活動(dòng)策劃方案執(zhí)行清單（通用模板）一、模板概述本執(zhí)行清單旨在為活動(dòng)策劃者提供系統(tǒng)化、流程化的工作指引，覆蓋活動(dòng)從籌備到執(zhí)行的全環(huán)節(jié)，保證各項(xiàng)任務(wù)有序推進(jìn)、責(zé)任到人、風(fēng)險(xiǎn)可控。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化任務(wù)拆解與過(guò)程管控，幫助團(tuán)隊(duì)提升策劃效率、保障活動(dòng)效果，適用于企業(yè)年會(huì)、產(chǎn)品發(fā)布會(huì)、行業(yè)峰會(huì)、客戶(hù)答謝會(huì)、公益活動(dòng)等各類(lèi)線下/線上活動(dòng)場(chǎng)景。二、適用范圍與典型應(yīng)用場(chǎng)景（一）企業(yè)內(nèi)部活動(dòng)年度總結(jié)大會(huì)、員工團(tuán)建、周年慶典、培訓(xùn)研討會(huì)等；需跨部門(mén)協(xié)作（如行政部、人力資源部、市場(chǎng)部）的大型集會(huì)。（二）商業(yè)推廣活動(dòng)產(chǎn)品上市發(fā)布會(huì)、品牌體驗(yàn)日、經(jīng)銷(xiāo)商大會(huì)、客戶(hù)答謝宴等；涉及外部合作伙伴（供應(yīng)商、媒體、KOL）的商業(yè)活動(dòng)。（三）行業(yè)交流活動(dòng)行業(yè)峰會(huì)、論壇、展會(huì)、沙龍等；需統(tǒng)籌多方資源（嘉賓、場(chǎng)地、參會(huì)者）的專(zhuān)業(yè)性活動(dòng)。（四）公益主題活動(dòng)公益跑、慈善拍賣(mài)、志愿者招募活動(dòng)等；需兼顧社會(huì)影響力與執(zhí)行落地性的公益項(xiàng)目。三、前期籌備階段操作指南（一）活動(dòng)目標(biāo)與定位核心任務(wù)：明確活動(dòng)核心目的，定義活動(dòng)范圍與形式。操作步驟：與需求方（如企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、客戶(hù)）溝通，確認(rèn)活動(dòng)核心目標(biāo)（如品牌曝光、產(chǎn)品銷(xiāo)售、團(tuán)隊(duì)建設(shè)、客戶(hù)維護(hù)等）；定義活動(dòng)規(guī)模（參會(huì)人數(shù)、場(chǎng)地大?。?、形式（線下/線上/混合）、主題及調(diào)性（正式/輕松/科技感/文藝風(fēng)）；輸出《活動(dòng)策劃方案》（含目標(biāo)、主題、流程、預(yù)算等），需求方簽字確認(rèn)。關(guān)鍵輸出：《活動(dòng)策劃方案（終版）》（二）預(yù)算編制與審批核心任務(wù)：制定詳細(xì)預(yù)算，保證資金合理分配。操作步驟：按科目拆分預(yù)算：場(chǎng)地費(fèi)、物料費(fèi)（宣傳物料、禮品、設(shè)備租賃）、人員費(fèi)（嘉賓、臨時(shí)staff、策劃團(tuán)隊(duì)）、餐飲費(fèi)、交通住宿費(fèi)、應(yīng)急備用金（建議占總預(yù)算10%-15%）等；獲取供應(yīng)商報(bào)價(jià)（至少3家比價(jià)），填寫(xiě)《預(yù)算明細(xì)表》；提交預(yù)算至需求方審批，確認(rèn)最終預(yù)算額度。關(guān)鍵輸出：《活動(dòng)預(yù)算審批表》《預(yù)算明細(xì)表》（三）策劃團(tuán)隊(duì)組建與分工核心任務(wù)：明確團(tuán)隊(duì)架構(gòu)，落實(shí)責(zé)任到人。操作步驟：設(shè)立總負(fù)責(zé)人（*經(jīng)理），統(tǒng)籌全局；按職能劃分小組：策劃組（流程設(shè)計(jì)、內(nèi)容創(chuàng)意）、執(zhí)行組（現(xiàn)場(chǎng)管控、物資對(duì)接）、后勤組（場(chǎng)地、餐飲、住宿）、宣傳組（推廣、媒體對(duì)接）；制定《團(tuán)隊(duì)分工表》，明確各組負(fù)責(zé)人、成員及職責(zé)（如策劃組負(fù)責(zé)流程細(xì)化，執(zhí)行組負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)搭建協(xié)調(diào)）。關(guān)鍵輸出：《團(tuán)隊(duì)分工表》（四）場(chǎng)地與供應(yīng)商篩選核心任務(wù)：確定活動(dòng)場(chǎng)地及核心供應(yīng)商，保障資源落地。操作步驟：場(chǎng)地篩選：根據(jù)活動(dòng)規(guī)模、主題需求，篩選至少3個(gè)備選場(chǎng)地，確認(rèn)場(chǎng)地容量、設(shè)備（音響、投影、燈光）、交通便利性、配套服務(wù)（餐飲、停車(chē)）等，簽訂《場(chǎng)地租賃合同》；供應(yīng)商篩選：按物料制作、設(shè)備租賃、禮儀服務(wù)、攝影攝像等類(lèi)別篩選供應(yīng)商，評(píng)估其資質(zhì)、案例、報(bào)價(jià)，簽訂《服務(wù)采購(gòu)合同》。關(guān)鍵輸出：《場(chǎng)地租賃合同》《服務(wù)采購(gòu)合同》《供應(yīng)商聯(lián)系方式清單》（五）核心物料籌備核心任務(wù)：按活動(dòng)需求采購(gòu)/制作各類(lèi)物料，保證齊全到位。操作步驟：制定《物料籌備清單》，分類(lèi)列明：宣傳物料（海報(bào)、易拉寶、背景板、邀請(qǐng)函）、現(xiàn)場(chǎng)物料（簽到臺(tái)、指示牌、桌布、禮品袋）、電子物料（PPT、視頻、音樂(lè)）、嘉賓物料（胸花、伴手禮）；明確各物料負(fù)責(zé)人、制作周期、交付時(shí)間，跟蹤進(jìn)度，提前3天完成物料驗(yàn)收。關(guān)鍵輸出：《物料籌備清單》《物料驗(yàn)收確認(rèn)表》（六）嘉賓與參會(huì)人員邀請(qǐng)核心任務(wù)：精準(zhǔn)觸達(dá)目標(biāo)人群，保證參會(huì)率。操作步驟：嘉賓邀請(qǐng)：確定嘉賓名單（演講嘉賓、重要客戶(hù)、媒體代表），發(fā)送正式邀請(qǐng)函（含活動(dòng)主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程），提前7天確認(rèn)出席，安排接送、住宿等事宜；參會(huì)人員邀請(qǐng)：通過(guò)公眾號(hào)、社群、短信等方式發(fā)布報(bào)名信息，設(shè)置報(bào)名（收集姓名、單位、聯(lián)系方式、特殊需求），提前3天發(fā)送《參會(huì)提醒》（含交通路線、注意事項(xiàng)）。關(guān)鍵輸出：《嘉賓名單及行程表》《參會(huì)人員報(bào)名表》《參會(huì)提醒》（七）宣傳推廣方案制定核心任務(wù)：制定多渠道推廣計(jì)劃，提升活動(dòng)影響力。操作步驟：明確推廣渠道：線上（公眾號(hào)、視頻號(hào)、行業(yè)媒體、社群）、線下（海報(bào)、傳單、合作伙伴資源）；制定推廣時(shí)間軸：預(yù)熱期（活動(dòng)前15-30天，發(fā)布預(yù)告、倒計(jì)時(shí)）、爆發(fā)期（活動(dòng)前3-7天，嘉賓陣容、議程亮點(diǎn)）、收尾期（活動(dòng)后1-3天，現(xiàn)場(chǎng)回顧、成果展示）；輸出《宣傳推廣排期表》，明確各渠道內(nèi)容、發(fā)布時(shí)間、負(fù)責(zé)人。關(guān)鍵輸出：《宣傳推廣排期表》（八）流程方案細(xì)化與彩排核心任務(wù)：細(xì)化活動(dòng)流程，保證環(huán)節(jié)銜接順暢。操作步驟：制定《活動(dòng)流程時(shí)間軸》（精確到分鐘），明確各環(huán)節(jié)（簽到、開(kāi)場(chǎng)、演講、互動(dòng)、閉幕）、負(fù)責(zé)人、所需物資、銜接要點(diǎn)；提前1天進(jìn)行全流程彩排（含設(shè)備調(diào)試、人員走位、流程銜接），記錄問(wèn)題并整改，輸出《彩排問(wèn)題整改表》。關(guān)鍵輸出：《活動(dòng)流程時(shí)間軸》《彩排問(wèn)題整改表》（九）應(yīng)急預(yù)案制定核心任務(wù)：預(yù)判潛在風(fēng)險(xiǎn)，制定應(yīng)對(duì)措施。操作步驟：識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：天氣變化（戶(hù)外活動(dòng)）、設(shè)備故障（音響、投影）、人員缺席（嘉賓、工作人員）、突發(fā)安全事件（火災(zāi)、人員受傷）；制定應(yīng)對(duì)措施：如戶(hù)外活動(dòng)準(zhǔn)備雨棚/備用場(chǎng)地，設(shè)備故障安排技術(shù)人員現(xiàn)場(chǎng)待命，人員缺席準(zhǔn)備替補(bǔ)方案；輸出《應(yīng)急預(yù)案》，明確各風(fēng)險(xiǎn)負(fù)責(zé)人及處理流程。關(guān)鍵輸出：《應(yīng)急預(yù)案》四、前期籌備階段模板表格表1：籌備階段任務(wù)清單表序號(hào)任務(wù)名稱(chēng)負(fù)責(zé)人開(kāi)始時(shí)間截止時(shí)間完成狀態(tài)（□未啟動(dòng)□進(jìn)行中□已完成）備注1活動(dòng)目標(biāo)與定位*主管YYYY-MM-DDYYYY-MM-DD□□□需求方簽字確認(rèn)2預(yù)算編制與審批*專(zhuān)員YYYY-MM-DDYYYY-MM-DD□□□包含10%應(yīng)急備用金3策劃團(tuán)隊(duì)組建*經(jīng)理YYYY-MM-DDYYYY-MM-DD□□□明確4個(gè)小組職責(zé)4場(chǎng)地與供應(yīng)商篩選*助理YYYY-MM-DDYYYY-MM-DD□□□簽訂3份合同5核心物料籌備*策劃YYYY-MM-DDYYYY-MM-DD□□□提前3天驗(yàn)收6嘉賓與參會(huì)人員邀請(qǐng)*市場(chǎng)YYYY-MM-DDYYYY-MM-DD□□□提前7天確認(rèn)嘉賓7宣傳推廣方案制定*宣傳YYYY-MM-DDYYYY-MM-DD□□□線上線下渠道覆蓋8流程方案細(xì)化與彩排*執(zhí)行YYYY-MM-DDYYYY-MM-DD□□□全流程彩排整改9應(yīng)急預(yù)案制定*后勤YYYY-MM-DDYYYY-MM-DD□□□覆蓋4類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)五、中期執(zhí)行階段操作指南（一）現(xiàn)場(chǎng)布置與驗(yàn)收核心任務(wù)：按方案完成場(chǎng)地搭建，保證符合活動(dòng)需求。操作步驟：提前6小時(shí)（或按場(chǎng)地要求）進(jìn)場(chǎng)搭建，按《場(chǎng)地布置示意圖》布置舞臺(tái)、簽到區(qū)、嘉賓區(qū)、功能區(qū)等；搭建完成后，總負(fù)責(zé)人、策劃組、后勤組聯(lián)合驗(yàn)收，檢查物料擺放、設(shè)備運(yùn)行、視覺(jué)效果等，簽字確認(rèn)《現(xiàn)場(chǎng)布置驗(yàn)收單》。（二）人員簽到與引導(dǎo)核心任務(wù)：高效完成簽到，參會(huì)者有序入場(chǎng)。操作步驟：簽到臺(tái)設(shè)置2-3個(gè)通道，配備簽到人員、物料（簽到表、筆、禮品袋、胸卡），提前1小時(shí)到位；采用“簽到表+電子簽到”雙重模式，核對(duì)參會(huì)者信息，發(fā)放胸卡、禮品袋及《活動(dòng)流程手冊(cè)》；安排引導(dǎo)人員（佩戴統(tǒng)一標(biāo)識(shí)）在入口、電梯口、拐角處引導(dǎo)參會(huì)者入場(chǎng)，解答疑問(wèn)。（三）流程執(zhí)行管控核心任務(wù)：按時(shí)間軸推進(jìn)活動(dòng)，保證各環(huán)節(jié)銜接順暢。操作步驟：總負(fù)責(zé)人通過(guò)對(duì)講機(jī)實(shí)時(shí)監(jiān)控進(jìn)度，各環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人提前30分鐘到位，完成最后準(zhǔn)備（如PPT播放、嘉賓接待）；嚴(yán)格按照《活動(dòng)流程時(shí)間軸》執(zhí)行，如遇延遲（如演講超時(shí)），由總負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)后續(xù)環(huán)節(jié)壓縮時(shí)間；關(guān)鍵環(huán)節(jié)（開(kāi)場(chǎng)演講、產(chǎn)品發(fā)布、互動(dòng)抽獎(jiǎng)）安排專(zhuān)人記錄（照片、視頻、文字）。（四）嘉賓與參會(huì)者服務(wù)核心任務(wù)：提供貼心服務(wù)，提升參會(huì)體驗(yàn)。操作步驟：嘉賓服務(wù)：安排專(zhuān)人對(duì)接，提前30分鐘接待至休息室，提供茶水、伴手禮，協(xié)助熟悉流程；參會(huì)者服務(wù)：設(shè)置咨詢(xún)臺(tái)，解答活動(dòng)流程、場(chǎng)地設(shè)施等問(wèn)題，提供飲用水、應(yīng)急藥品（創(chuàng)可貼、胃藥等）；特殊需求響應(yīng)：針對(duì)dietaryrestrictions（素食、過(guò)敏）、行動(dòng)不便參會(huì)者，提前準(zhǔn)備特殊餐飲或協(xié)助通行。（五）突發(fā)事件處理核心任務(wù)：快速響應(yīng)突發(fā)情況，降低活動(dòng)影響。操作步驟：設(shè)備故障：立即聯(lián)系技術(shù)人員現(xiàn)場(chǎng)維修，同時(shí)啟動(dòng)備用設(shè)備（如備用投影儀、麥克風(fēng)），利用等待時(shí)間安排互動(dòng)游戲或播放暖場(chǎng)視頻；人員沖突：由安保人員或后勤組人員將沖突雙方帶離現(xiàn)場(chǎng)，單獨(dú)溝通處理，避免影響活動(dòng)秩序；天氣變化（戶(hù)外）：如遇下雨，迅速啟用雨棚或引導(dǎo)至備用場(chǎng)地，通過(guò)廣播通知參會(huì)者。（六）數(shù)據(jù)與素材收集核心任務(wù)：實(shí)時(shí)記錄活動(dòng)數(shù)據(jù)，為后續(xù)復(fù)盤(pán)提供素材。操作步驟：簽到數(shù)據(jù)：活動(dòng)結(jié)束后1小時(shí)內(nèi)導(dǎo)出電子簽到表，統(tǒng)計(jì)參會(huì)人數(shù)、性別比例、單位分布等；素材收集：安排攝影、攝像人員全程記錄，重點(diǎn)拍攝嘉賓演講、互動(dòng)環(huán)節(jié)、現(xiàn)場(chǎng)全景，活動(dòng)當(dāng)天整理初步素材。六、中期執(zhí)行階段模板表格表2：執(zhí)行階段流程管控表時(shí)間節(jié)點(diǎn)環(huán)節(jié)內(nèi)容負(fù)責(zé)人配合部門(mén)物資準(zhǔn)備注意事項(xiàng)08:00-08:30工作人員簽到*后勤后勤組簽到表、工作證核對(duì)人員信息，發(fā)放任務(wù)分工表08:30-09:00現(xiàn)場(chǎng)最后檢查*經(jīng)理全體組員對(duì)講機(jī)、驗(yàn)收單重點(diǎn)檢查設(shè)備、物料、場(chǎng)地布置09:00-09:30參會(huì)者簽到*執(zhí)行執(zhí)行組簽到表、胸卡、禮品袋引導(dǎo)參會(huì)者填寫(xiě)信息，有序排隊(duì)09:30-09:40開(kāi)場(chǎng)表演*策劃策劃組背景音樂(lè)、舞臺(tái)燈光提前確認(rèn)表演者到位，音樂(lè)音量09:40-10:20領(lǐng)導(dǎo)致辭*執(zhí)行執(zhí)行組PPT、麥克風(fēng)、講臺(tái)提前調(diào)試PPT，提醒領(lǐng)導(dǎo)致辭時(shí)間10:20-11:00主題演講*市場(chǎng)市場(chǎng)組嘉賓PPT、翻頁(yè)筆安排專(zhuān)人協(xié)助嘉賓播放PPT11:00-11:20互動(dòng)抽獎(jiǎng)*策劃策劃組抽獎(jiǎng)箱、獎(jiǎng)品、抽獎(jiǎng)碼保證抽獎(jiǎng)公平，公布中獎(jiǎng)信息11:20-11:30閉幕致辭*經(jīng)理全體組員背景音樂(lè)、閉幕PPT提前準(zhǔn)備音樂(lè)，控制時(shí)間表3：現(xiàn)場(chǎng)簽到表序號(hào)姓名單位聯(lián)系方式簽到時(shí)間備注（特殊需求）1科技有限公司13809:05素食2YY集團(tuán)13909:12無(wú)3ZZ行業(yè)協(xié)會(huì)13709:18需輪椅通道七、后期復(fù)盤(pán)階段操作指南（一）資料整理歸檔核心任務(wù)：系統(tǒng)整理活動(dòng)資料，便于后續(xù)查閱。操作步驟：收集活動(dòng)資料：《活動(dòng)策劃方案》《預(yù)算審批表》《簽到表》《照片視頻素材》《供應(yīng)商合同》《應(yīng)急預(yù)案》等；按類(lèi)別歸檔（電子檔存云端共享文件夾，紙質(zhì)檔存文件柜），標(biāo)注“活動(dòng)名稱(chēng)+日期+類(lèi)別”（如“2023產(chǎn)品發(fā)布會(huì)-簽到表”）。（二）活動(dòng)效果評(píng)估核心任務(wù)：對(duì)比活動(dòng)目標(biāo)，評(píng)估實(shí)際效果。操作步驟：目標(biāo)達(dá)成度評(píng)估：如品牌曝光目標(biāo)（媒體曝光量、社交媒體話題閱讀量）是否達(dá)成，銷(xiāo)售目標(biāo)（現(xiàn)場(chǎng)簽單量、咨詢(xún)量）是否完成；參會(huì)者反饋評(píng)估：通過(guò)問(wèn)卷星發(fā)放《滿意度調(diào)查表》（含活動(dòng)流程、內(nèi)容、服務(wù)、場(chǎng)地等維度），統(tǒng)計(jì)滿意度評(píng)分及建議；成本效益分析：對(duì)比預(yù)算與實(shí)際支出，計(jì)算投入產(chǎn)出比（ROI）。（三）總結(jié)報(bào)告撰寫(xiě)核心任務(wù)：輸出總結(jié)報(bào)告，提煉經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。操作步驟：報(bào)告內(nèi)容：活動(dòng)概況（時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)模、主題）、目標(biāo)完成情況、亮點(diǎn)與創(chuàng)新點(diǎn)、問(wèn)題與不足、改進(jìn)建議、后續(xù)行動(dòng)計(jì)劃；提交需求方審閱，根據(jù)反饋修改完善，最終版報(bào)告存檔。（四）費(fèi)用結(jié)算與報(bào)銷(xiāo)核心任務(wù)：完成費(fèi)用核對(duì)與報(bào)銷(xiāo)，保證合規(guī)。操作步驟：核對(duì)各供應(yīng)商費(fèi)用，核對(duì)《預(yù)算明細(xì)表》與實(shí)際支出，填寫(xiě)《費(fèi)用結(jié)算表》；收集發(fā)票、合同等報(bào)銷(xiāo)憑證，按公司財(cái)務(wù)流程提交報(bào)銷(xiāo)，完成后更新《預(yù)算執(zhí)行情況表》。八、后期復(fù)盤(pán)階段模板表格表4：活動(dòng)效果評(píng)估表評(píng)估維度具體指標(biāo)評(píng)估結(jié)果（□優(yōu)秀□良好□一般□較差）改進(jìn)建議目標(biāo)達(dá)成度媒體曝光量（目標(biāo)10萬(wàn)+）□優(yōu)秀（實(shí)際12萬(wàn)+）加強(qiáng)與頭部媒體合作現(xiàn)場(chǎng)簽單量（目標(biāo)50單）□良好（實(shí)際45單）增加產(chǎn)品體驗(yàn)環(huán)節(jié)參會(huì)者滿意度流程安排（滿意度4.5/5）□優(yōu)秀（實(shí)際4.6/5）保持緊湊節(jié)奏服務(wù)質(zhì)量（滿意度4.2/5）□一般（實(shí)際3.8/5）加強(qiáng)簽到人員培訓(xùn)成本控制預(yù)算執(zhí)行率（目標(biāo)≤100%）□良好（實(shí)際95%）優(yōu)化物料采購(gòu)渠道表5：費(fèi)用結(jié)算明細(xì)表科目預(yù)算金額（元）實(shí)際支出（元）差異說(shuō)明負(fù)責(zé)人場(chǎng)地費(fèi)20,00018,000場(chǎng)地方折扣*助理物料費(fèi)10,00011,000增加定制禮品數(shù)量*策劃設(shè)備租賃費(fèi)5,0005,000無(wú)差異*執(zhí)行應(yīng)急備用金3,5002,000未使用部分退回*后勤合計(jì)38,50036,000節(jié)約2,500元*經(jīng)理九、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示與執(zhí)行要點(diǎn)（一）時(shí)間管理風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：環(huán)節(jié)延遲導(dǎo)致整體流程混亂；應(yīng)對(duì)：制定《活動(dòng)流程時(shí)間軸》時(shí)預(yù)留10%-15%的彈性時(shí)間，關(guān)鍵環(huán)節(jié)（如嘉賓演講）設(shè)置倒計(jì)時(shí)提醒。（二）溝通協(xié)調(diào)風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：跨部門(mén)/供應(yīng)商信息傳遞不及時(shí)，導(dǎo)致任務(wù)遺漏；應(yīng)對(duì)：建立“每日進(jìn)度同步會(huì)”機(jī)制（籌備階段每日下班前15分鐘，執(zhí)行階段每2小時(shí)同步一次），使用共享文檔（如騰訊文檔）實(shí)時(shí)更新任務(wù)進(jìn)度。（三）物資備份風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：關(guān)鍵物料（如胸卡、麥克風(fēng)）缺失或損壞；應(yīng)對(duì)：核心物料準(zhǔn)備1-2份備份（如備用胸卡、無(wú)線麥克風(fēng)），提前檢查設(shè)備電量及備用電池。（四）安全預(yù)案風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：突發(fā)安全事件（火災(zāi)、人員受傷）處理不當(dāng)；應(yīng)對(duì)：活動(dòng)前組織