供應(yīng)商信息檔案建立模板（采購管理專業(yè)化版）一、適用場景與價值二、標準化操作流程1.前置準備階段明確收集范圍：根據(jù)采購品類（如原材料、服務(wù)、設(shè)備等）確定供應(yīng)商信息采集重點，例如生產(chǎn)類供應(yīng)商需側(cè)重產(chǎn)能、資質(zhì)認證，服務(wù)類供應(yīng)商需側(cè)重服務(wù)團隊、案例經(jīng)驗。資料清單梳理：提前向供應(yīng)商發(fā)放《資料提交清單》（含營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、產(chǎn)品目錄、合作案例等模板，加蓋公章的復(fù)印件或掃描件），保證資料完整性與規(guī)范性。責任分工：指定采購專員負責信息收集，采購經(jīng)理負責初審，法務(wù)/財務(wù)專員*負責資質(zhì)合規(guī)性審核。2.信息采集階段按“基礎(chǔ)信息-資質(zhì)信息-合作能力信息”三級維度采集，保證信息全面無遺漏：基礎(chǔ)信息：供應(yīng)商全稱、簡稱、統(tǒng)一社會信用代碼、成立日期、注冊資本、法定代表人、注冊地址、經(jīng)營地址、所屬行業(yè)、主營業(yè)務(wù)、開戶銀行及賬號（可選，內(nèi)部保密）。資質(zhì)信息：營業(yè)執(zhí)照（需在有效期內(nèi)）、行業(yè)特殊資質(zhì)（如食品經(jīng)營許可證、ISO質(zhì)量體系認證）、相關(guān)榮譽證書（如“專精特新”企業(yè)）、授權(quán)書（如為代理商，需提供品牌方授權(quán)）。合作能力信息：生產(chǎn)/服務(wù)規(guī)模（如年產(chǎn)能、服務(wù)網(wǎng)點數(shù)量）、核心技術(shù)/優(yōu)勢（如專利、研發(fā)團隊）、質(zhì)量標準（如ISO9001、行業(yè)標準）、交付周期（常規(guī)/緊急訂單）、應(yīng)急響應(yīng)機制（如延遲交貨處理流程）。3.模板填寫階段依據(jù)《供應(yīng)商信息檔案模板》（見第三部分）逐項填寫，保證：信息真實準確：與供應(yīng)商提交資料一致，關(guān)鍵信息（如社會信用代碼、法定代表人）需核對原件；格式規(guī)范統(tǒng)一：日期格式統(tǒng)一為“YYYY-MM-DD”，金額單位統(tǒng)一為“元/萬元”，資質(zhì)證書需注明有效期及發(fā)證機構(gòu)；補充說明清晰：對特殊信息（如分廠地址、多品類經(jīng)營）在“備注”欄詳細說明。4.審核校驗階段初審：采購專員填寫完成后，采購經(jīng)理重點審核信息完整性、資質(zhì)有效性（如營業(yè)執(zhí)照是否在“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”可查），保證無遺漏或錯誤。復(fù)審：法務(wù)專員審核資質(zhì)文件的合規(guī)性（如行業(yè)許可是否齊全），財務(wù)專員審核財務(wù)相關(guān)信息（如開戶銀行是否與賬戶一致），通過后簽字確認。歸檔審批：采購總監(jiān)最終審批，審批通過后正式歸檔，未通過則退回采購專員補充修改。5.歸檔管理階段存儲方式：采用“電子檔案+紙質(zhì)檔案”雙備份，電子檔案存儲于企業(yè)采購管理系統(tǒng)（如SRM系統(tǒng)），紙質(zhì)檔案分類存檔于檔案柜，標注“供應(yīng)商-供應(yīng)商全稱-檔案建立日期”。權(quán)限管理：電子檔案設(shè)置分級查看權(quán)限（采購專員可編輯，采購經(jīng)理可審核，其他部門僅可查閱），保證信息安全。動態(tài)更新：建立“年度更新+即時更新”機制，每年1月集中更新供應(yīng)商資質(zhì)、合作能力等信息；供應(yīng)商發(fā)生重大變更（如地址遷移、法定代表人更換、資質(zhì)過期）時，需在變更后10個工作日內(nèi)完成檔案更新。三、供應(yīng)商信息檔案模板結(jié)構(gòu)模塊字段名稱填寫說明示例基礎(chǔ)信息供應(yīng)商全稱與營業(yè)執(zhí)照一致科技有限公司統(tǒng)一社會信用代碼18位社會信用代碼91110108成立日期營業(yè)執(zhí)照載明成立日期2010-05-20注冊資本單位：萬元1000法定代表人與營業(yè)執(zhí)照一致注冊地址詳細到省/市/區(qū)/街道北京市海淀區(qū)路號經(jīng)營地址若與注冊地址不同，需填寫實際經(jīng)營地址上海市浦東新區(qū)路號所屬行業(yè)按國家統(tǒng)計局《國民經(jīng)濟行業(yè)分類》填寫軟件和信息技術(shù)服務(wù)業(yè)主營業(yè)務(wù)核心產(chǎn)品或服務(wù)（可多選）軟件開發(fā)、系統(tǒng)集成資質(zhì)信息營業(yè)執(zhí)照掃描件（PDF格式），備注有效期見附件1，有效期至2025-12-31行業(yè)資質(zhì)證書如需行政許可（如食品生產(chǎn)許可證），注明證書編號、有效期、發(fā)證機關(guān)見附件2，有效期至2024-08-31，發(fā)證機關(guān)：市市場監(jiān)督管理局質(zhì)量體系認證如ISO9001、ISO14001等，注明認證范圍、有效期ISO9001:2015，認證范圍：軟件開發(fā)，有效期至2026-03-15其他榮譽證書如“高新技術(shù)企業(yè)”等，注明頒發(fā)機構(gòu)、有效期高新技術(shù)企業(yè)（證書編號：GR2023），有效期至2026-12-31合作能力信息生產(chǎn)/服務(wù)規(guī)模生產(chǎn)類：年產(chǎn)能、生產(chǎn)線數(shù)量；服務(wù)類：服務(wù)網(wǎng)點、團隊規(guī)模年產(chǎn)能：100萬套，生產(chǎn)線5條核心技術(shù)/優(yōu)勢專利、研發(fā)投入、技術(shù)團隊（如博士占比）擁有發(fā)明專利10項，研發(fā)團隊占比30%質(zhì)量標準采用的質(zhì)量標準（如國標、行標、企業(yè)標準）GB/T19001-2016交付周期常規(guī)訂單交付天數(shù)（如7天），緊急訂單響應(yīng)時間（如24小時內(nèi)）常規(guī)訂單7天，緊急訂單24小時響應(yīng)應(yīng)急響應(yīng)機制延遲交貨、質(zhì)量問題處理流程延遲交貨：提前48小時通知，協(xié)商解決方案；質(zhì)量問題：24小時內(nèi)響應(yīng)，7日內(nèi)解決合作記錄合作起始時間首次合作日期2021-03-15歷史合作項目/產(chǎn)品近3年合作項目名稱、合作金額（可選）2022年OA系統(tǒng)項目，合作金額50萬元年合作金額上一年度合作總金額2023年：120萬元履約情況按時交付率（如98%）、質(zhì)量合格率（如99.5%）按時交付率98%，質(zhì)量合格率99.5%合作方評價內(nèi)部使用部門（如IT部、行政部）評價（優(yōu)/良/中/差）IT部評價：優(yōu)評價與分級年度綜合評分質(zhì)量（30%）、交付（25%）、成本（20%）、服務(wù)（15%）、合規(guī)（10%）加權(quán)評分92分（2023年度）供應(yīng)商等級根據(jù)評分分級：A類（≥90分）、B類（80-89分）、C類（70-79分）、D類（＜70分）A類評級結(jié)果有效期1年2024-12-31改進建議針對不足提出的改進方向（如縮短交付周期）建議優(yōu)化緊急訂單響應(yīng)流程其他信息聯(lián)系人及職務(wù)主要對接人姓名、職務(wù)、聯(lián)系方式（內(nèi)部保密），銷售經(jīng)理，（內(nèi)部保密）備注特殊說明（如分廠地址、多品牌代理等）擁有2個分廠，分別位于北京、深圳四、關(guān)鍵使用要點信息真實性核查：所有資質(zhì)文件需核對原件，保證與掃描件一致；關(guān)鍵信息（如社會信用代碼、法定代表人）可通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等官方渠道驗證（禁止使用非官方）。資質(zhì)時效性管理：設(shè)置“資質(zhì)到期預(yù)警”，提前3個月提醒供應(yīng)商更新資質(zhì)，過期未更新者暫停合作資格，直至資質(zhì)補齊。動態(tài)更新機制：供應(yīng)商信息變更（如地址、法定代表人、資質(zhì)）時，需在變更后10個工作日內(nèi)提交更新申請，附相關(guān)證明材料，經(jīng)審核后更新檔案。保密與安全：供應(yīng)商檔案信