辦公設(shè)備使用及維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)化手冊(cè)總則1.1手冊(cè)目的為規(guī)范公司辦公設(shè)備的使用流程，提高設(shè)備運(yùn)行效率，延長(zhǎng)設(shè)備使用壽命，保障日常辦公工作的順利開展，特制定本手冊(cè)。1.2適用范圍本手冊(cè)適用于公司全體員工，涵蓋打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、投影儀、碎紙機(jī)、掃描儀等常用辦公設(shè)備的使用、維護(hù)及管理場(chǎng)景。1.3術(shù)語定義日常使用：?jiǎn)T工為完成辦公任務(wù)（如文件打印、資料復(fù)印等）對(duì)設(shè)備進(jìn)行的常規(guī)操作。定期維護(hù)：由行政部或?qū)I(yè)技術(shù)人員按周期對(duì)設(shè)備進(jìn)行的清潔、檢查及保養(yǎng)。故障處理：設(shè)備出現(xiàn)異常時(shí)的應(yīng)急響應(yīng)及專業(yè)維修流程。第一章打印機(jī)使用及維護(hù)規(guī)范1.1日常應(yīng)用范圍適用于日常辦公文件、合同、表格、培訓(xùn)材料等紙質(zhì)文檔的打印輸出，支持黑白/彩色、單面/雙面打印模式。1.2操作流程詳解1.2.1開機(jī)準(zhǔn)備確認(rèn)打印機(jī)電源線連接穩(wěn)固，按下電源鍵（通常位于設(shè)備正面或側(cè)面），等待指示燈由閃爍變?yōu)槌Ａ粒s30秒），表示設(shè)備已完成自檢并處于待機(jī)狀態(tài)。檢查紙張安裝：打開進(jìn)紙盒，將A4紙整齊放入（注意紙張方向，避免倒置），數(shù)量不超過紙盒容量的80%，避免卡紙。1.2.2連接設(shè)備USB連接：使用數(shù)據(jù)線連接打印機(jī)與電腦，保證接口插緊，待電腦識(shí)別設(shè)備后，在“控制面板-設(shè)備和打印機(jī)”中選擇對(duì)應(yīng)打印機(jī)型號(hào)并設(shè)為默認(rèn)。網(wǎng)絡(luò)連接：確認(rèn)打印機(jī)已接入公司局域網(wǎng)（通過網(wǎng)線或Wi-Fi），在電腦中添加網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)，搜索設(shè)備IP地址并完成驅(qū)動(dòng)安裝。1.2.3設(shè)置打印參數(shù)在電腦端打開需打印文檔，“文件-打印”，選擇目標(biāo)打印機(jī)。根據(jù)需求設(shè)置打印屬性：紙張尺寸：默認(rèn)A4，特殊文檔需手動(dòng)選擇（如Legal、A3等）；打印質(zhì)量：日常文檔選“標(biāo)準(zhǔn)”，正式文件選“高質(zhì)量”；打印份數(shù)：輸入所需數(shù)量，避免重復(fù)打印；雙面打印：如需雙面輸出，在“布局”中選擇“雙面打印（長(zhǎng)邊翻轉(zhuǎn)/短邊翻轉(zhuǎn)）”。1.2.4開始打印確認(rèn)參數(shù)設(shè)置無誤后，“打印”，觀察打印機(jī)進(jìn)紙情況，保證紙張順利進(jìn)入。若出現(xiàn)卡紙?zhí)崾荆⒓磿和４蛴?，參照?.4.2故障處理”步驟操作。1.2.5關(guān)機(jī)操作打印任務(wù)完成后，等待打印機(jī)完成余紙?zhí)幚恚ㄈ缱詣?dòng)歸位、墨盒清潔等）。按下電源鍵關(guān)閉設(shè)備，再拔掉電源線（長(zhǎng)期不使用時(shí)需斷電）。1.3記錄表單模板1.3.1打印機(jī)日常使用記錄表日期使用人（*某）設(shè)備編號(hào)打印內(nèi)容類型打印頁數(shù)設(shè)備狀態(tài)（正常/卡紙/異常）備注2023-10-01*P-001合同文檔15正常無2023-10-02*P-002培訓(xùn)材料8卡紙（已處理）紙張褶皺導(dǎo)致1.3.2打印機(jī)維護(hù)保養(yǎng)記錄表維護(hù)日期維護(hù)人（*某）維護(hù)類型（日常清潔/耗材更換）維護(hù)內(nèi)容維護(hù)結(jié)果下次維護(hù)時(shí)間2023-10-05*日常清潔清潔進(jìn)紙輥、出紙口，清理紙屑正常2023-11-052023-10-10*趙六耗材更換更換黑色墨盒（型號(hào)HP803）打印清晰2023-12-101.4安全與維護(hù)要點(diǎn)1.4.1使用安全嚴(yán)禁在進(jìn)紙口放置金屬、膠帶、涂改液等易卡異物；打印過程中如發(fā)覺異響、冒煙或焦糊味，立即按下“暫停鍵”并關(guān)閉電源，聯(lián)系行政部處理，禁止自行拆機(jī)；避免頻繁開關(guān)機(jī)，間隔需大于1分鐘，防止元件損耗。1.4.2故障處理卡紙?zhí)幚恚捍蜷_打印機(jī)前蓋或進(jìn)紙盒，按照設(shè)備內(nèi)部提示的“卡紙取出方向”輕輕拉出卡紙，勿用力撕扯，防止殘留碎紙；取出全部卡紙后，關(guān)閉前蓋，重啟打印任務(wù)，觀察是否正常。打印模糊：檢查墨盒/硒鼓余量，不足時(shí)及時(shí)更換；運(yùn)行打印機(jī)自清潔程序（通過電腦驅(qū)動(dòng)或設(shè)備面板操作）。第二章復(fù)印機(jī)使用及維護(hù)規(guī)范2.1日常應(yīng)用范圍適用于文件、證件、書籍等資料的復(fù)印，支持黑白/彩色、單面/雙面、縮放/放大（25%-400%）復(fù)印模式，滿足資料歸檔、客戶備份等需求。2.2操作流程詳解2.2.1開機(jī)與預(yù)熱按下電源鍵，設(shè)備啟動(dòng)后進(jìn)入預(yù)熱狀態(tài)，預(yù)熱指示燈閃爍（約1-2分鐘），待指示燈常亮后可使用。檢查原稿臺(tái)：保證玻璃臺(tái)面無紙屑、污漬，原稿放置時(shí)字面朝下，邊緣對(duì)齊原稿臺(tái)刻度線。2.2.2設(shè)置復(fù)印參數(shù)在控制面板選擇“復(fù)印”功能，根據(jù)需求調(diào)整參數(shù)：顏色模式：黑白/彩色；紙張尺寸：與原稿尺寸一致（如A4、A3）；復(fù)印份數(shù)：輸入所需數(shù)量；濃度調(diào)節(jié)：通過“+/-”鍵調(diào)整深淺（默認(rèn)“標(biāo)準(zhǔn)”，淺色文稿選“深”，深色文稿選“淺”）。2.2.3開始復(fù)印將原稿正面朝下放在玻璃臺(tái)面左上角（對(duì)齊三角標(biāo)記），蓋上蓋板避免漏光。按下“開始”鍵，設(shè)備自動(dòng)進(jìn)紙、掃描、復(fù)印，出紙口輸出復(fù)印件。2.2.4關(guān)機(jī)與整理復(fù)印任務(wù)完成后，按下“清除”鍵取消當(dāng)前設(shè)置，取出原稿。長(zhǎng)時(shí)間不使用時(shí)，按下電源鍵關(guān)機(jī)，關(guān)閉總電源。2.3記錄表單模板2.3.1復(fù)印機(jī)日常使用記錄表日期使用人（*某）設(shè)備編號(hào)復(fù)印內(nèi)容復(fù)印份數(shù)設(shè)備狀態(tài)備注2023-10-03*劉七C-001證件號(hào)碼2正常雙面復(fù)印2023-10-04*陳八C-002會(huì)議資料30卡紙?jiān)羼薨?.3.2復(fù)印機(jī)維護(hù)保養(yǎng)記錄表維護(hù)日期維護(hù)人（*某）維護(hù)類型維護(hù)內(nèi)容維護(hù)結(jié)果下次維護(hù)時(shí)間2023-10-08*周九日常清潔清潔玻璃臺(tái)面、充電輥無污漬2023-11-082023-10-12*吳十定期校準(zhǔn)校準(zhǔn)復(fù)印濃度與縮放比例圖像清晰2023-11-122.4安全與維護(hù)要點(diǎn)2.4.1使用安全復(fù)印證件類材料時(shí)，需遵守公司保密規(guī)定，禁止泄露敏感信息；原稿如有訂書針、夾子，需提前取下，避免損壞玻璃臺(tái)面或內(nèi)部組件；禁止復(fù)印帶有大量涂改液或墨跡未干的文稿，防止污染掃描儀。2.4.2故障處理卡紙?zhí)幚恚捍蜷_進(jìn)紙盒或出紙槽，按照設(shè)備指示方向取出卡紙；檢查紙張是否受潮或褶皺，更換干燥、平整的紙張后重新復(fù)印。復(fù)印件全黑/全白：全黑：檢查充電電極是否污染，用專用清潔布擦拭；全白：檢查墨粉盒是否安裝到位，墨粉是否用盡，及時(shí)更換。第三章投影儀使用及維護(hù)規(guī)范3.1日常應(yīng)用范圍適用于會(huì)議室、培訓(xùn)室的視頻播放、PPT演示、數(shù)據(jù)展示等場(chǎng)景，支持HDMI、VGA等多種信號(hào)輸入模式。3.2操作流程詳解3.2.1設(shè)備連接固定投影儀：使用支架或桌面擺放，保證鏡頭與投影幕布/墻面垂直，距離幕布2-3米（根據(jù)設(shè)備焦距調(diào)整）。連接信號(hào)源：使用HDMI/VGA線連接電腦、播放器等設(shè)備，保證接口插緊（VGA線需擰緊固定螺絲）。3.2.2開機(jī)與調(diào)試按下電源鍵，設(shè)備啟動(dòng)后風(fēng)扇運(yùn)轉(zhuǎn)，指示燈亮起，等待光源亮起（約30秒）。調(diào)整畫面：變焦：旋轉(zhuǎn)鏡頭變焦環(huán)，調(diào)整畫面大小；對(duì)焦：旋轉(zhuǎn)對(duì)焦環(huán)，使畫面文字邊緣清晰；梯形校正：使用遙控器或機(jī)身按鍵“梯形校正”功能，調(diào)整畫面為矩形（部分設(shè)備支持自動(dòng)校正）。3.2.3信號(hào)切換與播放按下遙控器“信號(hào)源”鍵，選擇對(duì)應(yīng)的輸入模式（如HDMI1、VGA）。在電腦端按“Win+P”鍵，選擇“復(fù)制”或“僅第二屏幕”，保證畫面輸出至投影儀。3.2.4關(guān)機(jī)與收納播放結(jié)束后，按下遙控器“電源”鍵，設(shè)備提示“正在關(guān)機(jī)”（風(fēng)扇繼續(xù)散熱），待指示燈熄滅后再關(guān)閉電源。拔掉信號(hào)線、電源線，用防塵罩蓋好投影儀，存放在干燥通風(fēng)處。3.3記錄表單模板3.3.1投影儀使用記錄表日期使用人（*某）使用地點(diǎn)使用內(nèi)容使用時(shí)長(zhǎng)設(shè)備狀態(tài)備注2023-10-06*孫十一301會(huì)議室產(chǎn)品演示PPT2小時(shí)正常亮度適中2023-10-07*錢十二培訓(xùn)室視頻播放1.5小時(shí)對(duì)焦模糊已手動(dòng)校正3.3.2投影儀維護(hù)保養(yǎng)記錄表維護(hù)日期維護(hù)人（*某）維護(hù)類型維護(hù)內(nèi)容維護(hù)結(jié)果下次維護(hù)時(shí)間2023-10-15*李十三鏡頭清潔用專用鏡頭布擦拭鏡頭灰塵無劃痕2023-11-152023-10-20*王十四濾網(wǎng)清潔清潔進(jìn)風(fēng)濾網(wǎng)，清理內(nèi)部灰塵散熱正常2023-11-203.4安全與維護(hù)要點(diǎn)3.4.1使用安全投影儀工作時(shí)，禁止用物體遮擋進(jìn)風(fēng)/出風(fēng)口，避免因過熱損壞燈泡；關(guān)機(jī)后30分鐘內(nèi)禁止移動(dòng)設(shè)備，燈泡溫度較高，防止?fàn)C傷；鏡頭禁止用手直接觸摸，清潔時(shí)使用專用鏡頭紙或鏡頭布。3.4.2故障處理無畫面輸出：檢查信號(hào)線是否連接松動(dòng)，重新插拔接口；確認(rèn)電腦輸出設(shè)置是否正確，切換信號(hào)源模式。畫面偏色/模糊：偏色：檢查信號(hào)線接口是否有針腳歪斜，更換信號(hào)線測(cè)試；模糊：重新調(diào)整對(duì)焦環(huán)，保證投影距離與焦距匹配。第四章碎紙機(jī)使用及維護(hù)規(guī)范4.1日常應(yīng)用范圍適用于公司涉密文件、單據(jù)、草稿紙等紙質(zhì)資料的粉碎處理，保障信息安全，滿足保密辦公需求。4.2操作流程詳解4.2.1開機(jī)與檢查確認(rèn)碎紙機(jī)放置平穩(wěn)，電源線連接正常，按下電源鍵（部分設(shè)備需同時(shí)按下“安全鎖”鍵啟動(dòng)）。檢查入口是否有異物，確認(rèn)紙屑盒已安裝到位且未滿。4.2.2碎紙操作將紙張疊放整齊（數(shù)量不超過設(shè)備額定張數(shù)，通常10-15張/A4紙），避免夾訂書針、回形針、硬物。將紙張緩慢、垂直送入入口，雙手保持離開入口區(qū)域，防止意外卷入。碎紙完成后，待電機(jī)完全停止再取出剩余紙張（禁止反向拉扯紙張）。4.2.3關(guān)機(jī)與清理長(zhǎng)時(shí)間不使用時(shí)，按下電源鍵關(guān)閉設(shè)備，拔掉電源線。定期清理紙屑盒：抽出紙屑盒，倒掉碎紙，用干布擦拭內(nèi)部紙屑，裝回后使用。4.3記錄表單模板4.3.1碎紙機(jī)使用記錄表日期使用人（*某）設(shè)備編號(hào)碎紙類型碎紙張數(shù)設(shè)備狀態(tài)備注2023-10-09*鄭十五S-001涉密合同50正常分批碎紙2023-10-11*馮十六S-002草稿紙30堵塞含訂書針導(dǎo)致4.3.2碎紙機(jī)維護(hù)保養(yǎng)記錄表維護(hù)日期維護(hù)人（*某）維護(hù)類型維護(hù)內(nèi)容維護(hù)結(jié)果下次維護(hù)時(shí)間2023-10-18*陳十七刀片清潔用專用潤(rùn)滑油潤(rùn)滑刀片切割順暢2023-11-182023-10-25*褚十八紙屑清理清理紙屑盒及入口通道碎紙無堵塞2023-11-254.4安全與維護(hù)要點(diǎn)4.4.1使用安全嚴(yán)禁將金屬、塑料、硬質(zhì)書本等非紙張材料投入碎紙機(jī)；碎紙時(shí)如發(fā)覺電機(jī)轉(zhuǎn)速變慢或異響，立即停止送紙，關(guān)閉電源，檢查是否過載或卡紙；禁止在碎紙機(jī)運(yùn)行時(shí)將手、工具伸入入口，防止發(fā)生危險(xiǎn)。4.4.2故障處理卡紙?zhí)幚恚宏P(guān)閉電源并拔掉插頭，按下“反轉(zhuǎn)”鍵（部分設(shè)備支持），嘗試將紙張退出；若無法退出，拆開碎紙機(jī)后蓋（需專業(yè)人員操作），取出卡紙。過熱保護(hù)：設(shè)備連續(xù)使用超過30分鐘可能觸發(fā)過熱保護(hù)，自動(dòng)停機(jī)，需冷卻10-15分鐘后再次使用。第五章掃描儀使用及維護(hù)規(guī)范5.1日常應(yīng)用范圍適用于文件、圖片、證件等資料的數(shù)字化掃描，支持PDF、JPG等格式輸出，滿足電子存檔、郵件發(fā)送、資料備份等需求。5.2操作流程詳解5.2.1開機(jī)與連接按下掃描儀電源鍵，指示燈亮起，等待設(shè)備自檢完成。連接電腦：通過USB線連接，保證接口插緊，等待電腦識(shí)別設(shè)備（部分網(wǎng)絡(luò)掃描儀需配置IP地址）。5.2.2放置原稿打開掃描儀上蓋，將原稿正面朝下放在掃描玻璃上，邊緣對(duì)齊箭頭標(biāo)記，輕輕合上上蓋（避免壓壞原稿）。多頁掃描時(shí)：使用自動(dòng)進(jìn)紙器（ADF），將紙張疊放整齊，對(duì)齊進(jìn)紙口，避免歪斜。5.2.3設(shè)置掃描參數(shù)打開掃描軟件（如AdobeAcrobat、掃描儀自帶驅(qū)動(dòng)程序），選擇掃描模式：文檔掃描：選“黑白”或“灰度”，分辨率300-600dpi（文字類文檔300dpi，圖片類600dpi）；照片掃描：選“彩色”，分辨率600-1200dpi。設(shè)置輸出格式（PDF/JPG）、保存路徑及文件名。5.2.4開始掃描與保存“預(yù)覽”查看掃描效果，調(diào)整區(qū)域框（僅掃描所需部分），確認(rèn)無誤后“掃描”。掃描完成后，檢查文件完整性，“保存”至指定文件夾。5.3記錄表單模板5.3.1掃描儀使用記錄表日期使用人（*某）設(shè)備編號(hào)掃描內(nèi)容掃描頁數(shù)輸出格式設(shè)備狀態(tài)備注2023-10-13*衛(wèi)十九SC-001合同掃描10PDF正常黑白模式2023-10-16*蔣二十SC-002照片掃描5JPG歪斜重新對(duì)齊5.3.2掃描儀維護(hù)保養(yǎng)記錄表維護(hù)日期維護(hù)人（*某）維護(hù)類型維護(hù)內(nèi)容維護(hù)結(jié)果下次維護(hù)時(shí)間2023-10-22*沈二一玻璃清潔用無水酒精擦拭掃描玻璃無污漬2023-11-222023-10-29*韓二二進(jìn)紙器清潔清潔ADF橡膠輪，清理紙屑進(jìn)紙順暢2023-11-295.4安全與維護(hù)要點(diǎn)5.4.1使用安全掃描珍貴照片或易損文件時(shí)，需在玻璃墊上覆蓋薄白紙，避免劃傷；禁止掃描過厚、過硬或帶膠帶的紙張，防止損壞掃描組件；長(zhǎng)時(shí)間不使用時(shí)，需關(guān)閉電源，蓋上防塵罩。5.4.2故障處理掃描圖像有黑線/白斑：用濕布（擰干無水酒精）擦拭掃描玻璃，清除污漬；檢查掃描頭是否有灰塵，用軟毛刷輕掃。進(jìn)紙器卡紙：關(guān)閉電源，