行政文件管理與歸檔規(guī)范一、規(guī)范適用場景本規(guī)范適用于各類企事業(yè)單位、社會團體及其他組織的行政管理部門，涵蓋日常行政管理中產(chǎn)生的各類文件（如通知、請示、報告、會議紀要、合同、規(guī)章制度、外來函件等）從形成到最終銷毀的全過程管理。無論是紙質(zhì)文件還是電子文件，均需遵循本規(guī)范，保證文件管理有序、歸檔完整、利用高效，滿足日常工作查考、審計監(jiān)督、歷史追溯等需求。二、文件全生命周期管理流程（一）文件收集與初步整理文件收集范圍內(nèi)部文件：包括但不限于公司紅頭文件、部門工作計劃與總結(jié)、會議紀要、請示報告、審批單、人事任免通知、合同協(xié)議、財務憑證（相關(guān)部分）等。外部文件：接收的上級單位發(fā)文、平單位函件、客戶/供應商往來函件、部門通知等。特殊文件：涉密文件、審計報告、重大事項決策文件等需單獨標注并優(yōu)先處理。收集責任分工各部門負責人為本部門文件收集第一責任人，需指定專人（如部門文秘*同志）負責本部門形成文件的日常收集。檔案管理員*同志每月5日前前當月需歸檔文件清單，向各部門催收；重要緊急文件需在24小時內(nèi)提交至檔案室。初步整理要求檢查文件完整性：保證、附件、簽批手續(xù)齊全，缺項文件需及時聯(lián)系補充。清理重復文件：內(nèi)容相同的文件只保留最終版本（如帶有正式簽批意見的終稿）。初步分類：按“年度-部門-問題”初步劃分，標注“待歸檔”標識。（二）文件分類與編號分類標準采用“年度-機構(gòu)-問題”三級分類法：一級類目：按年份劃分（如“2024年”）；二級類目：按部門或機構(gòu)劃分（如“行政部”“財務部”“綜合辦公室”）；三級類目：按文件問題或性質(zhì)劃分（如“綜合管理”“會議管理”“合同管理”“外來函件”）。編號規(guī)則文件編號格式：年份-部門代碼-文件類別代碼-流水號部門代碼：行政部（XZ）、財務部（CW）、人力資源部（RL）等，由各單位自行統(tǒng)一編碼；文件類別代碼：通知（TZ）、請示（QS）、報告（BG）、會議紀要（YJ）、合同（HT）、外來函件（WL）等；流水號：按文件形成順序三位數(shù)編碼（如001、002）。示例：2024-XZ-YJ-001表示2024年行政部會議紀要第1號文件。分類與編號操作檔案管理員*同志根據(jù)收集的文件，對照《行政文件分類表》（見本文表1）確定三級類目，填寫文件編號標簽并粘貼于文件首頁右上角；電子文件需在文件名中體現(xiàn)編號，如“2024-XZ-YJ-001_2024年度行政工作第一次會議紀要.docx”。（三）文件審核與簽發(fā)審核要求內(nèi)容審核：檢查文件內(nèi)容是否符合法律法規(guī)、公司制度，數(shù)據(jù)是否準確，邏輯是否清晰；格式審核：檢查文件標題、主送/抄送單位、發(fā)文日期、字體格式（如標題二號宋體加粗、三號仿宋）等是否規(guī)范；簽批審核：需經(jīng)部門負責人審核、分管領導簽發(fā)的文件，保證簽批手續(xù)完整（電子文件需有電子簽章或?qū)徟涗浗貓D）。簽發(fā)流程一般文件：部門負責人審核→分管領導簽發(fā)；重要文件（如制度、合同、重大請示）：部門負責人審核→分管領導審核→總經(jīng)理/單位主要負責人簽發(fā)；外來文件：需經(jīng)行政部*同志登記、核對原件后，標注“已登記”并分送至相關(guān)部門。（四）文件歸檔與登記歸檔時限年度歸檔：每年次年3月31日前完成上一年度所有文件的歸檔；專項歸檔：重大項目、重大活動文件在項目結(jié)束后1個月內(nèi)完成歸檔；緊急文件：在事件處理完畢后5個工作日內(nèi)歸檔。歸檔質(zhì)量要求紙質(zhì)文件：使用A4紙張，字跡清晰（禁止使用鉛筆、圓珠筆書寫），裝訂整齊（左側(cè)裝訂，去除金屬夾），破損文件需修補；電子文件：格式為PDF、DOC、XLS等常用格式，加密文件需提供密碼說明，存儲于指定服務器或加密移動硬盤；歸檔文件需一式一份（重要文件可保留兩份，一份用于查閱）。歸檔登記操作檔案管理員*同志核對文件編號、分類、完整性后，填寫《文件歸檔登記表》（見本文表2），記錄文件名稱、文號、頁數(shù)、歸檔日期、經(jīng)辦人等信息；紙質(zhì)文件登記后按編號順序放入檔案盒，盒脊標注“年份-部門-類別-起止號”（如“2024-行政部-會議紀要-001-010”）；電子文件登記后至檔案管理系統(tǒng)，建立電子目錄，與紙質(zhì)文件編號一一對應。（五）文件保管與維護保管場所要求紙質(zhì)檔案：存入專用檔案柜，庫房保持干燥（濕度45%-60%）、通風（溫度14-24℃）、防火、防盜、防蟲、防鼠，配備滅火器、溫濕度計等設備；電子檔案：存儲介質(zhì)定期檢測（每半年一次），雙備份存儲（本地服務器+異地備份），防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。保管期限劃分永久保存：公司章程、年度工作報告、重大決策文件、歷史沿革資料等；長期保存（10-30年）：重要合同、財務憑證、人事檔案、會議紀要等；短期保存（3-10年）：一般通知、工作計劃、臨時性請示等。維護措施定期檢查：每月檢查檔案柜密封性、防火設備狀態(tài)，每季度抽查檔案完整性，發(fā)覺問題及時處理；清點核對：每年12月底對檔案進行全面清點，保證賬物相符，形成《檔案清點記錄表》。（六）文件利用與借閱利用權(quán)限內(nèi)部員工：因工作需要可查閱本部門文件，跨部門文件需經(jīng)原發(fā)文部門負責人同意；外部單位：需持單位介紹信、身份證件，經(jīng)行政部*經(jīng)理批準后查閱，涉密文件需經(jīng)總經(jīng)理簽字。借閱流程填寫《文件借閱申請表》（見本文表3），注明借閱文件名稱、編號、用途、借閱期限（一般不超過3個工作日）；檔案管理員*同志核對申請表無誤后，提供檔案（涉密文件需在指定閱覽室查閱）；借閱人歸還時，檔案管理員需檢查文件完整性，確認無誤后登記歸還日期。利用要求禁止涂改、勾畫、抽取、撤換檔案文件；復制檔案需經(jīng)批準，復制件需標注“復印件”字樣及復制日期，與原件具有同等效力；涉密文件嚴禁復制、拍照，查閱后立即歸還。（七）文件鑒定與銷毀鑒定組織每年6月由行政部牽頭，組織檔案管理員、各部門負責人、法務人員（如有）組成檔案鑒定小組，對到期檔案進行鑒定。鑒定流程對照《檔案保管期限表》，核查到期檔案是否確無保存價值；對需延長保管期限的檔案，重新劃定保管期限并標注；對確無保存價值的檔案，形成《檔案銷毀審批表》（見本文表4），經(jīng)行政部經(jīng)理、總經(jīng)理簽字批準。銷毀操作紙質(zhì)檔案：由兩人以上（含檔案管理員同志、監(jiān)銷人同志）共同監(jiān)銷，采用粉碎或焚燒方式處理，監(jiān)銷人需在銷毀記錄上簽字；電子檔案：徹底刪除存儲介質(zhì)數(shù)據(jù)（低級格式化），保證無法恢復，并記錄銷毀時間、方式、操作人。三、標準化表格模板表1：行政文件分類表一級類目（年度）二級類目（部門）三級類目（問題）類目說明2024年行政部綜合管理包含通知、請示、報告等2024年行政部會議管理會議紀要、會議通知、會議記錄等2024年財務部財務管理財務制度、報銷憑證、審計報告等2024年人力資源部人事管理人事任免、勞動合同、培訓記錄等2024年綜合辦公室外來函件上級單位發(fā)文、平單位函件等表2：文件歸檔登記表歸檔年度文件編號文件名稱文件類型頁數(shù)歸檔日期經(jīng)辦人保管期限存放位置（盒號）備注20242024-XZ-YJ-0012024年度行政工作第一次會議紀要會議紀要52025-01-15*三10年A-2024-0120242024-CW-HT-005與公司采購合同合同122025-01-18*四長期B-2024-05含附件表3：文件借閱申請表借閱人所在部門借閱日期歸還日期文件編號文件名稱借閱用途部門負責人審批檔案管理員簽字備注*五行政部2025-03-012025-03-032024-XZ-TZ-002關(guān)于2024年清明節(jié)放假的通知通知各部門*經(jīng)理（簽字）*六（簽字）表4：檔案銷毀審批表銷毀年度銷毀文件清單（編號及名稱）數(shù)量（頁/份）保管期限鑒定意見部門負責人審核行政部審批總經(jīng)理審批監(jiān)銷人銷毀日期20232023-XZ-BG-001_年度工作總結(jié)810年無保存價值，同意銷毀*七（簽字）*八（簽字）*九（簽字）六、十2024-06-20四、管理要點與風險規(guī)避（一）責任分工明確化建立“部門負責人-檔案管理員-具體經(jīng)辦人”三級責任體系，各部門負責人對本部門文件真實性、完整性負責，檔案管理員負責歸檔、保管、利用的規(guī)范性，具體經(jīng)辦人負責文件收集、初步整理；將文件管理納入部門年度考核，對未按時歸檔、文件丟失等情況追究相關(guān)人員責任。（二）歸檔時限嚴格把控嚴格執(zhí)行年度歸檔截止日期（次年3月31日），對逾期未歸檔的部門，暫停該部門文件借閱權(quán)限，直至完成歸檔；專項文件歸檔需在項目/活動結(jié)束后1個月內(nèi)完成，行政部*同志定期跟蹤項目進度，提前提醒相關(guān)部門準備歸檔材料。（三）電子文件特殊要求電子文件需形成“雙套制”（紙質(zhì)+電子），重要電子文件需定期備份數(shù)據(jù)（每月一次），并備份數(shù)據(jù)異地存放；電子文件管理系統(tǒng)需設置權(quán)限管理，僅授權(quán)人員可、修改、刪除文件，操作日志需保存至少3年。（四）保密文件專項管理涉密文件需單獨分類、編號、存放，庫房配備“三鐵一器”（鐵門、鐵窗、鐵柜、報警器），查閱需經(jīng)單位主要負責人批準，全程記錄查閱人、時間、用途；涉