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文檔簡(jiǎn)介
《GB/T42107-2022國(guó)家科技重大專項(xiàng)文件歸檔與檔案管理規(guī)范》
專題研究報(bào)告目錄為何說(shuō)GB/T42107-2022是國(guó)家科技重大專項(xiàng)檔案管理的
“定海神針”?專家視角解讀標(biāo)準(zhǔn)核心價(jià)值與時(shí)代意義檔案管理全流程有哪些
“硬指標(biāo)”?從收集到利用,GB/T42107-2022給出的規(guī)范化操作指南與質(zhì)量控制要求未來(lái)3-5年科技檔案管理將向何處發(fā)展?結(jié)合GB/T42107-2022預(yù)測(cè)數(shù)字化
、智能化轉(zhuǎn)型趨勢(shì)與應(yīng)對(duì)路徑不同參與主體(主管部門
、承擔(dān)單位
、檔案機(jī)構(gòu))在標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行中扮演何種角色?GB/T42107-2022明確的職責(zé)分工與協(xié)同機(jī)制跨部門
、跨地區(qū)科技專項(xiàng)檔案管理如何實(shí)現(xiàn)
“無(wú)縫銜接”?GB/T42107-2022指導(dǎo)下的協(xié)同管理模式與數(shù)據(jù)共享機(jī)制國(guó)家科技重大專項(xiàng)文件歸檔范圍如何精準(zhǔn)界定?依據(jù)GB/T42107-2022梳理關(guān)鍵領(lǐng)域與特殊情形歸檔要點(diǎn)面對(duì)科技專項(xiàng)檔案的復(fù)雜性與特殊性,GB/T42107-2022提供了哪些創(chuàng)新解決方案?深度剖析特殊載體檔案管理策略標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施中易出現(xiàn)哪些
“絆腳石”?常見(jiàn)問(wèn)題排查
、風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避及GB/T42107-2022合規(guī)性整改建議如何通過(guò)GB/T42107-2022提升科技重大專項(xiàng)檔案的利用價(jià)值?從信息挖掘到成果轉(zhuǎn)化的實(shí)踐方法與案例參考與其他相關(guān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)如何銜接?避免沖突
、形成合力的標(biāo)準(zhǔn)化體系構(gòu)建與應(yīng)用策為何說(shuō)GB/T42107-2022是國(guó)家科技重大專項(xiàng)檔案管理的“定海神針”?專家視角解讀標(biāo)準(zhǔn)核01心價(jià)值與時(shí)代意義020102國(guó)家科技重大專項(xiàng)檔案管理為何急需統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)?當(dāng)前行業(yè)亂象與潛在風(fēng)險(xiǎn)分析國(guó)家科技重大專項(xiàng)涉及多領(lǐng)域、多主體,此前檔案管理缺乏統(tǒng)一規(guī)范,存在歸檔范圍模糊、流程不統(tǒng)一等問(wèn)題。部分項(xiàng)目文件丟失、歸檔滯后,導(dǎo)致科研成果溯源困難,甚至影響專項(xiàng)驗(yàn)收與成果轉(zhuǎn)化,統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)可有效規(guī)避這些風(fēng)險(xiǎn)。GB/T42107-2022出臺(tái)的時(shí)代背景是什么?與國(guó)家科技發(fā)展戰(zhàn)略的契合點(diǎn)在國(guó)家大力推進(jìn)科技創(chuàng)新、強(qiáng)化科研管理規(guī)范化的背景下,該標(biāo)準(zhǔn)響應(yīng)科技強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略,為重大專項(xiàng)檔案管理提供依據(jù),保障科研數(shù)據(jù)安全,支撐科研成果高效利用,契合國(guó)家科技治理體系現(xiàn)代化需求。從專家視角看,標(biāo)準(zhǔn)的核心價(jià)值體現(xiàn)在哪些方面?對(duì)科技專項(xiàng)管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)影響專家認(rèn)為,標(biāo)準(zhǔn)核心價(jià)值在于規(guī)范全流程管理、保障檔案真實(shí)性與完整性,長(zhǎng)遠(yuǎn)看能提升科技專項(xiàng)管理效率,為科研成果傳承、復(fù)盤(pán)提供可靠依據(jù),推動(dòng)科技資源優(yōu)化配置與創(chuàng)新發(fā)展。相較于以往相關(guān)規(guī)范,GB/T42107-2022有哪些突破性創(chuàng)新?解決了哪些歷史遺留問(wèn)題相較于以往,該標(biāo)準(zhǔn)更細(xì)化歸檔范圍、明確各主體職責(zé),引入數(shù)字化管理要求,解決了以往歸檔不及時(shí)、特殊載體檔案管理無(wú)據(jù)可依等歷史遺留問(wèn)題,提升了標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)用性與前瞻性。、國(guó)家科技重大專項(xiàng)文件歸檔范圍如何精準(zhǔn)界定?依據(jù)GB/T42107-2022梳理關(guān)鍵領(lǐng)域與特殊情形歸檔要點(diǎn)科技重大專項(xiàng)文件歸檔的基本原則是什么?GB/T42107-2022明確的界定依據(jù)與判斷標(biāo)準(zhǔn)01基本原則包括完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性,界定依據(jù)為專項(xiàng)實(shí)施各階段產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的文件,判斷標(biāo)準(zhǔn)圍繞是否對(duì)專項(xiàng)驗(yàn)收、成果轉(zhuǎn)化、歷史追溯有重要意義,確保歸檔文件不遺漏、不冗余。02專項(xiàng)立項(xiàng)階段哪些文件必須歸檔?從申報(bào)材料到立項(xiàng)批復(fù)的關(guān)鍵文件清單需歸檔申報(bào)書(shū)、可行性研究報(bào)告、專家評(píng)審意見(jiàn)、立項(xiàng)批復(fù)文件、任務(wù)書(shū)等,這些文件記錄專項(xiàng)立項(xiàng)全過(guò)程,是后續(xù)實(shí)施與驗(yàn)收的基礎(chǔ),必須完整收集歸檔。實(shí)施階段產(chǎn)生的海量文件如何篩選歸檔?核心科研數(shù)據(jù)、實(shí)驗(yàn)記錄與過(guò)程性文件的界定要點(diǎn)優(yōu)先歸檔核心科研數(shù)據(jù)(如原始實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、分析報(bào)告)、關(guān)鍵實(shí)驗(yàn)記錄、階段進(jìn)展報(bào)告、經(jīng)費(fèi)使用憑證等,篩選時(shí)結(jié)合文件對(duì)專項(xiàng)目標(biāo)達(dá)成的影響程度,確保關(guān)鍵過(guò)程文件不缺失。驗(yàn)收與成果轉(zhuǎn)化階段有哪些特殊文件需歸檔?驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、專利證書(shū)、成果推廣材料的歸檔要求需歸檔驗(yàn)收申請(qǐng)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、專家驗(yàn)收意見(jiàn)、專利證書(shū)、軟件著作權(quán)證書(shū)、成果推廣協(xié)議與效果報(bào)告等,這些文件證明專項(xiàng)成果與價(jià)值,是成果轉(zhuǎn)化與后續(xù)應(yīng)用的關(guān)鍵依據(jù)。遇到跨項(xiàng)目關(guān)聯(lián)文件、涉密文件等特殊情形,如何依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)界定歸檔范圍?跨項(xiàng)目關(guān)聯(lián)文件按主項(xiàng)目?jī)?yōu)先原則歸檔,明確標(biāo)注關(guān)聯(lián)關(guān)系;涉密文件嚴(yán)格按保密規(guī)定界定,單獨(dú)歸檔并標(biāo)注密級(jí),確保歸檔范圍既符合標(biāo)準(zhǔn)又滿足特殊管理需求。、檔案管理全流程有哪些“硬指標(biāo)”?從收集到利用,GB/T42107-2022給出的規(guī)范化操作指南與01質(zhì)量控制要求02文件收集環(huán)節(jié)的“硬指標(biāo)”是什么?收集時(shí)限、責(zé)任人、文件完整性的具體要求收集時(shí)限需在文件形成后30日內(nèi)完成初步收集,責(zé)任人明確為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人與檔案員,文件完整性要求正文、附件、修改稿等齊全,無(wú)缺頁(yè)、破損,確保收集環(huán)節(jié)規(guī)范高效。整理歸檔階段如何實(shí)現(xiàn)規(guī)范化?文件分類、組卷、編號(hào)與著錄的標(biāo)準(zhǔn)操作流程按專項(xiàng)階段、文件類型分類,組卷需遵循邏輯關(guān)聯(lián)原則,編號(hào)采用“項(xiàng)目編號(hào)-階段代碼-文件順序號(hào)”格式,著錄需包含文件名稱、形成日期、責(zé)任人等核心字段,確保整理有序。檔案保管環(huán)節(jié)有哪些質(zhì)量控制要求?庫(kù)房環(huán)境、載體保護(hù)、安全防護(hù)的具體指標(biāo)庫(kù)房溫度控制在14-24℃,濕度45%-60%,紙質(zhì)檔案需防蟲(chóng)、防潮,電子檔案采用異地備份,配備防火、防盜設(shè)施,定期檢查檔案保存狀況,保障檔案安全。檔案鑒定與銷毀如何合規(guī)操作?鑒定小組組成、鑒定標(biāo)準(zhǔn)與銷毀流程的規(guī)范要求鑒定小組由主管部門、承擔(dān)單位、檔案機(jī)構(gòu)人員組成,鑒定標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)檔案保存價(jià)值,銷毀需制定銷毀清單,經(jīng)審批后由兩人以上監(jiān)督執(zhí)行,全程記錄備查,確保鑒定銷毀合規(guī)。檔案利用環(huán)節(jié)需遵守哪些規(guī)范?利用申請(qǐng)、審批流程、信息保密的具體要求利用者需提交利用申請(qǐng),說(shuō)明用途,經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或檔案機(jī)構(gòu)審批,涉密檔案利用需額外履行保密審批手續(xù),利用過(guò)程中不得復(fù)制、篡改檔案信息,確保檔案利用安全可控。21、面對(duì)科技專項(xiàng)檔案的復(fù)雜性與特殊性,GB/T42107-2022提供了哪些創(chuàng)新解決方案?深度剖析特殊載體檔案管理策略科技專項(xiàng)檔案有哪些典型的復(fù)雜性與特殊性?與普通檔案相比的差異點(diǎn)分析科技專項(xiàng)檔案涉及多學(xué)科數(shù)據(jù)、特殊實(shí)驗(yàn)記錄、大型儀器設(shè)備檔案等,具有專業(yè)性強(qiáng)、載體多樣、關(guān)聯(lián)復(fù)雜等特點(diǎn),與普通檔案相比,對(duì)管理的專業(yè)性、精準(zhǔn)性要求更高。針對(duì)電子檔案(如科研數(shù)據(jù)、電子報(bào)告),GB/T42107-2022提出了哪些創(chuàng)新管理方案?要求電子檔案采用標(biāo)準(zhǔn)格式存儲(chǔ),建立元數(shù)據(jù)管理體系,定期進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移與有效性檢測(cè),確保電子檔案長(zhǎng)期可讀,同時(shí)采用加密技術(shù)保障數(shù)據(jù)安全,解決電子檔案管理難題。對(duì)于實(shí)物檔案(如實(shí)驗(yàn)樣品、儀器模型),標(biāo)準(zhǔn)給出了怎樣的管理策略?實(shí)物檔案需單獨(dú)編號(hào)、登記,明確保管責(zé)任人與存放位置,制定養(yǎng)護(hù)方案,定期檢查實(shí)物狀態(tài),同時(shí)建立實(shí)物檔案與相關(guān)文字、電子檔案的關(guān)聯(lián)索引,確保實(shí)物檔案可追溯、易管理。涉密科技專項(xiàng)檔案的管理有哪些特殊要求?如何平衡保密與利用需求涉密檔案實(shí)行專人保管、專庫(kù)存放,采用加密存儲(chǔ)與訪問(wèn)控制,利用需嚴(yán)格履行保密審批,限定利用范圍與方式,同時(shí)建立保密檢查機(jī)制,定期排查泄密風(fēng)險(xiǎn),在保密前提下滿足合理利用需求??巛d體檔案(如紙質(zhì)+電子+實(shí)物組合)如何實(shí)現(xiàn)一體化管理?標(biāo)準(zhǔn)推薦的整合路徑按“統(tǒng)一編號(hào)、關(guān)聯(lián)管理”原則,建立跨載體檔案關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)庫(kù),通過(guò)唯一標(biāo)識(shí)將不同載體檔案關(guān)聯(lián)起來(lái),實(shí)現(xiàn)“一鍵查詢、多載體聯(lián)動(dòng)調(diào)取”,提升跨載體檔案管理效率與利用便捷性。、未來(lái)3-5年科技檔案管理將向何處發(fā)展?結(jié)合GB/T42107-2022預(yù)測(cè)數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)型趨勢(shì)1與應(yīng)對(duì)路徑2未來(lái)科技檔案管理的核心發(fā)展方向是什么?數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)型的必然性分析核心方向是數(shù)字化全面普及、智能化深度應(yīng)用。隨著科技專項(xiàng)數(shù)字化程度提升,傳統(tǒng)管理模式難以滿足需求,數(shù)字化可實(shí)現(xiàn)檔案高效管理,智能化能提升信息挖掘效率,轉(zhuǎn)型勢(shì)在必行。GB/T42107-2022中哪些條款為數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供了依據(jù)?如何支撐檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)中電子檔案管理、元數(shù)據(jù)規(guī)范等條款,明確了數(shù)字化建設(shè)要求,為檔案數(shù)字化的格式選擇、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、安全保障提供依據(jù),支撐各單位有序推進(jìn)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型,避免盲目建設(shè)。人工智能技術(shù)(如AI分類、智能檢索)在科技檔案管理中的應(yīng)用前景如何?標(biāo)準(zhǔn)如何引導(dǎo)技術(shù)落地01應(yīng)用前景廣闊,AI可實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)分類、智能檢索與風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警。標(biāo)準(zhǔn)鼓勵(lì)新技術(shù)應(yīng)用,明確技術(shù)應(yīng)用需符合檔案管理規(guī)范,引導(dǎo)各單位在保障檔案安全與質(zhì)量的前提下,逐步推進(jìn)AI技術(shù)落地。01未來(lái)3-5年,科技檔案管理可能面臨哪些新挑戰(zhàn)(如數(shù)據(jù)量激增、技術(shù)迭代)?基于標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)對(duì)路徑可能面臨數(shù)據(jù)量激增導(dǎo)致的存儲(chǔ)壓力、技術(shù)迭代帶來(lái)的兼容性問(wèn)題。依據(jù)標(biāo)準(zhǔn),可通過(guò)建立分布式存儲(chǔ)系統(tǒng)、定期數(shù)據(jù)遷移、制定技術(shù)更新預(yù)案等路徑應(yīng)對(duì),確保檔案管理持續(xù)合規(guī)高效。各參與主體如何提前布局,適應(yīng)未來(lái)檔案管理趨勢(shì)?基于標(biāo)準(zhǔn)的轉(zhuǎn)型策略建議主管部門需完善政策支持,推動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)落地;承擔(dān)單位應(yīng)加大數(shù)字化投入,引入智能技術(shù);檔案機(jī)構(gòu)需提升人員技術(shù)素養(yǎng),建立適應(yīng)趨勢(shì)的管理流程,各方協(xié)同推進(jìn),順利適應(yīng)轉(zhuǎn)型。、標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施中易出現(xiàn)哪些“絆腳石”?常見(jiàn)問(wèn)題排查、風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避及GB/T42107-2022合規(guī)性整改建議標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施初期最易出現(xiàn)哪些問(wèn)題?如認(rèn)知偏差、流程銜接不暢等典型案例分析初期易出現(xiàn)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)理解不深導(dǎo)致的歸檔范圍界定不清,以及部門間流程銜接不暢導(dǎo)致的收集滯后問(wèn)題。例如某項(xiàng)目因未準(zhǔn)確把握歸檔范圍,遺漏關(guān)鍵實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù),影響驗(yàn)收進(jìn)度。檔案管理各環(huán)節(jié)常見(jiàn)的合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)有哪些?如歸檔不及時(shí)、著錄錯(cuò)誤等風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)排查收集環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)為文件缺失、延遲;整理環(huán)節(jié)為分類錯(cuò)誤、著錄信息不準(zhǔn)確;保管環(huán)節(jié)為環(huán)境不達(dá)標(biāo)、安全防護(hù)不足;利用環(huán)節(jié)為違規(guī)利用、信息泄露,需逐項(xiàng)排查規(guī)避。針對(duì)歸檔不及時(shí)問(wèn)題,如何依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)制定整改方案?具體措施與時(shí)間節(jié)點(diǎn)建議依據(jù)標(biāo)準(zhǔn),制定“文件形成-收集-歸檔”時(shí)間表,明確各環(huán)節(jié)責(zé)任人與時(shí)限,建立提醒機(jī)制,每月核查收集情況,對(duì)滯后文件及時(shí)跟蹤督促,確保30日內(nèi)完成收集歸檔。面對(duì)檔案著錄信息不準(zhǔn)確、不完整的問(wèn)題,有哪些合規(guī)性整改技巧?組織檔案員培訓(xùn),熟悉標(biāo)準(zhǔn)著錄要求;制定著錄核查清單,逐項(xiàng)核對(duì)信息;建立雙人審核機(jī)制,著錄后由專人復(fù)核,發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)修正,確保著錄信息符合標(biāo)準(zhǔn)要求。如何建立長(zhǎng)效機(jī)制,持續(xù)規(guī)避標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施中的風(fēng)險(xiǎn)?定期檢查、評(píng)估與優(yōu)化建議建立季度自查、年度評(píng)估機(jī)制,對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)排查問(wèn)題;成立專項(xiàng)小組,分析風(fēng)險(xiǎn)原因,優(yōu)化管理流程;加強(qiáng)人員培訓(xùn),提升合規(guī)意識(shí),確保標(biāo)準(zhǔn)長(zhǎng)期有效執(zhí)行。、不同參與主體(主管部門、承擔(dān)單位、檔案機(jī)構(gòu))在標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行中扮演何種角色?GB/T42107-012022明確的職責(zé)分工與協(xié)同機(jī)制02主管部門在標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行中的核心職責(zé)是什么?從政策引導(dǎo)到監(jiān)督考核的具體任務(wù)主管部門需制定標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施細(xì)則,引導(dǎo)各單位執(zhí)行;開(kāi)展監(jiān)督檢查,考核承擔(dān)單位執(zhí)行情況;協(xié)調(diào)解決跨單位問(wèn)題,確保標(biāo)準(zhǔn)在轄區(qū)內(nèi)統(tǒng)一落實(shí),推動(dòng)整體檔案管理合規(guī)??萍贾卮髮m?xiàng)承擔(dān)單位如何履行主體責(zé)任?從制度建設(shè)到人員配備的全面要求承擔(dān)單位需建立內(nèi)部檔案管理制度,明確各部門職責(zé);配備專職檔案員,組織標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn);落實(shí)檔案管理經(jīng)費(fèi)與設(shè)施,確保文件收集、整理、保管等環(huán)節(jié)符合標(biāo)準(zhǔn),承擔(dān)主體責(zé)任。檔案機(jī)構(gòu)(如單位內(nèi)部檔案室、專業(yè)檔案館)的專業(yè)職責(zé)是什么?從技術(shù)支撐到檔案接收的具體工作檔案機(jī)構(gòu)需提供專業(yè)技術(shù)支撐,指導(dǎo)承擔(dān)單位整理檔案;負(fù)責(zé)檔案接收、保管與利用,確保檔案安全;開(kāi)展檔案鑒定與銷毀,提供檔案信息咨詢,發(fā)揮專業(yè)管理作用。各參與主體之間如何建立有效的協(xié)同機(jī)制?溝通、協(xié)作與信息共享的實(shí)現(xiàn)路徑建立定期溝通會(huì)議機(jī)制,每月交流執(zhí)行情況;搭建共享平臺(tái),實(shí)現(xiàn)檔案信息互通;明確協(xié)同流程,如檔案移交需雙方核對(duì)確認(rèn),確保各主體協(xié)作順暢,提升管理效率。當(dāng)不同主體之間出現(xiàn)職責(zé)爭(zhēng)議時(shí),如何依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)解決?爭(zhēng)議處理原則與流程依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)明確的職責(zé)分工,以“誰(shuí)主管、誰(shuí)負(fù)責(zé),誰(shuí)實(shí)施、誰(shuí)擔(dān)責(zé)”為原則,由主管部門牽頭協(xié)調(diào),組織爭(zhēng)議雙方對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)梳理職責(zé),達(dá)成一致意見(jiàn),形成書(shū)面記錄,確保爭(zhēng)議妥善解決。、如何通過(guò)GB/T42107-2022提升科技重大專項(xiàng)檔案的利用價(jià)值?從信息挖掘到成果轉(zhuǎn)化的實(shí)踐01方法與案例參考02科技重大專項(xiàng)檔案的利用價(jià)值體現(xiàn)在哪些方面?對(duì)科研創(chuàng)新、成果轉(zhuǎn)化的具體作用利用價(jià)值體現(xiàn)在為后續(xù)科研提供數(shù)據(jù)參考、支撐成果轉(zhuǎn)化論證、助力專項(xiàng)復(fù)盤(pán)優(yōu)化等方面,如通過(guò)分析歷史檔案數(shù)據(jù),可優(yōu)化實(shí)驗(yàn)方案,提升科研效率,推動(dòng)成果落地應(yīng)用。依據(jù)GB/T42107-2022,如何構(gòu)建高效的檔案信息挖掘體系?關(guān)鍵步驟與方法先按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范檔案著錄,建立結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫(kù);再運(yùn)用分類統(tǒng)計(jì)、關(guān)聯(lián)分析等方法,挖掘檔案中的科研規(guī)律與成果亮點(diǎn);最后形成分析報(bào)告,為決策提供依據(jù),構(gòu)建完整挖掘體系。有哪些成功案例證明規(guī)范的檔案管理能提升成果轉(zhuǎn)化效率?案例中的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)?zāi)晨萍紝m?xiàng)通過(guò)規(guī)范管理檔案,快速調(diào)取核心實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)與專利信息,成功與企業(yè)達(dá)成合作,縮短成果轉(zhuǎn)化周期。經(jīng)驗(yàn)為:按標(biāo)準(zhǔn)歸檔、建立快速查詢機(jī)制、加強(qiáng)檔案與成果轉(zhuǎn)化的關(guān)聯(lián)。如何針對(duì)不同利用需求(如科研人員、企業(yè)、政府部門)提供定制化檔案服
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