會議管理會議紀要撰寫規(guī)范模板一、適用范圍本規(guī)范適用于各類企業(yè)、組織內(nèi)部召開的常規(guī)會議（如周例會、月度總結(jié)會、項目推進會、專題研討會等）的紀要撰寫，旨在統(tǒng)一紀要格式、規(guī)范信息記錄、保證會議成果有效傳達與落地，為后續(xù)工作追溯、進度跟蹤及決策執(zhí)行提供標(biāo)準化依據(jù)。二、會議紀要撰寫流程（一）會前準備：明確目標(biāo)，預(yù)留素材熟悉會議背景：提前獲取會議通知（含議題、議程、參會人員），明確會議目的（是決策、研討還是部署）、預(yù)計時長及核心產(chǎn)出，避免記錄時偏離主題。準備記錄工具：根據(jù)習(xí)慣選擇電子文檔（如Word、在線協(xié)作文檔）或紙質(zhì)筆記本，建議提前創(chuàng)建紀要框架（含基本信息、議程、決議、待辦等模塊），預(yù)留空白區(qū)域填寫關(guān)鍵信息。梳理歷史資料：若會議涉及延續(xù)性議題（如項目進度、未決事項），需提前查閱上期紀要或相關(guān)背景文件，保證記錄的連貫性（如“針對項目上次遺留的問題，本次會議需明確解決方案”）。（二）會中記錄：抓取關(guān)鍵，客觀準確聚焦核心內(nèi)容：重點記錄“討論要點”“分歧意見”“最終結(jié)論”“行動項”，而非逐字復(fù)述發(fā)言。例如：議題“項目延期原因”：記錄總經(jīng)辦的“因供應(yīng)鏈斷貨導(dǎo)致核心部件到貨延遲，預(yù)計影響工期5天”及項目經(jīng)理“已協(xié)調(diào)備用供應(yīng)商，3天內(nèi)到貨，可挽回2天工期”等關(guān)鍵表述。決策類議題：明確記錄“同意”“否決”及投票結(jié)果（如“全票通過方案”）。標(biāo)注責(zé)任主體與時間：對涉及具體行動的內(nèi)容，即時標(biāo)注負責(zé)人、協(xié)作人及截止時間（如“由*市場部李經(jīng)理負責(zé)，10月15日前提交推廣方案初稿”），避免會后遺漏。輔助記錄方式：對復(fù)雜討論或數(shù)據(jù)，可采用“關(guān)鍵詞縮寫”“符號標(biāo)記”（如“▲”表示重要結(jié)論、“??”表示風(fēng)險點）或繪制簡單流程圖，幫助會后整理時快速還原信息。（三）會后整理：核對信息，規(guī)范輸出24小時內(nèi)完成初稿：趁記憶清晰時整理記錄，補充會中未詳盡的細節(jié)（如討論背景、數(shù)據(jù)支撐），保證語言簡潔、邏輯清晰，避免口語化表達（如將“我覺得這個方案可行”改為“經(jīng)討論，一致認為該方案具備可行性”）。多方核對信息：初稿完成后，向主持人或核心參會人員確認關(guān)鍵信息（特別是決議、待辦事項、責(zé)任主體），避免因記錄偏差導(dǎo)致執(zhí)行錯誤。例如：“關(guān)于預(yù)算調(diào)整金額，經(jīng)*財務(wù)總監(jiān)王總確認，最終審批額度為50萬元，非初稿中的48萬元。”標(biāo)準化排版：按最終模板調(diào)整格式（如標(biāo)題字號、表格對齊、項目符號統(tǒng)一），保證整體整潔易讀，重點內(nèi)容（如決議、待辦）可加粗或突出顯示。（四）審核與分發(fā)：保證落地，存檔留痕三級審核機制：撰寫人自審：檢查信息完整性、格式規(guī)范性；主持人審核：確認會議結(jié)論準確性、行動項可行性；相關(guān)部門負責(zé)人（如涉及跨部門協(xié)作）：確認責(zé)任主體與時間節(jié)點是否合理。規(guī)范分發(fā)范圍：根據(jù)會議性質(zhì)確定分發(fā)對象（如參會人員、部門負責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)），抄送需知曉但未參會的人員（如項目相關(guān)協(xié)作部門），保證信息同步到位。存檔管理：電子紀要需按“年份-月份-會議類型”分類存儲（如“2024-09-周例會紀要”），紙質(zhì)紀要需裝訂成冊并標(biāo)注存檔編號，保存期限不少于1年（涉及重要決策或項目可長期保存）。三、標(biāo)準會議紀要模板會議紀要會議名稱：[公司2024年第三季度銷售目標(biāo)推進會]會議時間：2024年9月20日14:00-16:30會議地點：公司3樓第一會議室主持人：*[銷售總監(jiān)]記錄人：*[市場部助理]參會人員：[]、[]、[華東區(qū)銷售經(jīng)理]、[華南區(qū)銷售經(jīng)理趙六]、*[財務(wù)部經(jīng)理周七]缺席人員：*[西北區(qū)銷售經(jīng)理孫八]（因客戶拜訪請假，已提前提交書面匯報）列席人員：*[產(chǎn)品部專員吳九]（議題三相關(guān)產(chǎn)品介紹）一、會議議程及主要內(nèi)容序號議題討論內(nèi)容發(fā)言要點（按發(fā)言順序簡錄）1Q3銷售目標(biāo)完成情況通報各區(qū)域匯報當(dāng)前銷售進度，分析未達預(yù)期區(qū)域的原因*[]：華東區(qū)目標(biāo)500萬，完成380萬，主要受競品降價沖擊；[趙六]：華南區(qū)完成420萬，新客戶開發(fā)低于預(yù)期。2Q4銷售策略調(diào)整討論是否推出促銷活動、重點產(chǎn)品線優(yōu)先級*[]：建議Q4針對中端產(chǎn)品線推出“買十送一”活動，預(yù)算30萬；[周七]：需測算活動ROI，避免影響利潤；[吳九]：新產(chǎn)品X10月15日上市，可結(jié)合推廣。3跨部門協(xié)作機制優(yōu)化解決銷售部與產(chǎn)品部、財務(wù)部信息同步不及時問題*[趙六]：希望產(chǎn)品部提前1個月提供新品上市計劃；[周七]：要求銷售部每周五提交回款預(yù)測，便于資金規(guī)劃。會議明確：建立“銷售-產(chǎn)品-財務(wù)”周例會機制，每周一10:00召開。二、會議決議銷售策略決議：同意Q4針對中端產(chǎn)品線開展“買十送一”促銷活動，由[]負責(zé)9月25日前完成活動方案（含預(yù)算、物料清單），提交[]審批；[]、[趙六]需在9月28日前反饋各區(qū)域活動執(zhí)行細則。新品推廣決議：新產(chǎn)品X10上市推廣方案由[吳九]牽頭，[]協(xié)助，10月8日前完成，重點突出與競品的差異化優(yōu)勢。三、待辦事項清單序號任務(wù)描述責(zé)任主體協(xié)作人截止日期備注（如所需支持）1制定Q4促銷活動方案（含預(yù)算、物料清單）*[]-2024/9/25需財務(wù)部提供歷史活動ROI數(shù)據(jù)2各區(qū)域反饋Q4促銷活動執(zhí)行細則[]、[趙六]-2024/9/28需包含區(qū)域客戶畫像匹配分析3完成新產(chǎn)品X10上市推廣方案*[吳九]*[]2024/10/8需產(chǎn)品部提供技術(shù)參數(shù)對比表4建立“銷售-產(chǎn)品-財務(wù)”周例會機制，首次會議籌備*[][]、[周七]2024/9/22確定會議議程、參會人員及固定會議四、其他事項*[孫八]提交的西北區(qū)銷售情況書面匯報已分發(fā)至參會人員，其區(qū)域Q4目標(biāo)調(diào)整申請將在下次會議專題討論。下次銷售例會時間為2024年9月27日14:00，地點不變，請各區(qū)域提前準備Q4銷售分解計劃。分發(fā)范圍：全體參會人員、公司總經(jīng)理辦公室、人力資源部存檔編號：[XY-JL-202409-001]四、撰寫注意事項與規(guī)范（一）內(nèi)容準確性：杜絕主觀臆斷禁止記錄個人觀點（如“我認為方案不合理”），需客觀呈現(xiàn)“誰發(fā)言、說什么、結(jié)論是什么”；數(shù)據(jù)、時間、責(zé)任人等信息必須經(jīng)當(dāng)事人確認，避免“大概”“可能”等模糊表述。對存有爭議的議題，需記錄各方分歧點及最終結(jié)論（如“主張優(yōu)先開發(fā)A客戶，趙六建議聚焦B客戶，最終主持人決定：A、B客戶同步跟進，資源按6:4分配”）。（二）結(jié)構(gòu)清晰化：便于快速查閱采用“總-分”結(jié)構(gòu)：先概述會議核心結(jié)論，再分議題展開，待辦事項單獨列表，避免信息混雜。邏輯排序合理：按“議題-討論-決議-待辦”順序記錄，同一議題內(nèi)的內(nèi)容按發(fā)言時間或重要性排列，重點內(nèi)容（如決議、截止時間）前置或突出顯示。（三）語言標(biāo)準化：統(tǒng)一術(shù)語與格式使用書面語，避免口語化縮寫（如“搞定”改為“完成”“落實”）、網(wǎng)絡(luò)用語（如“YYDS”改為“優(yōu)秀”“值得推廣”）；專業(yè)術(shù)語需首次出現(xiàn)時標(biāo)注解釋（如“ROI（投資回報率）”）。格式統(tǒng)一：標(biāo)題用二號黑體，一級標(biāo)題（如“一、會議議程”）用三號楷體加粗，二級標(biāo)題（如“（一）會前準備”）用四號宋體，用五號宋體，表格內(nèi)文字用五號宋體，表頭加粗。（四）責(zé)任明確化：避免執(zhí)行推諉待辦事項必須標(biāo)注“唯一責(zé)任主體”，禁止使用“相關(guān)部門”“相關(guān)負責(zé)人”等模糊表述（如“市場部負責(zé)”改為“*[市場部經(jīng)理姓名]負責(zé)”）。時間節(jié)點需具體到“年/月/日”，避免“月底”“下周”等模糊表述（如“1