文具廠應(yīng)收賬款管理規(guī)定

一、總則1.目的：為加強(qiáng)本文具廠應(yīng)收賬款的管理，保證資金及時(shí)回收，降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，提高經(jīng)濟(jì)效益，結(jié)合本廠實(shí)際情況，特制定本規(guī)定。2.適用范圍：本規(guī)定適用于本廠與所有客戶發(fā)生業(yè)務(wù)往來(lái)而產(chǎn)生的應(yīng)收賬款的管理。3.管理原則：堅(jiān)持“誰(shuí)銷(xiāo)售、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，明確責(zé)任主體；遵循穩(wěn)健性原則，合理計(jì)提壞賬準(zhǔn)備；注重與客戶的溝通協(xié)調(diào)，維護(hù)良好合作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益的統(tǒng)一。二、組織與職責(zé)1.銷(xiāo)售部門(mén)：負(fù)責(zé)客戶的開(kāi)發(fā)、信用評(píng)估，簽訂銷(xiāo)售合同，跟蹤訂單執(zhí)行，催收應(yīng)收賬款，及時(shí)反饋客戶的經(jīng)營(yíng)狀況及付款異常情況。在扁平化管理模式下，銷(xiāo)售團(tuán)隊(duì)直接與客戶對(duì)接，減少溝通層級(jí)，提高工作效率。同時(shí)，銷(xiāo)售部門(mén)需積極宣傳本廠的企業(yè)文化和經(jīng)營(yíng)理念，增強(qiáng)客戶對(duì)本廠的認(rèn)同感。2.財(cái)務(wù)部門(mén)：負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的核算、記錄、分析，定期與銷(xiāo)售部門(mén)核對(duì)賬目，協(xié)助銷(xiāo)售部門(mén)進(jìn)行賬款催收，按照規(guī)定計(jì)提壞賬準(zhǔn)備，為管理層提供應(yīng)收賬款相關(guān)的財(cái)務(wù)信息，以便做出合理決策。3.信用管理小組：由銷(xiāo)售部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)及相關(guān)高層管理人員組成，負(fù)責(zé)制定和調(diào)整客戶信用政策，評(píng)估客戶信用狀況，審批信用額度，對(duì)重大應(yīng)收賬款問(wèn)題進(jìn)行決策處理。三、客戶信用管理1.信用調(diào)查：銷(xiāo)售部門(mén)在開(kāi)發(fā)新客戶時(shí)，應(yīng)收集客戶的基本信息，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、法定代表人身份證明、財(cái)務(wù)報(bào)表、銀行資信證明等資料，對(duì)客戶的經(jīng)營(yíng)狀況、財(cái)務(wù)實(shí)力、信用記錄等進(jìn)行全面調(diào)查。2.信用評(píng)估：信用管理小組根據(jù)銷(xiāo)售部門(mén)提供的客戶信息，運(yùn)用科學(xué)的評(píng)估方法，如信用評(píng)分模型、專(zhuān)家評(píng)估法等，對(duì)客戶進(jìn)行信用評(píng)估，確定客戶的信用等級(jí)，分為A、B、C、D四級(jí)。A級(jí)為信用良好，B級(jí)為信用較好，C級(jí)為信用一般，D級(jí)為信用較差。3.信用額度確定：根據(jù)客戶的信用等級(jí)，結(jié)合其經(jīng)營(yíng)規(guī)模、業(yè)務(wù)需求等因素，確定相應(yīng)的信用額度。信用額度實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，定期根據(jù)客戶的信用狀況和業(yè)務(wù)往來(lái)情況進(jìn)行調(diào)整。對(duì)于信用良好且與本廠合作緊密的客戶，可適當(dāng)提高信用額度，以促進(jìn)業(yè)務(wù)發(fā)展；對(duì)于信用出現(xiàn)問(wèn)題的客戶，應(yīng)及時(shí)降低或取消信用額度。4.信用政策制定：根據(jù)不同的信用等級(jí)，制定相應(yīng)的信用政策，包括信用期限、折扣政策等。例如，A級(jí)客戶可享受較長(zhǎng)的信用期限和較大的現(xiàn)金折扣；B級(jí)客戶的信用期限和折扣力度次之；C級(jí)客戶需嚴(yán)格控制信用期限，折扣政策相對(duì)保守；D級(jí)客戶原則上不給予信用額度，要求現(xiàn)款現(xiàn)貨。四、銷(xiāo)售合同管理1.合同簽訂：銷(xiāo)售部門(mén)與客戶簽訂銷(xiāo)售合同時(shí)，應(yīng)明確各項(xiàng)條款，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨地點(diǎn)、交貨時(shí)間、付款方式、付款期限、違約責(zé)任等內(nèi)容。合同條款應(yīng)符合法律法規(guī)和本廠的利益，避免出現(xiàn)模糊不清或?qū)Ρ緩S不利的條款。2.合同審核：合同簽訂前，銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)將合同草案提交給財(cái)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門(mén)重點(diǎn)審核付款方式、付款期限等財(cái)務(wù)條款；法務(wù)部門(mén)審核合同的合法性、合規(guī)性，確保合同具有法律效力。審核通過(guò)后，由銷(xiāo)售部門(mén)報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字，方可簽訂正式合同。3.合同執(zhí)行：銷(xiāo)售部門(mén)負(fù)責(zé)合同的執(zhí)行，按照合同約定安排生產(chǎn)、發(fā)貨等工作，并及時(shí)將合同執(zhí)行情況反饋給財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)合同約定的收款時(shí)間和金額，做好應(yīng)收賬款的核算和跟蹤工作。五、應(yīng)收賬款核算與監(jiān)控1.核算要求：財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照國(guó)家財(cái)務(wù)制度和會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的要求，對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行準(zhǔn)確核算，建立詳細(xì)的應(yīng)收賬款明細(xì)賬，記錄每一筆應(yīng)收賬款的發(fā)生時(shí)間、客戶名稱(chēng)、金額、賬齡等信息。2.定期對(duì)賬：財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期與銷(xiāo)售部門(mén)核對(duì)應(yīng)收賬款賬目，確保賬賬相符。同時(shí)，定期與客戶進(jìn)行對(duì)賬，發(fā)送對(duì)賬單，要求客戶確認(rèn)賬目余額。對(duì)于對(duì)賬中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整。3.賬齡分析：財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行賬齡分析，編制賬齡分析表，將應(yīng)收賬款按照賬齡長(zhǎng)短進(jìn)行分類(lèi)，分析不同賬齡段的應(yīng)收賬款占比情況。通過(guò)賬齡分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)應(yīng)收賬款的潛在風(fēng)險(xiǎn)，為賬款催收提供依據(jù)。4.風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警：建立應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，設(shè)定合理的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)，如逾期賬款比例、壞賬準(zhǔn)備計(jì)提比例等。當(dāng)指標(biāo)超過(guò)預(yù)警值時(shí)，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向銷(xiāo)售部門(mén)和管理層發(fā)出預(yù)警信號(hào)，以便采取相應(yīng)的措施進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制。六、賬款催收1.日常催收：銷(xiāo)售部門(mén)負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的日常催收工作，按照合同約定的付款期限，提前向客戶發(fā)送付款提醒函，提醒客戶按時(shí)付款。在催收過(guò)程中，應(yīng)保持與客戶的良好溝通，了解客戶的付款困難和需求，積極協(xié)助客戶解決問(wèn)題。2.重點(diǎn)催收：對(duì)于逾期未付款的客戶，銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)將其列為重點(diǎn)催收對(duì)象，加大催收力度。根據(jù)客戶的具體情況，采取電話催收、上門(mén)催收、發(fā)律師函等方式進(jìn)行催收。同時(shí)，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)提供必要的支持，如提供應(yīng)收賬款的詳細(xì)資料等。3.聯(lián)合催收：對(duì)于一些難度較大的應(yīng)收賬款，銷(xiāo)售部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)聯(lián)合行動(dòng)，共同制定催收方案。必要時(shí)，可邀請(qǐng)法務(wù)部門(mén)介入，通過(guò)法律手段維護(hù)本廠的合法權(quán)益。在催收過(guò)程中，要注重方式方法，既要維護(hù)本廠的利益，又要盡量避免與客戶關(guān)系惡化，以實(shí)現(xiàn)社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益的平衡。4.催收記錄：銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)建立完善的催收記錄，詳細(xì)記錄每次催收的時(shí)間、方式、結(jié)果等信息。催收記錄是考核銷(xiāo)售人員工作業(yè)績(jī)的重要依據(jù)，同時(shí)也為后續(xù)的賬款管理提供參考。七、壞賬管理1.壞賬確認(rèn)：符合下列條件之一的應(yīng)收賬款，可確認(rèn)為壞賬：因債務(wù)人破產(chǎn)或死亡，以其破產(chǎn)財(cái)產(chǎn)或遺產(chǎn)清償后，仍無(wú)法收回的；因債務(wù)人逾期未履行償債義務(wù)，且具有明顯特征表明無(wú)法收回的。壞賬的確認(rèn)需經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)提出申請(qǐng)，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，并經(jīng)董事會(huì)或相關(guān)決策機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行賬務(wù)處理。2.壞賬準(zhǔn)備計(jì)提：財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)謹(jǐn)慎性原則，按照應(yīng)收賬款的賬齡、客戶信用狀況等因素，合理計(jì)提壞賬準(zhǔn)備。壞賬準(zhǔn)備的計(jì)提方法一經(jīng)確定，不得隨意變更。如需變更，應(yīng)經(jīng)董事會(huì)或相關(guān)決策機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)，并在財(cái)務(wù)報(bào)表附注中予以說(shuō)明。3.壞賬核銷(xiāo)：對(duì)于已確認(rèn)為壞賬的應(yīng)收賬款，應(yīng)進(jìn)行核銷(xiāo)處理。核銷(xiāo)時(shí)，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)編制壞賬核銷(xiāo)憑證，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，沖減壞賬準(zhǔn)備和應(yīng)收賬款。同時(shí)，應(yīng)建立壞賬核銷(xiāo)備查簿，詳細(xì)記錄壞賬核銷(xiāo)的原因、金額、時(shí)間等信息。4.壞賬收回處理：已核銷(xiāo)的壞賬又收回的，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，恢復(fù)應(yīng)收賬款，并沖減相應(yīng)的壞賬準(zhǔn)備。同時(shí)，銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)分析壞賬收回的原因，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，加強(qiáng)應(yīng)收賬款的管理。八、績(jī)效考核1.考核指標(biāo)設(shè)定：將應(yīng)收賬款管理納入績(jī)效考核體系，設(shè)定相關(guān)考核指標(biāo)，如應(yīng)收賬款回收率、逾期賬款比例、壞賬損失率等。明確各指標(biāo)的權(quán)重和目標(biāo)值，確?？己酥笜?biāo)科學(xué)合理，能夠全面反映銷(xiāo)售人員和相關(guān)部門(mén)在應(yīng)收賬款管理方面的工作業(yè)績(jī)。2.考核周期：績(jī)效考核周期為月度、季度和年度。月度考核主要關(guān)注應(yīng)收賬款的日常管理和催收情況；季度考核對(duì)季度內(nèi)的整體業(yè)績(jī)進(jìn)行評(píng)估；年度考核綜合全年的各項(xiàng)指標(biāo)完成情況，對(duì)銷(xiāo)售人員和相關(guān)部門(mén)進(jìn)行全面評(píng)價(jià)。3.考核結(jié)果應(yīng)用：根據(jù)績(jī)效考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的銷(xiāo)售人員和相關(guān)部門(mén)給予獎(jiǎng)勵(lì)，如獎(jiǎng)金、晉升、榮譽(yù)證書(shū)等；對(duì)未完成考核指標(biāo)的，按照規(guī)定進(jìn)行處罰，如扣減績(jī)效工資、警告、降職等。通過(guò)績(jī)效考核，激勵(lì)員工積極參與應(yīng)收賬款管理工作，提高工作效率和質(zhì)量。九、培訓(xùn)與支持1.培訓(xùn)內(nèi)容：定期組織應(yīng)收賬款管理相關(guān)的培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括信用管理知識(shí)、銷(xiāo)售合同條款解讀、賬款催收技巧、財(cái)務(wù)知識(shí)等。通過(guò)培訓(xùn)，提高銷(xiāo)售人員和相關(guān)部門(mén)員工的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，增強(qiáng)應(yīng)收賬款管理能力。2.培訓(xùn)方式：采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部專(zhuān)家講座、案例分析、模擬演練等多種培訓(xùn)方式，提高培訓(xùn)效果。內(nèi)部培訓(xùn)由本廠經(jīng)驗(yàn)豐富的員工擔(dān)任講師，分享實(shí)際工作中的經(jīng)驗(yàn)和技巧；外部專(zhuān)家講座邀請(qǐng)行業(yè)內(nèi)的專(zhuān)業(yè)人士進(jìn)行授課，傳授最新的管理理念和方法；案例分析通過(guò)實(shí)際案例，讓員工深入了解應(yīng)收賬款管理的要點(diǎn)和難點(diǎn)；模擬演練讓員工在模擬場(chǎng)景中鍛煉賬款催收等實(shí)際操作能力。3.支持措施：為員工提供應(yīng)收賬款管理方面的技術(shù)支持和資源保障，如配備必要的辦公設(shè)備、軟件工具等。同時(shí)，鼓勵(lì)員工提出合理化建議，對(duì)于在應(yīng)收賬款管理工作中取得顯著成績(jī)的員工，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，體現(xiàn)本廠的人文關(guān)懷，激發(fā)員工的工作積極性和創(chuàng)造力。十、附則1.解釋權(quán)：本規(guī)定由本廠財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)解釋。2.修訂：本規(guī)定根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、本廠實(shí)際情況及業(yè)務(wù)發(fā)展需要進(jìn)行修訂和完善。修訂后的規(guī)定經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后發(fā)布實(shí)施。3.生效日期：本規(guī)定自發(fā)布之日起生效，本