會(huì)議紀(jì)要自動(dòng)模板使用指南一、適用會(huì)議類型與應(yīng)用場(chǎng)景本模板適用于需快速規(guī)范記錄會(huì)議內(nèi)容、明確行動(dòng)項(xiàng)的各類場(chǎng)景，包括但不限于：日常工作例會(huì)：如部門周會(huì)、項(xiàng)目晨會(huì)，用于同步進(jìn)度、分配任務(wù)；專項(xiàng)推進(jìn)會(huì)：如新品研發(fā)會(huì)、營(yíng)銷活動(dòng)策劃會(huì)，聚焦議題討論與決策；跨部門協(xié)調(diào)會(huì)：如資源對(duì)接會(huì)、流程優(yōu)化會(huì)，解決協(xié)作中的問(wèn)題；決策評(píng)審會(huì)：如預(yù)算審批會(huì)、方案評(píng)審會(huì)，記錄關(guān)鍵結(jié)論與責(zé)任分工。當(dāng)會(huì)議涉及多議題、多參會(huì)人員、需輸出明確待辦時(shí)，通過(guò)本模板可減少手動(dòng)整理耗時(shí)，避免信息遺漏，保證紀(jì)要結(jié)構(gòu)清晰、責(zé)任到人。二、詳細(xì)操作步驟（一）會(huì)議前：模板初始化與信息準(zhǔn)備選擇對(duì)應(yīng)會(huì)議類型模板根據(jù)會(huì)議性質(zhì)（如“例會(huì)”“推進(jìn)會(huì)”“評(píng)審會(huì)”）從模板庫(kù)中調(diào)用基礎(chǔ)框架，不同類型模板的議題分類、決議字段略有差異（例會(huì)側(cè)重進(jìn)度同步，推進(jìn)會(huì)聚焦問(wèn)題解決，評(píng)審會(huì)突出決策結(jié)論）。填寫會(huì)議基礎(chǔ)信息在模板“會(huì)議基本信息”模塊中預(yù)先錄入以下內(nèi)容（帶*為必填項(xiàng)）：會(huì)議名稱：如“2024年Q3產(chǎn)品規(guī)劃推進(jìn)會(huì)”；會(huì)議日期*：年/月/日（如2024-08-20）；會(huì)議時(shí)間*：開始-結(jié)束時(shí)間（如14:00-16:30）；會(huì)議地點(diǎn)*：線下會(huì)議室（如“總部3樓第一會(huì)議室”）或線上會(huì)議平臺(tái)（如“騰訊會(huì)議”）；主持人：姓名（如經(jīng)理）；記錄人：姓名（如助理）；參會(huì)人員：列出所有參會(huì)者（如總監(jiān)、主管、專員等，多人用逗號(hào)分隔）；缺席人員：如有缺席，注明姓名及原因（如*病假）；會(huì)議目標(biāo)*：簡(jiǎn)要說(shuō)明會(huì)議核心目的（如“確定Q3產(chǎn)品功能優(yōu)先級(jí)及資源分配”）。預(yù)設(shè)議題與議程根據(jù)會(huì)議議程，在“議題討論”模塊中預(yù)設(shè)議題順序及預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)（如“議題1：用戶需求優(yōu)先級(jí)排序（30分鐘）”“議題2：研發(fā)資源分配（20分鐘）”），方便會(huì)議中按序記錄。（二）會(huì)議中：實(shí)時(shí)記錄關(guān)鍵信息同步記錄議題討論內(nèi)容按預(yù)設(shè)議題順序，逐項(xiàng)記錄討論過(guò)程，重點(diǎn)關(guān)注“發(fā)言要點(diǎn)”“爭(zhēng)議點(diǎn)”“結(jié)論”：發(fā)言人：明確記錄核心觀點(diǎn)的提出者（如“*總監(jiān)提出：需優(yōu)先滿足A類用戶的核心需求”）；發(fā)言要點(diǎn)：用簡(jiǎn)潔語(yǔ)言概括核心內(nèi)容，避免冗長(zhǎng)描述（如“*專員反饋：上周測(cè)試中發(fā)覺(jué)3個(gè)兼容性問(wèn)題，需技術(shù)組本周內(nèi)修復(fù)”）；爭(zhēng)議點(diǎn)：記錄分歧意見及各方理由（如“市場(chǎng)組建議優(yōu)先上線B功能，技術(shù)組認(rèn)為A功能技術(shù)更成熟，未達(dá)成一致”）；臨時(shí)動(dòng)議：如會(huì)議中新增議題，需注明“臨時(shí)動(dòng)議：新增‘競(jìng)品分析報(bào)告’議題，由*負(fù)責(zé)整理”。標(biāo)記決議事項(xiàng)與待辦任務(wù)對(duì)會(huì)議中明確的結(jié)論和行動(dòng)項(xiàng)，實(shí)時(shí)在“決議與待辦”模塊中標(biāo)注，保證“事項(xiàng)描述、負(fù)責(zé)人、完成時(shí)間”三要素清晰：決議事項(xiàng)：用“【決議】”開頭，記錄最終結(jié)論（如“【決議】同意優(yōu)先開發(fā)A功能，B功能延后至下階段”）；待辦任務(wù)：用“【待辦】”開頭，明確任務(wù)內(nèi)容、負(fù)責(zé)人、截止時(shí)間（如“【待辦】整理用戶需求優(yōu)先級(jí)清單，由*專員負(fù)責(zé)，8月25日前完成”）。（三）會(huì)議后：自動(dòng)與分發(fā)紀(jì)要模板自動(dòng)整合與校驗(yàn)會(huì)議結(jié)束后，“紀(jì)要”按鈕，模板將自動(dòng)整合會(huì)議基礎(chǔ)信息、議題討論、決議待辦等內(nèi)容，形成完整紀(jì)要。系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)必填項(xiàng)（如負(fù)責(zé)人、完成時(shí)間）是否缺失，如有遺漏需補(bǔ)充完善。審核與修訂記錄人對(duì)照會(huì)議錄音或筆記，檢查信息準(zhǔn)確性（如發(fā)言人姓名、任務(wù)描述是否與會(huì)議一致）；主持人審核決議結(jié)論與待辦任務(wù)的合理性，確認(rèn)無(wú)誤后簽字（電子紀(jì)可采用“審核通過(guò)”確認(rèn)功能）。分發(fā)與歸檔通過(guò)郵件、企業(yè)等渠道將紀(jì)要發(fā)送給所有參會(huì)人員，抄送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)；在企業(yè)文檔系統(tǒng)中按“會(huì)議名稱-日期”歸檔，方便后續(xù)查閱（如“2024年Q3產(chǎn)品規(guī)劃推進(jìn)會(huì)_20240820”）。三、模板結(jié)構(gòu)與填寫說(shuō)明表1：會(huì)議基本信息表字段名稱填寫說(shuō)明示例會(huì)議名稱簡(jiǎn)明扼要反映會(huì)議主題2024年Q3產(chǎn)品規(guī)劃推進(jìn)會(huì)會(huì)議日期格式：YYYY-MM-DD2024-08-20會(huì)議時(shí)間格式：開始時(shí)間-結(jié)束時(shí)間14:00-16:30會(huì)議地點(diǎn)線下會(huì)議室名稱或線上會(huì)議平臺(tái)總部3樓第一會(huì)議室/騰訊會(huì)議主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程的人員姓名*經(jīng)理記錄人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容的人員姓名*助理參會(huì)人員列出所有參會(huì)者，多人用逗號(hào)分隔總監(jiān)、主管、專員、助理缺席人員如有缺席，注明姓名及原因*（病假）會(huì)議目標(biāo)1-2句話說(shuō)明會(huì)議核心目的確定Q3產(chǎn)品功能優(yōu)先級(jí)及資源分配表2：議題討論與發(fā)言記錄表序號(hào)議題名稱發(fā)言人發(fā)言要點(diǎn)討論結(jié)論1用戶需求優(yōu)先級(jí)排序*總監(jiān)A類用戶需求涉及核心功能，需優(yōu)先解決；B類用戶需求可延后同意優(yōu)先開發(fā)A功能，B功能納入下階段規(guī)劃2研發(fā)資源分配*主管技術(shù)組目前3人可用，A功能預(yù)計(jì)需2人投入，2周內(nèi)完成調(diào)配、負(fù)責(zé)A功能開發(fā)，*協(xié)助測(cè)試，8月31日前完成3競(jìng)品分析報(bào)告*專員整理了5家競(jìng)品功能對(duì)比，發(fā)覺(jué)我方在C功能上存在優(yōu)勢(shì)需補(bǔ)充D功能競(jìng)品數(shù)據(jù)，由*負(fù)責(zé)補(bǔ)充，8月22日前提交表3：決議事項(xiàng)與待辦任務(wù)跟蹤表類型事項(xiàng)描述負(fù)責(zé)人完成時(shí)間備注（如所需資源、依賴條件）決議同步優(yōu)先開發(fā)A功能，B功能延后至下階段*經(jīng)理-需同步市場(chǎng)組調(diào)整推廣計(jì)劃待辦整理用戶需求優(yōu)先級(jí)清單*專員2024-08-25包含需求描述、用戶畫像、優(yōu)先級(jí)評(píng)分（1-5分）待辦補(bǔ)充競(jìng)品分析報(bào)告D功能數(shù)據(jù)*助理2024-08-22聯(lián)系市場(chǎng)部獲取競(jìng)品試用賬號(hào)待辦技術(shù)組完成A功能開發(fā)（含單元測(cè)試）*主管2024-08-31設(shè)計(jì)師需在8月25日前提供UI界面終稿四、使用過(guò)程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）保證信息錄入的完整性與準(zhǔn)確性發(fā)言人姓名需與參會(huì)人員名單一致，避免用“某同事”等模糊表述；待辦任務(wù)的“負(fù)責(zé)人”必須明確到具體人，避免“相關(guān)負(fù)責(zé)人”等模糊表述；時(shí)間、數(shù)據(jù)等關(guān)鍵信息需與會(huì)議內(nèi)容一致（如“3個(gè)兼容性問(wèn)題”需確認(rèn)實(shí)際數(shù)量）。（二）靈活調(diào)整模板以適配不同會(huì)議類型短平快會(huì)議（如15分鐘晨會(huì)）：可簡(jiǎn)化“議題討論”模塊，重點(diǎn)記錄“待辦任務(wù)”；復(fù)雜決策會(huì)議（如項(xiàng)目評(píng)審會(huì)）：需詳細(xì)記錄“爭(zhēng)議點(diǎn)”及各方理由，便于追溯決策依據(jù)；跨部門會(huì)議：可在“備注”欄標(biāo)注任務(wù)涉及的協(xié)作部門（如“需財(cái)務(wù)組配合預(yù)算審批”）。（三）注意會(huì)議內(nèi)容的保密性管理涉及敏感信息（如未公開的產(chǎn)品計(jì)劃、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)）的會(huì)議，需在模板中設(shè)置“保密級(jí)別”字段（如“內(nèi)部公開”“機(jī)密”）；紀(jì)要分發(fā)范圍僅限參會(huì)人員及必要知悉人員，禁止通過(guò)非加密渠道傳輸敏感紀(jì)要。（四）及時(shí)跟進(jìn)決議事項(xiàng)與待辦任務(wù)記錄人需在紀(jì)要發(fā)送后1個(gè)工作日內(nèi)，通過(guò)任務(wù)管理工具（如企業(yè)待辦、飛書項(xiàng)目）同步待