項目合同管理與執(zhí)行跟蹤模板一、模板應(yīng)用場景與核心價值本模板適用于各類涉及多方協(xié)作、合同條款復(fù)雜、需全過程跟蹤的項目場景，涵蓋工程實施、IT軟件開發(fā)、設(shè)備采購、服務(wù)外包等類型。尤其適合項目甲方（如企業(yè)、部門）對合作方履約過程進行規(guī)范化管理，或乙方企業(yè)內(nèi)部對項目合同執(zhí)行的全生命周期管控。通過標準化工具與流程，可明確合同責任邊界、實時跟蹤執(zhí)行進度、提前識別履約風險，保證項目按時按質(zhì)交付，同時為合同結(jié)算、糾紛處理提供完整依據(jù)。二、項目合同全周期管理操作流程（一）合同準備：需求明確與資料收集需求發(fā)起與確認項目發(fā)起部門（如市場部、工程部）填寫《項目需求說明書》，明確項目目標、交付物、預(yù)算范圍、時間節(jié)點等核心要素，經(jīng)部門負責人*審批后提交至項目管理辦公室（PMO）。PMO組織技術(shù)、法務(wù)、財務(wù)團隊召開需求評審會，與需求方共同確認需求的合理性與可行性，形成《需求評審紀要》（簽字人：技術(shù)負責人、法務(wù)專員、財務(wù)經(jīng)理*）。合作方資質(zhì)與資料收集通過招標、比選或定向采購方式確定候選合作方后，要求其提供營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如ISO認證、行業(yè)專項資質(zhì)）、過往項目業(yè)績證明等材料，由法務(wù)審核資質(zhì)有效性，財務(wù)評估合作方信用狀況。（二）合同評審與審批：條款嚴謹性把控合同草案起草由商務(wù)專員根據(jù)需求評審結(jié)果及合作方反饋，起草合同文本，明確合同標的、數(shù)量、質(zhì)量標準、價款及支付方式、交付時間、違約責任、爭議解決條款等核心內(nèi)容；技術(shù)部門需配合審核技術(shù)條款的可行性，保證與需求一致。多部門聯(lián)合評審組織法務(wù)、財務(wù)、技術(shù)、業(yè)務(wù)部門召開合同評審會，逐條審核合同條款：法務(wù)*重點審核條款合法性、違約責任明確性、知識產(chǎn)權(quán)歸屬等；財務(wù)*審核付款節(jié)點與預(yù)算匹配度、稅費條款合理性；技術(shù)*審核交付標準、驗收流程、技術(shù)支持條款等。評審后形成《合同評審意見表》，明確修改意見及責任人，直至所有部門無異議。分級審批流程根據(jù)合同金額實行分級審批：金額≤50萬元：由業(yè)務(wù)部門負責人、PMO經(jīng)理審批；50萬元＜金額≤200萬元：需增加分管副總*審批；金額＞200萬元：提交總經(jīng)理辦公會審批（會議記錄需歸檔）。審批通過后，形成《合同審批表》，作為簽訂依據(jù)。（三）合同簽訂與歸檔：法律效力保障用印與簽署行政專員*憑《合同審批表》辦理合同用印手續(xù)，保證合同文本與審批版本一致；雙方授權(quán)代表（需提供授權(quán)委托書）在合同文本簽字蓋章，甲方保留原件，乙方獲取副本，掃描件同步發(fā)送至PMO及相關(guān)部門。合同歸檔管理行政*將合同原件、審批表、評審意見、資質(zhì)證明等資料整理歸檔，建立《合同臺賬》，記錄合同編號、名稱、簽訂日期、金額、有效期、負責人等信息；電子版合同至公司文檔管理系統(tǒng)，設(shè)置查閱權(quán)限（僅項目負責人、法務(wù)、財務(wù)可訪問），保證信息安全。（四）合同執(zhí)行啟動：目標與責任落地執(zhí)行交底會項目經(jīng)理組織甲方內(nèi)部團隊（技術(shù)、現(xiàn)場負責人）及乙方項目負責人召開合同執(zhí)行啟動會，明確：項目里程碑節(jié)點（如設(shè)計完成、設(shè)備到場、試運行等）；雙方溝通接口人（甲方：現(xiàn)場代表；乙方：項目經(jīng)理）；進度匯報要求（周報模板、例會時間）。制定執(zhí)行計劃乙方根據(jù)合同約定提交《項目執(zhí)行計劃》（含WBS分解、資源投入計劃、風險預(yù)案），經(jīng)甲方技術(shù)負責人*審核確認后，作為跟蹤基準；甲方PMO將執(zhí)行計劃錄入《合同執(zhí)行進度跟蹤表》，初始化計劃時間、責任人等信息。（五）執(zhí)行過程跟蹤：動態(tài)監(jiān)控與風險預(yù)警進度跟蹤機制乙方每周五17:00前提交《項目周報》，內(nèi)容包括：本周完成工作、下周計劃、存在問題、需甲方協(xié)調(diào)事項，經(jīng)甲方現(xiàn)場代表*簽字確認后，更新至《合同執(zhí)行進度跟蹤表》；甲方項目經(jīng)理*每月組織召開執(zhí)行例會，核對實際進度與計劃偏差，分析原因并形成《會議紀要》。關(guān)鍵節(jié)點監(jiān)控針對“付款申請”“交付驗收”等關(guān)鍵節(jié)點，設(shè)置提前提醒：付款節(jié)點前5個工作日，財務(wù)核對乙方提交的《付款申請表》（附進度證明材料）；交付節(jié)點前10個工作日，技術(shù)組織預(yù)驗收，保證交付物符合合同標準。風險預(yù)警與應(yīng)對當進度偏差≥10%或出現(xiàn)重大風險（如乙方人員變動、技術(shù)難題），項目經(jīng)理需24小時內(nèi)提交《合同風險預(yù)警表》，說明風險等級（高/中/低）、影響范圍及應(yīng)對措施，報PMO及分管領(lǐng)導(dǎo)；高風險項目啟動應(yīng)急機制，如增加資源投入、調(diào)整計劃或啟動違約條款。（六）合同變更管理：范圍與條款可控調(diào)整變更申請發(fā)起因需求變更、外部環(huán)境變化等需調(diào)整合同時由變更發(fā)起方（甲方或乙方）提交《合同變更申請單》，說明變更內(nèi)容、原因、對合同金額/工期的影響，附相關(guān)證明材料（如甲方書面變更需求、乙方成本測算）。變更審批與執(zhí)行變更審批流程同原合同審批流程，重大變更（金額增加＞20%或工期延長＞30%）需重新召開評審會；審批通過后，簽訂《合同補充協(xié)議》，更新《合同執(zhí)行進度跟蹤表》及《項目執(zhí)行計劃》，同步歸檔至原合同檔案。（七）合同收尾與驗收：閉環(huán)管理驗收準備乙方完成全部合同工作后，提交《驗收申請》及《項目交付清單》，甲方技術(shù)*組織內(nèi)部驗收小組（技術(shù)、業(yè)務(wù)、法務(wù)）進行資料預(yù)審。正式驗收與結(jié)算驗收小組按合同約定的驗收標準（如技術(shù)參數(shù)、文檔完整性）現(xiàn)場或遠程驗收，形成《項目驗收報告》，明確“通過”“不通過”或“有條件通過”（需整改項）；驗收通過后，乙方開具合規(guī)發(fā)票，財務(wù)*核對發(fā)票與合同、驗收報告一致后，辦理尾款支付，完成《合同付款記錄表》更新。資料歸檔與總結(jié)甲方行政*收集驗收報告、結(jié)算憑證、最終交付物等資料，補充至原合同檔案，標注“已結(jié)案”；項目經(jīng)理*組織團隊編寫《項目合同執(zhí)行總結(jié)報告》，分析經(jīng)驗教訓(xùn)，更新企業(yè)合同管理模板庫。三、核心工具模板清單與示例（一）項目合同基本信息表字段名稱填寫說明示例內(nèi)容合同編號按公司規(guī)則統(tǒng)一編碼（如“HT-年份-部門代碼-序號”，如HT-2023-CG-001）HT-2023-IT-005合同名稱明確項目主體與類型（如“辦公樓智能化系統(tǒng)建設(shè)項目合同”）公司ERP系統(tǒng)開發(fā)服務(wù)合同甲方信息單位全稱、地址、聯(lián)系人*、聯(lián)系電話（虛擬號，如138–）科技有限公司；聯(lián)系人：張*乙方信息單位全稱、地址、聯(lián)系人*、聯(lián)系電話信息技術(shù)有限公司；聯(lián)系人：李*合同類型固定單價/固定總價/成本加酬金等固定總價簽訂日期年月日2023-03-15合同金額（元）大小寫一致人民幣伍拾萬元整（￥500,000）有效期起止時間（含質(zhì)保期）2023-03-15至2024-03-14主要內(nèi)容摘要標的、數(shù)量、交付時間、質(zhì)量標準等核心條款開發(fā)模塊，2023年12月31日前交付，通過甲方驗收項目負責人*甲方對接人王經(jīng)理歸檔狀態(tài)待簽訂/執(zhí)行中/已結(jié)案執(zhí)行中（二）合同執(zhí)行進度跟蹤表階段任務(wù)名稱計劃開始時間計劃結(jié)束時間實際開始時間實際結(jié)束時間進度百分比責任人*當前狀態(tài)存在問題與解決方案更新日期需求分析需求調(diào)研2023-04-012023-04-102023-04-012023-04-08100%趙*已完成-2023-04-08設(shè)計階段系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計2023-04-112023-04-252023-04-112023-04-27100%錢*已完成（延期2天）原因：需求細節(jié)調(diào)整；解決：增加1名開發(fā)人員2023-04-27開發(fā)階段前端模塊開發(fā)2023-04-282023-06-152023-04-28-60%孫*正常-2023-06-10（三）合同變更申請與審批表變更編號BG-2023-IT-005原合同編號HT-2023-IT-005變更內(nèi)容增加“數(shù)據(jù)報表導(dǎo)出”功能模塊變更原因甲方業(yè)務(wù)部門新增數(shù)據(jù)分析需求變更影響合同金額增加8萬元，工期延長15天申請人*乙方項目經(jīng)理：李*申請日期2023-05-20評審意見技術(shù)部：功能可行，需優(yōu)化功能財務(wù)部：預(yù)算在可控范圍審批結(jié)果同意變更（審批人：分管副總*）生效日期2023-05-25（四）合同驗收與結(jié)算表驗收日期2023-12-25驗收參與方甲方：技術(shù)負責人、業(yè)務(wù)代表；乙方：項目經(jīng)理、開發(fā)工程師驗收內(nèi)容1.系統(tǒng)功能完整性（12/12模塊）2.文檔交付（用戶手冊、測試報告等）3.功能指標（響應(yīng)時間≤3秒）驗收結(jié)果通過結(jié)算金額人民幣伍拾捌萬元整（￥580,000）結(jié)算日期2023-12-28雙方簽字確認甲方（蓋章）：科技有限公司乙方（蓋章）：信息技術(shù)有限公司--四、關(guān)鍵注意事項與風險規(guī)避指南（一）合同條款的“可執(zhí)行性”優(yōu)先避免使用“盡快”“原則上”等模糊表述，明確時間節(jié)點（如“乙方應(yīng)在收到預(yù)付款后15日內(nèi)完成設(shè)備交付”）、質(zhì)量標準（如“符合GB/T19001-2016標準”）、違約責任（如“每逾期1日，按合同總額的0.05%支付違約金”），減少后續(xù)爭議。（二）執(zhí)行過程“書面化”溝通所有重要溝通（如需求變更、問題反饋）需形成書面記錄（郵件、會議紀要*），并由雙方確認簽字，避免口頭承諾導(dǎo)致責任不清。例如乙方要求延長工期時，需提交書面延期申請，附原因說明及調(diào)整后的計劃，而非僅通過告知。（三）文檔管理“全周期留痕”合同從準備到收尾的所有文檔（需求說明書、評審表、變更記錄、驗收報告等）需統(tǒng)一編號、集中存儲，保證“一事一檔、全程可追溯”，尤其需保存涉及金額、工期調(diào)整的關(guān)鍵文件，以備審計或糾紛舉證。（四）風險預(yù)警“主動前置”建立“紅黃藍”三級風險預(yù)警機制：藍色（偏差≤10%，內(nèi)部關(guān)注）、黃色（偏差10%-30%，需制定措施）、紅色（偏差＞30%，啟動應(yīng)急流程），項目經(jīng)理需定期跟蹤風險狀態(tài)，避免小問題演變成重大履約風險。（五）變更控制