采購申請與審批流程管理工具電子化操作版一、適用范圍與應(yīng)用場景本工具適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織（以下簡稱“單位”）的采購申請與審批全流程電子化管理，尤其適合采購業(yè)務(wù)頻繁、審批層級多、流程規(guī)范要求高的場景。具體包括：日常辦公采購：如文具、耗材、設(shè)備等常規(guī)物資的申購；項目專項采購：如研發(fā)設(shè)備、工程材料、服務(wù)外包等項目相關(guān)采購；緊急采購：需快速響應(yīng)的突發(fā)需求（需標注緊急程度）；預(yù)算內(nèi)/外采購：區(qū)分預(yù)算內(nèi)常規(guī)采購及預(yù)算外特殊采購流程。通過電子化操作，可實現(xiàn)采購申請線上提交、審批流程自動流轉(zhuǎn)、進度實時跟蹤、數(shù)據(jù)歸檔管理，解決傳統(tǒng)紙質(zhì)審批中流程繁瑣、信息滯后、易丟失等問題，提升采購效率與透明度。二、電子化操作流程詳解（一）申請人：發(fā)起采購申請操作前提：申請人已通過單位認證，具備系統(tǒng)操作權(quán)限；明確采購需求及預(yù)算來源。操作步驟：登錄系統(tǒng)：通過單位內(nèi)部OA系統(tǒng)或采購管理平臺登錄賬號，進入“采購申請”模塊。新建申請單：“新建申請單”，選擇采購類型（如“物料采購”“服務(wù)采購”“工程采購”），填寫申請基本信息：申請單號：系統(tǒng)自動（格式：CGYYYYMMDDX，如CG20240501001）；申請日期：系統(tǒng)默認當前日期，可手動修改；申請人姓名：*（需與系統(tǒng)認證信息一致）；申請人部門：*（如行政部、研發(fā)中心）；聯(lián)系方式：*（內(nèi)部短號或企業(yè)郵箱）；采購事由：簡述采購目的（如“行政部辦公用打印機替換”）；預(yù)算科目：*（如“行政管理費-辦公設(shè)備”“研發(fā)費-材料采購”）；預(yù)算金額：*（需與年度預(yù)算匹配，超預(yù)算需勾選“預(yù)算外采購”并說明原因）。填寫采購明細：根據(jù)采購類型，添加物料/服務(wù)/工程信息（支持多行添加）：物料采購：物料名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、單價（含稅/不含稅）、預(yù)估總價、供應(yīng)商意向（至少1家，緊急采購可填寫“待確定”）；服務(wù)采購：服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)期限、服務(wù)標準、費用明細（如按人次、按項目）；工程采購：工程范圍、工程量清單、預(yù)算單價、預(yù)算總價。附件：必傳附件包括：采購需求說明（如部門負責人簽字的紙質(zhì)版掃描件或電子版）；報價單（至少2家供應(yīng)商報價，緊急采購可提供1家）；預(yù)算審批單（預(yù)算外采購需附財務(wù)部門預(yù)審意見）?？蛇x附件：技術(shù)參數(shù)要求、驗收標準、歷史采購記錄等。提交申請：確認信息無誤后，“提交”，系統(tǒng)自動流轉(zhuǎn)至下一審批節(jié)點（通常為申請人部門負責人）。（二）部門負責人：初審采購需求操作前提：部門負責人收到系統(tǒng)審批提醒，登錄系統(tǒng)查看申請單詳情。操作步驟：查看申請詳情：在“待辦審批”列表中申請單號，查看申請人提交的信息及附件，重點審核：采購需求的合理性（是否為部門必需品，是否符合工作計劃）；預(yù)算金額是否在部門預(yù)算范圍內(nèi)；附件是否完整（報價單、需求說明等）。審批操作：同意：“同意”，系統(tǒng)自動流轉(zhuǎn)至下一審批節(jié)點（如采購部門/采購專員）；駁回：“駁回”，填寫駁回理由（如“預(yù)算超支，請重新核定”“需求描述不清晰，補充技術(shù)參數(shù)”），申請單退回至申請人，修改后可重新提交；轉(zhuǎn)辦：如本人無法審批，可“轉(zhuǎn)辦”，選擇其他具備審批權(quán)限的部門負責人代為審批。審批時限：常規(guī)申請需在2個工作日內(nèi)完成審批，緊急申請需在4小時內(nèi)完成。（三）采購部門：審核采購合規(guī)性與可行性操作前提：采購專員/經(jīng)理收到系統(tǒng)提醒，登錄系統(tǒng)審核申請單。操作步驟：合規(guī)性審核：檢查采購類型是否符合單位采購政策（如是否屬于集中采購目錄內(nèi)物品）；驗證供應(yīng)商資質(zhì)（意向供應(yīng)商是否在合格供應(yīng)商名錄內(nèi)，非名錄內(nèi)需提供《供應(yīng)商準入申請表》）；確認采購方式是否符合規(guī)定（如單價≥5000元或年度累計≥20000元需采用公開招標/詢價采購，緊急采購需附《緊急采購審批表》）。可行性審核：核對物料規(guī)格/服務(wù)標準是否明確，避免模糊描述（如“高功能電腦”需明確CPU、內(nèi)存、硬盤等參數(shù)）；評估預(yù)估價格的合理性，參考歷史采購數(shù)據(jù)或市場行情，必要時要求補充報價。審批操作：同意：“同意”，系統(tǒng)根據(jù)采購金額自動流轉(zhuǎn)至財務(wù)部門或分管領(lǐng)導(dǎo)；駁回：“駁回”，填寫駁回理由（如“供應(yīng)商資質(zhì)不全，需補充營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書”“采購方式不符合規(guī)定，需走招標流程”）；補充材料：如需補充信息，“退回補充”，注明需補充內(nèi)容（如“補充供應(yīng)商3家以上正式報價函”）。審批時限：常規(guī)申請需在3個工作日內(nèi)完成，復(fù)雜采購（如招標項目）需在5個工作日內(nèi)完成。（四）財務(wù)部門：預(yù)算與資金審核操作前提：財務(wù)專員/經(jīng)理收到系統(tǒng)提醒，登錄系統(tǒng)審核申請單。操作步驟：預(yù)算審核：核對申請預(yù)算金額與年度預(yù)算指標是否匹配，是否有結(jié)余；預(yù)算外采購需審核《預(yù)算外采購申請表》是否經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理審批。資金審核：評估單位當前資金狀況，確認是否可安排支付；檢查付款方式是否符合財務(wù)制度（如預(yù)付款比例、發(fā)票要求等）。審批操作：同意：“同意”，系統(tǒng)流轉(zhuǎn)至最終審批人（如分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理）；駁回：“駁回”，填寫駁回理由（如“預(yù)算不足，需調(diào)整采購金額或申請追加預(yù)算”“付款方式不符合財務(wù)規(guī)定”）。審批時限：需在2個工作日內(nèi)完成審核。（五）最終審批人：審批采購決策操作前提：分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理收到系統(tǒng)提醒，登錄系統(tǒng)審核申請單（根據(jù)采購金額確定審批層級，如≥50000元需總經(jīng)理審批，＜50000元可分管領(lǐng)導(dǎo)審批）。操作步驟：綜合決策：結(jié)合采購需求、預(yù)算、合規(guī)性及單位戰(zhàn)略需求，做出審批決定。審批操作：同意：“同意”，系統(tǒng)《采購審批意見匯總表》，狀態(tài)變更為“審批通過”，流轉(zhuǎn)至采購部門執(zhí)行；否決：“否決”，填寫否決理由（如“非必要采購，暫緩執(zhí)行”“預(yù)算優(yōu)先級較低，下季度再安排”），申請單終止流程，通知申請人。審批時限：需在2個工作日內(nèi)完成（緊急申請需在24小時內(nèi)完成）。（六）采購部門：執(zhí)行采購與結(jié)果反饋操作前提：采購部門收到“審批通過”的申請單，啟動采購執(zhí)行流程。操作步驟：選擇采購方式：根據(jù)審批通過的采購金額及類型，確定采購方式：公開招標：≥100000元項目，在指定招標平臺發(fā)布招標公告；詢價采購：10000元≤金額＜100000元，向3家以上合格供應(yīng)商詢價，選擇性價比最優(yōu)供應(yīng)商；單一來源采購：≥50000元且只能從唯一供應(yīng)商采購的，需附《單一來源采購審批表》；緊急采購：按《緊急采購管理流程》執(zhí)行，事后補辦手續(xù)。下達采購訂單：確定供應(yīng)商后，在系統(tǒng)中《采購訂單》，明確物料/服務(wù)名稱、數(shù)量、單價、交付時間、付款方式等，經(jīng)供應(yīng)商確認后生效。更新采購進度：在系統(tǒng)中錄入采購執(zhí)行狀態(tài)（如“已下單”“已發(fā)貨”“已交付”），采購合同、訂單確認函等附件。通知申請人：通過系統(tǒng)消息或郵件告知申請人采購進度，提醒準備驗收。（七）申請人：驗收與確認操作前提：采購部門通知驗收，申請人收到系統(tǒng)提醒。操作步驟：實物驗收：對照采購訂單及需求說明，核對物料/服務(wù)數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格是否一致，出具《驗收報告》（需部門負責人簽字確認，掃描系統(tǒng)）。系統(tǒng)確認：在系統(tǒng)中“驗收確認”，選擇“驗收合格”或“驗收不合格”：驗收合格：流程閉環(huán)，采購部門歸檔資料；驗收不合格：說明不合格原因，采購部門聯(lián)系供應(yīng)商退換貨，重新啟動驗收流程。三、采購申請電子化模板結(jié)構(gòu)采購申請單（模板）基本信息內(nèi)容申請單號系統(tǒng)自動（如：CG20240501001）申請日期YYYY-MM-DD申請人*申請人部門*（如：行政部）聯(lián)系方式*（內(nèi)部短號/企業(yè)郵箱）采購事由（簡述采購目的，如：替換部門老舊打印機，保障日常辦公）采購類型□物料采購□服務(wù)采購□工程采購□其他預(yù)算科目*（如：行政管理費-辦公設(shè)備）預(yù)算金額（元）*（大寫：_____________）是否預(yù)算外□是□否（如是，需說明原因：_________________）采購明細物料/服務(wù)名稱（可添加多行）附件清單□采購需求說明（部門簽字版）□報價單（≥2家）□預(yù)算外審批表□其他：_________審批流程審批節(jié)點部門負責人采購部門財務(wù)部門分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理驗收信息驗收人驗收日期四、使用過程中的關(guān)鍵要點（一）信息填寫規(guī)范申請人需保證所有信息真實、準確，采購明細不得漏填、錯填（如物料名稱、規(guī)格、數(shù)量需與需求一致）；預(yù)算金額需與財務(wù)部門核定的預(yù)算指標匹配，超預(yù)算采購必須提前申請預(yù)算調(diào)整，未經(jīng)審批不得提交；附件需清晰、完整，報價單需注明供應(yīng)商名稱、聯(lián)系方式、報價有效期（≥30天），資質(zhì)文件需在有效期內(nèi)。（二）審批流程管理審批人需在規(guī)定時限內(nèi)完成審批，不得無故拖延；如遇出差等特殊情況，可提前在系統(tǒng)中設(shè)置“代理人”或“轉(zhuǎn)辦”；審批意見需具體明確，避免“同意”“不同意”等模糊表述，駁回時需說明修改方向（如“補充供應(yīng)商3家報價，重新提交”）；審批流程不可逆，一旦提交無法撤回，如需修改需聯(lián)系系統(tǒng)管理員*（聯(lián)系方式：內(nèi)線X）作廢原申請單后重新提交。（三）緊急采購處理緊急采購需在申請單“采購事由”中標注“緊急”，并勾選“緊急采購”選項，同時《緊急采購審批表》（需分管領(lǐng)導(dǎo)提前審批）；緊急采購可適當簡化流程（如僅部門負責人、采購部門、最終審批人三級審批），但需在采購?fù)瓿珊?個工作日內(nèi)補齊所有常規(guī)附件；緊急采購需留存完整記錄，包括緊急原因說明、審批過程、采購憑證等，便于后續(xù)審計。（四）數(shù)據(jù)安全與歸檔采購數(shù)據(jù)屬于單位敏感信息，操作人需妥善保管賬號密碼，不得轉(zhuǎn)借他人使用；離職時需及時注銷賬號，保證數(shù)據(jù)安全；系統(tǒng)自動保存所有操作記錄（包括提交、審批、駁回、修改等），數(shù)據(jù)保存期限≥5年，期滿后需經(jīng)檔案管理部門*審批方可刪除；采購?fù)瓿珊?，?/p>