公司采購審批流程與執(zhí)行手冊模板一、手冊編制目的與適用范圍本手冊旨在規(guī)范公司采購活動的全流程管理，保證采購過程合規(guī)、高效、透明，控制采購成本，保障物資與服務(wù)的及時供應(yīng)。適用于公司各部門所有采購行為，包括但不限于日常辦公物資采購、項目相關(guān)設(shè)備采購、服務(wù)類采購（如咨詢、維護）等。特殊情況（如緊急采購）需遵循本手冊特別規(guī)定，保證采購活動不偏離公司制度框架。二、采購審批全流程操作指引（一）需求提出與預(yù)算確認(rèn)階段需求發(fā)起操作主體：各部門采購需求人（如部門專員或部門負(fù)責(zé)人）操作內(nèi)容：（1）明確采購需求，包括物資/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、期望交付時間等關(guān)鍵信息；（2）填寫《采購申請表》（詳見模板一），附上需求說明、技術(shù)參數(shù)等支撐材料（如需）；（3）根據(jù)公司預(yù)算管理制度，確認(rèn)采購事項是否在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)，預(yù)算金額需匹配采購需求。部門審核操作主體：部門負(fù)責(zé)人審核要點：（1）需求合理性（是否符合部門工作目標(biāo)、是否必要）；（2）預(yù)算匹配度（是否超預(yù)算、預(yù)算科目是否正確）；（3）材料完整性（《采購申請表》及附件是否齊全）。審核結(jié)果：通過則簽字確認(rèn)，不通過則退回需求人補充說明或調(diào)整需求。預(yù)算確認(rèn)操作主體：財務(wù)部門審核要點：（1）采購金額是否在部門預(yù)算額度內(nèi)；（2）預(yù)算科目使用是否符合公司財務(wù)規(guī)定；（3）跨部門采購是否涉及預(yù)算分?jǐn)偅璐_認(rèn)分?jǐn)偡桨?。審核結(jié)果：預(yù)算通過則簽字確認(rèn)，超預(yù)算需需求人提交《預(yù)算調(diào)整申請表》，按審批權(quán)限報批。（二）供應(yīng)商選擇與詢價階段供應(yīng)商信息收集操作主體：采購專員（或需求部門指定人員）操作內(nèi)容：（1）優(yōu)先從公司《合格供應(yīng)商名錄》中選擇供應(yīng)商；（2）名錄內(nèi)無合適供應(yīng)商時，通過公開渠道（如行業(yè)平臺、展會推薦）收集至少3家潛在供應(yīng)商信息；（3）收集供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如經(jīng)營許可證、ISO認(rèn)證等）等基礎(chǔ)資料。詢比價與供應(yīng)商評估操作主體：采購專員、需求部門代表、財務(wù)部門代表（組成詢價小組）操作內(nèi)容：（1）向收集到的供應(yīng)商發(fā)出詢價單，明確物資/服務(wù)規(guī)格、數(shù)量、交付時間、付款方式等要求；（2）收集供應(yīng)商報價后，填寫《詢價對比表》（詳見模板二），對比價格、質(zhì)量、交付周期、售后服務(wù)等；（3）對供應(yīng)商進行綜合評估，填寫《供應(yīng)商評估表》（詳見模板三），重點評估資質(zhì)合規(guī)性、報價合理性、過往合作表現(xiàn)等。供應(yīng)商確定操作主體：采購部門負(fù)責(zé)人審批依據(jù)：（1）《詢價對比表》《供應(yīng)商評估表》的評估結(jié)果；（2）采購金額對應(yīng)的審批權(quán)限（如小額采購由部門負(fù)責(zé)人審批，大額采購需報分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批）。審批結(jié)果：確定最終供應(yīng)商，通知需求部門及財務(wù)部門。（三）合同簽訂與訂單下達階段合同擬定操作主體：采購專員（或法務(wù)部門）操作內(nèi)容：（1）根據(jù)采購需求及供應(yīng)商報價，擬定采購合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)；（2）合同條款需包括：物資/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總價、交付時間與地點、驗收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等。合同審批操作主體：法務(wù)部門（審核條款合規(guī)性）、財務(wù)部門（審核付款條款）、采購部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理（按權(quán)限審批）審批要點：（1）合同是否符合《_________民法典》等法律法規(guī)；（2）付款方式是否符合公司財務(wù)制度；（3）違約責(zé)任是否明確，是否規(guī)避公司風(fēng)險。訂單下達操作主體：采購專員操作內(nèi)容：（1）審批通過的合同加蓋公司公章后，掃描存檔；（2）向供應(yīng)商下達《采購訂單》（可使用公司標(biāo)準(zhǔn)訂單模板），注明合同編號、交付時間、聯(lián)系人等信息；（3）將訂單復(fù)印件抄送需求部門及財務(wù)部門，同步信息。（四）執(zhí)行驗收與付款結(jié)算階段交付與接收操作主體：供應(yīng)商（按訂單交付）、需求部門（接收）操作內(nèi)容：（1）供應(yīng)商按約定時間、地點交付物資/提供服務(wù)；（2）需求部門核對物資數(shù)量、規(guī)格型號是否與訂單一致，檢查外包裝是否完好；服務(wù)類采購需確認(rèn)服務(wù)內(nèi)容是否符合合同約定。驗收確認(rèn)操作主體：需求部門（使用驗收）、采購部門（監(jiān)督驗收）、財務(wù)部門（參與驗收）操作內(nèi)容：（1）需求部門組織驗收，重點檢查物資質(zhì)量（如功能、參數(shù)是否符合要求）、服務(wù)成果（如項目交付物是否達標(biāo)）；（2）驗收合格后，填寫《物資驗收單》（詳見模板四），三方簽字確認(rèn)；驗收不合格需注明原因，要求供應(yīng)商限期整改或退貨，整改后重新驗收。付款結(jié)算操作主體：采購專員（申請付款）、財務(wù)部門（審核付款）、出納（辦理付款）操作內(nèi)容：（1）采購專員憑《采購申請表》《采購合同》《物資驗收單》等資料，填寫《付款申請表》，提交財務(wù)部門；（2）財務(wù)部門審核資料的完整性、合規(guī)性及付款條件是否達成（如驗收合格、發(fā)票齊全）；（3）審核通過后，按公司財務(wù)制度安排付款（如銀行轉(zhuǎn)賬、電匯），付款后更新臺賬。三、模板表格模板一：采購申請表項目填寫說明示例申請人*需求部門具體經(jīng)辦人部門需求所屬部門市場部聯(lián)系方式申請人電話（僅內(nèi)部使用）采購內(nèi)容物資/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、總價辦公椅：人體工學(xué)款，10把，500元/把，總價5000元采購用途說明采購原因及具體使用場景為新入職員工配備辦公座椅預(yù)算科目對應(yīng)公司年度預(yù)算科目辦公費-辦公設(shè)備購置期望交付時間要求供應(yīng)商交付的日期2024年月日附件清單需求說明、技術(shù)參數(shù)、圖紙等《新員工辦公座椅需求說明書》部門負(fù)責(zé)人審批簽字+日期（審核需求合理性及預(yù)算），2024年月日預(yù)算審核（財務(wù)*）簽字+日期（確認(rèn)預(yù)算額度及科目），2024年月日采購部門意見簽字+日期（確認(rèn)采購可行性）趙六，2024年月日模板二：詢價對比表項目供應(yīng)商A供應(yīng)商B供應(yīng)商C供應(yīng)商名稱科技有限公司商貿(mào)有限公司辦公設(shè)備廠聯(lián)系人*陳七周八吳九聯(lián)系方式固定電話：010-X移動電話：1395678固定電話：021-X報價日期2024年月日2024年月日2024年月日報價明細(xì)辦公椅10把，480元/把，總價4800元辦公椅10把，500元/把，總價5000元辦公椅10把，470元/把，總價4700元資質(zhì)文件營業(yè)執(zhí)照、ISO9001認(rèn)證營業(yè)執(zhí)照、品牌授權(quán)書營業(yè)執(zhí)照、3C認(rèn)證交付周期3個工作日5個工作日2個工作日售后服務(wù)1年免費保修，終身維護1年免費保修2年免費保修，上門服務(wù)評估意見價格適中，售后保障較好價格較高，交付周期長價格最低，保修期長，交付快模板三：供應(yīng)商評估表評估項目評分標(biāo)準(zhǔn)供應(yīng)商A（得分）供應(yīng)商B（得分）供應(yīng)商C（得分）資質(zhì)合規(guī)性（20分）營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)齊全（20分）202020價格合理性（30分）最低價得30分，每高1%扣2分26（比C高6.4%）18（比C高6.4%）30過往合作案例（20分）有3次以上合作且無投訴（20分）15（合作2次）20（合作5次）10（首次合作）服務(wù)承諾（30分）保修期長、響應(yīng)及時（30分）25（1年保修，24小時響應(yīng)）15（1年保修，48小時響應(yīng)）28（2年保修，2小時響應(yīng)）總分——7388綜合評估結(jié)論推薦供應(yīng)商————優(yōu)先選擇評估人*簽字+日期鄭十，2024年月日鄭十，2024年月日鄭十，2024年月日審核人*簽字+日期錢十一，2024年月日錢十一，2024年月日錢十一，2024年月日模板四：物資驗收單項目內(nèi)容訂單編號PO202405001供應(yīng)商名稱辦公設(shè)備廠驗收日期2024年月日驗收地點公司12號倉庫驗收物資清單名稱：辦公椅；規(guī)格：人體工學(xué)款；數(shù)量：10把；交付數(shù)量：10把；驗收結(jié)果：合格驗收部門意見物資質(zhì)量符合要求，數(shù)量準(zhǔn)確，可正常使用（使用部門簽字）劉十二，2024年月日采購部門意見驗收過程規(guī)范，結(jié)果確認(rèn)無誤（采購部簽字）孫十三，2024年月日財務(wù)部門意見驗收資料齊全，符合付款條件（財務(wù)部簽字）李十四，2024年月日備注如不合格，需注明處理方式（退貨/換貨/折價）四、關(guān)鍵操作要點與風(fēng)險提示（一）預(yù)算控制原則所有采購活動須嚴(yán)格控制在年度預(yù)算范圍內(nèi)，嚴(yán)禁無預(yù)算采購或超預(yù)算采購；因特殊情況需調(diào)整預(yù)算的，需提前提交《預(yù)算調(diào)整申請表》，說明調(diào)整原因、金額及對公司預(yù)算的影響，按審批流程報批后方可執(zhí)行；預(yù)算執(zhí)行情況納入部門績效考核，定期通報預(yù)算使用進度。（二）供應(yīng)商合規(guī)管理供應(yīng)商選擇須遵循“公開、公平、公正”原則，優(yōu)先從《合格供應(yīng)商名錄》中選取，名錄外供應(yīng)商需通過資質(zhì)審核后方可參與；供應(yīng)商資質(zhì)需定期復(fù)核（每年一次），對資質(zhì)過期、合作中出現(xiàn)重大問題的供應(yīng)商及時清理出名錄；禁止與存在關(guān)聯(lián)關(guān)系或利益輸送的供應(yīng)商合作，保證采購過程獨立公正。（三）采購時效管理常規(guī)采購（非緊急）需提前5個工作日提交《采購申請表》，預(yù)留充足的詢價、審批時間；緊急采購（如生產(chǎn)經(jīng)營急需、突發(fā)故障維修）需在《采購申請表》中注明“緊急采購”及原因，啟動快速審批通道，審批時限不超過2個工作日；供應(yīng)商交付需嚴(yán)格按照訂單約定時間，延遲交付需承擔(dān)合同約定的違約責(zé)任。（四）文檔留存規(guī)范采購全流程文檔（包括《采購申請表》《詢價對比表》《采購合同》《物資驗收單》《付款申請表》等）需統(tǒng)一整理歸檔，電子版?zhèn)浞葜凉痉?wù)器，紙質(zhì)版保存不少于3年；文檔歸檔需清晰、完整，保證采購過程可追溯，便于審計或問題核查；涉及商業(yè)秘密的文檔（如供應(yīng)商報價、核心技術(shù)參數(shù)）需按公司保