書法家協(xié)會展覽撤展操作細(xì)則

第一章總則第一條目的為確保書法家協(xié)會展覽撤展工作的有序、高效進行，保護展品安全，維護展覽的專業(yè)性和規(guī)范性，特制定本操作細(xì)則。本細(xì)則旨在明確撤展流程、責(zé)任分工及相關(guān)要求，保障撤展工作各個環(huán)節(jié)緊密銜接，避免因無序操作造成展品損壞、丟失等問題，為會員及參展藝術(shù)家提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，推動書法藝術(shù)展覽活動的可持續(xù)發(fā)展。第二條適用范圍本細(xì)則適用于書法家協(xié)會主辦或承辦的各類書法展覽的撤展工作。包括但不限于會員作品展、主題創(chuàng)作展、邀請展等不同類型和規(guī)模的展覽活動。第三條基本原則撤展工作應(yīng)遵循安全第一、有序高效、責(zé)任明確的原則。在確保展品安全無損的前提下，按照預(yù)定的流程和時間安排，有條不紊地完成撤展任務(wù)。明確各部門和人員在撤展過程中的職責(zé)，避免出現(xiàn)責(zé)任推諉現(xiàn)象。第二章撤展準(zhǔn)備第四條撤展通知展覽結(jié)束前[X]個工作日，由協(xié)會辦公室向所有參展人員發(fā)送撤展通知。通知內(nèi)容應(yīng)明確撤展時間、地點、流程、注意事項等關(guān)鍵信息。通過協(xié)會官方網(wǎng)站、微信公眾號、電子郵件等多種渠道發(fā)布通知，確保參展人員能夠及時準(zhǔn)確地收到信息。同時，對于重要參展人員或作品較多的參展人員，應(yīng)通過電話或短信等方式進行單獨提醒。第五條人員組織成立撤展工作小組，由協(xié)會行政主管擔(dān)任組長，成員包括展覽策劃部、外聯(lián)部、財務(wù)部、安保部等相關(guān)部門的工作人員。明確各成員的職責(zé)分工，確保撤展工作的各個環(huán)節(jié)都有專人負(fù)責(zé)。展覽策劃部負(fù)責(zé)與參展人員溝通協(xié)調(diào)、組織展品拆卸等工作；外聯(lián)部負(fù)責(zé)與場地管理方協(xié)調(diào)場地使用時間、解決可能出現(xiàn)的外部問題；財務(wù)部負(fù)責(zé)撤展費用的核算與支付；安保部負(fù)責(zé)現(xiàn)場安全保衛(wèi)、維持秩序。第六條物資準(zhǔn)備提前準(zhǔn)備好撤展所需的各類物資，如包裝材料（氣泡膜、紙箱、膠帶等）、搬運工具（推車、叉車等）、防護設(shè)備（安全帽、手套等）。根據(jù)展品的數(shù)量和規(guī)格，合理估算所需物資的數(shù)量，并提前采購或租賃。對準(zhǔn)備好的物資進行妥善保管，確保在撤展時能夠正常使用。同時，對搬運工具進行檢查和調(diào)試，保證其性能良好，避免在撤展過程中出現(xiàn)故障影響工作進度。第七條場地協(xié)調(diào)與展覽場地管理方進行充分溝通，確定撤展時間范圍、場地使用規(guī)定等事項。確保在撤展期間，場地能夠正常開放，水電供應(yīng)正常。協(xié)調(diào)場地管理方提供必要的協(xié)助，如場地清潔、設(shè)備使用等。同時，了解場地的疏散通道和安全出口位置，制定應(yīng)急預(yù)案，以應(yīng)對可能出現(xiàn)的緊急情況。第三章展品拆卸第八條拆卸安排按照展覽布局和展品陳列順序，制定詳細(xì)的展品拆卸計劃。合理安排拆卸人員和時間，確保拆卸工作有序進行。對于大型或復(fù)雜的展品，如書法裝置作品，應(yīng)安排專業(yè)人員進行拆卸，避免因操作不當(dāng)造成展品損壞。在拆卸過程中，要注意保護展品的完整性，盡量減少對展品的直接觸碰，如需接觸展品，應(yīng)佩戴干凈的手套。第九條標(biāo)識記錄在拆卸展品前，對每件展品的位置、編號、狀態(tài)等信息進行詳細(xì)記錄?？梢圆捎门恼铡浵竦确绞竭M行留存，以便在后續(xù)的交接和運輸過程中進行核對。同時，在展品的原位置或包裝上貼上相應(yīng)的標(biāo)識，注明展品的名稱、作者、編號等信息，確保展品在搬運和存放過程中不會出現(xiàn)混淆。第十條安全防護在展品拆卸現(xiàn)場設(shè)置明顯的安全警示標(biāo)識，提醒工作人員注意安全。對于高處作業(yè)或需要使用特殊工具的拆卸工作，要嚴(yán)格按照安全操作規(guī)程進行操作，確保工作人員的人身安全。在拆卸過程中，要注意對周邊環(huán)境的保護，避免因拆卸工作造成場地設(shè)施的損壞。第四章展品包裝第十一條包裝要求根據(jù)展品的材質(zhì)、尺寸和重量等因素，選擇合適的包裝材料和包裝方式。對于書法原作，應(yīng)先用柔軟的宣紙或絲綢進行包裹，再放入定制的畫框或紙箱中，并用氣泡膜等緩沖材料填充，防止展品在運輸過程中受到碰撞。對于書法作品的裝裱部分，要特別注意保護，避免出現(xiàn)折痕或破損。對于小型展品，可以采用多件集中包裝的方式，但要注意每件展品之間要有足夠的緩沖材料隔開。第十二條包裝標(biāo)識在包裝上清晰標(biāo)注展品的名稱、作者、編號、易碎標(biāo)識等信息。包裝標(biāo)識應(yīng)采用耐久性好的材料制作，確保在運輸和存儲過程中不會褪色或損壞。同時，在包裝上注明“書法展品，小心輕放”等警示語，提醒搬運人員注意保護展品。第十三條包裝檢查包裝完成后，由專人對包裝質(zhì)量進行檢查。檢查內(nèi)容包括包裝材料是否完好、緩沖材料是否填充充分、包裝標(biāo)識是否清晰準(zhǔn)確等。如發(fā)現(xiàn)包裝存在問題，應(yīng)及時進行整改，確保展品包裝符合運輸和存儲要求。第五章展品交接第十四條交接流程在撤展現(xiàn)場設(shè)置專門的展品交接區(qū)域，由展覽策劃部工作人員與參展人員或其委托的代理人進行展品交接。交接雙方應(yīng)按照事先記錄的展品信息進行核對，確認(rèn)展品的數(shù)量、狀態(tài)等與記錄一致。核對無誤后，雙方在交接清單上簽字確認(rèn)，完成交接手續(xù)。交接清單應(yīng)一式兩份，雙方各留存一份。第十五條特殊情況處理如在交接過程中發(fā)現(xiàn)展品有損壞、丟失等情況，應(yīng)立即停止交接工作，并進行詳細(xì)記錄。由展覽策劃部工作人員與參展人員共同協(xié)商解決方案，如屬于撤展工作過程中造成的損壞，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行賠償；如屬于其他原因造成的問題，應(yīng)協(xié)助參展人員進行調(diào)查和處理。在問題解決后，再繼續(xù)進行展品交接工作。第十六條交接記錄存檔將展品交接清單及相關(guān)記錄資料進行整理歸檔，保存期限不少于[X]年。交接記錄應(yīng)包括交接時間、地點、雙方人員信息、展品信息、交接情況說明等內(nèi)容。這些記錄資料不僅可以作為撤展工作的重要憑證，也有助于在后續(xù)出現(xiàn)問題時進行追溯和查詢。第六章展品運輸?shù)谑邨l運輸安排根據(jù)展品的數(shù)量、運輸距離等因素，選擇合適的運輸方式和運輸公司。對于本地參展的展品，可安排小型貨車或面包車進行運輸；對于外地參展的展品，可選擇專業(yè)的物流運輸公司，并要求其提供運輸保險服務(wù)。在選擇運輸公司時，要對其信譽、資質(zhì)、運輸能力等進行綜合評估，確保能夠安全、及時地將展品送達(dá)目的地。第十八條運輸安全在展品運輸過程中，要求運輸公司采取必要的安全防護措施。如對運輸車輛進行清潔和消毒，防止展品受到污染；在車廂內(nèi)鋪設(shè)緩沖材料，固定展品位置，避免展品在運輸過程中晃動碰撞。同時，運輸公司應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)押運，確保運輸過程中的安全。協(xié)會可通過實時定位等方式對運輸車輛進行跟蹤，及時了解運輸情況。第十九條運輸保險為展品購買足額的運輸保險，保險金額應(yīng)根據(jù)展品的市場價值或評估價值確定。在購買保險時，要詳細(xì)了解保險條款，明確保險責(zé)任范圍、理賠流程等相關(guān)信息。如在運輸過程中發(fā)生展品損壞或丟失等情況，及時通知運輸公司和保險公司，并協(xié)助參展人員按照保險理賠流程進行索賠。第七章場地清理第二十條清理內(nèi)容撤展結(jié)束后，對展覽場地進行全面清理。清理內(nèi)容包括拆除展覽搭建的設(shè)施（如展架、展板等）、清理地面垃圾、擦拭展示設(shè)備（如照明燈具、展柜等）等。確保場地恢復(fù)到展覽前的狀態(tài)，不影響場地的正常使用。第二十一條垃圾處理對清理過程中產(chǎn)生的垃圾進行分類收集和處理?？苫厥绽ㄈ缯辜堋⒄拱宓膹U棄材料等）應(yīng)聯(lián)系專業(yè)的回收公司進行回收處理；不可回收垃圾（如包裝材料、雜物等）應(yīng)按照當(dāng)?shù)丨h(huán)保部門的要求，運至指定的垃圾處理場進行處理。在垃圾處理過程中，要注意保護環(huán)境，避免對周邊環(huán)境造成污染。第二十二條場地驗收場地清理完成后，邀請展覽場地管理方進行驗收。驗收合格后，與場地管理方辦理場地交接手續(xù)，確認(rèn)場地設(shè)施完好、無遺留問題。如場地管理方提出整改要求，應(yīng)及時安排人員進行整改，直至驗收通過。第八章費用結(jié)算第二十三條費用核算由財務(wù)部對撤展過程中產(chǎn)生的各項費用進行核算，包括包裝材料費用、搬運工具租賃費用、運輸費用、場地清潔費用等。費用核算應(yīng)依據(jù)相關(guān)發(fā)票、合同等憑證進行，確保費用計算準(zhǔn)確無誤。第二十四條費用支付根據(jù)費用核算結(jié)果，按照協(xié)會的財務(wù)制度和相關(guān)合同約定，及時支付各項撤展費用。對于需要由參展人員承擔(dān)的費用（如展品運輸費用等），應(yīng)在展品交接時明確告知參展人員，并按照規(guī)定進行收取。第二十五條費用公示撤展工作結(jié)束后，將撤展費用的收支情況在協(xié)會內(nèi)部進行公示，接受會員和社會的監(jiān)督。公示內(nèi)容應(yīng)包括費用明細(xì)、支出金額、資金來源等信息，確保費用使用的透明和公正。第九章文檔管理第二十六條文檔收集撤展工作結(jié)束后，由協(xié)會辦公室負(fù)責(zé)收集與撤展工作相關(guān)的各類文檔資料，包括撤展通知、人員分工表、展品記錄清單、交接清單、運輸合同、費用發(fā)票等。對收集到的文檔資料進行初步整理，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。第二十七條文檔整理歸檔按照文檔的類別、時間等因素，對收集到的文檔資料進行分類整理。將整理好的文檔資料進行數(shù)字化掃描，并存儲在協(xié)會的電子文檔管理系統(tǒng)中。同時，將紙質(zhì)文檔按照編號順序進行裝訂，存放在專門的檔案柜中，方便查閱和管理。第二十八條文檔保管與利用建立文檔保管制度，明確文檔的保管期限、保管責(zé)任等。定期對文檔進行檢查和維護，確保文檔的安全和完整。在需要查閱文檔資料時，應(yīng)按照規(guī)定的流程進行申請和審批，確保文檔的合理利用。同時，要注意保護文