公司年會(huì)策劃流程執(zhí)行表通用工具模板適用范圍與核心價(jià)值本工具模板適用于企業(yè)行政部門、人力資源部或?qū)ｍ?xiàng)策劃團(tuán)隊(duì)在籌備公司年會(huì)時(shí)使用，覆蓋從立項(xiàng)到復(fù)盤的全流程管理。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程拆解與責(zé)任分工，保證年會(huì)策劃有序推進(jìn)、資源高效調(diào)配，同時(shí)規(guī)避關(guān)鍵環(huán)節(jié)遺漏，助力實(shí)現(xiàn)年會(huì)目標(biāo)（如增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力、展現(xiàn)企業(yè)文化成果、激勵(lì)員工等）。全流程執(zhí)行步驟拆解一、籌備啟動(dòng)階段（年會(huì)前1-2個(gè)月）核心目標(biāo)：明確年會(huì)定位，組建團(tuán)隊(duì)，完成初步調(diào)研與資源儲(chǔ)備。任務(wù)名稱具體操作說明負(fù)責(zé)人時(shí)間節(jié)點(diǎn)年會(huì)立項(xiàng)1.與公司管理層溝通，明確年會(huì)核心目標(biāo)（如年度總結(jié)、表彰、團(tuán)建等）；2.確定年會(huì)規(guī)模（參會(huì)人數(shù)、部門覆蓋范圍）、預(yù)算上限、初步時(shí)間框架（如“2024年1月中旬”）。*總監(jiān)啟動(dòng)后3個(gè)工作日策劃團(tuán)隊(duì)組建1.明確總負(fù)責(zé)人（統(tǒng)籌全局）；2.分設(shè)策劃組（流程設(shè)計(jì)、節(jié)目編排）、執(zhí)行組（場地、物料、供應(yīng)商）、后勤組（餐飲、交通、住宿）、宣傳組（視覺設(shè)計(jì)、氛圍營造），各組指定組長。*經(jīng)理啟動(dòng)后1周內(nèi)初步需求調(diào)研1.向各部門收集員工對年會(huì)的期望（如節(jié)目形式、互動(dòng)環(huán)節(jié)、餐飲偏好等）；2.梳理往年年會(huì)反饋，總結(jié)待改進(jìn)點(diǎn)。策劃組*組長啟動(dòng)后2周內(nèi)資源初步對接1.搜集潛在年會(huì)場地（酒店、會(huì)議中心等）、搭建公司、餐飲供應(yīng)商信息，初步詢價(jià)；2.內(nèi)部確認(rèn)可調(diào)配的內(nèi)部資源（如主持人、員工才藝節(jié)目）。執(zhí)行組*組長啟動(dòng)后2周內(nèi)二、方案策劃階段（年會(huì)前1個(gè)月）核心目標(biāo)：輸出可落地的年會(huì)方案，完成關(guān)鍵細(xì)節(jié)設(shè)計(jì)與資源鎖定。任務(wù)名稱具體操作說明負(fù)責(zé)人時(shí)間節(jié)點(diǎn)年會(huì)主題與流程設(shè)計(jì)1.確定年會(huì)主題（如“聚力2024，共啟新程”）及核心標(biāo)語；2.設(shè)計(jì)詳細(xì)流程（簽到→開場致辭→年度回顧→表彰頒獎(jiǎng)→員工節(jié)目→互動(dòng)游戲→晚宴→結(jié)束），明確各環(huán)節(jié)時(shí)長（如總時(shí)長4-5小時(shí)）。策劃組*組長籌備啟動(dòng)后3周內(nèi)預(yù)算編制1.細(xì)化預(yù)算科目（場地租賃、搭建物料、餐飲、禮品、節(jié)目道具、人員費(fèi)用等）；2.根據(jù)預(yù)算上限分配各項(xiàng)費(fèi)用，預(yù)留5%-10%應(yīng)急資金。執(zhí)行組*組長籌備啟動(dòng)后3周內(nèi)供應(yīng)商選定1.對比3家以上供應(yīng)商方案（場地效果、報(bào)價(jià)、服務(wù)項(xiàng)目），擇優(yōu)簽約；2.確認(rèn)場地布置標(biāo)準(zhǔn)（舞臺背景、燈光音響、桌椅擺放）、菜單樣式、禮品規(guī)格。執(zhí)行組*組長籌備啟動(dòng)后4周內(nèi)節(jié)目與人員安排1.組織員工節(jié)目報(bào)名（截止日期、節(jié)目類型要求），篩選確定節(jié)目清單；2.確定主持人（內(nèi)部員工/外部專業(yè)主持）、頒獎(jiǎng)嘉賓、攝影師等關(guān)鍵人員。策劃組*組長籌備啟動(dòng)后4周內(nèi)三、執(zhí)行落地階段（年會(huì)前2周-1周）核心目標(biāo)：推進(jìn)任務(wù)分解，完成細(xì)節(jié)確認(rèn)與內(nèi)部協(xié)調(diào)。任務(wù)名稱具體操作說明負(fù)責(zé)人時(shí)間節(jié)點(diǎn)任務(wù)責(zé)任到人1.將各環(huán)節(jié)任務(wù)拆解為具體動(dòng)作（如“制作100份邀請函”“確認(rèn)10個(gè)節(jié)目彩排時(shí)間”），明確責(zé)任到人；2.制定《任務(wù)清單》，標(biāo)注完成標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)限。總負(fù)責(zé)人*經(jīng)理籌備啟動(dòng)后5周內(nèi)物料籌備1.設(shè)計(jì)制作年會(huì)物料（邀請函、背景板、節(jié)目單、桌卡、禮品袋等），確認(rèn)樣品后批量生產(chǎn)；2.采購活動(dòng)道具（游戲用品、獎(jiǎng)品、紀(jì)念品等）。后勤組*組長籌備啟動(dòng)后6周內(nèi)內(nèi)部通知與確認(rèn)1.發(fā)布年會(huì)通知（時(shí)間、地點(diǎn)、著裝要求、注意事項(xiàng)），統(tǒng)計(jì)參會(huì)人數(shù)（含家屬）；2.確認(rèn)特殊需求（如素食、過敏源提示、員工交通安排）。后勤組*組長籌備啟動(dòng)后6周內(nèi)彩排與流程演練1.組織節(jié)目彩排（至少1次，確認(rèn)節(jié)目時(shí)長、銜接）；2.全流程模擬演練（主持人串詞、頒獎(jiǎng)流程、互動(dòng)環(huán)節(jié)），優(yōu)化時(shí)間控制。策劃組*組長年會(huì)前3天四、現(xiàn)場執(zhí)行階段（年會(huì)當(dāng)天）核心目標(biāo)：保證流程順暢，氛圍熱烈，保障參會(huì)體驗(yàn)。任務(wù)名稱具體操作說明負(fù)責(zé)人時(shí)間節(jié)點(diǎn)場地布置1.提前4小時(shí)到場，監(jiān)督場地搭建（舞臺、燈光、音響、簽到區(qū)、合影區(qū)）；2.確認(rèn)物料擺放到位（桌卡、節(jié)目單、禮品、茶水等）。執(zhí)行組*組長活動(dòng)當(dāng)天8:00簽到與入場1.安排簽到人員（2-3人），引導(dǎo)員工簽到、領(lǐng)取禮品及節(jié)目單；2.維護(hù)入場秩序，引導(dǎo)就座。后勤組組員*活動(dòng)當(dāng)天13:00流程把控1.主持人按流程推進(jìn)，提醒各環(huán)節(jié)銜接（如“進(jìn)入頒獎(jiǎng)環(huán)節(jié)，請禮儀人員上臺”）；2.策劃組全程跟進(jìn)，及時(shí)處理突發(fā)情況（如節(jié)目臨時(shí)調(diào)整、設(shè)備故障）。策劃組*組長活動(dòng)當(dāng)天14:00-18:00后勤保障1.保證餐飲按時(shí)供應(yīng)（茶歇、晚宴），處理臨時(shí)用餐需求；2.安排醫(yī)護(hù)人員（如需），應(yīng)對突發(fā)身體不適。后勤組*組長全程五、復(fù)盤收尾階段（年會(huì)后1周內(nèi)）核心目標(biāo)：總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，沉淀成果，為后續(xù)活動(dòng)提供參考。任務(wù)名稱具體操作說明負(fù)責(zé)人時(shí)間節(jié)點(diǎn)效果評估1.收集參會(huì)人員反饋（線上問卷/現(xiàn)場訪談），統(tǒng)計(jì)滿意度評分；2.對比年會(huì)目標(biāo)達(dá)成情況（如“表彰覆蓋率達(dá)95%”“互動(dòng)環(huán)節(jié)參與率80%”）?？傌?fù)責(zé)人*經(jīng)理年會(huì)后3天內(nèi)資料歸檔1.整理活動(dòng)資料（流程表、簽到表、照片、視頻、供應(yīng)商合同、費(fèi)用明細(xì)）；2.歸檔至公司共享文件夾，標(biāo)注“2024年年會(huì)資料”。執(zhí)行組組員*年會(huì)后5天內(nèi)復(fù)盤會(huì)議1.召開策劃團(tuán)隊(duì)復(fù)盤會(huì)，總結(jié)亮點(diǎn)（如“互動(dòng)環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)新穎”）與不足（如“餐飲上菜延遲”）；2.提出改進(jìn)措施，形成《年會(huì)復(fù)盤報(bào)告》?？傌?fù)責(zé)人*經(jīng)理年會(huì)后1周內(nèi)年會(huì)策劃流程執(zhí)行表模板階段任務(wù)名稱具體內(nèi)容（示例）負(fù)責(zé)人計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間完成標(biāo)準(zhǔn)（示例）備注籌備啟動(dòng)年會(huì)立項(xiàng)目標(biāo)：年度總結(jié)+團(tuán)隊(duì)激勵(lì)；規(guī)模：200人；預(yù)算：15萬元*總監(jiān)2023-12-01管理層確認(rèn)簽字方案策劃主題與流程設(shè)計(jì)主題：“同心筑夢，聚力2024”；流程：14:00-18:00（含晚宴）策劃組*組長2023-12-15輸出《年會(huì)流程手冊》執(zhí)行落地供應(yīng)商選定簽約酒店（含場地+晚宴，報(bào)價(jià)12萬元）執(zhí)行組*組長2023-12-20簽訂正式合同現(xiàn)場執(zhí)行流程把控主持人串詞銜接順暢，節(jié)目無超時(shí)策劃組*組長2024-01-15全流程按時(shí)完成設(shè)備故障5分鐘內(nèi)修復(fù)復(fù)盤收尾復(fù)盤會(huì)議形成3條改進(jìn)措施（如“提前1小時(shí)彩排設(shè)備調(diào)試”）*經(jīng)理2024-01-22提交《復(fù)盤報(bào)告》關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制與執(zhí)行要點(diǎn)時(shí)間管理：嚴(yán)格把控各環(huán)節(jié)時(shí)長，設(shè)置“緩沖時(shí)間”（如環(huán)節(jié)間預(yù)留5分鐘銜接），避免整體流程延誤；提前1天確認(rèn)場地設(shè)備調(diào)試完成。預(yù)算控制：預(yù)算執(zhí)行中“無審批不超支”，單項(xiàng)費(fèi)用超10%需上報(bào)總負(fù)責(zé)人；優(yōu)先選擇性價(jià)比高的供應(yīng)商，批量采購降低物料成本。人員溝通：建立“策劃團(tuán)隊(duì)-各部門-供應(yīng)商”三級溝通群，重要事項(xiàng)（如流程變更、人數(shù)調(diào)整）24小時(shí)內(nèi)同步到位；關(guān)鍵人員（主持人、頒獎(jiǎng)嘉賓）提前1周再次確認(rèn)行程。應(yīng)急預(yù)案：制定《突