通用文件分類及歸檔管理標準手冊前言為規(guī)范組織內部文件管理流程，提升文件檢索效率，保障文件安全性與完整性，特制定本手冊。本手冊旨在建立統(tǒng)一的文件分類體系、標準化的歸檔操作流程及規(guī)范化的管理機制，適用于各類組織日常辦公中的文件分類、歸檔、保管及利用工作，助力實現(xiàn)文件管理的系統(tǒng)化、規(guī)范化和高效化。一、適用范圍與行業(yè)場景（一）適用范圍本手冊適用于企業(yè)、事業(yè)單位、社會團體等各類組織（以下簡稱“組織”）內部各類文件（含紙質文件、電子文件）的分類、歸檔、保管、利用及銷毀管理，涵蓋綜合管理、業(yè)務運營、財務管理、人力資源、項目管理等全領域文件。（二）典型應用場景日常辦公文件管理：如通知、會議紀要、工作總結、請示報告等，需按年度、部門分類歸檔，便于后續(xù)查閱。項目全周期文件管控：從項目立項、招投標、實施到驗收的全過程文件（如合同、方案、驗收報告），需按項目編號集中歸檔，保證項目文件可追溯。財務與合規(guī)文件歸檔：如財務憑證、報表、審計報告、合規(guī)性文件等，需按會計年度、文件類型分類，并明保證管期限以滿足審計及合規(guī)要求。人力資源檔案管理：如員工入職資料、勞動合同、培訓記錄、績效考核表等，需按員工編號或部門分類，保障員工信息隱私與完整性。歷史文件數(shù)字化歸檔：對歷史紙質文件進行掃描、分類、編號后形成電子檔案，實現(xiàn)紙質與電子檔案雙軌管理。二、文件分類標準化體系（一）分類原則科學性：根據文件形成規(guī)律、內在聯(lián)系及管理需求，采用“大類-子類-細目”三級分類法，保證邏輯清晰、層級分明。實用性：分類名稱簡潔明確，符合組織業(yè)務特點，便于員工理解與操作。穩(wěn)定性：分類體系一經確定，原則上不做調整，如需變更需履行審批程序并同步更新管理規(guī)范。擴展性：預留分類接口，適應組織業(yè)務發(fā)展及新增文件類型的需求。（二）分類維度及示例1.一級分類（按部門/職能）一級分類代碼分類名稱說明A綜合管理類涵蓋行政、人事、財務等綜合職能文件B業(yè)務運營類涵蓋市場、銷售、研發(fā)、生產等業(yè)務文件C項目管理類涵蓋各類專項項目全周期文件D戰(zhàn)略規(guī)劃類涵蓋戰(zhàn)略目標、年度計劃、重大決策文件E合規(guī)審計類涵蓋法務、審計、風控等合規(guī)性文件2.二級分類（按文件類型）以“綜合管理類（A）”為例：二級分類代碼分類名稱說明A-1制度規(guī)范公司章程、管理制度、流程文件等A-2會議文件董事會、股東會、辦公會會議紀要及材料A-3公文往來收文、發(fā)文、請示、報告等A-4檔案管理本手冊、檔案目錄、銷毀清單等3.三級分類（按具體事項/年度）以“會議文件（A-2）”為例：三級分類代碼分類名稱說明A-2-20242024年度會議包含2024年所有會議紀要（按月份排序）A-2-重要會議重大專項會議如戰(zhàn)略研討會、年度總結會等（三）特殊文件分類密級文件：在分類后標注密級（如“秘密”“機密”“絕密”），單獨存放并限制借閱權限。跨部門文件：由主辦部門負責歸檔，協(xié)辦部門可留存復印件并在歸檔目錄中注明“協(xié)辦留存”。電子文件：與紙質文件分類保持一致，存儲于指定服務器或云盤，定期備份并防病毒。三、文件歸檔標準化操作流程（一）文件收集責任主體：各部門指定專人（如部門檔案專員）負責本部門文件收集，檔案管理員統(tǒng)籌協(xié)調。收集范圍：本部門在業(yè)務活動中形成的具有保存價值的文件（含紙質、電子）；外部單位發(fā)來的需辦理或留存的文件（如合同、函件）；會議、活動形成的記錄、照片、視頻等。收集時間：日常文件：每月最后一個工作日收集一次；項目文件：項目結束后10個工作日內完成收集；年度文件：次年1月15日前完成上一年度文件收集。（二）文件整理檢查完整性：核對文件是否齊全，如有缺失及時補充（如會議紀需附參會人員簽到表）。去除附件：對文件中的訂書針、回形針等金屬物，避免長期存放造成銹蝕。修復破損：對破損、字跡模糊的文件進行修復（如粘貼、復?。?，重要文件需經部門負責人張經理審批后修復。排序編號：紙質文件：按形成時間或邏輯順序排序，在右上角用鉛筆編寫頁碼（如“1-5”表示共5頁）；電子文件：按“部門-年份-流水號”規(guī)則命名（如“綜合部-2024-001”），避免使用特殊字符。（三）文件鑒定保管期限確定：根據文件價值及法規(guī)要求，劃分保管期限（如下表）：保管期限說明示例文件永久具有長遠查考利用價值公司章程、重大決策文件30年長期查考價值年度財務報告、審計報告10年較長期查考價值一般工作總結、會議紀要5年短期查考價值日常通知、部門考勤記錄銷毀鑒定：對超過保管期限的文件，由檔案管理員編制銷毀清冊，經部門負責人及分管領導李總審批后，由兩人以上監(jiān)銷并記錄銷毀過程。（四）分類歸檔紙質文件歸檔：按三級分類裝入無酸檔案盒，盒脊標注“一級分類-二級分類-三級分類”（如“A-A-2-2024”）；檔案盒內附《文件歸檔目錄》（見模板1），一式兩份（一份盒內、一份檔案室留存）。電子文件歸檔：存儲于指定服務器“歸檔文件”文件夾，按分類建立子文件夾；定期（每月）刻錄光盤備份，一式兩份（一份檔案室、一份異地存放）。（五）入庫保管存放要求：紙質檔案：存放在專用檔案柜，保持通風、干燥（溫度14-24℃，濕度45-60%），防火、防蟲、防潮；電子檔案：服務器定期殺毒，設置訪問權限，防止未授權修改或刪除。登記入庫：檔案管理員在《檔案總登記表》（見模板2）中記錄文件名稱、分類號、數(shù)量、存放位置、歸檔人及日期。（六）借閱利用借閱權限：普通文件：經部門負責人審批后，可借閱；密級文件：需經分管領導李總審批，限指定場所查閱，不得帶出。借閱流程：填寫《文件借閱登記表》（見模板3），注明借閱人、部門、文件名稱、借閱事由及歸還時間；檔案管理員核對無誤后提供文件，借閱期不超過7天（特殊情況可續(xù)借，續(xù)借期不超過3天）；歸還時檢查文件完整性，如有損壞或丟失，按《檔案管理規(guī)定》處理。四、標準化模板工具表單模板1：文件歸檔目錄文件編號文件名稱形成日期頁碼保管期限存放位置備注A-2-0012024年第一次辦公會紀要2024-01-15310年A柜-2層含參會人員名單A-2-0022024年第二次辦公會紀要2024-02-20410年A柜-2層模板2：檔案總登記表歸檔日期文件分類號文件名稱數(shù)量（頁/份）歸檔人審核人存放位置借閱記錄2024-01-20A-A-2-20242024年1月會議文件50*王專員*張經理A柜-2層無2024-02-15B-B-1-2024Q1銷售計劃10*劉助理*趙總監(jiān)B柜-1層2024-03-01借出模板3：文件借閱登記表借閱日期借閱人部門文件名稱及編號借閱事由歸還日期經辦人審批人備注2024-03-01*陳明市場部B-B-1-2024制定Q2計劃2024-03-08*王專員*趙總監(jiān)2024-03-05*李華財務部A-A-3-2024審計核查2024-03-12*王專員*李總不得復印五、管理規(guī)范與風險控制（一）責任分工檔案管理員：負責檔案收集、整理、鑒定、保管、借閱及銷毀的全程管理，定期組織檔案檢查。部門負責人：監(jiān)督本部門文件歸檔質量，審批借閱申請及銷毀清單。全體員工：按規(guī)范形成、移交文件，配合檔案管理工作，不得擅自銷毀或外傳涉密文件。（二）保密與安全涉密文件需單獨存放，配備密碼鎖及監(jiān)控設備，借閱需經“部門負責人-分管領導”兩級審批。電子檔案采用“加密存儲+權限控制+操作日志”模式，記錄文件訪問、修改、刪除等操作軌跡。每年組織一次檔案安全檢查，重點檢查防火、防潮、防蟲及電子備份情況，發(fā)覺問題及時整改。（三）電子文件管理電子文件形成時需采用通用格式（如PDF、Word、Excel），避免使用proprietary格式導致無法打開。定期（每季度）對電子檔案進行備份，采用“本地備份+異地備份+云備份”三重機制。電子檔案銷毀時需徹底刪除（如低級格式化），并保留銷毀記錄，防止數(shù)據恢復。（四）培訓與考核新員工入職時需接受檔案管理培訓，考核合格后方可上崗。每年組織一次檔案管理專項培訓，更新員工對分類標準、操作流程的認知。將檔案管理納入部門績效考核，