銷售合同簽訂與審批流程通用工具模板一、適用范圍與應用場景本模板適用于各類企業(yè)銷售業(yè)務中的合同簽訂與審批管理，尤其適合產(chǎn)品銷售、服務提供、定制化開發(fā)等場景。無論是常規(guī)標準化銷售（如標準產(chǎn)品買賣），還是復雜業(yè)務場景（如長期框架協(xié)議、定制化服務合作），均可通過本模板規(guī)范合同全流程管理，保證合同條款合規(guī)、權責清晰、審批高效，降低履約風險，提升跨部門協(xié)作效率。二、全流程操作步驟詳解（一）合同發(fā)起與基礎信息錄入操作主體：銷售代表/業(yè)務專員*操作內(nèi)容：確認客戶需求與合同意向后，在企業(yè)管理系統(tǒng)（如OA、CRM）中發(fā)起“合同審批流程”，填寫《銷售合同基本信息表》（見模板表格部分），明確合同雙方主體信息（甲方為公司全稱、統(tǒng)一社會信用代碼，乙方為客戶名稱、統(tǒng)一社會信用代碼）、合同標的（產(chǎn)品名稱/服務內(nèi)容、規(guī)格型號、數(shù)量）、合同金額（含稅價、不含稅價、稅率）、交付時間/服務期限、付款方式（預付款比例、尾款支付節(jié)點）等核心要素。合同附件：包括客戶有效資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照復印件、授權委托書等，若為首次合作）、報價單（需經(jīng)銷售經(jīng)理*審批）、技術參數(shù)表（如為產(chǎn)品銷售）、需求確認函（如為定制服務）等。關鍵節(jié)點：客戶信息需與“合格供應商/客戶名錄”核對，首次合作客戶需補充客戶信用評估報告（由風控部門*提供）。（二）合同內(nèi)部起草與業(yè)務初核操作主體：銷售代表/業(yè)務專員（起草）、銷售經(jīng)理（初核）操作內(nèi)容：銷售代表根據(jù)《銷售合同基本信息表》及附件，使用公司標準合同模板起草合同文本，重點明確雙方權利義務、質(zhì)量標準、驗收方式、違約責任、爭議解決方式等條款。銷售經(jīng)理對合同進行業(yè)務初核，重點審核：業(yè)務條款與客戶需求是否一致（如產(chǎn)品規(guī)格、交付時間、價格是否匹配報價單）；履約能力是否匹配（如庫存是否充足、產(chǎn)能是否滿足交付周期）；回款風險是否可控（如客戶信用記錄、付款條件是否優(yōu)于公司政策）。初核通過后，在系統(tǒng)中流轉至下一環(huán)節(jié)；若需修改，注明修改意見并退回銷售代表調(diào)整。關鍵節(jié)點：禁止使用非標準模板起草合同，特殊情況需經(jīng)法務部*書面同意。（三）法務合規(guī)性審核操作主體：法務專員*操作內(nèi)容：法務專員重點審核合同條款的合法性與合規(guī)性，包括：主體資格：簽約方是否具備完全民事行為能力，授權委托書是否在有效期內(nèi)；條款合法性：是否存在違反法律法規(guī)的條款（如“霸王條款”），違約責任是否明確且公平，爭議解決方式（仲裁/訴訟）是否約定明確；風險提示：識別潛在法律風險（如知識產(chǎn)權歸屬、保密條款缺失、不可抗力范圍界定等）。審核通過后，在系統(tǒng)中簽署“合規(guī)性審核意見”；若需修改，出具《合同修改建議書》，列明具體修改條款及法律依據(jù)，退回銷售部門調(diào)整。關鍵節(jié)點：涉及重大業(yè)務（如金額超500萬元、跨境業(yè)務）需外聘律師共同審核，審核意見需存檔備查。（四）財務條款專項審核操作主體：財務經(jīng)理*操作內(nèi)容：財務部門重點審核合同中的財務相關條款，包括：價格體系：單價、總價是否與審批通過的報價單一致，折扣政策是否符合公司權限；付款方式：預付款比例（原則上不超過合同總額的30%）、進度款支付節(jié)點與履約進度匹配度，尾款支付條件（如驗收合格后X日內(nèi)）是否明確；稅費承擔：發(fā)票類型（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）、開票時間、稅率是否符合稅務規(guī)定；財務風險：是否存在“先票后款”但無擔保條款，大額合同是否要求客戶提供履約保證金。審核通過后，在系統(tǒng)中簽署“財務審核意見”；若需調(diào)整，注明財務條款修改建議（如付款節(jié)點調(diào)整、保證金要求等）。關鍵節(jié)點：合同金額超1000萬元或涉及分期付款的，需財務總監(jiān)*加簽審核意見。（五）業(yè)務部門負責人審批操作主體：銷售總監(jiān)/業(yè)務分管領導操作內(nèi)容：銷售總監(jiān)或分管領導從業(yè)務戰(zhàn)略角度審批合同，重點審核：合同是否符合年度銷售目標與客戶分級策略（如戰(zhàn)略客戶、重點客戶的合作條件）；商業(yè)條款是否合理（如市場價格對比、客戶讓步空間是否在授權范圍內(nèi)）；資源投入與回報是否匹配（如定制化服務成本、售后支持投入）。審批通過后，在系統(tǒng)中簽署“業(yè)務審批意見”；若未通過，注明退回理由（如價格超出授權、客戶信用不足等）。關鍵節(jié)點：戰(zhàn)略客戶或重大合同需提交總經(jīng)理辦公會審議，審議通過后方可進入下一環(huán)節(jié)。（六）管理層最終審批操作主體：總經(jīng)理/分管副總操作內(nèi)容：根據(jù)合同金額與重要性，由最終審批人簽署審批意見：金額≤50萬元：由銷售總監(jiān)*審批；50萬元＜金額≤200萬元：由分管副總*審批；金額＞200萬元：由總經(jīng)理*審批。審批通過后，系統(tǒng)“合同審批通過通知”，自動流轉至行政部*用印；若未通過，系統(tǒng)退回至發(fā)起部門并注明原因。關鍵節(jié)點：最終審批人需在收到完整材料后2個工作日內(nèi)完成審批，緊急合同可啟動“綠色審批通道”，但需在審批完成后補簽緊急說明。（七）合同用印與簽訂操作主體：行政部（用?。N售代表（簽訂）操作內(nèi)容：行政部收到“合同審批通過通知”后，核對合同文本與審批流程的一致性（如條款是否經(jīng)最終審批確認、附件是否齊全），確認無誤后加蓋公司合同專用章（或公章），嚴格執(zhí)行“用印登記”制度（記錄用印日期、合同編號、用印人、保管人等信息）。銷售代表與客戶溝通簽訂方式：紙質(zhì)簽訂：通過快遞送達或當面簽署，保證雙方簽字（或蓋章）清晰、日期完整；電子簽章：通過合法電子簽章平臺（如e簽寶、法大大）簽訂，需提前確認客戶已開通電子簽章功能，并保存完整的簽署過程日志。簽訂完成后，銷售代表在系統(tǒng)中“已簽訂合同掃描件”，更新合同狀態(tài)為“已生效”。關鍵節(jié)點：禁止在空白合同或未審批通過的合同上加蓋公章，電子簽章需符合《電子簽名法》規(guī)定。（八）合同歸檔與履約跟蹤操作主體：行政部（歸檔）、銷售代表（履約跟蹤）、財務部*（回款跟蹤）操作內(nèi)容：歸檔：行政部在合同簽訂后5個工作日內(nèi)，將合同原件（紙質(zhì)+電子掃描件）統(tǒng)一歸檔至公司檔案室，分類編號（如“銷售-2024-號”），同步更新《合同臺賬》（含合同編號、簽訂日期、對方主體、金額、履行狀態(tài)、歸檔位置等信息）。履約跟蹤：銷售代表負責跟蹤合同履行進度（如產(chǎn)品交付、服務實施），及時錄入履約記錄（如交付日期、驗收報告），若出現(xiàn)延遲或變更，需發(fā)起“合同變更流程”（參照原審批流程）?；乜罡櫍贺攧詹扛鶕?jù)合同付款節(jié)點，提前5個工作日向銷售代表發(fā)送《回款提醒》，銷售代表負責跟進客戶付款，逾期未付的，協(xié)同法務部*啟動催收流程。關鍵節(jié)點：合同檔案保存期限不少于合同終止后10年，電子檔案需定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。三、配套工具模板清單（一）銷售合同基本信息表（模板）項目內(nèi)容備注合同編號銷售-年份-月份-序號（例：銷售-2024-05-001）按年度統(tǒng)一編號，不得重復合同名稱產(chǎn)品銷售合同/服務合作協(xié)議需體現(xiàn)標的與客戶名稱甲方（公司）全稱：有限公司；統(tǒng)一社會信用代碼：；地址：；聯(lián)系人：*以營業(yè)執(zhí)照信息為準乙方（客戶）全稱：公司；統(tǒng)一社會信用代碼：；地址：；聯(lián)系人：*需客戶提供加蓋公章的復印件合同標的產(chǎn)品名稱：；規(guī)格型號：；數(shù)量：單位；單價：元；總價：元若為服務，需明確服務內(nèi)容、范圍交付/服務期限交付時間：年月日前；交付地點：需明確具體節(jié)點與地點付款方式□預付款30%（合同簽訂后X日內(nèi)）；□進度款X%（交付后X日內(nèi)）；□尾款X%（驗收合格后X日內(nèi)）需明確各階段金額與支付條件質(zhì)量標準□國家標準（GB）；□行業(yè)標準（/T）；□雙方確認的技術參數(shù)（附件X）需引用具體標準或附件驗收方式□現(xiàn)場驗收；□第三方機構驗收；□階段性驗收（需明確驗收流程與標準）驗收通過后需簽署書面驗收報告違約責任逾期交付：按日萬分之五支付違約金；質(zhì)量不符：天內(nèi)免費更換/退貨需明確違約金計算方式與上限爭議解決方式□提交仲裁委員會仲裁；□依法向甲方所在地人民法院起訴二選一，不得同時約定合同簽訂日期年月日以雙方簽字蓋章日期為準附件清單1.報價單；2.技術參數(shù)表；3.客戶資質(zhì)文件；4.其他：_________需注明附件名稱及份數(shù)（二）銷售合同審批流程表（模板）審批步驟操作責任人操作內(nèi)容完成時限所需材料審批意見（示例）合同發(fā)起銷售代表*填寫《銷售合同基本信息表》，附件發(fā)起后1個工作日客戶資質(zhì)、報價單、需求確認函業(yè)務需求真實，附件齊全，同意流轉業(yè)務初核銷售經(jīng)理*審核業(yè)務條款、履約能力、回款風險收到后1個工作日合同初稿、銷售數(shù)據(jù)價格符合政策，交付周期可行，同意法務審核法務合規(guī)性審核法務專員*審核合法性、條款完整性、風險點收到后2個工作日合同文本、法務審核表建議補充“保密條款”，修改后通過財務條款審核財務經(jīng)理*審核價格、付款方式、稅費、財務風險收到后1個工作日合同文本、財務審核表尾款支付條件明確，同意業(yè)務負責人審批業(yè)務部門負責人審批銷售總監(jiān)*審核業(yè)務戰(zhàn)略匹配度、資源投入回報收到1個工作日合同文本、審批表符合年度目標，同意管理層審批管理層最終審批總經(jīng)理*最終審批合同生效收到1個工作日全部審批材料金額在授權范圍內(nèi)，同意用印簽訂合同用印與簽訂行政部、銷售代表加蓋公章，與客戶簽訂審批通過后1個工作日已審批合同文本、用印申請單用印登記完整，簽訂流程合規(guī)合同歸檔行政部*原件歸檔，更新臺賬簽訂后5個工作日簽訂合同原件、掃描件、歸檔清單檔案編號：銷售-2024-05-001，歸檔完成四、關鍵風險點與操作提示（一）合同主體審核風險風險提示：若簽約方不具備法人資格或超越授權范圍簽訂合同，可能導致合同無效。操作提示：首次合作客戶需核驗營業(yè)執(zhí)照原件（留存復印件）、法定代表人身份證明，若由代理人簽約，需提供加蓋客戶公章的《授權委托書》（明確授權范圍、期限）。（二）條款完整性風險風險提示：遺漏核心條款（如驗收標準、違約責任）易引發(fā)履約爭議。操作提示：嚴格按照公司標準合同模板起草，非標條款需經(jīng)法務部書面確認，保證“標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、違約責任”六大要素齊全。（三）審批權限匹配風險風險提示：越級審批或簡化流程可能導致合同失控（如超權限定價）。操作提示：嚴格按照“合同金額-審批權限”表執(zhí)行（如50萬以下銷售總監(jiān)批，50萬以上副總批），審批記錄需在系統(tǒng)中完整留痕，禁止線下審批后補錄。（四）電子簽章合規(guī)風險