文檔歸檔及信息管理標準模板一、適用范圍與管理目標（一）適用場景本標準模板適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會團體在日常運營中產(chǎn)生的各類文檔（如合同、報告、制度、項目資料、會議紀要、往來函件等）的歸檔管理，特別適用于需要多部門協(xié)作、文檔流轉頻繁、信息追溯要求高的組織場景。例如：項目管理：項目立項、執(zhí)行、驗收全周期文檔的統(tǒng)一管理；合規(guī)審計：應對內(nèi)外部審計時，文檔的規(guī)范性整理與快速調取；知識沉淀：企業(yè)內(nèi)部制度、經(jīng)驗案例、技術資料的長期保存與共享；人員交接：崗位變動時，工作文檔的系統(tǒng)化移交，保證信息連續(xù)性。（二）管理目標規(guī)范化：統(tǒng)一文檔分類、命名、格式及歸檔流程，避免管理混亂；高效化：通過標準化索引，實現(xiàn)文檔快速檢索與調取，提升工作效率；安全化：明確文檔密級與保管責任，防止信息泄露、丟失或損壞；可追溯：完整記錄文檔的創(chuàng)建、審批、修改、歸檔全流程，保證責任可溯。二、詳細操作流程（一）文檔分類與編碼分類維度按部門：如行政部、財務部、人力資源部、項目組等；按業(yè)務類型：如合同管理、項目管理、客戶資料、供應商檔案等；按密級：公開（內(nèi)部通用）、內(nèi)部（部門內(nèi)共享）、秘密（限制范圍）、機密（高層及授權人員）；按載體形式：紙質文檔、電子文檔（含Word、PDF、Excel、圖片等）。編碼規(guī)則文檔編號采用“部門代碼-業(yè)務類型代碼-年份-流水號-版本號”格式，例如：行政部2024年第3版會議紀可編碼為“XH-HY-2024-003-V3”；財務部2024年第1份付款合同編碼為“CW-HT-2024-001-V1”。注：部門代碼及業(yè)務類型代碼需由組織統(tǒng)一制定（如行政部=XH、財務部=CW、合同=HT、會議=HY），并形成《代碼對照表》作為附件。（二）文檔創(chuàng)建與審核創(chuàng)建要求電子文檔需使用統(tǒng)一模板（如《項目報告模板》《合同模板》），字體、字號、頁邊距等格式符合規(guī)范；紙質文檔需用A4紙打印，字跡清晰，重要文檔需簽字或蓋章確認。審核流程普通文檔：由部門負責人審核后歸檔；重要文檔（如合同、制度、重大報告）：需經(jīng)部門負責人、分管領導、相關業(yè)務部門會簽后歸檔；審核意見：需在文檔的《審核表》中明確記錄，包括審核人、審核日期、意見及修改要求，審核通過后方可進入下一步流程。（三）文檔歸檔存儲歸檔責任文檔創(chuàng)建/處理部門為歸檔責任部門，指定專人（如文檔管理員）負責本部門文檔的收集、整理與歸檔；跨部門協(xié)作文檔，由主辦部門牽頭歸檔，協(xié)辦部門提供復印件或電子版?zhèn)浞?。歸檔時限日常業(yè)務文檔：在業(yè)務完成后3個工作日內(nèi)完成歸檔；項目文檔：在項目驗收后5個工作日內(nèi)完成歸檔；月度/季度/年度匯總文檔：在次月/次季度/次年度首周內(nèi)完成歸檔。存儲方式電子文檔：存儲于指定服務器或云盤，按“部門-年份-業(yè)務類型”分級創(chuàng)建文件夾，電子文檔命名需與編號一致，定期進行備份（建議每日增量備份、每周全量備份）；紙質文檔：使用統(tǒng)一規(guī)格檔案盒存放，盒面標注“部門-文檔類型-年份-起止編號”，按編號順序排列，存放于干燥、通風、防火的檔案柜中。（四）文檔查閱與借閱權限管理公開文檔：所有員工可自行查閱；內(nèi)部/秘密文檔：僅限相關部門及授權人員查閱，需通過OA系統(tǒng)或書面申請；機密文檔：需經(jīng)部門負責人及分管領導批準后方可查閱。借閱流程電子文檔借閱：通過OA系統(tǒng)提交借閱申請，注明借閱人、借閱事由、歸還時間，經(jīng)審批后，后禁止二次傳播；紙質文檔借閱：填寫《紙質文檔借閱登記表》（見模板三），經(jīng)部門負責人簽字后，由文檔管理員借出，借閱期限不超過5個工作日（特殊情況需經(jīng)分管領導批準）。歸還與續(xù)借借閱到期后，需及時歸還，文檔管理員檢查文檔完整性；如需續(xù)借，需在到期前1個工作日重新申請，續(xù)借期限不超過3個工作日，累計借閱期限不超過10個工作日。（五）文檔保管與銷毀保管期限根據(jù)文檔價值及法規(guī)要求設定保管期限，例如：年度財務報表：永久保存；項目驗收報告：保存10年；日常會議紀要：保存3年；臨時通知：保存1年。定期檢查每季度由檔案管理專員組織對檔案柜及服務器存儲情況進行檢查，查看文檔是否受潮、蟲蛀、丟失或損壞，電子文檔是否備份成功；每年開展一次檔案盤點，核對文檔數(shù)量與登記表一致性，形成《檔案盤點報告》。銷毀流程保管期限屆滿的文檔，由歸檔部門提出銷毀申請，填寫《文檔銷毀審批表》，注明銷毀文檔清單、數(shù)量、保管期限及銷毀原因；經(jīng)部門負責人、分管領導、法務部門（如需）審批后，由2人以上共同監(jiān)銷，銷毀時需拍照或錄像記錄，銷毀人、監(jiān)銷人簽字確認；涉及敏感信息的電子文檔，需徹底刪除并粉碎存儲介質，保證無法恢復。三、核心模板表格模板一：文檔歸檔信息登記表（電子/通用）文檔編號文檔名稱分類代碼/名稱密級創(chuàng)建部門/人創(chuàng)建日期審批人/日期歸檔日期存放位置（電子路徑/物理柜號）版本號頁數(shù)備注XH-HY-2024-003-V32024年第一季度行政部工作會議紀要行政部/會議紀要內(nèi)部行政部/*2024-03-20*/2024-03-212024-03-22服務器-行政部-2024-會議紀要V35含附件2份CW-HT-2024-001-V1與公司采購合同（附件：報價單）財務部/合同秘密財務部/*2024-04-10*趙六/2024-04-122024-04-13檔案柜-財務部-合同-2024-001V112附件掃描件存服務器模板二：紙質文檔借閱登記表借閱單號文檔編號/名稱借閱部門/人借閱日期預計歸還日期實際歸還日期借閱事由審批人經(jīng)手人備注JY202405001XH-HY-2024-003-V3市場部/*周七2024-05-102024-05-152024-05-14復制會議決議**無損壞JY202405002CW-HT-2024-001-V1法務部/*吳八2024-05-122024-05-172024-05-18合同條款審核*趙六*延期1天，已審批模板三：文檔銷毀審批表申請部門申請日期申請人聯(lián)系方式行政部2024-06-01*138銷毀文檔清單保管期限銷毀原因監(jiān)銷人2023年臨時通知（共10份）1年保管期限屆滿、部門負責人意見分管領導意見法務部門意見（如需）最終審批同意銷毀同意銷毀無異議同意銷毀簽字：*簽字：*趙六簽字：/簽字：*錢七四、重要注意事項（一）嚴格遵循命名規(guī)范文檔名稱需簡潔、清晰，能準確反映文檔內(nèi)容，避免使用“新建文檔1”“資料2”等模糊命名，電子文檔名稱需與編號一致，便于檢索。（二）保證歸檔及時性各部門需指定專人負責文檔歸檔，不得拖延或積壓，重要節(jié)點（如項目結束、年度總結）后需主動檢查歸檔完整性，避免因文檔缺失影響后續(xù)工作。（三）加強信息安全管控電子文檔需設置訪問密碼，涉密文檔禁止通過QQ等非加密渠道傳輸；紙質涉密文檔需單獨存放，查閱時需在指定區(qū)域進行，嚴禁帶出辦公區(qū)域；離職員工需辦理文檔交接手續(xù)，其權限由IT部門及時注銷，防止信息泄露。（四）定期更新與優(yōu)化每年度由檔案管理辦公室組織對文檔管理流程及模板進行評估，根據(jù)業(yè)務發(fā)展