中藥加工廠印章使用管理辦法

一、總則本辦法適用于中藥加工廠全體員工。旨在規(guī)范中藥加工廠印章的使用與管理，確保印章使用的合法性、安全性和規(guī)范性，維護(hù)工廠的正常運(yùn)營(yíng)秩序和合法權(quán)益。中藥加工廠秉持“傳承中藥文化，炮制濟(jì)世良方”的企業(yè)文化，以“質(zhì)量至上，服務(wù)客戶，追求卓越，創(chuàng)造效益”為經(jīng)營(yíng)理念，在印章使用管理中貫徹扁平化管理原則，力求高效、透明。二、印章的種類與保管（一）印章種類中藥加工廠印章包括但不限于公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章、各部門專用章等。（二）保管責(zé)任1.公章由行政部門負(fù)責(zé)人保管。合同專用章根據(jù)業(yè)務(wù)分工，由負(fù)責(zé)相關(guān)業(yè)務(wù)的部門指定專人保管。財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人保管，法定代表人章由法定代表人或其授權(quán)人保管。各部門專用章由各部門負(fù)責(zé)人保管。2.保管人應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，確保印章安全存放，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。三、印章使用審批流程（一）一般性文件用章1.員工因工作需要使用一般性文件用章（如請(qǐng)假條、內(nèi)部通知等），需填寫《印章使用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審批后，交印章保管人用章。2.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)嚴(yán)格審核文件內(nèi)容，確保用章事項(xiàng)符合工廠規(guī)定和業(yè)務(wù)要求。（二）重要合同、協(xié)議用章1.涉及重要合同、協(xié)議簽訂需使用印章的，承辦部門應(yīng)將合同、協(xié)議文本及相關(guān)資料提交給法務(wù)部門進(jìn)行審核。2.法務(wù)部門審核通過后，承辦部門填寫《印章使用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、法定代表人簽字審批后，交合同專用章保管人用章。（三）財(cái)務(wù)相關(guān)用章1.財(cái)務(wù)支出等業(yè)務(wù)需使用財(cái)務(wù)專用章和法定代表人章的，應(yīng)按照財(cái)務(wù)管理制度的審批流程，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字后，由財(cái)務(wù)人員辦理用章手續(xù)。2.財(cái)務(wù)人員應(yīng)嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)規(guī)定和審批流程使用印章，確保財(cái)務(wù)資金安全。四、印章使用登記（一）登記內(nèi)容印章保管人應(yīng)建立《印章使用登記臺(tái)賬》，對(duì)每次印章使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括用章日期、用章部門、用章人、文件名稱、文號(hào)、用章事由、審批人等信息。（二）登記要求1.登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得漏登、錯(cuò)登。2.《印章使用登記臺(tái)賬》應(yīng)妥善保管，保存期限不少于[X]年。五、印章使用的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.行政部門定期對(duì)印章使用情況進(jìn)行檢查，核實(shí)《印章使用登記臺(tái)賬》與實(shí)際用章情況是否一致。2.發(fā)現(xiàn)違規(guī)用章行為，應(yīng)及時(shí)制止并向上級(jí)報(bào)告，追究相關(guān)人員責(zé)任。（二）審計(jì)監(jiān)督1.審計(jì)部門定期對(duì)印章使用情況進(jìn)行審計(jì)，檢查印章使用的合規(guī)性、審批流程的完整性等。2.對(duì)于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)提出整改意見，督促相關(guān)部門及時(shí)整改。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)界定1.未經(jīng)審批擅自使用印章的。2.超越審批權(quán)限使用印章的。3.偽造、篡改印章使用登記記錄的。4.其他違反本辦法規(guī)定的行為。（二）處理措施1.對(duì)于違規(guī)用章行為，視情節(jié)輕重給予相關(guān)責(zé)任人警告、罰款、降職、辭退等處分。2.因違規(guī)用章給工廠造成經(jīng)濟(jì)損失的，責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)處理。七、印章的刻制與銷毀（一）刻制1.因工作需要新刻制印章的，由需求部門提出申請(qǐng)，經(jīng)行政部門審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)法定代表人批準(zhǔn)。2.新刻制印章必須在公安機(jī)關(guān)指定的刻章單位刻制，并辦理相關(guān)備案手續(xù)。（二）銷毀1.對(duì)于不再使用的印章，由保管人提出申請(qǐng)，經(jīng)行政部門審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)法定代表人批準(zhǔn)。2.印章銷毀應(yīng)在行政部門和審計(jì)部門的監(jiān)督下進(jìn)行，并做好銷毀記錄。八、人力資源管理與印章使用關(guān)聯(lián)（一）入職與離職1.新員工入職時(shí)，行政部門應(yīng)向其明確印章使用的相關(guān)規(guī)定和要求。2.員工離職時(shí)，所在部門應(yīng)收回其保管或使用的印章，并辦理交接手續(xù)。（二）績(jī)效考核將印章使用的合規(guī)性納入員工績(jī)效考核指標(biāo)體系。對(duì)于嚴(yán)格遵守印章使用規(guī)定的員工，在績(jī)效考核中給予適當(dāng)加分；對(duì)于違規(guī)用章的員工，在績(jī)效考核中給予扣分處理。九、安全生產(chǎn)與印章使用（一）安全意識(shí)在印章使用培訓(xùn)中，向員工強(qiáng)調(diào)安全生產(chǎn)意識(shí)，確保印章使用過程中不出現(xiàn)因疏忽導(dǎo)致的安全事故。（二）安全保障印章保管場(chǎng)所應(yīng)具備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防盜、防潮等設(shè)備，保障印章的安全存放。十、人文關(guān)懷與印章使用（一）培訓(xùn)與指導(dǎo)行政部門定期組織印章使用培訓(xùn)，為員工提供詳細(xì)的指導(dǎo)，解答員工在印章使用過程中遇到的問題，體現(xiàn)對(duì)員工的關(guān)懷。（二）特殊情況處理對(duì)于員工因特殊情況需要緊急使用印章的，在確保符合規(guī)定的前提下，應(yīng)開辟綠色通道，及時(shí)處理，滿足員工合理需求。十一、社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益在印章使用中的體現(xiàn)（一）社會(huì)效益1.在涉及對(duì)外公益活動(dòng)、合作等文件用章時(shí)，應(yīng)積極支持，展現(xiàn)中藥加工廠的社會(huì)責(zé)任感。2.通過規(guī)范印章使用，確保工廠與社會(huì)各界的合作合法合規(guī)，提升工廠的社會(huì)形象。（二）經(jīng)濟(jì)效益1.嚴(yán)格印章使用審批流程，保障合同、協(xié)議等文件的有效性，維護(hù)工廠的經(jīng)濟(jì)利益