采購申請及審批流程規(guī)范化指導(dǎo)書一、適用范圍與場景說明本指導(dǎo)書適用于公司各部門（含分支機(jī)構(gòu)）所有采購活動的申請及審批管理，涵蓋物料采購、服務(wù)采購、固定資產(chǎn)采購等場景。具體包括但不限于：日常辦公耗材采購、生產(chǎn)原材料采購、IT設(shè)備采購、咨詢服務(wù)采購、工程外包服務(wù)等。特殊場景說明：緊急采購（如生產(chǎn)經(jīng)營突發(fā)急需、影響安全或客戶服務(wù)的緊急情況）：需在申請單中標(biāo)注“緊急”字樣，啟動緊急審批流程，事后需補全說明材料；大額采購（單筆金額≥50萬元或達(dá)到公司招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)）：需在完成常規(guī)審批后，額外提交專項說明并按公司招標(biāo)管理辦法執(zhí)行；重復(fù)性常規(guī)采購（如月度固定供應(yīng)商的辦公用品）：可采用季度匯總審批方式，每季度首月提交當(dāng)月采購計劃，按流程審批后執(zhí)行。二、采購申請及審批全流程步驟詳解（一）第一步：需求確認(rèn)與部門內(nèi)部審核操作主體：需求部門申請人、部門負(fù)責(zé)人操作內(nèi)容：需求提出：申請人根據(jù)部門工作需要，明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、用途、技術(shù)參數(shù)（如適用），填寫《采購需求確認(rèn)單》（見模板一），附相關(guān)依據(jù)（如項目立項批復(fù)、費用預(yù)算明細(xì)等）。部門審核：部門負(fù)責(zé)人對采購需求的必要性、合理性及預(yù)算匹配性進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后在《采購需求確認(rèn)單》上簽字批準(zhǔn)，同步在部門內(nèi)部進(jìn)行需求公示（如涉及團(tuán)隊資源分配）。輸出成果：經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字的《采購需求確認(rèn)單》。（二）第二步：采購申請單填寫與提交操作主體：需求部門申請人、采購專員操作內(nèi)容：填寫申請單：申請人依據(jù)《采購需求確認(rèn)單》，登錄公司OA系統(tǒng)（或使用紙質(zhì)版）填寫《采購申請單》（見模板二），完整填寫以下信息：基本信息：申請部門、申請人、聯(lián)系方式、申請日期；采購明細(xì)：物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單位、預(yù)估單價、預(yù)估總價、用途、技術(shù)參數(shù)（可另附頁）；附件信息：需求確認(rèn)單、比價記錄（≥3家供應(yīng)商報價，緊急采購除外）、相關(guān)合同/技術(shù)協(xié)議草案（如適用）。提交申請：申請人將填寫完整的《采購申請單》及附件提交至采購部門（或指定對接人），同步在OA系統(tǒng)中發(fā)起審批流程。注意事項：采購明細(xì)需與需求確認(rèn)單一致，附件需齊全且命名規(guī)范（如“項目采購需求確認(rèn)單_20231001”）。（三）第三步：預(yù)算審核操作主體：財務(wù)部預(yù)算專員、財務(wù)負(fù)責(zé)人操作內(nèi)容：預(yù)算核對：財務(wù)部預(yù)算專員接收《采購申請單》后，核對采購項目是否在部門年度/季度預(yù)算范圍內(nèi)，預(yù)算金額是否與申請金額匹配（如超預(yù)算，需確認(rèn)是否有預(yù)算調(diào)整批復(fù)）。預(yù)算審批：預(yù)算內(nèi)采購：預(yù)算專員在OA系統(tǒng)中“預(yù)算審核”環(huán)節(jié)“通過”，并同步備注預(yù)算科目代碼；超預(yù)算采購：財務(wù)負(fù)責(zé)人組織申請人、部門負(fù)責(zé)人召開預(yù)算調(diào)整說明會，確認(rèn)調(diào)整理由合理后，出具《預(yù)算調(diào)整審批表》，按公司預(yù)算調(diào)整流程審批通過后，方可進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。輸出成果：通過的預(yù)算審核意見或《預(yù)算調(diào)整審批表》。（四）第四步：采購部門合規(guī)性審核操作主體：采購部門負(fù)責(zé)人、采購專員操作內(nèi)容：資料完整性檢查：采購專員核對《采購申請單》及附件（需求確認(rèn)單、預(yù)算審核意見、比價記錄等）是否齊全，信息是否準(zhǔn)確無誤。采購方式確認(rèn)：根據(jù)采購金額、品類及公司《采購管理辦法》，確定采購方式（如公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、詢比價、單一來源采購等）：金額≥50萬元：必須公開招標(biāo)；10萬元≤金額＜50萬元：邀請招標(biāo)或詢比價（至少3家合格供應(yīng)商報價）；金額＜10萬元：詢比價（至少2家供應(yīng)商報價）或固定供應(yīng)商協(xié)議采購；特殊情況（如唯一供應(yīng)商、專利產(chǎn)品）：申請單一來源采購，需附供應(yīng)商資質(zhì)證明及唯一性說明。供應(yīng)商資質(zhì)審核：對參與采購的供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審查（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證、質(zhì)量體系認(rèn)證、過往合作評價等），保證供應(yīng)商符合公司準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)。輸出成果：采購合規(guī)性審核意見，明確采購方式及供應(yīng)商推薦名單（如適用）。（五）第五步：分級審批決策操作主體：分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理（或總經(jīng)理辦公會）操作內(nèi)容：根據(jù)采購金額及重要性，按以下層級審批：小額采購（金額＜10萬元）：由分管采購的副總經(jīng)理審批，在OA系統(tǒng)中“分管領(lǐng)導(dǎo)審批”環(huán)節(jié)簽字確認(rèn)；中額采購（10萬元≤金額＜50萬元）：除分管領(lǐng)導(dǎo)審批外，需提交總經(jīng)理審批，總經(jīng)理在OA系統(tǒng)中“總經(jīng)理審批”環(huán)節(jié)簽字確認(rèn)；大額采購（金額≥50萬元）：分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批通過后，提交總經(jīng)理辦公會審議，形成會議紀(jì)要后方可執(zhí)行。注意事項：審批人需在2個工作日內(nèi)完成審批，緊急采購可縮短至1個工作日；審批意見需明確“同意”“不同意”或“修改后重報”，不同意需注明具體理由。（六）第六步：采購執(zhí)行與訂單下達(dá)操作主體：采購專員、供應(yīng)商操作內(nèi)容：訂單制作：審批通過后，采購專員根據(jù)確定的采購方式及供應(yīng)商信息，制作《采購訂單》（見模板三），明確物品/服務(wù)名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、交付時間、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款，經(jīng)采購負(fù)責(zé)人復(fù)核后蓋章生效。訂單下達(dá)：采購專員將《采購訂單》正式送達(dá)供應(yīng)商，并同步在OA系統(tǒng)中更新采購進(jìn)度，告知申請人預(yù)計交付時間。注意事項：采購訂單需與申請單、審批意見保持一致，禁止擅自變更訂單核心條款（如價格、交付時間），確需變更的需重新履行審批流程。（七）第七步：驗收與入庫操作主體：需求部門驗收人、倉庫管理員、采購專員操作內(nèi)容：到貨驗收：供應(yīng)商交付物品/服務(wù)后，需求部門指定驗收人（非申請人）與采購專員共同進(jìn)行驗收：實物驗收：核對物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、外觀質(zhì)量是否與訂單一致，必要時進(jìn)行試用或檢測；服務(wù)驗收：根據(jù)服務(wù)合同約定，檢查服務(wù)成果（如報告、交付物）、服務(wù)過程是否符合要求，出具《服務(wù)驗收報告》。入庫登記：驗收合格后，需求部門填寫《物品驗收單》（見模板四），倉庫管理員核對無誤后辦理入庫手續(xù)，更新庫存臺賬；不合格物品需在驗收單中注明原因，采購專員負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商退換貨事宜。輸出成果：經(jīng)各方簽字確認(rèn)的《物品驗收單》或《服務(wù)驗收報告》。（八）第八步：付款申請與財務(wù)結(jié)算操作主體：采購專員、財務(wù)部會計、財務(wù)負(fù)責(zé)人操作內(nèi)容：付款資料準(zhǔn)備：采購專員收集《采購訂單》《物品驗收單》《供應(yīng)商發(fā)票》（或服務(wù)發(fā)票）等資料，填寫《付款申請單》（見模板五），附付款依據(jù)說明。財務(wù)審核：財務(wù)部會計核對付款資料與審批流程、合同約定是否一致，發(fā)票真?zhèn)渭岸悇?wù)合規(guī)性，確認(rèn)無誤后提交財務(wù)負(fù)責(zé)人審批?？铐椫Ц叮贺攧?wù)負(fù)責(zé)人審批通過后，由財務(wù)部通過銀行轉(zhuǎn)賬或支票方式向供應(yīng)商付款，同步更新應(yīng)付賬款臺賬，并在OA系統(tǒng)中標(biāo)記“采購?fù)瓿伞?。注意事項：付款需?yán)格按照合同約定時間執(zhí)行，禁止預(yù)付全款（特殊情況需總經(jīng)理特批）；發(fā)票抬頭、稅號等信息需與公司一致，否則不予受理。三、采購申請及審批相關(guān)模板模板一：采購需求確認(rèn)單申請部門申請人申請日期采購物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號需求數(shù)量單位預(yù)估單價（元）預(yù)估總價（元）用途說明技術(shù)參數(shù)（可另附頁）附件清單□需求說明□項目批復(fù)□其他：部門負(fù)責(zé)人意見簽字：模板二：采購申請單申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期采購類型□物料□服務(wù)□固定資產(chǎn)□其他：預(yù)算科目代碼采購明細(xì)（可另附頁）序號物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號12用途說明附件清單□需求確認(rèn)單□預(yù)算審核意見□比價記錄□合同草案□其他：采購部門審核意見采購方式：□招標(biāo)□詢比價□單一來源□其他：供應(yīng)商推薦（如有）：_________________________審核人：_______日期：_______預(yù)算審核意見□通過□調(diào)整通過（調(diào)整理由：________________）審核人：_______日期：_______分管領(lǐng)導(dǎo)審批□同意□不同意□修改后重報（理由：________）簽字：_______日期：_______總經(jīng)理審批□同意□不同意□修改后重報（理由：________）簽字：_______日期：_______模板三：采購訂單訂單編號采購部門供應(yīng)商名稱簽訂日期采購物品/服務(wù)明細(xì)序號名稱規(guī)格型號12質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)付款方式□貨到付款□分期付款（比例：______）□其他：違約責(zé)任逾期交付：每天按合同總額______%違約金；質(zhì)量不符：無條件退換貨并賠償損失。雙方簽字采購方（蓋章）：____________負(fù)責(zé)人：_______日期：_______供應(yīng)商（蓋章）：____________負(fù)責(zé)人：_______日期：_______模板四：物品驗收單驗收單編號采購訂單編號驗收日期驗收地點供應(yīng)商名稱驗收部門驗收物品明細(xì)序號名稱規(guī)格型號12驗收意見□同意入庫□拒收（處理意見：________________）驗收人：_______日期：_______采購專員確認(rèn)□確認(rèn)□需協(xié)調(diào)（說明：________________）簽字：_______日期：_______倉庫管理員簽字日期：模板五：付款申請單申請部門申請人付款日期供應(yīng)商名稱采購訂單編號付款事由□貨款□服務(wù)費□預(yù)付款□質(zhì)保金□其他：付款金額（元）付款方式□銀行轉(zhuǎn)賬□支票□其他：賬戶信息附件清單□采購訂單□驗收單□發(fā)票（號碼：_______）□合同□其他：部門負(fù)責(zé)人意見簽字：財務(wù)審核意見審核人：_______日期：_______財務(wù)負(fù)責(zé)人審批簽字：四、關(guān)鍵注意事項與風(fēng)險規(guī)避（一）預(yù)算管理原則無預(yù)算不采購：所有采購項目必須納入年度/季度預(yù)算，超預(yù)算采購需提前履行預(yù)算調(diào)整流程，嚴(yán)禁無預(yù)算或超預(yù)算申請；預(yù)算剛性控制：預(yù)算執(zhí)行中如遇特殊情況確需調(diào)整，需由需求部門提交書面說明，經(jīng)財務(wù)部、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理逐級審批后執(zhí)行，嚴(yán)禁擅自調(diào)整預(yù)算。（二）審批時限要求常規(guī)審批：各部門需在收到申請后1個工作日內(nèi)完成審核，審批人需在收到OA審批通知后2個工作日內(nèi)完成審批；緊急審批：緊急采購需在4小時內(nèi)完成所有審批流程（如遇審批人外出，需授權(quán)委托人代為審批，事后補簽）；超期處理：因?qū)徟嗽驅(qū)е聦徟瑫r的，申請人可向行政部或總經(jīng)理辦公室反饋，協(xié)調(diào)催辦。（三）資料完整性規(guī)范附件必備：采購申請必須附《采購需求確認(rèn)單》《預(yù)算審核意見》，≥10萬元采購需附比價記錄，≥50萬元采購需附招標(biāo)文件及會議紀(jì)要；資料留存：所有采購申請、審批單、訂單、驗收單、發(fā)票等資料需按“一采購一檔案”原則整理，保存期限不少于5年（固定資產(chǎn)保存至報廢后1年）。（四）供應(yīng)商管理要求準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)：供應(yīng)商需具備合法資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)許可證等），通過質(zhì)量、服務(wù)、價格綜合評估，優(yōu)先選擇戰(zhàn)略合作供應(yīng)商；動態(tài)評價：采購部每季度對供應(yīng)商履約情況（交付及時率、合格率、服務(wù)響應(yīng)速度）進(jìn)行評價，建立“優(yōu)秀-合格-不合格”分級名錄，不合格供應(yīng)商禁止合作。（五）廉潔與合規(guī)風(fēng)險禁止行為：嚴(yán)禁申請人、審批人收受供應(yīng)商回扣、禮品或接受宴請，嚴(yán)禁泄露采購信息或為供應(yīng)商謀取不