錄的發(fā)送。
(2)**分發(fā)對象:**所有參會人員,以及根據(jù)需要抄送給未參會但需了解情況的人員。
(3)**分發(fā)方式:**通過公司郵件系統(tǒng)或內(nèi)部協(xié)作平臺(如企業(yè)微信、釘釘、Teams等)發(fā)送。
(4)**存檔規(guī)范:**
-電子版:按會議類型(如“項目會議”、“行政會議”)和日期分類,存入指定共享文件夾。
-紙質(zhì)版(如有):按季度裝訂歸檔,存放在指定檔案柜。
-索引建立:建議建立會議主題及年份的索引,方便快速查找。
3.跟進落實情況:
(1)**定期檢查:**記錄人員需在截止日期前1-2天,通過郵件或即時通訊工具提醒相關(guān)負責人。
(2)**進度跟蹤:**對于重要或復雜的行動項,記錄人員可協(xié)助負責人跟進進度,或在下次會議中匯報。
(3)**閉環(huán)管理:**在后續(xù)會議中,簡要回顧上次會議行動項的完成情況,形成“記錄-執(zhí)行-反饋”的閉環(huán)。
三、注意事項
1.**保密性:**對于涉及敏感信息(如財務數(shù)據(jù)、客戶信息、未公開策略等)的會議,需強調(diào)記錄的保密性,并在分發(fā)范圍上嚴格限制。記錄人員需簽署保密協(xié)議(如適用)。
2.**客觀性:**嚴格避免記錄個人主觀評價、猜測或情緒化表達。如遇無法判斷的表述,可標記為“需核實
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