集團(tuán)會議管理與議事規(guī)則手冊一、總則為規(guī)范集團(tuán)各類會議的組織管理，提升議事效率與決策質(zhì)量，確保會議決議有效落地，依據(jù)集團(tuán)運(yùn)營管理要求并結(jié)合實(shí)際業(yè)務(wù)場景，制定本手冊。本規(guī)則適用于集團(tuán)總部及各下屬單位組織的各類正式會議，涵蓋決策、部署、協(xié)調(diào)、學(xué)習(xí)等不同性質(zhì)的會議活動。會議組織與議事應(yīng)遵循高效務(wù)實(shí)、民主集中、規(guī)范有序的原則：高效務(wù)實(shí)要求會議緊扣議題、聚焦問題解決，避免形式化；民主集中要求充分聽取意見、凝聚共識后形成決議；規(guī)范有序要求會議流程、發(fā)言表決等環(huán)節(jié)符合本規(guī)則要求，保障會議秩序。二、會議類型與組織權(quán)責(zé)集團(tuán)會議按功能與層級分為四類，各類型會議的組織主體、參會范圍及核心職責(zé)如下：（一）決策類會議以董事會、戰(zhàn)略委員會、總經(jīng)理辦公會為核心，負(fù)責(zé)集團(tuán)戰(zhàn)略規(guī)劃、重大投資、組織架構(gòu)調(diào)整等核心事項(xiàng)的決策。董事會：由董事長召集，每季度召開一次（特殊情況可臨時(shí)召集），參會人員為全體董事、監(jiān)事及必要的高管列席，主要審議集團(tuán)年度經(jīng)營計(jì)劃、重大資產(chǎn)處置等需法定決策的事項(xiàng)?？偨?jīng)理辦公會：由總經(jīng)理主持，每月召開一次，參會為集團(tuán)高管及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人，聚焦日常經(jīng)營中的重大事項(xiàng)決策，如預(yù)算調(diào)整、重要合同審批等。（二）部署類會議以年度經(jīng)營工作會、季度業(yè)務(wù)推進(jìn)會為代表，側(cè)重戰(zhàn)略分解與任務(wù)部署。年度經(jīng)營工作會：每年年初召開，集團(tuán)全員或核心管理層參會，總結(jié)上年度工作、發(fā)布年度戰(zhàn)略目標(biāo)與重點(diǎn)任務(wù)。季度業(yè)務(wù)推進(jìn)會：由分管業(yè)務(wù)的高管牽頭，每季度末召開，對應(yīng)業(yè)務(wù)條線的部門負(fù)責(zé)人參會，復(fù)盤季度目標(biāo)完成情況、部署下階段工作。（三）協(xié)調(diào)類會議以跨部門協(xié)調(diào)會、項(xiàng)目專項(xiàng)會為主，解決業(yè)務(wù)協(xié)同中的堵點(diǎn)問題。跨部門協(xié)調(diào)會：由需求發(fā)起部門申請，集團(tuán)辦公室統(tǒng)籌安排，參會為涉及的相關(guān)部門負(fù)責(zé)人，針對跨部門協(xié)作事項(xiàng)（如資源調(diào)配、流程優(yōu)化）進(jìn)行溝通決策。項(xiàng)目專項(xiàng)會：由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人召集，項(xiàng)目組成員及相關(guān)支持部門參會，圍繞項(xiàng)目進(jìn)度、風(fēng)險(xiǎn)、資源需求等開展專題討論，保障項(xiàng)目推進(jìn)。（四）學(xué)習(xí)類會議以政策解讀會、技能培訓(xùn)會為形式，提升團(tuán)隊(duì)專業(yè)能力與認(rèn)知水平。政策解讀會：由集團(tuán)戰(zhàn)略部或外部專家主講，不定期召開，解讀行業(yè)政策、監(jiān)管要求等對集團(tuán)業(yè)務(wù)的影響。技能培訓(xùn)會：由人力資源部或業(yè)務(wù)部門組織，按需開展，聚焦專業(yè)技能、管理能力等方面的培訓(xùn)。三、會議籌備規(guī)范高質(zhì)量的會議籌備是保障會議效率的前提，需從議題管理、材料準(zhǔn)備、通知發(fā)送三個(gè)維度落實(shí)：（一）議題管理1.議題提報(bào)：會議發(fā)起部門或參會人員需提前3個(gè)工作日（決策類會議需提前5個(gè)工作日）向會議組織者提交議題，說明議題背景、需決策/討論的事項(xiàng)及初步建議。2.議題審核：會議組織者（如集團(tuán)辦公室、部門秘書）對議題進(jìn)行合規(guī)性審核，判斷是否符合會議定位、是否具備討論基礎(chǔ)（如前期調(diào)研充分性），必要時(shí)協(xié)調(diào)提報(bào)方補(bǔ)充材料。3.議題篩選與排序：會議主持人（或組織者）結(jié)合會議時(shí)長、優(yōu)先級對議題進(jìn)行篩選，剔除重復(fù)或非必要議題，對保留議題按“重要緊急、重要不緊急”原則排序，形成會議議程。（二）材料準(zhǔn)備1.材料要求：議題相關(guān)材料需邏輯清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，包含“現(xiàn)狀分析、問題/需求、方案建議、決策要點(diǎn)”四部分，避免冗長的背景描述。決策類會議材料需附法律、財(cái)務(wù)等專業(yè)意見（如涉及）。2.材料分發(fā)：會議材料需在會議召開前1-2個(gè)工作日（決策類會議提前3個(gè)工作日）通過線上平臺（如OA系統(tǒng)、企業(yè)微信）或線下方式送達(dá)參會人員，確保其有充足時(shí)間預(yù)審。（三）會議通知1.通知內(nèi)容：需明確會議時(shí)間（含開始及預(yù)計(jì)結(jié)束時(shí)間）、地點(diǎn)（線下會議室或線上會議號）、參會人員、會議主題、需攜帶的材料或準(zhǔn)備的發(fā)言要點(diǎn)。2.通知方式：優(yōu)先采用OA系統(tǒng)正式通知，輔以短信或微信提醒；重要會議需電話確認(rèn)參會人員是否收到并確認(rèn)出席。四、會議召開流程會議召開需嚴(yán)格遵循流程，確保秩序規(guī)范、討論充分、決議明確：（一）會前簽到參會人員需在會議開始前5-10分鐘完成簽到（線下會議在簽到表簽字，線上會議通過系統(tǒng)簽到），遲到者需向主持人說明原因，連續(xù)遲到兩次者需在會議結(jié)束后提交書面說明。（二）會議主持1.主持人職責(zé)：由會議組織者指定（如董事長、總經(jīng)理、部門負(fù)責(zé)人等），負(fù)責(zé)把控會議節(jié)奏、引導(dǎo)議題討論、制止無關(guān)發(fā)言、推動決議形成。2.開場與議程說明：主持人開場需明確會議目標(biāo)、議程安排及時(shí)長限制，要求參會人員聚焦議題、言簡意賅。（三）議題討論與發(fā)言1.發(fā)言順序：遵循“提報(bào)人先匯報(bào)、相關(guān)方補(bǔ)充、其他人員提問/建議”的順序，提報(bào)人匯報(bào)時(shí)間不超過10分鐘（復(fù)雜議題不超過15分鐘），其他人員發(fā)言每人每次不超過5分鐘。2.發(fā)言要求：發(fā)言需圍繞議題核心，避免偏離主題；鼓勵提出建設(shè)性意見，禁止人身攻擊或無關(guān)抱怨；主持人可打斷重復(fù)或無關(guān)的發(fā)言，引導(dǎo)討論回歸正軌。（四）決議形成與記錄1.決議方式：決策類會議：對重大事項(xiàng)（如戰(zhàn)略方向、投資決策）需經(jīng)參會人員充分討論后，采用舉手表決或書面表決（涉及董事表決時(shí)），過半數(shù)（或章程規(guī)定比例）同意方可通過；日常事項(xiàng)可由主持人結(jié)合意見統(tǒng)籌決策。部署類/協(xié)調(diào)類會議：由主持人總結(jié)討論意見，明確行動方向、責(zé)任主體及時(shí)限，形成會議決議。2.會議記錄：由指定的記錄員（如辦公室文員、部門秘書）全程記錄，內(nèi)容包括會議時(shí)間地點(diǎn)、參會人員、議題討論要點(diǎn)、決議事項(xiàng)（含責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)）等，記錄需在會議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)整理完畢，提交主持人審核。五、議事規(guī)則與紀(jì)律為保障議事效率與決策質(zhì)量，參會人員需遵守以下規(guī)則：（一）表決規(guī)則1.回避制度：參會人員如與議題存在利益關(guān)聯(lián)（如親屬關(guān)聯(lián)、業(yè)務(wù)利益沖突），需主動申請回避，由主持人決定是否準(zhǔn)許。2.表決效力：決策類會議的表決結(jié)果需形成書面決議，由參會人員簽字確認(rèn)（或線上確認(rèn)）；未經(jīng)表決的事項(xiàng)不得作為集團(tuán)決策執(zhí)行。（二）發(fā)言紀(jì)律1.限時(shí)發(fā)言：嚴(yán)格遵守發(fā)言時(shí)長限制，主持人有權(quán)終止超時(shí)發(fā)言；如需補(bǔ)充，需經(jīng)主持人同意后在“補(bǔ)充發(fā)言環(huán)節(jié)”說明。2.尊重意見：參會人員需尊重他人發(fā)言，不得隨意打斷；對不同意見應(yīng)理性探討，禁止情緒化反駁。（三）會議紀(jì)律1.出勤要求：參會人員無特殊原因不得缺席，確因出差、生病等原因無法參會的，需提前1個(gè)工作日向主持人請假，并委托代理人參會（代理人需熟悉議題內(nèi)容）。2.會場秩序：會議期間需關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音，禁止處理與會議無關(guān)的事務(wù)（如刷手機(jī)、私下討論）；線上會議需開啟攝像頭（必要時(shí)）、保持麥克風(fēng)靜音（發(fā)言時(shí)開啟）。六、決議執(zhí)行與跟蹤會議決議的有效落地是會議價(jià)值的核心體現(xiàn)，需建立責(zé)任明確、跟蹤到位、反饋及時(shí)的機(jī)制：（一）決議分解與責(zé)任落實(shí)1.任務(wù)分解：會議記錄員需在會議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)，將決議事項(xiàng)分解為具體任務(wù)，明確責(zé)任部門/人、完成時(shí)間節(jié)點(diǎn)、交付成果要求，形成《會議決議執(zhí)行清單》。2.責(zé)任確認(rèn)：責(zé)任部門/人需在收到清單后1個(gè)工作日內(nèi)確認(rèn)任務(wù)，如對任務(wù)有異議，需向主持人或會議組織者提出，協(xié)商調(diào)整后重新確認(rèn)。（二）執(zhí)行跟蹤與反饋1.進(jìn)度跟蹤：責(zé)任部門需按節(jié)點(diǎn)向會議組織者（或指定的督辦人）反饋任務(wù)進(jìn)度，采用“周報(bào)/月報(bào)+關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)反饋”的方式；督辦人需定期梳理進(jìn)度，形成《決議執(zhí)行跟蹤表》。2.問題解決：執(zhí)行過程中遇到困難或偏差，責(zé)任部門需及時(shí)上報(bào)，由原會議組織方（或更高層級會議）協(xié)調(diào)資源、調(diào)整方案，確保任務(wù)不偏離目標(biāo)。（三）考核與問責(zé)1.考核機(jī)制：決議執(zhí)行情況納入部門/個(gè)人績效考核，完成質(zhì)量高、時(shí)效強(qiáng)的予以加分；未按要求完成且無合理理由的，予以扣分。2.問責(zé)機(jī)制：對故意拖延、消極執(zhí)行導(dǎo)致決議落空的，視情節(jié)輕重給予批評教育、績效處罰或崗位調(diào)整；造成重大損失的，按