文具廠技術(shù)檔案管理規(guī)定

一、總則1.目的：為加強本廠技術(shù)檔案管理，確保技術(shù)檔案的完整、準確、系統(tǒng)與安全，充分發(fā)揮技術(shù)檔案在文具生產(chǎn)、研發(fā)、管理等活動中的作用，特制定本規(guī)定。2.適用范圍：本規(guī)定適用于本廠全體員工，涉及技術(shù)檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等相關(guān)活動。3.管理原則：遵循集中統(tǒng)一管理原則，實行扁平化管理模式，確保技術(shù)檔案管理工作高效、有序進行。同時，體現(xiàn)本廠“創(chuàng)新、品質(zhì)、服務”的企業(yè)文化和“以質(zhì)量求生存，以創(chuàng)新求發(fā)展”的經(jīng)營理念，注重技術(shù)檔案管理工作對社會效益和經(jīng)濟效益的推動作用。二、技術(shù)檔案管理職責分工1.檔案管理部門：負責制定和完善技術(shù)檔案管理制度，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)技術(shù)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。對各部門技術(shù)檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，確保技術(shù)檔案管理工作符合規(guī)范要求。2.各業(yè)務部門：負責本部門技術(shù)文件的形成、積累、整理，并及時向檔案管理部門移交。明確專人負責技術(shù)檔案管理工作，配合檔案管理部門做好相關(guān)工作，確保本部門技術(shù)檔案的完整性和準確性。3.人力資源管理：負責對技術(shù)檔案管理人員進行培訓和績效考核，確保管理人員具備相應的專業(yè)知識和技能。鼓勵員工積極參與技術(shù)檔案管理工作，對在技術(shù)檔案管理工作中表現(xiàn)突出的員工給予獎勵。三、技術(shù)檔案的收集與整理1.收集范圍：涵蓋文具生產(chǎn)工藝文件、產(chǎn)品設(shè)計圖紙、研發(fā)報告、技術(shù)標準、檢驗報告、設(shè)備技術(shù)資料等與文具生產(chǎn)技術(shù)相關(guān)的各類文件資料。包括從外部引進的技術(shù)資料、合作項目產(chǎn)生的技術(shù)文件等。2.收集要求：各部門應確保技術(shù)文件的及時收集，保證文件的真實性、完整性和準確性。對于重要技術(shù)文件，應在形成后及時移交檔案管理部門。收集的技術(shù)文件應按照規(guī)定的分類標準進行初步整理。3.整理方法：檔案管理部門按照一定的分類方法，如按照產(chǎn)品類別、技術(shù)領(lǐng)域、時間順序等對收集的技術(shù)文件進行系統(tǒng)整理。對文件進行編號、編目，建立電子和紙質(zhì)目錄，便于查詢和管理。四、技術(shù)檔案的歸檔1.歸檔時間：各部門應在每年年底前將本年度整理好的技術(shù)文件向檔案管理部門歸檔。對于重大項目或緊急任務產(chǎn)生的技術(shù)文件，應在項目結(jié)束或任務完成后及時歸檔。2.歸檔手續(xù)：歸檔時，移交部門應填寫《技術(shù)檔案移交清單》，注明移交文件的名稱、數(shù)量、日期等信息。檔案管理部門核對無誤后，雙方簽字確認。3.歸檔質(zhì)量要求：歸檔的技術(shù)文件應裝訂整齊、編目清晰，電子文件應存儲格式規(guī)范、內(nèi)容完整，便于長期保存和利用。五、技術(shù)檔案的保管1.保管設(shè)施：設(shè)立專門的技術(shù)檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保檔案保管環(huán)境符合要求。2.保管期限：根據(jù)技術(shù)檔案的重要性和利用價值，確定不同的保管期限。一般分為短期（1-3年）、中期（3-5年）、長期（5年以上）。對保管期限屆滿的檔案，應按照規(guī)定進行鑒定和處置。3.保管安全：嚴格執(zhí)行檔案庫房管理制度，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全完整。六、技術(shù)檔案的利用1.利用申請：本廠員工因工作需要查閱、借閱技術(shù)檔案，應填寫《技術(shù)檔案利用申請表》，注明利用目的、檔案名稱、利用期限等信息，經(jīng)部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理相關(guān)手續(xù)。2.利用方式：檔案管理部門根據(jù)申請情況，為利用者提供查閱、借閱服務。查閱檔案應在指定地點進行，借閱檔案應按照規(guī)定的期限歸還。對于重要或機密技術(shù)檔案，應嚴格控制利用范圍和利用方式。3.利用記錄：檔案管理部門應做好技術(shù)檔案利用記錄，包括利用者姓名、部門、利用時間、利用目的、歸還時間等信息，以便統(tǒng)計和分析檔案利用情況。七、技術(shù)檔案的保密與安全1.保密制度：建立嚴格的技術(shù)檔案保密制度，明確保密范圍、保密措施和保密責任。對涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密的檔案，應采取加密存儲、限制訪問等措施，確保檔案信息安全。2.安全管理：加強技術(shù)檔案的信息安全管理，防止檔案信息被篡改、泄露或丟失。對檔案管理系統(tǒng)進行定期維護和備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。同時，做好安全生產(chǎn)工作，防止因自然災害、人為事故等原因?qū)n案造成損壞。3.責任追究：對違反技術(shù)檔案保密和安全規(guī)定的行為，將按照本廠相關(guān)規(guī)定追究責任，情節(jié)嚴重的將依法追究法律責任。八、技術(shù)檔案管理的績效考核1.考核指標：建立技術(shù)檔案管理績效考核指標體系，包括檔案收集的完整性、整理的規(guī)范性、歸檔的及時性、保管的安全性、利用的效率等方面。2.考核方式：定期對各部門技術(shù)檔案管理工作進行考核，考核結(jié)果納入部門和員工的績效考核體系?？己朔绞桨ìF(xiàn)場檢查、查閱記錄、用戶反饋等。3.激勵措施：對技術(shù)檔案管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，給予表彰和獎勵；對考核不達標或存在問題的部門和個人，提出整改要求，并跟蹤整改情況。九、技術(shù)檔案管理的人文關(guān)懷與培訓1.人文關(guān)懷：關(guān)注技術(shù)檔案管理人員的工作需求和職業(yè)發(fā)展，為其提供良好的工作環(huán)境和發(fā)展空間。鼓勵員工提出改進技術(shù)檔案管理工作的意見和建議，對合理建議給予采納和獎勵。2.培訓與發(fā)展：定期組織技術(shù)檔案管理人員參加專業(yè)培訓，提高其業(yè)務水平和綜合素質(zhì)。同時，為員工提供學習和交流的機會，促進技術(shù)檔案管理工作的不斷創(chuàng)新和發(fā)展。十、附則1.制度解釋：本規(guī)定由本廠檔案管理部門負責解