餐飲行業(yè)食材采購與成本控制模板一、適用場景與行業(yè)背景二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）食材需求計劃提報需求發(fā)起：每周五前，廚師長根據(jù)下周菜單規(guī)劃、近期銷售數(shù)據(jù)（如周末客流量預(yù)估、菜品銷量排行）及當(dāng)前庫存情況，填寫《食材需求計劃表》，明確食材名稱、規(guī)格單位、需求數(shù)量、到貨時間及特殊要求（如有機食材、特定產(chǎn)地）。審核確認：采購負責(zé)人對需求計劃的合理性進行審核（重點核查重復(fù)采購、過量采購、高成本食材占比等），與廚師長溝通調(diào)整后，提交餐廳經(jīng)理審批。匯總上報：審批通過的需求計劃由采購負責(zé)人匯總，形成下周《總采購清單》，同步分發(fā)至采購執(zhí)行崗及供應(yīng)商（若為長期協(xié)議供應(yīng)商）。（二）供應(yīng)商選擇與訂單下達供應(yīng)商準(zhǔn)入：對于新供應(yīng)商，需提供營業(yè)執(zhí)照、食品經(jīng)營許可證、產(chǎn)品檢測報告等資質(zhì)文件，采購負責(zé)人組織現(xiàn)場考察（生產(chǎn)環(huán)境、存儲條件、配送能力），評估其價格穩(wěn)定性、供貨及時率及售后服務(wù)，填寫《供應(yīng)商評估表》，合格后納入《合格供應(yīng)商名錄》。詢價比價：采購執(zhí)行崗根據(jù)《總采購清單》，向至少3家合格供應(yīng)商發(fā)送詢價單（注明食材規(guī)格、數(shù)量、到貨要求），收集報價后對比分析（綜合考量價格、質(zhì)量、運費等因素），選擇最優(yōu)供應(yīng)商。訂單：確定供應(yīng)商后，采購執(zhí)行崗填寫《采購訂單表》，明確訂單編號、供應(yīng)商信息、食材明細（名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價）、配送時間及付款方式，經(jīng)采購負責(zé)人及餐廳經(jīng)理雙重審核后，蓋章（或電子簽章）發(fā)送給供應(yīng)商，并電話確認接收。（三）食材驗收與入庫管理到貨驗收：食材送達后，由廚師長（或指定品控人員）與倉管員共同驗收：數(shù)量核對：對照《采購訂單表》清點數(shù)量，保證無短缺、無多收；質(zhì)量檢查：檢查食材新鮮度（如蔬菜色澤、肉類彈性、海鮮存活狀態(tài)）、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期及包裝完整性，對不合格食材（如腐爛變質(zhì)、過期）當(dāng)場拒收，并拍照記錄，聯(lián)系供應(yīng)商2小時內(nèi)處理（補發(fā)或退款）；單據(jù)核對：核對供應(yīng)商提供的送貨單與《采購訂單表》是否一致，無誤后雙方在《食材驗收記錄表》簽字確認。入庫登記：驗收合格的食材，由倉管員按類別（蔬菜、肉類、凍品、調(diào)料等）分類存放，遵循“先進先出”原則，及時在《庫存臺賬表》中登記入庫信息（食材名稱、規(guī)格、入庫數(shù)量、單價、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、存儲位置），保證賬實相符。（四）庫存監(jiān)控與成本核算日常盤點：倉管員每日下班前對當(dāng)日出入庫食材進行復(fù)盤，每周五進行全面盤點，核對《庫存臺賬表》與實際庫存數(shù)量，對差異（如損耗、遺失）查明原因，填寫《庫存差異報告》，報餐廳經(jīng)理審批后處理。成本核算：財務(wù)人員每周根據(jù)《采購訂單表》《食材驗收記錄表》《庫存臺賬表》及銷售數(shù)據(jù)，核算本周食材成本：食材總成本=∑（各類食材采購數(shù)量×平均單價）；食材成本率=（食材總成本÷營業(yè)收入）×100%；填寫《成本分析表》，對比預(yù)算成本率及上周成本率，分析波動原因（如食材價格上漲、損耗增加、菜品結(jié)構(gòu)變化等）。（五）成本優(yōu)化與持續(xù)改進供應(yīng)商復(fù)盤：每月末，采購負責(zé)人組織對合作供應(yīng)商進行復(fù)評（依據(jù)供貨及時率、合格率、價格競爭力等指標(biāo)），更新《供應(yīng)商評估表》，對不合格供應(yīng)商啟動淘汰或替換流程。菜單與采購策略調(diào)整：廚師長結(jié)合《成本分析表》及銷售數(shù)據(jù)，對高成本、低銷量菜品進行優(yōu)化（如調(diào)整配方、替換食材或下架）；采購負責(zé)人根據(jù)季節(jié)性食材價格波動，制定“提前囤貨”（如冬季蔬菜低價時）或“分批采購”（如生鮮易腐食材）策略，降低采購成本。損耗控制：針對盤點中發(fā)覺的損耗問題（如存儲不當(dāng)、過期），制定改進措施（如調(diào)整冷柜溫度、規(guī)范領(lǐng)用流程、促銷臨期食材），每月跟蹤損耗率變化，保證持續(xù)下降。三、核心工具表格清單（一）食材需求計劃表日期需求部門食材名稱規(guī)格單位需求數(shù)量建議供應(yīng)商到貨時間需求人審核人備注（如有機/產(chǎn)地）2023-10-20廚房西紅柿5kg/箱10A供應(yīng)商10-22*廚師長*采購主管有機認證2023-10-20廚房雞胸肉10kg/袋5B供應(yīng)商10-22*廚師長*采購主管無骨分割（二）供應(yīng)商評估表供應(yīng)商名稱聯(lián)系人資質(zhì)編號合作年限主營品類近3次報價（元/kg）質(zhì)量評分（10分）配送時效（小時）服務(wù)評分（10分）綜合評分評估人評估日期A供應(yīng)商*SC562年蔬菜類4.5/5.0/4.89≤24828.3*采購主管2023-10-25B供應(yīng)商*SC7890121年肉類28/30/298≤12926.0*采購主管2023-10-25（三）采購訂單表訂單編號供應(yīng)商名稱訂單日期食材名稱規(guī)格單位數(shù)量單價（元）總價（元）配送時間下單人審核人PO20231020001A供應(yīng)商2023-10-20西紅柿5kg/箱10252502023-10-2209:00*采購專員*采購主管PO20231020002B供應(yīng)商2023-10-20雞胸肉10kg/袋529014502023-10-2210:00*采購專員*采購主管（四）食材驗收記錄表驗收日期供應(yīng)商名稱食材名稱規(guī)格單位訂單數(shù)量實收數(shù)量質(zhì)量情況（新鮮度/外觀）驗收人倉管員處理意見2023-10-22A供應(yīng)商西紅柿5kg/箱1010色澤鮮亮，無腐爛*廚師長*合格入庫2023-10-22B供應(yīng)商雞胸肉10kg/袋541袋包裝破損，輕微滲水*廚師長*拒收，供應(yīng)商補發(fā)（五）庫存臺賬表日期食材名稱規(guī)格單位入庫數(shù)量出庫數(shù)量結(jié)存數(shù)量單價（元）金額（元）保管人生產(chǎn)日期保質(zhì)期2023-10-22西紅柿5kg/箱103725175*2023-10-207天2023-10-22雞胸肉10kg/袋422290580*2023-10-21180天（六）成本分析表分析周期食材類別采購成本（元）庫存成本（元）銷售成本（元）成本率預(yù)算成本率差異率差異原因改進措施2023.10.16-10.22蔬菜類1200200100035%32%+3%西紅柿價格上漲10%尋找替代供應(yīng)商，調(diào)整采購量2023.10.16-10.22肉類3500800270040%38%+2%雞胸肉采購量增加優(yōu)化菜單，減少高成本肉類菜品銷量四、關(guān)鍵控制點與風(fēng)險規(guī)避（一）需求計劃準(zhǔn)確性需求提報需結(jié)合歷史銷售數(shù)據(jù)（如近4周同期的菜品銷量）及未來活動安排（如節(jié)假日促銷），避免主觀臆斷；對高價值食材（如海鮮、進口食材）實行“按需采購”，嚴格控制庫存天數(shù)（建議不超過3天），降低資金占用及損耗風(fēng)險。（二）供應(yīng)商管理規(guī)范性建立供應(yīng)商“黑名單”制度，對提供不合格食材、延遲供貨超過3次或存在商業(yè)欺詐行為的供應(yīng)商，永久取消合作資格；長期協(xié)議供應(yīng)商每季度進行一次價格復(fù)審，若市場價格上漲超過5%，需重新協(xié)商定價或啟動備選供應(yīng)商。（三）驗收環(huán)節(jié)嚴格性驗收人員需具備基礎(chǔ)食材鑒別能力（如蔬菜新鮮度判斷、肉類檢疫票核對），對冷凍食材需測量中心溫度（保證≤-18℃），對散裝食材需檢查生產(chǎn)日期及保質(zhì)期（距保質(zhì)期不足1/3的食材拒收）；驗收不合格時，需當(dāng)場拍照留存證據(jù)，并書面通知供應(yīng)商，避免后續(xù)糾紛。（四）庫存管理精細化實施“分類存儲”：蔬菜（0-4℃冷藏）、肉類（-18℃冷凍）、調(diào)料（常溫避光），定期檢查存儲設(shè)備溫度并記錄；對臨期食材（距保質(zhì)期不足3天）建立預(yù)警機制，優(yōu)先用于員工餐或推