企業(yè)文件存檔與管理制度執(zhí)行表使用指南一、適用范圍與應(yīng)用場(chǎng)景本執(zhí)行表適用于各類(lèi)企業(yè)（涵蓋國(guó)企、民企、外企等不同規(guī)模及行業(yè)）的文件存檔與管理制度落地執(zhí)行場(chǎng)景，具體包括：日常文件規(guī)范化管理：如行政通知、人事合同、財(cái)務(wù)憑證、業(yè)務(wù)協(xié)議等文件的分類(lèi)存檔，保證文件流轉(zhuǎn)可追溯、存儲(chǔ)合規(guī)；制度執(zhí)行監(jiān)督：針對(duì)《企業(yè)文件管理辦法》等制度條款的落地情況，通過(guò)執(zhí)行表記錄各部門(mén)文件管理行為，推動(dòng)制度有效執(zhí)行；審計(jì)與合規(guī)檢查：為內(nèi)部審計(jì)、外部監(jiān)管（如市場(chǎng)監(jiān)管、稅務(wù)檢查）提供文件管理全流程記錄，證明企業(yè)對(duì)文件存檔制度的遵循性；新員工培訓(xùn)與部門(mén)交接：作為文件管理操作范本，幫助新員工快速掌握文件存檔標(biāo)準(zhǔn)，或在部門(mén)人員變動(dòng)時(shí)保證文件交接有序。二、執(zhí)行流程與操作步驟（一）前期準(zhǔn)備階段制度學(xué)習(xí)與責(zé)任明確企業(yè)行政部門(mén)牽頭組織各部門(mén)負(fù)責(zé)人及文件管理員學(xué)習(xí)《企業(yè)文件管理辦法》，明確文件分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)（如按“行政/人事/財(cái)務(wù)/業(yè)務(wù)”一級(jí)分類(lèi)，再按“通知/合同/報(bào)表/檔案”二級(jí)分類(lèi)）、存檔期限（如永久/10年/5年/3年）、密級(jí)劃分（公開(kāi)/內(nèi)部/秘密/機(jī)密）等核心要求；各部門(mén)指定專(zhuān)人擔(dān)任“文件管理執(zhí)行人”（如行政專(zhuān)員、部門(mén)助理），負(fù)責(zé)本部門(mén)文件存檔的日常操作及執(zhí)行表填寫(xiě)，并在執(zhí)行表中登記執(zhí)行人信息（姓名：某，聯(lián)系方式：內(nèi)線*）。工具與資源準(zhǔn)備準(zhǔn)備物理存檔工具（如文件柜、檔案盒、標(biāo)簽紙）及電子存檔系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)、云盤(pán)），保證文件存儲(chǔ)介質(zhì)符合企業(yè)安全管理要求；打印《企業(yè)文件存檔與管理制度執(zhí)行表》（模板見(jiàn)第三部分），或通過(guò)電子系統(tǒng)建立可填寫(xiě)版本，保證執(zhí)行表要素完整。（二）文件存檔執(zhí)行階段文件分類(lèi)與初檢文件形成后，由文件形成人（如業(yè)務(wù)經(jīng)辦人、行政人員）根據(jù)《企業(yè)文件分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)》對(duì)文件進(jìn)行初步分類(lèi)，核對(duì)文件完整性（如合同是否含雙方簽字蓋章、報(bào)表是否有負(fù)責(zé)人審批），保證無(wú)缺頁(yè)、無(wú)模糊內(nèi)容。填寫(xiě)執(zhí)行表基本信息文件管理執(zhí)行人根據(jù)分類(lèi)結(jié)果，填寫(xiě)執(zhí)行表“文件基本信息”欄：文件名稱(chēng)：填寫(xiě)全稱(chēng)（如“2024年第二季度員工考勤表”而非“考勤表”）；文件編號(hào)：按企業(yè)編號(hào)規(guī)則填寫(xiě)（如“XZ-2024-015”代表“行政類(lèi)-2024年-第15號(hào)文件”）；文件類(lèi)別：對(duì)應(yīng)一級(jí)+二級(jí)分類(lèi)（如“行政-通知”）；密級(jí)：根據(jù)制度規(guī)定勾選（如“內(nèi)部”）；形成日期：填寫(xiě)文件最終定稿日期；頁(yè)數(shù)：填寫(xiě)文件總頁(yè)數(shù)（含附件）。存檔操作與信息登記物理存檔：將文件放入對(duì)應(yīng)檔案盒，粘貼標(biāo)簽（標(biāo)注“文件編號(hào)+名稱(chēng)+形成日期”），存入指定文件柜，記錄“存放位置”（如“行政部-1號(hào)柜-3層-5盒”）；電子存檔：將文件掃描為PDF格式（若為電子文件則直接歸檔），按“文件類(lèi)別/形成年份/編號(hào)”路徑命名后至企業(yè)云盤(pán)或OA系統(tǒng)，記錄“電子路徑”（如“OA-行政部-2024-考勤/XZ-2024-015.pdf”）；填寫(xiě)執(zhí)行表“存檔管理信息”欄：存檔部門(mén)、存檔責(zé)任人（文件管理執(zhí)行人）、存檔日期（實(shí)際完成存檔的日期）。制度執(zhí)行確認(rèn)文件管理執(zhí)行人對(duì)照《企業(yè)文件管理辦法》中對(duì)應(yīng)條款（如“行政類(lèi)通知需在形成后3個(gè)工作日內(nèi)完成存檔”），檢查本文件存檔是否符合要求，填寫(xiě)“制度執(zhí)行信息”欄：對(duì)應(yīng)制度條款：填寫(xiě)制度章節(jié)號(hào)（如“第三章第五條”）；執(zhí)行責(zé)任人：文件管理執(zhí)行人姓名（某）；執(zhí)行日期：與“存檔日期”一致；檢查結(jié)果：勾選“合格/不合格/待整改”（若存檔及時(shí)、分類(lèi)正確則勾“合格”）。（三）后續(xù)管理階段問(wèn)題整改與記錄若檢查結(jié)果為“不合格”或“待整改”，需在“問(wèn)題描述及改進(jìn)措施”欄詳細(xì)說(shuō)明問(wèn)題（如“未按‘業(yè)務(wù)-合同’分類(lèi)，誤存入‘行政’類(lèi)別”“電子文件未至指定路徑”），明確整改責(zé)任人（文件管理執(zhí)行人或文件形成人）及完成時(shí)限（如“2個(gè)工作日內(nèi)重新分類(lèi)存檔”）；整改完成后，更新“檢查結(jié)果”為“合格”，并記錄整改日期。定期審核與歸檔部門(mén)負(fù)責(zé)人每月末對(duì)本部門(mén)執(zhí)行表填寫(xiě)情況進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)（姓名：某），保證信息真實(shí)、無(wú)遺漏；行政部每季度匯總各部門(mén)執(zhí)行表，檢查文件存檔整體合規(guī)性，形成《文件存檔管理季度報(bào)告》，提交至企業(yè)管理層。三、標(biāo)準(zhǔn)表格模板企業(yè)文件存檔與管理制度執(zhí)行表文件基本信息文件名稱(chēng)例：2024年員工勞動(dòng)合同續(xù)簽通知文件編號(hào)例：RL-2024-008文件類(lèi)別□行政□人事□財(cái)務(wù)□業(yè)務(wù)□其他_________（二級(jí)分類(lèi)：_________）密級(jí)□公開(kāi)□內(nèi)部□秘密□機(jī)密形成日期_______年_月_日頁(yè)數(shù)_______頁(yè)存檔管理信息存檔部門(mén)例：人力資源部存檔責(zé)任人姓名：某存檔日期_______年_月_日存放位置□物理：_________________________（柜號(hào)/架號(hào)/盒號(hào)）□電子：_________________________（系統(tǒng)路徑）制度執(zhí)行信息對(duì)應(yīng)制度條款例：第四章第七條“人事類(lèi)文件需在形成后5個(gè)工作日內(nèi)完成存檔”執(zhí)行責(zé)任人姓名：某執(zhí)行日期_______年_月_日檢查結(jié)果□合格□不合格□待整改問(wèn)題描述及改進(jìn)措施（不合格/待整改時(shí)填寫(xiě)）例：?jiǎn)栴}：未掃描電子版。改進(jìn)：2個(gè)工作日內(nèi)完成掃描并至OA系統(tǒng)，責(zé)任人：某，完成時(shí)限：______年_月_日備注（其他需說(shuō)明事項(xiàng)，如文件交接、借閱記錄等）審核確認(rèn)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字：某日期：______年_月_日行政部復(fù)核簽字：某日期：______年_月_日四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與常見(jiàn)問(wèn)題規(guī)避（一）文件分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)化嚴(yán)禁隨意分類(lèi)或跨類(lèi)別混存，需嚴(yán)格遵循《企業(yè)文件分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)》；若文件涉及多類(lèi)別（如“業(yè)務(wù)合同+財(cái)務(wù)付款憑證”），應(yīng)按“主要類(lèi)別”存檔，并在備注欄注明關(guān)聯(lián)類(lèi)別；新增文件類(lèi)別時(shí)，需由行政部門(mén)修訂分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)并同步更新執(zhí)行表模板，避免各部門(mén)執(zhí)行不一致。（二）執(zhí)行表填寫(xiě)規(guī)范性所有信息需真實(shí)、完整，不得漏填“文件編號(hào)”“存放位置”等關(guān)鍵字段；電子存檔路徑需具體到文件層級(jí)（如“OA-財(cái)務(wù)部-2024-憑證/CA-2024-032.pdf”），方便后續(xù)檢索；“問(wèn)題描述及改進(jìn)措施”需明確具體（避免填寫(xiě)“已整改”等模糊表述），需包含問(wèn)題點(diǎn)、責(zé)任人、時(shí)限三要素。（三）存檔安全與時(shí)效性密級(jí)文件需單獨(dú)存放，物理存檔需加鎖管理，電子存檔需設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限（如“秘密”文件僅部門(mén)負(fù)責(zé)人及執(zhí)行人可查看）；嚴(yán)格按制度規(guī)定的存檔期限操作（如“財(cái)務(wù)類(lèi)憑證需保存10年”），不得提前銷(xiāo)毀，到期銷(xiāo)毀需經(jīng)行政部門(mén)及法務(wù)部共同審批，并在執(zhí)行表“備注”欄記錄銷(xiāo)毀日期及審批人（某）。（四）動(dòng)態(tài)更新與培訓(xùn)企業(yè)制度修訂后（如調(diào)整文件分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)或存檔期限），需及時(shí)組織文件管理執(zhí)行人重新培訓(xùn)，并在執(zhí)行表中更新“對(duì)應(yīng)制度條款”欄的引用內(nèi)容；每年開(kāi)展一次“文件存檔管理優(yōu)秀部門(mén)/個(gè)人