銷售合同評審及管理標(biāo)準(zhǔn)化流程工具一、適用場景與業(yè)務(wù)背景本工具適用于各類企業(yè)銷售部門在處理客戶合同時的全流程管理場景，涵蓋合同接收、內(nèi)部評審、審批簽署、執(zhí)行跟蹤至最終歸檔的標(biāo)準(zhǔn)化操作。尤其適用于涉及多部門協(xié)作（如銷售、法務(wù)、財務(wù)）的復(fù)雜合同評審，旨在通過規(guī)范化流程降低合同風(fēng)險、提高審批效率、明確責(zé)任分工，保證合同條款合法合規(guī)、商業(yè)條款合理可行，同時為企業(yè)后續(xù)履約管理提供完整依據(jù)。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解流程總覽：合同接收登記→業(yè)務(wù)部門初審→法務(wù)合規(guī)審查→財務(wù)條款審核→跨部門評審會議→最終審批→合同簽署與分發(fā)→執(zhí)行跟蹤→變更管理→歸檔備案步驟1：合同接收與初步登記操作內(nèi)容：銷售內(nèi)勤*（或指定對接人）收到客戶提交的合同草案（含電子版/紙質(zhì)版）后，第一時間核對合同基本信息是否完整，包括客戶名稱、合同編號、簽訂日期、產(chǎn)品/服務(wù)描述、合同金額、交付周期、付款方式等關(guān)鍵要素。若客戶信息或合同要素缺失，需及時聯(lián)系客戶補(bǔ)充完整；若為續(xù)簽合同，需關(guān)聯(lián)歷史合同編號及履約記錄。登記至《合同登記臺賬》（模板見第三部分），唯一合同編號（規(guī)則：年份+月份+部門簡稱+序號，如“202405-SALE-001”），并同步錄入企業(yè)合同管理系統(tǒng)（如有）。負(fù)責(zé)角色：銷售內(nèi)勤*輸出成果：《合同登記臺賬》（電子/紙質(zhì)）步驟2：業(yè)務(wù)部門初審操作內(nèi)容：銷售經(jīng)理*或業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人根據(jù)合同內(nèi)容，結(jié)合客戶需求、歷史合作情況及銷售政策，重點評審以下內(nèi)容：客戶資質(zhì)：客戶營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、信用狀況（可通過企業(yè)征信平臺查詢，避免涉及敏感信息）是否滿足合作要求；商業(yè)條款匹配性：產(chǎn)品/服務(wù)規(guī)格、數(shù)量、價格、交付時間、地點是否與銷售訂單或報價單一致；履約可行性：企業(yè)產(chǎn)能、供應(yīng)鏈能力能否滿足交付承諾，是否存在履約風(fēng)險；特殊條款：如定制化需求、售后服務(wù)承諾、驗收標(biāo)準(zhǔn)等是否明確。對評審中發(fā)覺的問題（如價格與報價不符、交付周期過短），需與客戶溝通調(diào)整，形成《業(yè)務(wù)評審意見表》，明確“通過”“不通過”或“需修改后重審”。負(fù)責(zé)角色：銷售經(jīng)理*、業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人輸出成果：《業(yè)務(wù)評審意見表》步驟3：法務(wù)合規(guī)審查操作內(nèi)容：銷售部門將《業(yè)務(wù)評審意見表》及合同草案提交法務(wù)專員*，重點審查以下內(nèi)容：主體合法性：合同雙方簽約主體是否具備完全民事行為能力，授權(quán)代表是否合法有效（需提供授權(quán)委托書）；條款合規(guī)性：合同內(nèi)容是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在無效或可撤銷條款；風(fēng)險條款：違約責(zé)任、爭議解決方式（管轄法院/仲裁機(jī)構(gòu)）、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款等是否明確且公平，是否存在對企業(yè)不利的“霸王條款”；附件完整性：技術(shù)協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議等附件是否與主合同沖突。法務(wù)專員*出具《法務(wù)評審意見表》，對風(fēng)險條款標(biāo)注“高風(fēng)險”“中風(fēng)險”或“低風(fēng)險”，并提出修改建議（如“建議將爭議解決方式由‘客戶所在地法院’改為‘合同簽訂地法院’”）。負(fù)責(zé)角色：法務(wù)專員*輸出成果：《法務(wù)評審意見表》步驟4：財務(wù)條款審核操作內(nèi)容：財務(wù)經(jīng)理或財務(wù)專員根據(jù)合同草案及《法務(wù)評審意見表》，重點審核以下內(nèi)容：付款條款：付款方式（如預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款比例）、付款節(jié)點、賬戶信息是否清晰，是否符合企業(yè)財務(wù)制度；稅費承擔(dān)：稅費（如增值稅）的計算方式及承擔(dān)方是否明確，是否符合稅務(wù)法規(guī)；價格合理性：合同價格是否與市場價格體系一致，是否存在低于成本價銷售的風(fēng)險；信用政策：客戶信用額度、賬期是否符合企業(yè)信用管理規(guī)定，壞賬風(fēng)險是否可控。出具《財務(wù)評審意見表》，對財務(wù)風(fēng)險點（如“賬期超過90天，建議縮短至60天”）提出修改建議，并明確“財務(wù)審核通過”或“需調(diào)整”。負(fù)責(zé)角色：財務(wù)經(jīng)理、財務(wù)專員輸出成果：《財務(wù)評審意見表》步驟5：跨部門評審會議操作內(nèi)容：若業(yè)務(wù)、法務(wù)、財務(wù)評審中存在意見分歧或重大風(fēng)險（如金額超過100萬元、涉及特殊條款），由銷售經(jīng)理*組織召開跨部門評審會議，參會人員包括銷售、法務(wù)、財務(wù)負(fù)責(zé)人及業(yè)務(wù)骨干。會議議程：銷售部門介紹合同背景及客戶需求；法務(wù)、財務(wù)部門依次說明評審意見及風(fēng)險點；各部門針對爭議條款（如違約責(zé)任比例、付款節(jié)點）進(jìn)行討論，達(dá)成一致意見；形成最終評審結(jié)論，明確修改方向及責(zé)任人。會議全程記錄，形成《跨部門評審會議紀(jì)要》，由參會人員簽字確認(rèn)。負(fù)責(zé)角色：銷售經(jīng)理*（組織）、法務(wù)負(fù)責(zé)人、財務(wù)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干輸出成果：《跨部門評審會議紀(jì)要》步驟6：最終審批操作內(nèi)容：銷售部門匯總《業(yè)務(wù)評審意見表》《法務(wù)評審意見表》《財務(wù)評審意見表》《跨部門評審會議紀(jì)要》，形成《合同審批單》，按企業(yè)權(quán)限分級報批：金額≤50萬元：銷售總監(jiān)*審批；50萬元＜金額≤200萬元：分管副總*審批；金額＞200萬元：總經(jīng)理*審批。審批人重點審核“評審結(jié)論是否一致”“風(fēng)險是否可控”“是否符合企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)”，簽署審批意見（“同意簽署”“駁回重審”）。負(fù)責(zé)角色：銷售總監(jiān)、分管副總、總經(jīng)理*（按權(quán)限）輸出成果：《合同審批單》（最終版）步驟7：合同簽署與分發(fā)操作內(nèi)容：審批通過后，銷售部門根據(jù)客戶要求準(zhǔn)備合同正本（一式多份，雙方各執(zhí)X份，含騎縫章），由法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋企業(yè)公章；客戶簽字蓋章后，合同正式生效。銷售內(nèi)勤*收回客戶簽章的合同原件，復(fù)印后分發(fā)給：法務(wù)部門：1份（備案）；財務(wù)部門：1份（用于開票、收款）；業(yè)務(wù)部門：1份（用于執(zhí)行履約）；檔案管理部門：1份（歸檔）。在《合同登記臺賬》中更新“簽署狀態(tài)”“簽署日期”“分發(fā)記錄”。負(fù)責(zé)角色：銷售內(nèi)勤、授權(quán)代表輸出成果：簽署版合同原件、《合同分發(fā)記錄表》步驟8：執(zhí)行跟蹤與履約管理操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同約定，制定《合同執(zhí)行計劃》，明確交付時間、驗收標(biāo)準(zhǔn)、責(zé)任人，定期（每周/每月）向銷售經(jīng)理*匯報履約進(jìn)展（如生產(chǎn)進(jìn)度、物流信息、客戶反饋）。財務(wù)部門跟蹤收款情況，對逾期未付款項及時提醒業(yè)務(wù)部門催收，記錄《應(yīng)收賬款臺賬》?？蛻趄炇蘸细窈螅蓸I(yè)務(wù)部門簽署《驗收確認(rèn)單》，同步更新《合同執(zhí)行臺賬》至“已完成”狀態(tài)。負(fù)責(zé)角色：業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人、財務(wù)專員*輸出成果：《合同執(zhí)行計劃》《驗收確認(rèn)單》《應(yīng)收賬款臺賬》步驟9：合同變更管理操作內(nèi)容：履約過程中若需變更合同內(nèi)容（如數(shù)量、價格、交付時間），由客戶提出書面《合同變更申請》，銷售部門內(nèi)部參照步驟2-6重新評審（簡化流程，小額變更可由銷售總監(jiān)*審批）。變更評審?fù)ㄟ^后，簽訂《補(bǔ)充協(xié)議》，明確變更條款及生效時間，原合同相關(guān)條款自動失效。更新《合同登記臺賬》《合同執(zhí)行臺賬》，分發(fā)補(bǔ)充協(xié)議至相關(guān)部門。負(fù)責(zé)角色：銷售經(jīng)理、法務(wù)專員、財務(wù)專員*輸出成果：《合同變更申請表》《補(bǔ)充協(xié)議》步驟10：歸檔備案操作內(nèi)容：合同履行完畢（含驗收、收款）或終止后，銷售內(nèi)勤*在30日內(nèi)整理合同全流程資料（包括合同文本、評審表、會議紀(jì)要、驗收單、補(bǔ)充協(xié)議等），按“一合同一檔”原則歸檔。檔案資料分為電子檔（存儲至企業(yè)服務(wù)器，加密管理）和紙質(zhì)檔（裝入檔案袋，標(biāo)注合同編號、名稱、歸檔日期），移交檔案管理部門保管，保管期限一般為5-10年（根據(jù)企業(yè)規(guī)定或法律法規(guī)要求）。建立合同歸檔索引，便于后續(xù)查詢（如按客戶名稱、合同類型、簽訂時間檢索）。負(fù)責(zé)角色：銷售內(nèi)勤、檔案管理員輸出成果：合同檔案（電子/紙質(zhì)）、《合同歸檔清單》三、流程記錄與跟蹤模板模板1：銷售合同登記臺賬合同編號客戶名稱合同類型（購銷/服務(wù)/定制等）合同金額（元）簽訂日期評審狀態(tài)（待審/已審/已簽署/已完成）負(fù)責(zé)人備注202405-SALE-001A公司購銷合同500,0002024-05-10已簽署銷售經(jīng)理*首次合作202405-SALE-002B集團(tuán)服務(wù)合同1,200,0002024-05-15待審業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人*續(xù)簽合同模板2：合同評審意見匯總表合同編號評審環(huán)節(jié)評審部門/人員評審意見評審結(jié)果（通過/不通過/需修改）完成時間202405-SALE-001業(yè)務(wù)初審銷售經(jīng)理*價格符合報價單，交付周期可行，需補(bǔ)充客戶資質(zhì)證明需修改2024-05-11202405-SALE-001法務(wù)審查法務(wù)專員*違約責(zé)任條款需明確具體比例，建議修改為“按未履行部分金額的20%賠償”需修改2024-05-12202405-SALE-001財務(wù)審核財務(wù)經(jīng)理*付款方式為“30%預(yù)付款，70%驗收后付款”，符合信用政策通過2024-05-13模板3：合同審批單（簡化版）合同基本信息合同編號：202405-SALE-001客戶名稱：A公司合同金額：500,000元合同主要內(nèi)容：采購產(chǎn)品100臺，單價5,000元，交付時間2024-06-30評審結(jié)論匯總業(yè)務(wù)部門：通過（需補(bǔ)充客戶資質(zhì)）法務(wù)部門：通過（修改違約責(zé)任條款）財務(wù)部門：通過審批意見銷售總監(jiān)*：同意簽署，按修改意見完善后執(zhí)行。分管副總*：同意。最終審批總經(jīng)理*：______________________日期：2024-05-14四、關(guān)鍵風(fēng)險控制與執(zhí)行要點條款完整性：合同必須包含雙方主體信息、標(biāo)的物描述、數(shù)量價格、交付驗收、付款違約、爭議解決等核心條款，避免口頭約定或模糊表述（如“盡快交付”“價格面議”）。風(fēng)險前置識別：法務(wù)、財務(wù)部門需在評審階段重點識別“無效條款”“顯失公平條款”及“履約能力風(fēng)險”，不得因業(yè)務(wù)壓力降低審核標(biāo)準(zhǔn)。審批時效管理：各環(huán)節(jié)評審需在2個工作日內(nèi)完成（緊急合同可縮短至1天），避免因流程延誤導(dǎo)致客戶流失；若超時未反饋，需升級至部門負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)