供應(yīng)商信息收集表標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu)準(zhǔn)備工作工具指南一、工具應(yīng)用背景與核心價(jià)值在采購(gòu)管理全流程中，供應(yīng)商信息是保障采購(gòu)合規(guī)性、控制供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)、優(yōu)化采購(gòu)決策的基礎(chǔ)。無(wú)論是新供應(yīng)商準(zhǔn)入、現(xiàn)有供應(yīng)商年度資質(zhì)復(fù)核，還是集中采購(gòu)項(xiàng)目前的供應(yīng)商篩選，標(biāo)準(zhǔn)化的供應(yīng)商信息收集表均能保證數(shù)據(jù)采集的完整性、規(guī)范性和可比性，為后續(xù)的供應(yīng)商評(píng)估、比價(jià)議價(jià)、合同簽訂及履約管理提供可靠依據(jù)。本工具通過(guò)明確信息收集范圍、規(guī)范操作流程、統(tǒng)一表格模板，幫助企業(yè)高效完成采購(gòu)前的供應(yīng)商準(zhǔn)備工作，降低信息不對(duì)稱(chēng)風(fēng)險(xiǎn)，提升采購(gòu)效率與質(zhì)量。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）第一步：明確采購(gòu)需求與信息收集目標(biāo)在啟動(dòng)供應(yīng)商信息收集前，需結(jié)合具體采購(gòu)場(chǎng)景明確核心需求，避免信息冗余或缺失。需求分析：根據(jù)采購(gòu)品類(lèi)（如原材料、服務(wù)、設(shè)備）、項(xiàng)目規(guī)模（如小額零采、大型集中采購(gòu)）、合作模式（如一次性采購(gòu)、長(zhǎng)期戰(zhàn)略合作）等，確定需要收集的信息維度。例如生產(chǎn)類(lèi)采購(gòu)需重點(diǎn)關(guān)注供應(yīng)商的產(chǎn)能、質(zhì)量認(rèn)證；服務(wù)類(lèi)采購(gòu)則需關(guān)注服務(wù)團(tuán)隊(duì)資質(zhì)、過(guò)往案例。目標(biāo)確認(rèn)：明確信息收集的直接目的，是用于供應(yīng)商準(zhǔn)入初篩、招標(biāo)評(píng)審資格預(yù)審，還是年度供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估。例如準(zhǔn)入階段需側(cè)重基礎(chǔ)資質(zhì)與供應(yīng)能力，評(píng)估階段則需補(bǔ)充合作歷史與履約數(shù)據(jù)。關(guān)鍵信息點(diǎn)梳理：列出必須收集的核心字段（如統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、主營(yíng)產(chǎn)品、產(chǎn)能參數(shù)、認(rèn)證證書(shū)等），避免遺漏關(guān)鍵資質(zhì)或數(shù)據(jù)。（二）第二步：選擇或定制供應(yīng)商信息收集表基于采購(gòu)需求，選擇或調(diào)整標(biāo)準(zhǔn)化信息收集表模板，保證模板與采購(gòu)場(chǎng)景匹配。模板選擇依據(jù)：優(yōu)先采用企業(yè)內(nèi)部已有的標(biāo)準(zhǔn)化模板（如ISO9001體系要求的供應(yīng)商調(diào)查表），或參考行業(yè)通用模板（如《GB/T19001-2016質(zhì)量管理體系》中的供應(yīng)商信息規(guī)范）。模板定制調(diào)整：若現(xiàn)有模板無(wú)法完全覆蓋需求，可針對(duì)性增刪字段。例如針對(duì)醫(yī)療器械采購(gòu)需增加《醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)許可證》《醫(yī)療器械生產(chǎn)許可證》等專(zhuān)項(xiàng)資質(zhì)；針對(duì)軟件服務(wù)采購(gòu)需增加軟件著作權(quán)證明、數(shù)據(jù)安全認(rèn)證等。模板合規(guī)性審核：保證收集的信息符合《中華人民共和國(guó)數(shù)據(jù)安全法》《個(gè)人信息保護(hù)法》等法規(guī)要求，避免過(guò)度收集無(wú)關(guān)信息（如供應(yīng)商員工的私人聯(lián)系方式）。（三）第三步：向供應(yīng)商發(fā)起信息收集請(qǐng)求通過(guò)正式渠道向目標(biāo)供應(yīng)商發(fā)送信息收集表，明確提交要求與截止時(shí)間。發(fā)送方式：優(yōu)先通過(guò)企業(yè)采購(gòu)管理系統(tǒng)或官方郵箱發(fā)送，保證信息傳遞的可追溯性；對(duì)于無(wú)法線上提交的供應(yīng)商，可采用紙質(zhì)版郵寄（需保留郵寄憑證）或雙方約定線下提交方式。溝通要點(diǎn)：在發(fā)送附言中說(shuō)明信息收集的目的、用途（如“僅用于本次項(xiàng)目供應(yīng)商評(píng)審，嚴(yán)格保密”）、提交截止時(shí)間（如“請(qǐng)于YYYY年MM月DD日前提交”）、補(bǔ)充說(shuō)明（如“需加蓋公章后掃描件，保證所有信息清晰可辨”）。供應(yīng)商對(duì)接人：明確指定供應(yīng)商方的對(duì)接人（如銷(xiāo)售經(jīng)理、供應(yīng)鏈負(fù)責(zé)人），保證信息傳遞高效，避免內(nèi)部多人對(duì)接導(dǎo)致信息混亂。（四）第四步：供應(yīng)商信息提交與初步審核接收供應(yīng)商提交的信息后，需及時(shí)進(jìn)行完整性、規(guī)范性審核，保證符合后續(xù)采購(gòu)流程要求。完整性檢查：核對(duì)表格中所有必填字段是否填寫(xiě)完整，如“統(tǒng)一社會(huì)信用代碼”“法定代表人”“聯(lián)系方式”“資質(zhì)證書(shū)有效期”等關(guān)鍵信息不得遺漏。若存在未填項(xiàng)，需在2個(gè)工作日內(nèi)聯(lián)系供應(yīng)商補(bǔ)充，并記錄溝通情況。規(guī)范性審核：檢查信息格式是否符合要求，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、認(rèn)證證書(shū)等需提供加蓋公章的掃描件（而非復(fù)印件或照片）；日期格式統(tǒng)一為“YYYY年MM月DD日”；數(shù)值單位需明確（如“產(chǎn)能：噸/年”而非“產(chǎn)能：噸”）。初步篩選：對(duì)不符合要求的信息（如資質(zhì)臨近到期、關(guān)鍵數(shù)據(jù)模糊），標(biāo)記為“需復(fù)核”并反饋供應(yīng)商；對(duì)存在明顯虛假信息（如與國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)數(shù)據(jù)不符）的供應(yīng)商，直接納入“不合格”名單，終止后續(xù)流程。（五）第五步：信息分類(lèi)整理與歸檔通過(guò)審核的供應(yīng)商信息需進(jìn)行系統(tǒng)化整理，形成結(jié)構(gòu)化檔案，便于后續(xù)查詢(xún)與應(yīng)用。信息分類(lèi)：按采購(gòu)品類(lèi)（如電子元器件、物流服務(wù)）、供應(yīng)商區(qū)域（如華東地區(qū)、外資企業(yè)）、合作層級(jí)（如戰(zhàn)略供應(yīng)商、備選供應(yīng)商）等維度進(jìn)行分類(lèi)，建立多級(jí)目錄結(jié)構(gòu)。數(shù)據(jù)錄入：將整理后的信息錄入企業(yè)供應(yīng)商管理系統(tǒng)（SRM）或Excel數(shù)據(jù)庫(kù)，保證字段與收集表一致，并補(bǔ)充“信息提交日期”“審核人”“審核狀態(tài)”等管理字段。歸檔管理：紙質(zhì)版材料（如蓋章掃描件的打印件）按“供應(yīng)商名稱(chēng)-提交日期”分類(lèi)存檔，電子版材料加密存儲(chǔ)（訪問(wèn)權(quán)限僅開(kāi)放給采購(gòu)部、品控部等相關(guān)部門(mén)），保存期限不少于供應(yīng)商合作結(jié)束后3年。（六）第六步：信息在采購(gòu)流程中的應(yīng)用整理完成的供應(yīng)商信息作為采購(gòu)決策的重要依據(jù)，應(yīng)用于供應(yīng)商評(píng)估、招標(biāo)、合同簽訂等環(huán)節(jié)。供應(yīng)商評(píng)估：結(jié)合信息收集表中的“產(chǎn)能”“質(zhì)量認(rèn)證”“財(cái)務(wù)狀況”“過(guò)往案例”等數(shù)據(jù)，與采購(gòu)部門(mén)、品控部門(mén)共同制定評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)（如質(zhì)量認(rèn)證占20%、產(chǎn)能匹配度占30%、價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力占25%），量化供應(yīng)商綜合能力。招標(biāo)文件編制：將供應(yīng)商信息作為招標(biāo)資格條件的重要組成部分（如“需提供ISO9001認(rèn)證證書(shū)且在有效期內(nèi)”“近三年同類(lèi)項(xiàng)目合作案例不少于3個(gè)”），保證投標(biāo)方具備履約能力。合同簽訂與履約跟蹤：在合同中明確供應(yīng)商信息更新義務(wù)（如“資質(zhì)證書(shū)到期前1個(gè)月需提供更新材料”），并將信息收集表中的“付款方式”“交貨周期”等條款作為合同附件，保證雙方權(quán)責(zé)清晰。三、供應(yīng)商信息收集表示例供應(yīng)商基本信息收集表一級(jí)分類(lèi)二級(jí)分類(lèi)信息項(xiàng)填寫(xiě)要求示例/備注基本信息企業(yè)概況公司全稱(chēng)與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致科技有限公司統(tǒng)一社會(huì)信用代碼18位編碼，需準(zhǔn)確無(wú)誤91110108成立日期YYYY年MM月DD日2010年05月20日注冊(cè)資本單位：萬(wàn)元人民幣5000法定代表人需與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致張*企業(yè)性質(zhì)如國(guó)企、民企、外資等有限責(zé)任公司（自然人獨(dú)資）聯(lián)系方式聯(lián)系人供應(yīng)商指定對(duì)接人李*（銷(xiāo)售總監(jiān)）聯(lián)系電話需為有效辦公電話，可接通010-電子郵箱需為常用工作郵箱supplierxxx公司地址需包含省、市、區(qū)（縣）、詳細(xì)地址北京市海淀區(qū)路號(hào)大廈5層資質(zhì)證明文件基礎(chǔ)資質(zhì)營(yíng)業(yè)執(zhí)照需提供加蓋公章的掃描件，有效期≥6個(gè)月掃描件見(jiàn)附件1稅務(wù)登記證若為三證合一可/組織機(jī)構(gòu)代碼證若為三證合一可/行業(yè)專(zhuān)項(xiàng)資質(zhì)質(zhì)量管理體系認(rèn)證（如ISO9001）需提供證書(shū)掃描件，注明認(rèn)證范圍證書(shū)編號(hào)：，有效期至2025年月日行業(yè)生產(chǎn)/經(jīng)營(yíng)許可證如食品生產(chǎn)許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)許可證需注明許可范圍與有效期環(huán)境管理體系認(rèn)證（如ISO14001）若采購(gòu)品類(lèi)有環(huán)保要求需提供/供應(yīng)能力信息產(chǎn)品/服務(wù)信息主營(yíng)產(chǎn)品/服務(wù)類(lèi)別需詳細(xì)列出，與采購(gòu)需求匹配電子元器件（電阻、電容）、PCB板加工年產(chǎn)能/服務(wù)能力需注明單位（如噸/年、件/年）電阻：10億只/年；電容：5億只/年主要生產(chǎn)設(shè)備/技術(shù)優(yōu)勢(shì)簡(jiǎn)述核心設(shè)備或技術(shù)特點(diǎn)引進(jìn)德國(guó)全自動(dòng)SMT生產(chǎn)線，精度達(dá)0.1mm質(zhì)量檢測(cè)設(shè)備列出關(guān)鍵檢測(cè)設(shè)備名稱(chēng)及精度高精度X-Ray檢測(cè)儀、壽命測(cè)試儀歷史合作案例近三年主要客戶(hù)需注明客戶(hù)名稱(chēng)、合作項(xiàng)目、合作時(shí)長(zhǎng)電子（2021-2023年，PCB板供應(yīng)）項(xiàng)目成功率按合同約定完成的比例98%財(cái)務(wù)狀況財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)上年度營(yíng)業(yè)收入單位：萬(wàn)元人民幣，需經(jīng)審計(jì)20000上年度凈利潤(rùn)單位：萬(wàn)元人民幣，需經(jīng)審計(jì)1500主要合作銀行及授信額度需注明銀行名稱(chēng)、授信金額中國(guó)銀行，授信額度5000萬(wàn)元納稅人識(shí)別號(hào)需與稅務(wù)登記證一致91110108合作意向合作條件期望合作產(chǎn)品/服務(wù)需與采購(gòu)需求一致本次項(xiàng)目電阻、電容供應(yīng)報(bào)價(jià)周期如“收到圖紙后3個(gè)工作日”收到采購(gòu)訂單后2個(gè)工作日提供報(bào)價(jià)最小起訂量（MOQ）需注明單位及數(shù)量電阻：10000只；電容：5000只付款方式如“月結(jié)60天”“預(yù)付30%”預(yù)付30%，驗(yàn)收合格后付70%交貨周期如“常規(guī)訂單7天，緊急訂單3天”常規(guī)訂單5-7天，緊急訂單3天內(nèi)其他補(bǔ)充優(yōu)勢(shì)說(shuō)明企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力簡(jiǎn)述技術(shù)、成本、服務(wù)等方面的優(yōu)勢(shì)擁有10項(xiàng)發(fā)明專(zhuān)利，成本比同行低5%獲獎(jiǎng)情況/榮譽(yù)證書(shū)列出近三年重要獎(jiǎng)項(xiàng)2022年國(guó)家級(jí)專(zhuān)精特新“小巨人”企業(yè)不良記錄說(shuō)明如無(wú)則填寫(xiě)“無(wú)”，如有需說(shuō)明情況無(wú)重大質(zhì)量、訴訟記錄供應(yīng)商聲明聲明內(nèi)容“以上信息真實(shí)有效，如有虛假愿承擔(dān)法律責(zé)任”/供應(yīng)商蓋章加蓋公司公章（公章）負(fù)責(zé)人簽字法定代表人或授權(quán)代表簽字張*（簽字）日期YYYY年MM月DD日2023年10月25日四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避（一）信息真實(shí)性審核是核心供應(yīng)商信息的真實(shí)性直接決定采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)控制效果。需通過(guò)以下方式驗(yàn)證：官網(wǎng)核查：通過(guò)“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”“信用中國(guó)”等官方渠道核實(shí)企業(yè)注冊(cè)信息、經(jīng)營(yíng)狀態(tài)（如是否存續(xù)、吊銷(xiāo)）、行政處罰記錄；證件驗(yàn)證：對(duì)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、認(rèn)證證書(shū)等關(guān)鍵文件，可通過(guò)發(fā)證機(jī)關(guān)官網(wǎng)（如中國(guó)認(rèn)證認(rèn)可協(xié)會(huì)）或掃描證書(shū)上的二維碼驗(yàn)證真?zhèn)?；交叉?yàn)證：通過(guò)供應(yīng)商提供的過(guò)往客戶(hù)聯(lián)系方式，側(cè)面知曉其合作歷史與履約情況（如“貴司與公司的合作是否順利？”）。（二）資質(zhì)動(dòng)態(tài)管理不可忽視供應(yīng)商資質(zhì)（如認(rèn)證證書(shū)、生產(chǎn)許可證）存在有效期，需建立“到期預(yù)警”機(jī)制：臺(tái)賬跟蹤：在供應(yīng)商管理系統(tǒng)中設(shè)置“資質(zhì)有效期”字段，自動(dòng)標(biāo)注即將到期的資質(zhì)（如到期前3個(gè)月提醒）；定期更新：要求供應(yīng)商在資質(zhì)到期前1個(gè)月提交更新材料，未及時(shí)更新的供應(yīng)商暫停合作資格，待更新后重新審核；特殊行業(yè)管控：對(duì)食品、醫(yī)療器械等特殊行業(yè)，需額外關(guān)注“許可證年檢”“飛行檢查”等動(dòng)態(tài)信息，保證持續(xù)合規(guī)。（三）數(shù)據(jù)安全與保密責(zé)任供應(yīng)商信息屬于企業(yè)商業(yè)秘密，需嚴(yán)格防范泄露風(fēng)險(xiǎn)：權(quán)限管控：僅采購(gòu)部、品控部等相關(guān)部門(mén)人員可訪問(wèn)供應(yīng)商信息數(shù)據(jù)庫(kù)，禁止非授權(quán)人員導(dǎo)出、傳播；加密存儲(chǔ)：電子版信息采用企業(yè)級(jí)加密軟件存儲(chǔ)（如AES-256加密），紙質(zhì)版材料存放在帶鎖檔案柜中；保密協(xié)議：在與供應(yīng)商簽訂的合作協(xié)議中增加“保密條款”，明確信息使用范圍與違約責(zé)任（如“未經(jīng)雙方書(shū)面同意，任何一方不得向第三方披露合作信息”）。（四）跨部門(mén)協(xié)同提升效率供應(yīng)商信息收集與審核需多部門(mén)配合，避免信息孤島：需求協(xié)同：采購(gòu)部需提前與品控部、技術(shù)部確認(rèn)關(guān)鍵信息需求（如品控部需關(guān)注“質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告”，技術(shù)部需關(guān)注“技術(shù)參數(shù)”）；審核協(xié)同：對(duì)涉及專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的信息（如行業(yè)資質(zhì)、技術(shù)參數(shù)），邀請(qǐng)品控部、技術(shù)部參與聯(lián)合審核，保證信息準(zhǔn)確；反饋閉環(huán)：建立供應(yīng)商信息問(wèn)題反饋機(jī)制（如采購(gòu)部收到供應(yīng)商補(bǔ)充信