模塊3

WPS文字操作與應(yīng)用項(xiàng)目三高級編排WPS文檔小楊為宜昌市某公司綜合部員工，經(jīng)常要批量制作邀請函、榮譽(yù)證書等文檔，還需要負(fù)責(zé)公司制度、方案等長文檔的制作、審閱和打印。小楊可通過WPS的郵件合并、高級編排等功能提高相關(guān)文檔的制作和編輯效率。知識目標(biāo)（1）學(xué)習(xí)編輯長文檔的常用知識。（2）學(xué)習(xí)審閱并修訂文檔的相關(guān)知識。技能目標(biāo)（1）能夠根據(jù)需要完成郵件合并。（2）能夠使用樣式快速統(tǒng)一文檔格式。（3）能夠?yàn)槲臋n添加合適的封面、目錄、水印、頁眉和頁腳、腳注、題注。（4）能夠按照需求對文檔進(jìn)行保護(hù)、審閱、修訂和打印。素養(yǎng)目標(biāo)（1）養(yǎng)成良好的文檔處理習(xí)慣。（2）進(jìn)一步提升文檔的整體編排能力。（3）意識到提高工作效率的重要性，能夠采取合適的方法改進(jìn)工作方式。（4）了解就業(yè)入職的基本常識。任務(wù)一制作“入職邀請函”文檔--完成效果公司通過校園招聘活動招聘了一批新員工，現(xiàn)要給新員工郵寄入職邀請函，綜合部員工小楊準(zhǔn)備通過WPS文字的郵件合并功能完成邀請函的制作（一）打開數(shù)據(jù)源“入職邀請函”文檔中的數(shù)據(jù)可能來源于不同的途徑，WPS文字支持多種格式的數(shù)據(jù)源，用戶可以直接打開并引用數(shù)據(jù)源。具體操作如下。（1）打開“入職邀請函.docx”文檔，單擊“引用”選項(xiàng)卡中的“郵件”按鈕，切換到“郵件合并”選項(xiàng)卡。（2）單擊選項(xiàng)卡中的“打開數(shù)據(jù)源”按鈕，打開“選取數(shù)據(jù)源”對話框，在“位置”下拉列表中選擇數(shù)據(jù)源的保存位置，選擇“新入職員工名單.xls”文件，然后單擊“打開”按鈕，完成數(shù)據(jù)源的選擇，如圖3-66所示。（二）選擇收件人獲取“入職邀請函.docx”文檔的數(shù)據(jù)源后，需要將數(shù)據(jù)源中的部分?jǐn)?shù)據(jù)與郵件合并的主控文檔關(guān)聯(lián)在一起，即對郵件合并收件人進(jìn)行設(shè)置。具體操作如下。（1）單擊“郵件合并”選項(xiàng)卡中的“收件人”按鈕，打開“郵件合并收件人”對話框。（2）在“收件人列表”中選擇收件人，取消選中不需要發(fā)送邀請函的人員的復(fù)選框，然后單擊“確定”按鈕，如圖3-67所示。（三）插入合并域設(shè)置好邀請函的收件人后，可以插入合并域?qū)⑧]件合并的主控文檔與打開的數(shù)據(jù)源關(guān)聯(lián)起來，這是批量制作文檔的關(guān)鍵。具體操作如下。（1）將文本插入點(diǎn)定位到“尊敬的”文本后，單擊“郵件合并”選項(xiàng)卡中的“插入合并域”按鈕，打開“插入域”對話框，在“域”列表框中選擇“姓名”選項(xiàng)，然后單擊“插入”按鈕，如圖3-68所示。（2）單擊“關(guān)閉”按鈕關(guān)閉對話框，返回文檔后在文本插入點(diǎn)處可查看插入的域。（3）使用相同的方法插入“稱謂”域、“入職崗位”域。（四）預(yù)覽合并效果插入域后，可將合并域轉(zhuǎn)換為收件人列表中的實(shí)際數(shù)據(jù)，以查看域的顯示結(jié)果，判斷是否符合邀請函的制作要求。具體操作如下。（1）單擊“郵件合并”選項(xiàng)卡中的“查看合并數(shù)據(jù)”按鈕，合并域中將顯示收件人列表中的第一條記錄。（2）單擊“下一條”按鈕將顯示第二條記錄，繼續(xù)查看收件人列表中的其他記錄。（五）執(zhí)行郵件合并操作確認(rèn)郵件合并內(nèi)容無誤后，就可以根據(jù)需要選擇合并方式，得到最終的邀請函。具體操作如下。（1）單擊“郵件合并”選項(xiàng)卡中的“合并到新文檔”按鈕，打開“合并到新文檔”對話框，選中“全部”單選項(xiàng)，再單擊“確定”按鈕，如圖3-69所示。（2）系統(tǒng)新建一個(gè)文檔，并在文檔中顯示郵件合并的效果，然后將文檔保存為“合并后的入職邀請函.docx”。任務(wù)二編排“考勤管理制度”文檔-完成效果公司規(guī)章制度類文檔是對格式要求比較嚴(yán)格的長文檔，長文檔的結(jié)構(gòu)較復(fù)雜。公司綜合部員工小楊準(zhǔn)備用WPS文字對公司的“考勤管理制度”進(jìn)行編排，使文檔格式更加規(guī)范、文檔結(jié)構(gòu)更加清晰。請先進(jìn)行如下設(shè)置，以便查看全部格式標(biāo)記文件——選項(xiàng)——視圖——格式標(biāo)記——全部。（一）應(yīng)用樣式統(tǒng)一格式“考勤管理制度”文檔中有大量的文字，可以為這些文字應(yīng)用WPS文字內(nèi)置的樣式，若這些樣式不能滿足需要，還可以修改樣式或新建樣式。具體操作如下。（1）打開“考勤管理制度.wps”文檔，將文本插入點(diǎn)定位到“公司考勤管理制度”標(biāo)題文本中，在“開始”選項(xiàng)卡的樣式列表框中選擇“標(biāo)題1”選項(xiàng)，即可為標(biāo)題應(yīng)用“標(biāo)題1”樣式。在“標(biāo)題1”選項(xiàng)上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“修改樣式”命令，如圖3-70所示。（2）在打開的“修改樣式”對話框的字號下拉列表中選擇“小初”選項(xiàng)，單擊“居中”按鈕，再單擊“確定”按鈕，如圖3-71所示。（3）選擇“總則”文本，在樣式下拉列表中選擇“新建樣式”選項(xiàng)，打開“新建樣式”對話框。在“名稱”文本框中輸入“章節(jié)”文本，在字號下拉列表中選擇“小一”選項(xiàng)，單擊“加粗”按鈕，再單擊“格式”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“段落”選項(xiàng)，如圖3-72所示，打開“段落”對話框。（4）在“縮進(jìn)和間距”選項(xiàng)卡的“常規(guī)”欄中的“對齊方式”下拉列表中選擇“居中對齊”選項(xiàng)，在“段前”和“段后”數(shù)值框中均輸入“0.5”，然后單擊“確定”按鈕，如圖3-73所示。（5）返回“新建樣式”對話框，單擊“格式”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“編號”選項(xiàng)，打開“項(xiàng)目符號和編號”對話框，打開“編號”選項(xiàng)卡，在下方的列表框中選擇所需的樣式，然后單擊“自定義”按鈕，如圖3-74所示。（6）在打開的“自定義編號列表”對話框的“編號格式”文本框中的帶圈數(shù)字前輸入“第”文本，在帶圈數(shù)字后輸入“章”文本和兩個(gè)空格，然后單擊“確定”按鈕，如圖3-75所示。（7）返回“新建樣式”對話框，單擊“確定”按鈕，將新建的“章節(jié)”樣式應(yīng)用于“總則”文本，然后為同級別的段落應(yīng)用“章節(jié)”樣式。（8）使用相同的方法新建“條款”樣式，過程如圖3-76、圖3-77和圖3-78所示，并將其應(yīng)用到文檔的相應(yīng)段落。（9）將文本插入點(diǎn)定位到“第四條”，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“重新開始編號”命令，如圖3-79所示，系統(tǒng)將重新從第一條開始編號。（10）使用相同的方法繼續(xù)對各章節(jié)進(jìn)行重新編號。（11）設(shè)置“總則”下的正文段落首行縮進(jìn)兩個(gè)字符。（二）插入封面和目錄為“考勤管理制度.wps”文檔添加封面和目錄，可使文檔更美觀，也便于查看文檔內(nèi)容。具體操作如下。（1）單擊“插入”選項(xiàng)卡中的“封面頁”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“預(yù)設(shè)封面頁”欄中的第2個(gè)封面樣式，系統(tǒng)將在文檔首頁插入選擇的封面樣式。（2）修改文本框中的文本，并設(shè)置文字格式，刪除封面中多余的文本框。選擇圖片，設(shè)置高度為29.7厘米，寬度為21厘米。分別選擇文本框和預(yù)設(shè)的背景圖片，單擊“繪圖工具”選項(xiàng)卡中的“對齊”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“水平居中”選項(xiàng)，預(yù)設(shè)背景圖片選擇“水平居中”和“垂直居中”選項(xiàng)，設(shè)置完成后的效果如圖3-80所示。（3）將文本插入點(diǎn)定位到“公司考勤管理制度”標(biāo)題文本前，單擊“引用”選項(xiàng)卡中的“目錄”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“智能目錄”欄中的第2目錄樣式，如圖3-81所示。（4）在打開的“提示”對話框中單擊“是”按鈕，系統(tǒng)將在文本插入點(diǎn)處插入目錄，并且自動打開“目錄”任務(wù)窗格。（5）在目錄中選擇“公司考勤管理制度”所在行，按Delete鍵將其刪除，然后選擇“目錄”文本，設(shè)置其字號為“小一”，再單擊“加粗”按鈕加粗文本。（6）選擇目錄內(nèi)容，將其字號設(shè)置為“小三”。（7）將文本插入點(diǎn)定位到“公司考勤管理制度”標(biāo)題文本前，單擊“插入”選項(xiàng)卡中的“分頁”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“分頁符”選項(xiàng)，如圖3-82所示。系統(tǒng)將在文本插入點(diǎn)處插入分頁符，且文本插入點(diǎn)后的內(nèi)容將在下一頁顯示。（三）添加水印對于公司內(nèi)部文件，為了避免他人隨意使用，可以設(shè)置水印。下面為“考勤管理制度.wps”文檔添加水印。具體操作如下。（1）將文本插入點(diǎn)定位至第3頁的任意段落中，單擊“插入”選項(xiàng)卡中的“水印”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“點(diǎn)擊添加”選項(xiàng)，如圖3-83所示。（2）在打開的“水印”對話框中選中“文字水印”復(fù)選框，在“內(nèi)容”下拉列表框中輸入“內(nèi)部文件”，在“字體”下拉列表中選擇“微軟雅黑”選項(xiàng)，在“字號”下拉列表中選擇“150”選項(xiàng)，在“顏色”下拉列表中選擇“白色，背景1，深色15%”選項(xiàng)，在“版式”下拉列表中選擇“傾斜”選項(xiàng)，在“透明度”數(shù)值框中輸入“50”，然后單擊“確定”按鈕，如圖3-84所示。（3）再次單擊“水印”按鈕，彈出的下拉列表中的“自定義水印”欄中將顯示自定義的文字水印，選擇自定義水印，將其添加到文檔中。（四）自定義頁眉和頁腳為了提升“考勤管理制度.wps”文檔的閱讀效果，可以在頁眉、頁腳中添加公司名稱，同時(shí)設(shè)置頁碼。具體操作如下。（1）單擊“插入”選項(xiàng)卡中的“頁眉頁腳”按鈕，進(jìn)入頁眉頁腳編輯狀態(tài)。（2）將文本插入點(diǎn)定位到第2節(jié)的頁眉處，單擊“頁眉頁腳”選項(xiàng)卡中的“頁眉頁腳選項(xiàng)”按鈕，如圖3-85所示。（3）在打開的“頁眉/頁腳設(shè)置”對話框中選中“首頁不同”和“奇偶頁不同”復(fù)選框，再取消選中“奇數(shù)頁頁眉同前節(jié)”和“奇數(shù)頁頁腳同前節(jié)”復(fù)選框，然后單擊“確定”按鈕，如圖3-86所示。（4）在第2節(jié)奇數(shù)頁頁眉中輸入“××技術(shù)有限公司宜昌分公司”文本，并將文字格式設(shè)置為宋體、三號、右對齊，如圖3-87所示。（5）單擊“邊框”按鈕右側(cè)的下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“邊框和底紋”選項(xiàng)，打開“邊框和底紋”對話框，設(shè)置頁眉下框線并將其應(yīng)用于段落，單擊“確定”按鈕，如圖3-88所示。注意：如果只添加頁眉下劃線，可以通過“頁眉橫線”菜單實(shí)現(xiàn)。（6）在第2節(jié)偶數(shù)頁頁眉中輸入“考勤管理制度”文本，將文字格式設(shè)置為宋體、三號、左對齊，并添加下框線。（7）將文本插入點(diǎn)定位到第2頁奇數(shù)頁頁腳處，單擊“頁眉頁腳”選項(xiàng)卡中的“頁碼”按鈕下方的下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“預(yù)設(shè)樣式”欄中的“頁腳中間”選項(xiàng)，如圖3-89所示。（8）將文本插入點(diǎn)定位到第2節(jié)首頁的頁腳（目錄頁頁腳）處，單擊頁碼上方的“刪除頁碼”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“本頁”選項(xiàng)，刪除本頁的頁碼，如圖3-90所示。（9）將文本插入點(diǎn)定位到第3節(jié)奇數(shù)頁頁腳處，單擊“重新編號”按鈕，在彈出的下拉列表的數(shù)值框中輸入頁碼起始值“1”，如圖3-91所示，然后按Enter鍵確認(rèn)更改頁碼起始值。（10）單擊“頁眉頁腳”選項(xiàng)卡中的“關(guān)閉”按鈕，退出頁眉頁腳編輯狀態(tài)，返回普通視圖。（五）插入腳注腳注一般位于頁面底部，用于說明文檔的某處內(nèi)容。下面為“考勤管理制度.wps”文檔設(shè)置腳注。具體操作如下。（1）將文本插入點(diǎn)，定位到第5頁中的“第十章打卡”文本后，單擊“引用”選項(xiàng)卡中的“插入腳注”按鈕，如圖3-92所示。（2）文本插入點(diǎn)將自動定位到所選文本所在頁面的底部，輸入腳注信息“由綜合部負(fù)責(zé)實(shí)施”。（六）為表格插入題注“考勤管理制度.wps”文檔中有部分表格，為了更好地管理和查找表格，可以添加題注。具體操作如下。（1）將文本插入點(diǎn)定位至第一個(gè)表格的上方，然后按Enter鍵增加空行，使該表格的內(nèi)容全部顯示在一頁中。選擇該表格，單擊“引用”選項(xiàng)卡中的“題注”按鈕，打開“題注”對話框。在該對話框中“標(biāo)簽”默認(rèn)為“表”，在“題注”文本框中的標(biāo)簽和編號后面輸入“表1年假天數(shù)計(jì)算”文本，最后單擊“確定”按鈕，如圖3-93所示，系統(tǒng)將在表格上方添加設(shè)置好的題注。（2）選擇