采購申請與審批流程標(biāo)準(zhǔn)化操作指南引言為規(guī)范企業(yè)采購行為，明確采購申請與審批各環(huán)節(jié)職責(zé)，提高采購效率，控制采購成本，防范合規(guī)風(fēng)險，特制定本操作指南。本指南適用于企業(yè)各類采購業(yè)務(wù)（包括辦公用品、固定資產(chǎn)、服務(wù)采購等），旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化流程保證采購活動的合理性、規(guī)范性和透明度。一、適用范圍與核心價值（一）適用范圍本指南適用于企業(yè)內(nèi)部所有部門及員工的采購申請與審批活動，涵蓋但不限于以下場景：日常辦公采購：如文具、耗材、清潔用品等低值易耗品；固定資產(chǎn)采購：如電腦、辦公設(shè)備、生產(chǎn)設(shè)備等價值較高、使用周期長的資產(chǎn)；服務(wù)類采購：如咨詢、維修、培訓(xùn)、廣告等服務(wù)項目；項目專項采購：如新項目啟動所需的原材料、設(shè)備或技術(shù)支持；緊急采購：因突發(fā)情況（如設(shè)備故障、臨時任務(wù)）需快速響應(yīng)的采購需求。（二）核心價值規(guī)范操作：明確各環(huán)節(jié)職責(zé)與標(biāo)準(zhǔn)，避免流程混亂或職責(zé)不清；提高效率：通過標(biāo)準(zhǔn)化審批路徑，減少重復(fù)溝通與無效等待；控制成本：通過預(yù)算審核與必要性評估，避免超預(yù)算或非必要采購；防范風(fēng)險：強(qiáng)化合規(guī)審查，杜絕違規(guī)采購（如無預(yù)算采購、未經(jīng)授權(quán)采購）；責(zé)任追溯：完整記錄審批流程，便于后續(xù)審計與問題追溯。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解采購申請與審批流程分為“申請發(fā)起→部門初審→跨部門會簽（如需）→管理層審批→采購執(zhí)行→結(jié)果反饋→歸檔保存”七個環(huán)節(jié)，具體操作（一）申請發(fā)起：明確需求，提交材料責(zé)任主體：采購需求部門申請人（如部門員工、項目負(fù)責(zé)人）操作內(nèi)容：確認(rèn)采購需求：申請人根據(jù)部門工作需要，明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)算金額等核心信息，保證需求合理且必要。填寫《采購申請表》：使用企業(yè)統(tǒng)一模板（詳見“三、常用工具模板清單”），完整填寫以下信息：基本信息：申請部門、申請人、聯(lián)系方式、申請日期、采購類型（辦公/資產(chǎn)/服務(wù)等）；采購明細(xì)：物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)（如適用）、數(shù)量、單價（預(yù)估）、預(yù)算總額、用途說明（需具體到“用于項目/日常工作”）；附件材料：根據(jù)采購類型補(bǔ)充必要材料，如：固定資產(chǎn)采購：需提供《固定資產(chǎn)采購審批單》《設(shè)備使用需求說明》；服務(wù)類采購：需提供《服務(wù)需求說明書》《供應(yīng)商初步報價單》；大額采購（≥5萬元）：需提供《市場調(diào)研報告》（至少3家供應(yīng)商報價對比）。提交申請：將《采購申請表》及附件材料通過OA系統(tǒng)或線下流程提交至部門負(fù)責(zé)人處進(jìn)行初審。（二）部門初審：審核必要性，把控預(yù)算責(zé)任主體：需求部門負(fù)責(zé)人（如部門經(jīng)理/項目負(fù)責(zé)人）操作內(nèi)容：審核必要性：確認(rèn)采購需求是否符合部門年度工作計劃，是否為非買不可（如是否有替代方案、是否可內(nèi)部調(diào)劑）。審核預(yù)算：核對預(yù)算金額是否符合部門年度預(yù)算，是否超預(yù)算（如超預(yù)算，需在申請表中說明原因并附預(yù)算調(diào)整申請）。審核材料完整性：檢查《采購申請表》及附件材料是否填寫完整、附件是否齊全（如規(guī)格參數(shù)、報價單等）。輸出審核意見：通過：在OA系統(tǒng)或申請表上簽署“同意”，注明“需求合理，預(yù)算合規(guī)”，并轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)（如需跨部門會簽則轉(zhuǎn)至相關(guān)部門，否則轉(zhuǎn)至采購部）；不通過：簽署“不同意”，注明具體原因（如“需求不必要”“預(yù)算超支且無調(diào)整說明”），并退回申請人修改或補(bǔ)充材料。時效要求：需在收到申請后1個工作日內(nèi)完成初審。（三）跨部門會簽：協(xié)同審核，規(guī)避風(fēng)險責(zé)任主體：法務(wù)部、財務(wù)部、采購部（根據(jù)采購類型確定會簽部門）操作內(nèi)容：財務(wù)部會簽（所有采購必簽）：審核預(yù)算科目是否正確，是否有足夠預(yù)算余額；審核付款方式是否符合財務(wù)制度（如預(yù)付款比例、發(fā)票要求）；對大額采購（≥10萬元）進(jìn)行資金流動性評估。法務(wù)部會簽（如涉及合同、服務(wù)類采購）：審核采購條款是否合規(guī)（如供應(yīng)商資質(zhì)、違約責(zé)任、知識產(chǎn)權(quán)條款）；對高風(fēng)險采購（如涉及法律糾紛、特殊資質(zhì)要求）提供法律意見。采購部會簽（如涉及技術(shù)參數(shù)、供應(yīng)商選擇）：審核技術(shù)參數(shù)是否合理（是否過高或過低，是否存在傾向性條款）；審核供應(yīng)商選擇方式（如招標(biāo)、詢價、單一來源采購）是否符合企業(yè)規(guī)定；對緊急采購評估是否可縮短流程（需附緊急情況說明）。輸出要求：各會簽部門需在1個工作日內(nèi)反饋意見，簽署“同意”或“不同意”并注明理由，任一部門不同意則流程終止，退回需求部門重新申請。（四）管理層審批：分級授權(quán)，最終把關(guān)責(zé)任主體：根據(jù)采購金額與類型，由不同層級管理人員審批審批權(quán)限劃分（示例，企業(yè)可根據(jù)實際情況調(diào)整）：采購類型金額范圍審批人辦公用品/耗材≤5000元需求部門負(fù)責(zé)人辦公用品/耗材5001-20000元分管副總固定資產(chǎn)/服務(wù)≤20000元分管副總固定資產(chǎn)/服務(wù)20001-100000元總經(jīng)理固定資產(chǎn)/服務(wù)＞100000元董事長/總經(jīng)理辦公會操作內(nèi)容：審批人根據(jù)初審與會簽意見，重點審核采購的“必要性、合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性”；對大額采購（≥5萬元），可要求申請人補(bǔ)充市場調(diào)研報告或成本分析；審批通過后，在系統(tǒng)中簽署“同意”，流程轉(zhuǎn)至采購部；審批不通過，簽署“不同意”并說明原因，流程終止。時效要求：需在收到申請后1-2個工作日內(nèi)完成審批（緊急采購可縮短至4小時內(nèi)）。（五）采購執(zhí)行：對接供應(yīng)商，保證交付責(zé)任主體：采購部采購專員操作內(nèi)容：接收審批通過申請：確認(rèn)審批流程完整，無遺漏環(huán)節(jié)，領(lǐng)取《采購申請表》及附件。供應(yīng)商選擇：根據(jù)采購類型與金額，選擇合適采購方式：小額采購（≤5000元）：從合格供應(yīng)商庫中比價選擇，至少對比2家供應(yīng)商；中額采購（5001-50000元）：組織詢價（至少3家供應(yīng)商），填寫《詢價記錄表》，選擇性價比最優(yōu)供應(yīng)商；大額采購（≥50000元）：采用公開招標(biāo)或競爭性談判，需邀請3家及以上供應(yīng)商參與，形成《招標(biāo)/談判報告》。合同簽訂：與供應(yīng)商簽訂采購合同（法務(wù)部審核版本），明確交付時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。訂單下達(dá)：通過ERP系統(tǒng)或書面形式向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，同步抄送需求部門與財務(wù)部。跟進(jìn)交付：定期與供應(yīng)商溝通進(jìn)度，保證按時交付；如遇延遲，及時協(xié)調(diào)并告知需求部門。（六）結(jié)果反饋：驗收確認(rèn)，閉環(huán)管理責(zé)任主體：需求部門、采購部、財務(wù)部操作內(nèi)容：貨物/服務(wù)驗收：需求部門收到貨物或服務(wù)后，根據(jù)《采購申請表》與合同要求進(jìn)行驗收，重點核對數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、交付時間等；驗收合格：填寫《采購驗收單》，驗收人（需求部門負(fù)責(zé)人/指定人員）簽字確認(rèn)；驗收不合格：填寫《不合格品處理單》，說明原因（如質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、數(shù)量不符），反饋至采購部，由采購部與供應(yīng)商協(xié)商退換貨或重新交付。付款申請：采購部根據(jù)《采購驗收單》與合同，向財務(wù)部提交《付款申請表》，附發(fā)票、驗收單、合同等材料；財務(wù)部審核無誤后，按約定方式付款（如銀行轉(zhuǎn)賬、票據(jù)支付）。結(jié)果告知：采購部將采購結(jié)果（交付時間、驗收情況、付款進(jìn)度）反饋至需求部門，保證需求方知情。（七）歸檔保存：資料留存，便于追溯責(zé)任主體：采購部、檔案管理員操作內(nèi)容：整理資料：采購?fù)瓿珊?，采購部將以下資料整理成冊，保證完整、清晰：《采購申請表》及附件（市場調(diào)研、報價單等）；審批流程記錄（OA系統(tǒng)審批截圖或紙質(zhì)簽字頁）；采購合同、訂單；《采購驗收單》《付款申請表》及發(fā)票；不合格品處理記錄（如適用）。分類歸檔：按“采購類型+日期+部門”分類，電子檔存儲至企業(yè)共享服務(wù)器（保留3年以上），紙質(zhì)檔移交檔案室（按檔案管理規(guī)定保存期限保存）。審計配合：如遇內(nèi)部審計或外部審計，需在1個工作日內(nèi)提供相關(guān)采購資料。三、常用工具模板清單（一）采購申請表基本信息填寫內(nèi)容申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期年月日采購類型□辦公耗材□固定資產(chǎn)□服務(wù)類□其他采購明細(xì)物品/服務(wù)名稱：____________________規(guī)格型號：__________________________數(shù)量：____單價（預(yù)估）：____元預(yù)算總額：____元用途說明：______________________________________________________________附件清單□《市場調(diào)研報告》□《供應(yīng)商報價單》□《固定資產(chǎn)審批單》□《服務(wù)需求說明書》部門初審意見負(fù)責(zé)人簽字：______________日期：年月日財務(wù)部會簽意見負(fù)責(zé)人簽字：______________日期：年月日法務(wù)部會簽意見負(fù)責(zé)人簽字：______________日期：年月日采購部會簽意見負(fù)責(zé)人簽字：______________日期：年月日管理層審批意見審批人簽字：______________日期：年月日（二）采購審批權(quán)限表采購類型金額范圍審批流程審批人辦公用品/耗材≤5000元部門初審→采購部執(zhí)行需求部門負(fù)責(zé)人辦公用品/耗材5001-20000元部門初審→財務(wù)會簽→采購部執(zhí)行分管副總固定資產(chǎn)/服務(wù)≤20000元部門初審→財務(wù)會簽→采購部執(zhí)行分管副總固定資產(chǎn)/服務(wù)20001-100000元部門初審→財務(wù)會簽→采購部執(zhí)行→總經(jīng)理審批總經(jīng)理固定資產(chǎn)/服務(wù)＞100000元部門初審→財務(wù)會簽→采購部執(zhí)行→總經(jīng)理辦公會審批董事長/總經(jīng)理辦公會四、操作關(guān)鍵風(fēng)險提示（一）申請環(huán)節(jié)風(fēng)險需求描述模糊：如僅填寫“采購辦公設(shè)備”，未明確規(guī)格型號、數(shù)量，導(dǎo)致采購偏差；防范措施：要求申請人詳細(xì)描述需求，必要時附技術(shù)參數(shù)清單或樣品圖片。預(yù)算編制不準(zhǔn)確：預(yù)估單價遠(yuǎn)低于市場價，導(dǎo)致實際采購超預(yù)算；防范措施：采購部定期發(fā)布《常用物品價格參考表》，申請人需參考最新市場價編制預(yù)算。（二）審批環(huán)節(jié)風(fēng)險超審批權(quán)限：申請人繞過直接審批人，越級提交申請；防范措施：OA系統(tǒng)設(shè)置審批權(quán)限節(jié)點，無法越級提交；紙質(zhì)申請需逐級簽字。會簽部門意見缺失：財務(wù)/法務(wù)未參與會簽，導(dǎo)致預(yù)算或合規(guī)風(fēng)險；防范措施：流程中設(shè)置“會簽必審”節(jié)點，任一會簽部門未通過則流程無法推進(jìn)。（三）采購執(zhí)行風(fēng)險供應(yīng)商選擇不規(guī)范：未從合格供應(yīng)商庫中選擇，或未進(jìn)行比價/招標(biāo)；防范措施：采購部建立《合格供應(yīng)商名錄》，定期更新；大額采購必須通過招標(biāo)或詢價流程。合同條款漏洞：未明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任，導(dǎo)致供應(yīng)商履約不力；防范措施：法務(wù)部審核所有采購合同，重點審核交付、質(zhì)量、付款、違約條款。（四）驗收與付款風(fēng)險驗收流于形式：需求部門未認(rèn)真核對貨物規(guī)格、數(shù)量，導(dǎo)致不合格品入庫；防范措施：要求驗收人必須與申請人分開，雙人驗收并簽字確認(rèn)；對重要設(shè)備需邀請技術(shù)人員參與驗收。提前付款：未收到貨物或驗收合格即支付預(yù)付款；防范措施：財務(wù)部審核《付款申請表》時，必須核對《采購驗收單》，未驗收合格不得付款。（五）緊急采購風(fēng)險緊急采購濫用：將非緊急事項標(biāo)注為“緊急”，規(guī)避正常審批流程；防范措施：緊急采購需由需求部門負(fù)責(zé)人提交《緊急采購說明》，詳細(xì)說明緊急原因（