行政文書撰寫格式及審批流程規(guī)范第一章總則一、目的與依據(jù)為規(guī)范公司行政文書的撰寫、審批及管理流程，保證行政工作的嚴肅性、高效性和規(guī)范性，依據(jù)《國家行政機關(guān)公文處理辦法》及公司《行政管理制度》（編號：*-2023），特制定本規(guī)范。本規(guī)范旨在統(tǒng)一文書格式、明確審批權(quán)責、提高流轉(zhuǎn)效率，保障行政指令的有效傳達與執(zhí)行。二、適用范圍本規(guī)范適用于公司各部門、各分支機構(gòu)在行政管理活動中形成的各類行政文書，包括但不限于：請示類：如《關(guān)于申請采購辦公設備的請示》《關(guān)于舉辦年度團建活動的請示》；報告類：如《2023年度行政工作總結(jié)報告》《季度安全檢查情況報告》；通知類：如《關(guān)于春節(jié)放假安排的通知》《關(guān)于規(guī)范會議室使用的通知》；函件類：如《關(guān)于商請協(xié)助解決場地問題的函》；其他類：如會議紀要、備忘錄、意見反饋表等。第二章行政文書撰寫格式規(guī)范一、文書基本構(gòu)成要素行政文書一般由以下要素組成，缺一不可：簡明扼要概括文書核心內(nèi)容，居中排列，字體為二號小標宋簡體，不加粗；主送機關(guān)：指文書的主要受理部門或人員，頂格書寫，后加冒號，字體為三號仿宋_GB2312；闡述文書的具體事項、依據(jù)、要求等，是文書的核心部分，字體為三號仿宋_GB2312，行距28磅；附件說明：如有附件，在下空一行左空二字標注“附件”，后標全角冒號和附件名稱，如“附件：1.《2023年培訓計劃表》”；發(fā)文機關(guān)：指制發(fā)文書的部門或單位，全稱書寫，字體為三號仿宋_GB2312，右空四字；成文日期：指文書最終生效的日期，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，如“2023年10月15日”，字體為三號仿宋_GB2312，右空四字（與發(fā)文機關(guān)對齊）；頁碼：頁碼位于版心下邊緣之下一行，數(shù)字左右各放一條一字線，如“-1-”，字體為四號宋體。二、結(jié)構(gòu)與表述要求結(jié)構(gòu)邏輯：一般采用“總-分”結(jié)構(gòu)，分為開頭、主體、結(jié)尾三部分：開頭：說明發(fā)文背景、目的或依據(jù)，如“為提升員工辦公效率，根據(jù)公司年度工作計劃安排，現(xiàn)就辦公設備采購事宜請示”；主體：詳細闡述具體事項、數(shù)據(jù)、措施等，條理清晰，可分點列項（序號依次為“一、”“（一）”“1.”“（1）”）；結(jié)尾：根據(jù)文種提出要求或期望，如請示類用“妥否，請批示”，通知類用“特此通知”，報告類用“特此報告”。語言表述：使用書面語，避免口語化、歧義表述，如“盡快處理”改為“于3個工作日內(nèi)辦結(jié)”；數(shù)據(jù)、名稱、日期等需準確無誤，涉及金額的應同時標注大寫（如“￥10,000.00”對應“人民幣壹萬元整”）；不得使用模糊詞匯，如“大概”“可能”，確需表述的應注明依據(jù)，如“預計參會人數(shù)約50人（根據(jù)各部門報名統(tǒng)計）”。第三章行政文書審批流程執(zhí)行步驟一、擬稿環(huán)節(jié)責任主體：由事項經(jīng)辦人擬稿，部門負責人指定撰寫人時需明確職責；操作要求：使用公司統(tǒng)一制定的《行政文書模板》（詳見第五章），不得擅自修改模板格式；內(nèi)容需真實、完整，涉及跨部門事項的，應提前與相關(guān)部門溝通確認；擬稿完成后，在文書稿紙“擬稿人”處簽字，并注明擬稿日期（格式：YYYY年MM月DD日）。二、部門審核環(huán)節(jié)責任主體：事項所屬部門負責人；審核內(nèi)容：文書內(nèi)容是否符合部門工作實際，數(shù)據(jù)、依據(jù)是否準確；格式是否符合本規(guī)范要求（標題、主送機關(guān)、結(jié)構(gòu)等）；是否存在法律風險或合規(guī)問題（如涉及合同、規(guī)章制度的，需經(jīng)法務部門預審）。操作要求：審核通過后，在“審核意見”欄簽署“同意”，并簽字、注明日期；需修改的，應明確修改意見（如“請補充采購預算明細”），退回經(jīng)辦人調(diào)整，調(diào)整后重新提交審核。三、會簽環(huán)節(jié)（如需）適用情形：涉及多部門職責或資源協(xié)調(diào)的文書（如跨部門活動方案、設備采購申請等）；責任主體：相關(guān)部門負責人（按業(yè)務關(guān)聯(lián)度排序，如主辦部門→協(xié)作部門→法務部門→財務部門）；操作要求：部門負責人應在1個工作日內(nèi)完成會簽，簽署“同意”或提出具體意見；某部門不同意且無法協(xié)商一致的，由主辦部門報請分管領(lǐng)導協(xié)調(diào)。四、領(lǐng)導審批環(huán)節(jié)審批層級：根據(jù)文書重要性及金額確定審批權(quán)限：常規(guī)事項（如部門內(nèi)部通知、小額費用報銷）：由部門負責人審批；重要事項（如公司級通知、單筆金額≥5,000元的支出）：由分管行政領(lǐng)導審批；重大事項（如年度工作計劃、大額資產(chǎn)采購、制度修訂）：由總經(jīng)理審批。操作要求：審批人需對文書內(nèi)容的合規(guī)性、必要性負最終責任；審批通過后，在“審批意見”欄簽署“同意”，并簽字、注明日期；需補充材料的，由經(jīng)辦人按要求提交后重新審批。五、用印與分發(fā)環(huán)節(jié)用印管理：審批通過的文書，由行政部統(tǒng)一加蓋公司公章或部門章（公章需由行政部專人保管，用印前需核對文書與審批記錄一致）；用印后，在《用印登記表》中登記文書名稱、用印日期、經(jīng)辦人等信息。文書分發(fā)：正本（加蓋公章）留存行政部或主辦部門，副本按主送機關(guān)數(shù)量復印分發(fā)；涉密文書需標注“秘密”字樣，并按保密規(guī)定登記、傳遞；電子文書需通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)送，并保留發(fā)送記錄。六、歸檔環(huán)節(jié)歸檔責任：行政部為文書歸檔管理部門，各部門配合提供文書正本及審批記錄；歸檔要求：每月最后5個工作日內(nèi)，各部門將上月審批完成的文書（含紙質(zhì)版、電子版）移交行政部；歸檔文書需按“文種-年份-部門”分類編號（如“請示-2023-行政部-001”），裝入檔案盒并張貼標簽；保管期限：常規(guī)文書不少于3年，重要文書（如年度總結(jié)、制度文件）不少于5年，涉密文書按保密規(guī)定執(zhí)行。第四章常用行政文書模板及示例一、《請示類文書模板》要素格式要求標題發(fā)文機關(guān)+事由+文種，如“公司行政部關(guān)于申請采購辦公設備的請示”主送機關(guān)頂格書寫，后加冒號，如“公司分管領(lǐng)導：”一、申請事由（背景、目的）；二、具體事項（數(shù)量、規(guī)格、預算等）；三、請示事項（如“批準采購”“撥付預算”）附件說明如有附件，標注“附件：1.《辦公設備采購清單》”發(fā)文機關(guān)右空四字，如“公司行政部”成文日期右空四字，如“2023年10月15日”聯(lián)系方式經(jīng)辦人：，聯(lián)系方式：（注：*為占位符，下同）示例：公司行政部關(guān)于申請采購辦公設備的請示公司分管領(lǐng)導：為保障各部門日常辦公需求，現(xiàn)需采購一批辦公設備，具體事項一、申請事由行政部近期核查發(fā)覺，市場部、財務部共5臺電腦使用年限超過5年，頻繁出現(xiàn)卡頓、死機等問題，影響工作效率，亟需更換。二、具體事項采購清單：聯(lián)想臺式電腦5臺（配置：i5處理器、8G內(nèi)存、512G固態(tài)硬盤），單價4,500元/臺，合計22,500元；預算來源：從2023年度行政辦公經(jīng)費中列支；供應商：擬與“科技有限公司”簽訂采購合同（該公司為公司定點供應商，報價低于市場均價5%）。三、請示事項懇請批準采購上述辦公設備，并撥付相應預算。妥否，請批示。公司行政部2023年10月15日經(jīng)辦人：*聯(lián)系方式：*二、《通知類文書模板》要素格式要求標題事由+文種，如“關(guān)于2023年春節(jié)放假安排的通知”主送機關(guān)頂格書寫，后加冒號，如“公司各部門、全體員工：”一、通知依據(jù)（如“根據(jù)國家法定節(jié)假日安排”）；二、具體事項（時間、地點、要求等）；三、其他說明（如“值班安排”）發(fā)文機關(guān)右空四字，如“公司行政部”成文日期右空四字，如“2023年12月20日”示例：關(guān)于2023年春節(jié)放假安排的通知公司各部門、全體員工：根據(jù)國務院辦公廳《2023年部分節(jié)假日安排通知》及公司實際情況，現(xiàn)將2023年春節(jié)放假安排通知一、放假時間2024年2月9日（除夕）至2月17日（正月初六）放假，共9天；2月18日（星期日）正常上班。二、相關(guān)要求放假前，各部門需完成本區(qū)域安全檢查（關(guān)閉電源、鎖好門窗），并將檢查結(jié)果于2月8日前報行政部；值班人員需按時到崗，做好值班記錄，遇突發(fā)情況及時向分管領(lǐng)導匯報；員工假期出行注意安全，盡量減少前往人群密集場所，保持通訊暢通。特此通知。公司行政部2023年12月20日第五章執(zhí)行要點與常見問題規(guī)避一、撰寫環(huán)節(jié)注意事項避免內(nèi)容遺漏：請示類文書需明確“為什么請示、請示什么、請誰批示”，通知類需明確“誰來做、怎么做、何時做”；規(guī)范使用簡稱：公司內(nèi)部簡稱需首次出現(xiàn)時標注全稱，如“行政部（全稱：行政管理部）”；禁用敏感信息：不得泄露公司商業(yè)秘密、員工隱私及未公開的經(jīng)營數(shù)據(jù)。二、審批環(huán)節(jié)注意事項把控審批時限：部門審核、會簽環(huán)節(jié)原則上不超過1個工作日，領(lǐng)導審批需在2個工作日內(nèi)完成（緊急事項標注“特急”后可縮短至4小時內(nèi)）；嚴禁越權(quán)審批：審批人需在自身權(quán)限范圍內(nèi)簽署意見，不得超越審批層級或代替他人審批；全程留痕管理：審批過程中的簽字、意見需記錄在文書稿紙或?qū)徟到y(tǒng)中，保證可追溯。三、歸檔環(huán)節(jié)注意事項文書完整性：歸檔時需包含正本、審批記錄、附件材料，缺一不可；電子備份：重要文書需同時保存電子版（PDF格式），刻錄成