合同評(píng)審與檔案管理標(biāo)準(zhǔn)流程工具一、適用業(yè)務(wù)場(chǎng)景本工具適用于企業(yè)各類業(yè)務(wù)合同的規(guī)范化管理，涵蓋采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、合作協(xié)議等類型，適用于業(yè)務(wù)部門發(fā)起、法務(wù)部門審核、財(cái)務(wù)部門會(huì)簽、管理層審批的全流程場(chǎng)景，同時(shí)滿足合同簽署后檔案的系統(tǒng)化存儲(chǔ)、查詢、借閱及合規(guī)性管理需求，適用于企業(yè)法務(wù)、行政、業(yè)務(wù)及財(cái)務(wù)等多部門協(xié)同工作。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）合同評(píng)審階段步驟1：需求發(fā)起與材料準(zhǔn)備責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（某某）操作內(nèi)容：根據(jù)業(yè)務(wù)需求確定合同類型，梳理合同核心條款（如標(biāo)的、金額、履行期限、雙方權(quán)利義務(wù)等）；準(zhǔn)備基礎(chǔ)材料：合作方主體資格證明（營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書等）、業(yè)務(wù)需求說明、過往合作記錄（如有）、技術(shù)規(guī)格書（如適用）；填寫《合同評(píng)審申請(qǐng)表》（見工具表單1），明確合同背景、關(guān)鍵訴求及需重點(diǎn)關(guān)注的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。輸出成果：《合同評(píng)審申請(qǐng)表》及附件材料齊全。步驟2：法務(wù)部門合規(guī)性初審責(zé)任主體：法務(wù)專員（某某）操作內(nèi)容：審核合同主體資格：合作方是否具備簽約資質(zhì)（如經(jīng)營范圍、特殊行業(yè)許可證），授權(quán)委托手續(xù)是否完備；審核合同條款：檢查核心條款（如違約責(zé)任、爭議解決、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保密條款）是否符合法律法規(guī)及公司制度，是否存在顯失公平或法律風(fēng)險(xiǎn)；提出初步修改意見，反饋至業(yè)務(wù)部門。輸出成果：《法務(wù)審核意見表》（書面/系統(tǒng)內(nèi)批注）。步驟3：財(cái)務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門會(huì)簽責(zé)任主體：財(cái)務(wù)專員（某某）、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人（某某）操作內(nèi)容：財(cái)務(wù)部門：審核合同金額、付款方式、稅務(wù)條款、發(fā)票要求是否與財(cái)務(wù)制度一致，評(píng)估資金支付風(fēng)險(xiǎn)；業(yè)務(wù)部門：結(jié)合法務(wù)及財(cái)務(wù)意見，調(diào)整合同條款，保證業(yè)務(wù)需求與合規(guī)要求平衡，確認(rèn)合同文本最終版本；各部門在《合同評(píng)審會(huì)簽表》（見工具表單2）中簽署意見并簽字確認(rèn)。輸出成果：多部門會(huì)簽完成的《合同評(píng)審會(huì)簽表》。步驟4：管理層審批責(zé)任主體：分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理（某某）操作內(nèi)容：審核合同整體商業(yè)價(jià)值、風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)及審批流程合規(guī)性；對(duì)重大合同（如金額超過萬元、涉及核心業(yè)務(wù)）召開專題評(píng)審會(huì)；審批通過后，在《合同審批表》（見工具表單3）中簽字確認(rèn)，明確簽署權(quán)限及簽署人。輸出成果：審批完成的《合同審批表》，合同文本進(jìn)入簽署環(huán)節(jié)。（二）合同檔案管理階段步驟1：合同簽署與歸檔收集責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（某某）、行政檔案專員（某某）操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門根據(jù)審批結(jié)果，安排合法簽署人（法定代表人/授權(quán)代表）簽字蓋章，保證合同文本與審批版本一致；簽署后3個(gè)工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門收集合同正本（至少2份，雙方各執(zhí)1份）及附件材料（如補(bǔ)充協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要），提交至行政檔案部門；檔案專員核對(duì)合同完整性，檢查簽字蓋章是否清晰、日期是否準(zhǔn)確。輸出成果：簽署完成的合同正本及全套附件材料。步驟2：檔案分類與編號(hào)責(zé)任主體：行政檔案專員（某某）操作內(nèi)容：按“合同類型-年份-序號(hào)”規(guī)則編號(hào)（如“采-2024-001”表示2024年采購合同第1號(hào)），編號(hào)唯一且可追溯；分類歸檔：分為采購類、銷售類、服務(wù)類、合作類等，每類按年度排序；建立電子檔案目錄同步錄入管理系統(tǒng)，記錄合同編號(hào)、名稱、簽署方、金額、歸檔日期、存儲(chǔ)位置等信息。輸出成果：《合同檔案分類目錄表》（見工具表單4）、電子檔案數(shù)據(jù)庫。步驟3：存儲(chǔ)與保管責(zé)任主體：行政檔案專員（某某）操作內(nèi)容：紙質(zhì)檔案：裝入檔案盒，標(biāo)注編號(hào)及名稱，存放于專用檔案柜，防火、防潮、防蟲；電子檔案：加密存儲(chǔ)于企業(yè)服務(wù)器/云盤，定期備份（每月1次），備份數(shù)據(jù)異地存儲(chǔ)；涉密合同（如涉及核心技術(shù)、商業(yè)秘密）單獨(dú)存放，權(quán)限分級(jí)管理，僅授權(quán)人員可查閱。輸出成果：安全存儲(chǔ)的紙質(zhì)及電子檔案。步驟4：檔案借閱與使用責(zé)任主體：借閱人、檔案專員、部門負(fù)責(zé)人操作內(nèi)容：借閱人填寫《合同檔案借閱申請(qǐng)表》（見工具表單5），說明借閱用途、歸還時(shí)間，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批；檔案專員核對(duì)借閱權(quán)限，涉密檔案需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；借閱限在指定區(qū)域（如檔案室）查閱，禁止帶出；確需借出的，由借閱人簽字確認(rèn)，3個(gè)工作日內(nèi)歸還；歸還時(shí)檔案專員檢查檔案完整性，記錄借閱歸還情況。輸出成果：《合同檔案借閱登記表》。步驟5：到期處理與銷毀責(zé)任主體：檔案專員、法務(wù)專員、行政負(fù)責(zé)人操作內(nèi)容：合同到期前3個(gè)月，檔案專員梳理即將到期檔案（如保管期限屆滿），提交《合同到期處理清單》；法務(wù)部門評(píng)估是否需繼續(xù)留存（如涉及未結(jié)糾紛、訴訟時(shí)效等），確認(rèn)可銷毀的檔案；經(jīng)行政負(fù)責(zé)人審批后，由檔案專員監(jiān)督銷毀（紙質(zhì)檔案碎紙?zhí)幚?，電子檔案徹底刪除），并記錄銷毀時(shí)間、監(jiān)銷人、銷毀清單。輸出成果：《合同檔案銷毀記錄表》（見工具表單6）。三、配套工具表單表單1：合同評(píng)審申請(qǐng)表合同編號(hào)合同名稱合作方名稱業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人合同類型（采購/銷售/服務(wù)/合作）合同金額履行期限簽署日期預(yù)計(jì)歸檔日期業(yè)務(wù)需求說明重點(diǎn)關(guān)注風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)附件清單（如資質(zhì)文件、技術(shù)規(guī)格書）部門負(fù)責(zé)人簽字：日期：表單2：合同評(píng)審會(huì)簽表合同編號(hào)評(píng)審部門評(píng)審人評(píng)審意見（可勾選/補(bǔ)充）簽字日期法務(wù)部某某□條款合規(guī)□需修改：______財(cái)務(wù)部某某□金額無誤□付款方式需調(diào)整業(yè)務(wù)部某某□業(yè)務(wù)需求滿足□其他意見：最終評(píng)審結(jié)論：□通過□修改后通過□不通過表單3：合同審批表合同編號(hào)審批層級(jí)分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理審批意見簽字日期簽署授權(quán)人（法定代表人/授權(quán)代表）：表單4：合同檔案分類目錄表檔案編號(hào)合同名稱簽署方金額簽署日期存儲(chǔ)位置（柜號(hào)/電子路徑）歸檔人歸檔日期表單5：合同檔案借閱申請(qǐng)表借閱人部門借閱合同編號(hào)借閱用途借閱期限歸還日期審批人（部門負(fù)責(zé)人）檔案專員簽字：日期：表單6：合同檔案銷毀記錄表銷毀檔案編號(hào)合同名稱銷毀原因?qū)徟吮O(jiān)銷人銷毀日期銷毀方式四、關(guān)鍵執(zhí)行要點(diǎn)合規(guī)性優(yōu)先：合同條款必須符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，涉及特殊行業(yè)（如醫(yī)療、建筑）需滿足行業(yè)監(jiān)管要求；信息準(zhǔn)確性：合同主體、金額、日期等關(guān)鍵信息需與審批材料一致，嚴(yán)禁涂改，如有變更需重新履行審批流程；保密管理：涉密合同需標(biāo)注“保密”字樣，借閱需嚴(yán)格審批，電子檔案加密存儲(chǔ)，防止信息泄露；時(shí)效控制：合同評(píng)審需在收到完整材料后3個(gè)工作