內(nèi)部溝通平臺及信息發(fā)布流程模板一、引言為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部信息傳遞與溝通協(xié)作，保證重要通知、決策事項、跨部門協(xié)作信息等高效、準確流轉(zhuǎn)，特制定本模板。本模板適用于各類企業(yè)內(nèi)部溝通平臺（如企業(yè)釘釘、OA系統(tǒng)等）的信息發(fā)布全流程，旨在統(tǒng)一標準、明確職責、提升溝通效率，同時避免信息傳遞滯后、遺漏或偏差等問題。二、適用范圍與典型應(yīng)用場景（一）適用范圍本模板適用于企業(yè)內(nèi)部所有需通過溝通平臺發(fā)布的信息，包括但不限于：公司層面：戰(zhàn)略調(diào)整、制度更新、重要通知（如放假安排、會議召集）；部門層面：工作計劃、進度同步、資源協(xié)調(diào)、人員變動；項目層面：項目啟動、里程碑節(jié)點、風(fēng)險預(yù)警、成果匯報；其他：緊急事務(wù)（如系統(tǒng)故障、突發(fā)情況）、員工關(guān)懷活動等。（二）典型應(yīng)用場景日常通知類：如“關(guān)于2024年端午節(jié)放假安排的通知”，需全員知曉，明確放假時間、注意事項及值班安排；決策傳達類：如“關(guān)于調(diào)整部門組織架構(gòu)的決議”，需明確調(diào)整原因、新架構(gòu)圖、負責人任命及生效日期；跨部門協(xié)作類：如“項目需要市場部與技術(shù)部配合的需求說明”，需明確協(xié)作目標、任務(wù)分工、時間節(jié)點及接口人；緊急事務(wù)類：如“公司內(nèi)部系統(tǒng)臨時維護公告”，需明確維護時間、影響范圍及臨時解決方案，保證員工快速響應(yīng)。三、信息發(fā)布全流程操作指南步驟一：信息發(fā)起與需求確認發(fā)起人：需發(fā)布信息的部門負責人、項目組負責人或指定授權(quán)人員（如行政部、人力資源部專員）；需求確認：發(fā)起人需明確信息發(fā)布的核心目標（如“告知全員”“通知相關(guān)部門”）、關(guān)鍵內(nèi)容（時間、地點、人物、事件）及期望接收反饋的時限；前置準備：若信息涉及數(shù)據(jù)、文件或跨部門協(xié)調(diào)，需提前與相關(guān)部門/人員確認內(nèi)容準確性（如財務(wù)數(shù)據(jù)需財務(wù)部核對，協(xié)作事項需對接部門確認可行性）。步驟二：信息內(nèi)容撰寫與格式規(guī)范內(nèi)容結(jié)構(gòu)：需包含以下核心要素，保證信息完整、清晰：簡潔明確，標注信息類型（如【通知】【決議】【協(xié)作需求】），例：“【通知】關(guān)于2024年端午節(jié)放假安排的通知”；發(fā)布對象：明確具體接收范圍（如“全體員工”“研發(fā)部全體成員”“項目組：、”）；邏輯清晰，分點闡述（一、二、三），關(guān)鍵信息（如時間、地點、負責人）加粗或標紅；附件：如涉及文件（制度原文、項目計劃書、數(shù)據(jù)報表），需至溝通平臺附件區(qū)，并在注明“附件：《制度（2024版）》”；反饋要求：明確是否需要接收方反饋（如“請各部門于X月X日前反饋假期值班安排至行政部*”）、反饋方式（如“在本消息下回復(fù)‘確認收到’”）。撰寫示例：【通知】關(guān)于2024年端午節(jié)放假安排的通知發(fā)布對象：全體員工一、放假時間：2024年6月8日（周六）至6月10日（周一），共3天；6月11日（周二）正常上班。二、注意事項：請各部門在放假前關(guān)閉辦公區(qū)域電源、鎖好門窗，做好安全防范；值班人員名單見附件1，請值班人員按時到崗，保持通訊暢通。三、反饋要求：請各部門于6月5日17:00前將假期值班安排表（模板見附件2）發(fā)送至行政部*郵箱（內(nèi)部郵箱）。步驟三：分級審核與簽批根據(jù)信息重要性及影響范圍，實行分級審核機制：一般信息（如部門內(nèi)部工作計劃、小型活動通知）：由部門負責人審核；重要信息（如公司級制度更新、跨部門協(xié)作事項）：由部門負責人審核后，提交分管領(lǐng)導(dǎo)*簽批；重大信息（如戰(zhàn)略調(diào)整、緊急事務(wù)、全員性重大決策）：由分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，提交總經(jīng)理簽批。審核要點：內(nèi)容準確性：數(shù)據(jù)、時間、責任人等信息是否無誤；合規(guī)性：是否符合公司制度、法律法規(guī)要求；表述清晰度：是否避免歧義，接收方能快速理解；完整性：是否包含標題、發(fā)布對象、附件、反饋要求等要素。步驟四：平臺發(fā)布與渠道確認發(fā)布人：溝通平臺管理員（如行政部專員）或經(jīng)授權(quán)的信息發(fā)起人；發(fā)布操作：登錄內(nèi)部溝通平臺，進入“公告”“通知”或“工作臺”發(fā)布模塊；填寫審核通過后的信息內(nèi)容，核對發(fā)布對象、附件、反饋要求等字段；選擇“立即發(fā)布”或“定時發(fā)布”（如提前1天發(fā)布放假通知，避免員工遺忘）；渠道補充：對于緊急或重要信息，除平臺發(fā)布外，可同步通過企業(yè)/釘釘“群公告”“所有人”或短信補充提醒，保證觸達率。步驟五：發(fā)布后跟蹤與反饋處理閱讀監(jiān)控：發(fā)布人需關(guān)注信息閱讀狀態(tài)（如平臺提供的“已讀/未讀”功能），對未讀人員及時通過電話、當面提醒等方式補充通知；反饋收集：若信息要求反饋（如協(xié)作需求確認、意見征集），需整理反饋結(jié)果，同步至審核人及相關(guān)部門；問題處理：若接收方對信息存在疑問（如時間沖突、內(nèi)容歧義），發(fā)布人需在24小時內(nèi)協(xié)調(diào)相關(guān)部門/人員解答，必要時發(fā)布補充說明；歸檔留存：所有發(fā)布信息需在溝通平臺“信息檔案”模塊分類歸檔（按“通知類”“決議類”“項目類”等），保存期限不少于1年，便于后續(xù)查閱。四、內(nèi)部信息發(fā)布申請表（模板）申請單號（由平臺自動，如：BG20240601001）申請部門如：行政部申請人*（如：）聯(lián)系方式（內(nèi)部分機號）信息標題【通知】關(guān)于2024年端午節(jié)放假安排的通知信息類型□通知□決議□協(xié)作需求□緊急事務(wù)□其他發(fā)布對象全體員工計劃發(fā)布時間2024-06-0309:00摘要（簡要說明核心內(nèi)容，不超過200字）附件清單1.《2024年端午節(jié)值班人員名單》2.《假期值班安排表（模板）》反饋要求請各部門于6月5日17:00前反饋值班安排至行政部*審核流程部門負責人審核：__________（簽字）分管領(lǐng)導(dǎo)簽批：__________（簽字）總經(jīng)理簽批（如需）：__________（簽字）備注（如：需同步短信提醒）申請人簽字*（）平臺發(fā)布人*（如：）發(fā)布時間（系統(tǒng)記錄）五、使用過程中的關(guān)鍵注意事項（一）信息準確性原則發(fā)布前需交叉核對關(guān)鍵信息（時間、數(shù)據(jù)、責任人），避免因筆誤或數(shù)據(jù)錯誤導(dǎo)致誤導(dǎo)；涉及跨部門內(nèi)容時，務(wù)必提前與相關(guān)部門確認，保證信息一致（如項目協(xié)作需技術(shù)部與市場部同步確認時間節(jié)點）。（二）審核時效性要求一般信息需在發(fā)布前1個工作日完成審核，重要信息提前2個工作日，緊急信息（如系統(tǒng)故障）可簡化流程，但事后需補簽審核記錄；審核人需在收到申請后4小時內(nèi)反饋意見，逾期未反饋視為默認通過。（三）發(fā)布范圍控制嚴格按“最小必要范圍”確定發(fā)布對象，避免無關(guān)人員接收信息（如部門內(nèi)部通知僅限該部門成員）；涉及敏感信息（如薪酬調(diào)整、人員處分）需限定知悉范圍，僅向相關(guān)負責人及涉事人員發(fā)布。（四）緊急事務(wù)特殊處理緊急信息（如突發(fā)停水、系統(tǒng)宕機）需標注“【緊急】”前綴，優(yōu)先通過即時通訊工具（如企業(yè)電話、釘釘群）同步，后補平臺發(fā)布及審核流程；緊急信息發(fā)布后，每30分鐘更新一次進展，直至問題解決。（五）語言規(guī)范與禮儀正