21世紀高等院校規(guī)劃教材

辦公自動化實用技術(shù)

第1章

辦公自動化的基礎知識

【本章內(nèi)容介紹】

■本章首先指出了辦公臼動化的根本概念、開展狀況、未來開展趨勢、我國辦公自動化的開展過程和整表達狀：然后介紹r

辦公信息系統(tǒng)的含義、構(gòu)成、功能以及平安和保密對策：最后，說明了辦公信息系統(tǒng)的類型，并以某省政府辦公信息系統(tǒng)和某

智能大應辦公信息系統(tǒng)作為實例，分別說明了政府辦公信息系統(tǒng)和企業(yè)辦公信息系統(tǒng)的根本知識。

【本章主要知識點】

■辦公自動化的含義

■辦公自動化的層次

■辦公自動化的模式

■辦公自動化的開展過程

■辦公自動化的開展趨勢

■我國辦公自動化開展概況

■辦公信息系統(tǒng)的組成與功能

■辦公信息系統(tǒng)的平安與保密

■辦公信息系統(tǒng)的類型和應用實例

【本章重點難點】

■重點

■辦公自動化的根本概念

■國內(nèi)外辦公自動化的開展情況

■辦公信息系統(tǒng)的組成與功能

■辦公信息系統(tǒng)的平安與保密

■難點

■辦公自動化的開展趨勢

■辦公信息系統(tǒng)的平安與保密措施

1.1辦公自動化的根本概念

1.1.1概念

-辦公自動化(OfficeAutomation,簡稱0A)作為一個術(shù)語是由美國通過汽車公司D.S.哈特于1936年首次提出。

-20世紀70年代美國麻省理工學院教授M.C.Zisman為辦公自動化下了一個較為完整的定義：“辦公自動化就是將計算機技

術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學及行為科學應用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理難以處理的數(shù)量龐大且結(jié)構(gòu)不明確的、包括非數(shù)值型信息的辦

公事務處理的一項綜合技術(shù)?！?/p>

1985年,我國第?次0A規(guī)劃討論會給出的定義

-辦公自動化(OfficeAutomation,簡稱0A)是指辦公人員利用先進的科學技術(shù)，不斷使人的辦公業(yè)務活動物化于人以外的

各種設備中，并由這些設備與辦公室人員構(gòu)成效勞于某種目標的人一一機信息處理系統(tǒng)，以到達提高工作質(zhì)量、工作效率

的目的。

11oB/4*?

辦公自動化分為三個層次

-事務處理型

最根本的應用，包括文字處理、個人日程安排、行文辦理、函件處理、文檔資料管理、編輯排版、電子報表、人事管理、

工資管理，以及其它事務處理.

-管理控制型

包含事務處理型。該層次的0A主要是MIS,它利用各業(yè)務管理環(huán)節(jié)提供的基礎數(shù)據(jù)，提煉出有用的管理信息，把握業(yè)務進

程，降低經(jīng)營風險，提高經(jīng)營效率。

-輔助決策型

最上層的應用，它以事務處理型和管理控制型辦公系統(tǒng)的大量數(shù)據(jù)為基礎，同時又以其自有的決策模型為支持。該層次的

0A主要是決策支持系統(tǒng)

1.1.3辦公自動化的模式

■個人辦公自動化

■個人辦公自動化主要指支持個人辦公的計算機應用技術(shù)，這些技術(shù)包括文字處理、數(shù)據(jù)處理、電r報表處理以及圖像圖像

處理技術(shù)等內(nèi)容。它?股通過使用通用的桌面辦公軟件如MicrosoftOffice.WPSOffice等實現(xiàn)，在單人單機使用時

非常有效。

■群體辦公自動化

■群體辦公自動化是支持群體間動態(tài)辦公的綜合自動化系統(tǒng)，為區(qū)別傳統(tǒng)意義上的辦公自動化系統(tǒng)，特指針對越來越頻繁出

現(xiàn)的跨單位、跆專業(yè)和超地埋界限的信息交流和業(yè)務交匯的協(xié)問化自幼辦公的技術(shù)和系統(tǒng)。它有兩個特征，網(wǎng)絡化和智能

化。

1.1.4辦公自動化的意義

1.實現(xiàn)辦公活動的高效率、高質(zhì)星

2.實現(xiàn)辦公信息處理的大容量、高速度

3.實現(xiàn)辦公活動的智能化

1.2辦公自動化的開展現(xiàn)狀與未來趨勢

1.2.1起源

-20世紀60年代初，美國IBM公司研制出一種打字機，最先將電腦系統(tǒng)引入辦公室。

相關知識:

-美國GE（通用電器）公司最早使用計算機進行工資計算，開始了”?算機數(shù)據(jù)處理.

-我國70年代末長春“一汽”最早使用計算機開始進行數(shù)據(jù)處理工作.

1.2.2.現(xiàn)代辦公技術(shù)設備的開展演變

辦公自動化技術(shù)設備的使用經(jīng)歷了單機、局部網(wǎng)絡、大規(guī)模計算機網(wǎng)絡、世界性計算機網(wǎng)絡四個階段。

-1975年以前為辦公自動化的第一階段，設備以單機為中心。

>20世紀70年代后期到80年代初期為第二階段，設備使用在單機應用的基礎上，以單位為中心向單位內(nèi)聯(lián)機開展，建立起電

腦局部網(wǎng)絡系統(tǒng)（簡稱局部網(wǎng)絡）o

A20世紀80年代后期到90年代中期為第三階段，設備使用由電腦局部網(wǎng)絡向跨單位、跨地區(qū)聯(lián)機系統(tǒng)開展的階段。

A20世紀90年代中期至今為第四階段，是“全面實現(xiàn)辦公自動化"的階段。

1.2.3辦公自動化的開展趨勢

辦公自動化未來開展將表達以下幾個特點:

-辦公環(huán)境網(wǎng)絡化

-辦公操作無紙化

-辦公效勞無人化

-辦公設備移動化

-辦公思想?yún)f(xié)同化

-辦公信息多媒體化

-辦公管理知識化

1.2.4我國0A開展過程及其整表達狀

■我國0A開展過程

■我國的辦公自動化從20世紀80年代初進入啟蒙階段，80年代中期，制定「辦公自動化的開展目標及遠景規(guī)劃。

■20世紀80年代末，我國開始大力開展辦公臼動化，到現(xiàn)在已經(jīng)有十幾年的歷史。這個階段我國建立了一北能表達國家實力

的國家級0A系統(tǒng).

■20世紀90年代中期后，隨著網(wǎng)絡技術(shù)（如100V以太網(wǎng)）、群件系統(tǒng)（特別MicrosoftExchangeServer和LoutsNotes）、數(shù)

據(jù)庫技術(shù)（成熟的關系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)）和各種面向?qū)ο箝_發(fā)工具（如MicrosoftVisualStudio）等技術(shù)和產(chǎn)品口漸成熟而被

廣泛應用，同時由于國內(nèi)經(jīng)濟的飛速開展引發(fā)市場競爭的逐漸劇烈，以及政府管理職能的擴大和優(yōu)化，這一切導致政府和

企業(yè)對辦公自動化產(chǎn)品的需求快速增長。這時，辦公自動化開始進入一個快速的開展階段。

■整表達狀

■我國辦公自動化開展已經(jīng)經(jīng)歷了三個階段，各個單位辦公自動化程度有所不同，大致可以分為四種情況：

>起步較慢，還停用在使用沒有聯(lián)網(wǎng)的計算機，使用MSOffice系列、WPS系列應用軟件以提高個人辦公效率。

>已經(jīng)建立了自己的Intrancl網(wǎng)絡，但沒有好的應用系統(tǒng)支持協(xié)同工作，仍然是個人辦公。網(wǎng)絡處在閑置狀態(tài)，單位的

投資沒有產(chǎn)生應有的效益。

>已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡，單位內(nèi)部員工通過電子郵件交流信息，實現(xiàn)了有限的協(xié)同工作，但產(chǎn)生的效益不明

顯。

>已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡：使用經(jīng)二次開發(fā)的通用辦公自動化系統(tǒng)；能較好地支持信息共享和協(xié)同工作，與外

界聯(lián)系的信息渠道暢通；通過Internet發(fā)布、宣傳單位的有關情況；Intranet網(wǎng)已經(jīng)對單位的管理產(chǎn)生了明顯的效益。

現(xiàn)在正著手開發(fā)或己經(jīng)在使用針對業(yè)務定制的綜合辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)科學的管理和決策，增強單位的競爭能力，

使企業(yè)不斷開展壯大。

1.3辦公信息系統(tǒng)的組成與功能

1.3.1辦公信息系統(tǒng)的含義

辦公信息系統(tǒng)是以計算機科學、信息科學、地理空間科學、行為科學和網(wǎng)絡通信技術(shù)等現(xiàn)代科學技術(shù)為支撐，以

提高專項和綜合業(yè)務管理水平和輔助決策效果為目的的綜合性人一一機信息系統(tǒng)。

1.3.2辦公信總系統(tǒng)的構(gòu)成要素

■辦公信息系統(tǒng)的構(gòu)成要素弁:涉人員、業(yè)務、機構(gòu)、制度、設備、環(huán)境等多個萬血，其中最主要的有四個，分別是

■辦公人員

■辦公信息

■辦公流程

■辦公設備

1.3.3辦公信息系統(tǒng)的主要功能

1.辦公信息系統(tǒng)的根本功能

(1)公文管理

(2)會議管理

(3)部門事務處理

(4)個人辦公管理

(5)領導日程管理

(6)文檔資料管理

(7)人員權(quán)限管理

(8)業(yè)務信息管理

2.集成辦公環(huán)境卜辦公信息系統(tǒng)的功能

具體來說，一個完整的辦公信息系統(tǒng)應該實現(xiàn)下面7個方面的功能。

(1)建立內(nèi)部通信平臺

(2)建立信息發(fā)布平臺

(3)實現(xiàn)工作流程自動化

(4)實現(xiàn)文檔管理自動化

(5)實現(xiàn)輔助辦公自動化

(6)促進業(yè)務信息集成

(7)實現(xiàn)分布式辦公

1.4辦公自動化系統(tǒng)的平安與保密

加強系統(tǒng)平安與保密工作的必要性和重要性：

?辦公自動化系統(tǒng)中輸入、處理、輸出的是政府部門、企事業(yè)單位的有用信息，都有非常重要的經(jīng)濟和實用價值以及一定程度的

保野性要求。所以，加強其平安性，保證其內(nèi)容的保密性就顯得非常雨要,特別是在現(xiàn)在開放式的網(wǎng)絡辦公環(huán)境下，系統(tǒng)很容

易遭到非法人員、黑客和病毒的入侵，傳輸?shù)臄?shù)據(jù)也可能被截取、篡改、刪除。因此，加強系統(tǒng)平安與保密顯得非常重要。

■影響辦公自動化系統(tǒng)平安與保密因素分析

■平安保密因素：

-人為原因

■自然原因

■計算機病毒

■其它原因

■系統(tǒng)平安的標志

■能防止對信息的非法竊取：

■預防泄露和毀壞事件的發(fā)生：

■在毀壞后的更正以及恢復正常工作的能力較強，所需時間較短：

-平安保密系統(tǒng)符合經(jīng)濟要求：

■平安保密系統(tǒng)符合使用方便性要求。

■數(shù)據(jù)保密的根本要求：

＞數(shù)據(jù)隱蔽：防止數(shù)據(jù)被非授權(quán)人截獲或竊?。?/p>

＞數(shù)據(jù)完整：根據(jù)通信期間數(shù)據(jù)峋完整與否，檢驗數(shù)據(jù)是否被伙造和篡改：

A發(fā)送方鑒別：證明發(fā)送方的身份以防止冒名頂替；

＞防發(fā)送方否認：在保證數(shù)據(jù)完整性有發(fā)送方身份的前提下，防止發(fā)送方事后不成認發(fā)送過此文件。

-加強系統(tǒng)平安和保密的對策

■加強系統(tǒng)平安和保密的常用措施行：

■行政措施

行政法規(guī)、規(guī)章制度

社會允許的各種方式

-法律措施

針對計算機犯罪的打擊、制裁手段

■軟件保護措施

采用軟件技術(shù)區(qū)分、控制用戶和對信息加密

?物理保護措施

第1章

辦公自動化的基礎知識

【本章內(nèi)容介紹】

■本章首先指出了辦公臼動化的根本概念、開展狀況、未來開展趨勢、我國辦公自動化的開展過程和整表達狀；然后介紹r

辦公信息系統(tǒng)的含義、構(gòu)成、功能以及平安和保密對策：最后，說明了辦公信息系統(tǒng)的類型，并以某省政府辦公信息系統(tǒng)和某智能

大原辦公信息系統(tǒng)作為實例，分別說明r政府辦公信息系統(tǒng)和企業(yè)辦公信息系統(tǒng)的根本知識。

【本章主要知識點】

■辦公自動化的含義

■辦公自動化的層次

■辦公自動化的模式

■辦公自動化的開展過程

■辦公自動化的開展趨勢

■我國辦公自動化開展概況

■辦公信息系統(tǒng)的組成與功能

■辦公信息系統(tǒng)的平安與保密

■辦公信息系統(tǒng)的類型和應用實例

【本章重點難點】

■重點

■辦公自動化的根本概念

■國內(nèi)外辦公自動化的開展情況

■辦公信息系統(tǒng)的組成與功能

■辦公信息系統(tǒng)的平安與保密

■難點

■辦公自動化的開展趨勢

■辦公信息系統(tǒng)的平安與保密措施

i.i辦公自動化的根本概念

1.1.1概念

-辦公自動化(OfficeAutomation,簡稱0A)作為■—個術(shù)語是由美國通過汽車公司D.S.哈特于1936年首次提出。

-20世紀70年代美國麻省理工學院教授M.C.Zisman為辦公自動化下了一個較為完整的定義：“辦公自動化就是將計算機技

術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學及行為科學應用亍傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理難以處理的數(shù)量龐大且結(jié)構(gòu)不明確的、包括非數(shù)值型信息的辦公事務處

理的一項綜合技術(shù)?！?/p>

1985年，我國第一次0A規(guī)劃討論會給出的定義

-辦公自動化(OfficeAutomation,簡稱0A)是指辦公人員利用先進的科學技術(shù)，不斷使人的辦公業(yè)務活動物化于人以外的

各種設備中，并由這些設備與辦公室人員構(gòu)成效勞于某種目標的人一一機信息處理系統(tǒng)，以到達提高工作質(zhì)量、工作效率的目的。

119層次.

辦公自動化分為三個層次

-事務處理型

最根本的應用，包括文字處理、個人日程安排、行文辦理、函件處理、文檔資料管理、編輯排版、電子報表、人事管理、工資管理,

以及其它事務處理。

-管理控制型

包含事務處理型。該層次的0A主要是MIS,它利用各業(yè)務管理環(huán)節(jié)提供的基礎數(shù)據(jù)，提煉出有用的管理信息，把握業(yè)務進程，

降低經(jīng)營風險，提高經(jīng)營效率。

-輔助決策型

最上層的應用，它以事務處理型和管理控制型辦公系統(tǒng)的大量數(shù)據(jù)為基礎，同時又以其自有的決策模型為支持。該層次的0A主要是

決策支持系統(tǒng)

1.1.3辦公自動化的模式

■個人辦公自動化

■個人辦公自動化主要指支持個人辦公的計算機應用技術(shù)，這些技術(shù)包括文字處理、數(shù)據(jù)處理、電子報表處理以及圖像圖像

處理技術(shù)等內(nèi)容。它一般通過使用通用的桌面辦公軟件如MicrosoftOffice.WPSOffice等實現(xiàn)，在單人單機使用時非常有效。

■群體辦公自動化

■群體辦公自動化是支持群體間動態(tài)辦公的綜合自動化系統(tǒng)，為區(qū)別傳統(tǒng)意義上的辦公自動化系統(tǒng)，特指針對越來越頻繁出

現(xiàn)的跨單位、跨專業(yè)和超地理界限的信息交流和業(yè)務交匯的協(xié)同化自動辦公的技術(shù)和系統(tǒng)。它有兩個特征，網(wǎng)絡化和智能化。

1.1.4辦公自動化的意義

1.實現(xiàn)辦公活動的高效率.、高質(zhì)量

2.實現(xiàn)辦公信息處理的大容星、高速度

3.實現(xiàn)辦公活動的智能化

1.2辦公自動化的開展現(xiàn)狀與未來趨勢

1.2.1起源

-2U世紀bU年代初，美國11川公司研制出一，種打字機，最先將電腦系統(tǒng)引入辦公室。

相關知識：

易國GE（通用電器）公司最早使用計算機進行工資計算，開始了”?算機數(shù)據(jù)處理.

-我國70年代末長春“一汽”最早使用計算機開始進行數(shù)據(jù)處理工作.

1.2.2.現(xiàn)代辦公技術(shù)設備的開展演變

辦公自動化技術(shù)設備的使用經(jīng)歷「單機、局部網(wǎng)絡、大規(guī)模計算機網(wǎng)絡、世界性計算機網(wǎng)絡四個階段。

-1975年以前為辦公自動化的第一階段，設備以單機為中心。

>20世紀70年代后期到80年代初期為第二階段，設備使用在單機應用的基礎上，以單位為中心向單位內(nèi)聯(lián)機開展，建立起電

腦局部網(wǎng)絡系統(tǒng)（簡稱局部網(wǎng)絡）。

>20世紀80年代后期到90年代中期為第三階段，設備使用由電腦局部網(wǎng)絡向跨單位、跨地區(qū)聯(lián)機系統(tǒng)開展的階段。

>20世紀90年代中期至今為第四階段，是“全面實現(xiàn)辦公自動化"的階段。

1.2.3辦公自動化的開展趨勢

辦公自動化未來開展將表達以下幾個特點：

-辦公環(huán)境網(wǎng)絡化

-辦公操作無紙化

-辦公效勞無人化

-辦公設備移動化

-辦公思想?yún)f(xié)同化

-辦公信息多媒體化

-辦公管理知識化

1.2.4我國0A開展過程及其整表達狀

■我國0A開展過程

■我國的辦公自動化從20世紀80年代初進入啟蒙階段，80年代中期，刖定了辦公自動化的開展目標及遠景規(guī)劃。

■20世紀80年代末，我國開始大力開展辦公臼動化，到現(xiàn)在已經(jīng)有十幾年的歷史。這個階段我國建立了一批能表達國家實力

的國家級0A系統(tǒng).

■20世紀90年代中期后，隨著網(wǎng)絡技術(shù)（如100V以太網(wǎng)）、群件系統(tǒng)（特別MicrosoftExchangeServer和LoutsNotes）,數(shù)

據(jù)庫技術(shù)（成熟的關系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)）和各種面向?qū)ο箝_發(fā)工具（如MicrosoftVisualStudio）等技術(shù)和產(chǎn)品口漸成熟而被廣泛應

用，同時由于國內(nèi)經(jīng)濟的飛速開展引發(fā)市場競爭的逐漸劇烈，以及政府管理犯能的擴大和優(yōu)化，這一切導致政府和企業(yè)對辦公自動

化產(chǎn)品的需求快速增長。這時，辦公自動化開始進入一個快速的開展階段。

■整表達狀

■我國辦公自動化開展已經(jīng)經(jīng)歷了三個階段，各個單位辦公自動化程度有所不同，大致可以分為四種情況：

>起步較慢，還停留在使用沒有聯(lián)網(wǎng)的計算機，使用MSOffice系列、WPS系列應用軟件以提高個人辦公效率。

>已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡，但沒有好的應用系統(tǒng)支持協(xié)同工作，仍然是個人辦公。網(wǎng)絡處在閑置狀態(tài)，單位的

投資沒有產(chǎn)生應有的效益。

>已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡，單位內(nèi)部員工通過電子郵件交流信息，實現(xiàn)了有限的協(xié)同工作，但產(chǎn)生的效益不明

顯。

>已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡：使用經(jīng)二次開發(fā)的通用辦公自動化系統(tǒng)；能較好地支持信息共享和協(xié)同工作，與外

界聯(lián)系的信息渠道暢通：通過Internet發(fā)布、宣傳單位的有關情況；Intranet網(wǎng)已經(jīng)對單位的管理產(chǎn)生了明顯的效益。現(xiàn)在正著手

開發(fā)或己經(jīng)在使用針對業(yè)務定制的綜合辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)科學的管理和決策，增強單位的競爭能力，使企業(yè)不斷開展壯大。

1.3辦公信息系統(tǒng)的組成與功能

1.3.1辦公信息系統(tǒng)的含義

辦公信息系統(tǒng)是以計算機科學、信息科學、地理空間科學、行為科學和網(wǎng)絡通信技術(shù)等現(xiàn)代科學技術(shù)為支掠，以

提高專項和綜合業(yè)務管理水平和輔助決策效果為目的的綜合性人一一機信息系統(tǒng)。

1.3.2辦公信息系統(tǒng)的構(gòu)成要素

■辦公信息系統(tǒng)的構(gòu)成要素牽涉人員、業(yè)務、機構(gòu)、制度、設備、環(huán)境等多個方面，其中最主要的有四個，分別是

■辦公人員

■辦公信息

■辦公流程

■辦公設備

1.3.3辦公信息系統(tǒng)的主要功能

1.辦公信息系統(tǒng)的根本功能

（1）公文管理

（2）會議管理

（3）部門事務處理

（4）個人辦公管理

（5）領導H程管理

（6）文檔資料管理

<7）人員權(quán)限管理

（8）業(yè)務信息管理

2.集成辦公環(huán)境下辦公信息系統(tǒng)的功能

具體來說，一個完整的辦公信息系統(tǒng)應該實現(xiàn)下面7個方面的功能。

（1）建立內(nèi)部通信平臺

（2）建立信息發(fā)布平臺

（3）實現(xiàn)工作流程自動化

（4）實現(xiàn)文檔管理自動化

（5）實現(xiàn)輔助辦公自動化

（6）促進業(yè)務信息集成

（7）實現(xiàn)分布式辦公

1.4辦公自動化系統(tǒng)的平安與保密

加強系統(tǒng)平安與保密工作的必要性和重要性：

?辦公自動化系統(tǒng)中輸入、處理、輸出的是政府部門、企事業(yè)單位的有用信息，都有非常重要的經(jīng)濟和實用價值以及一定程度的

保密性要求。所以，加強其平安性，保證其內(nèi)容的保密性就顯得非常重要。特別是在現(xiàn)在開放式的網(wǎng)絡辦公環(huán)境下，系統(tǒng)很容易遭

到非法人員、黑客和病毒的入侵，傳輸?shù)臄?shù)據(jù)也可能被截取、篡改、刪除。因此，加強系統(tǒng)平安與保密顯得非常重要。

■影響辦公自動化系統(tǒng)平安與保密因素分析

■平安保密因素：

■人為原因

■自然原因

■計算機病毒

■其它原因

■系統(tǒng)平安的標志

■能防止對信息的非法竊?。?/p>

■預防泄露和毀壞事件的發(fā)生：

■在毀壞后的更正以及恢曳正常工作的能力較強，所需時間較短：

■平安保密系統(tǒng)符合經(jīng)濟要求：

■平安保密系統(tǒng)符合使用方便性要求。

■數(shù)據(jù)保密的根本要求：

>數(shù)據(jù)隱蔽：防止數(shù)據(jù)被非授權(quán)人截獲或竊?。?/p>

>數(shù)據(jù)完整：根據(jù)通信期間數(shù)據(jù)的完整與否，檢驗數(shù)據(jù)是否被偽造和篡改：

>發(fā)送方鑒別：證明發(fā)送方的身份以防止冒名頂替：

>防發(fā)送方否認：在保證數(shù)據(jù)完率性行發(fā)送方身份的前提下，防止發(fā)送方事后不成認發(fā)送過此文件。

■加強系統(tǒng)平安和保密的對策

■加強系統(tǒng)平安和保密的常用措施有：

■行政措施

行政法規(guī)、規(guī)章制度

社會允許的各種方式

■法律措施

針對計算機犯罪的打擊、制裁手段

■軟件保護措施

采用軟件技術(shù)區(qū)分、控制用戶和對信息加密

?物理保護措施

對場地環(huán)境和軟硬件設備及存儲介質(zhì)等保護

■保證辦公自動化系統(tǒng)平安的對策：

■平安監(jiān)視技術(shù)

用戶登記設置權(quán)限存取控制工作日志

■“防火墻”技術(shù)

■自適應平安管理件

■終端識別

■計算機平安加權(quán)

■加強系統(tǒng)數(shù)據(jù)保密的常用對策有：

?用戶認證技術(shù)

?利用用戶專有信息：口令密碼通行字

?利用用戶專有用品：鑰匙IC卡磁卡

?利用保密算法：加密函數(shù)動態(tài)口令

?利用用戶的生理特征：指紋聲音視網(wǎng)膜

?計算機數(shù)據(jù)加密技術(shù)

?明文通過算法變?yōu)槊芪?密文到達對方通過解密算法再度變?yōu)槊魑?雙鑰"——共鑰密鑰

?數(shù)字簽字技術(shù)

?利用數(shù)字簽名技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)在網(wǎng)上傳輸?shù)奈募哂幸韵律矸荼ＷC，接收者能夠核實發(fā)送者對報文的簽名：發(fā)送者事后不

能抵賴對報文的簽名：接收者不能偽造對報文的簽名

■一般單位采用的系統(tǒng)平安保密對策方案

<1）直接利用操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、電子郵件以及應用系統(tǒng)提供的平安控制機刖，對用戶的權(quán)限進行控制和笥理；

（2）在網(wǎng)絡內(nèi)的桌面工作站上安裝防病毒軟件，加強病毒防范；

（3）在Intranet與Internet的連接處加裝防火墻和隔離設備；

<4）對重要信息的傳輸采用加密技術(shù)和數(shù)字簽名技術(shù)。

1.5辦公信息系統(tǒng)的類型及其實例

1.5.1辦公信息系統(tǒng)的常見類型

1.政府型辦公信息系統(tǒng)

2.事業(yè)型辦公信息系統(tǒng)

3.企業(yè)型辦公信息系統(tǒng)

4.經(jīng)營型辦公信息系統(tǒng)

5.專業(yè)型辦公信息系統(tǒng)

6.案例型辦公信息系統(tǒng)

7.控制中心型辦公信息系統(tǒng)

8.事務型辦公信息系統(tǒng)

1.5.2XX省政府（MS的應用實例

1.5.3XX智能大膽OIS的應用實例

■智能大廈俗稱3A大廈，3A包括BAS（BuildingAutomationSystem,樓宇自動化），OAS（OfficeAutomationSystem,辦公自動

化），CAS（CommunicationAutomationSystem,通信自動化）

■也有人將BAS中的FAS（FireAutomationSystem,消防自動化）和SAS（SafetyAutomationSystem,保安自動化）別離出來,

將它們作為一個獨立的系統(tǒng)，稱之為5A大度。

小結(jié)

■辦公自動化是指辦公人員利用先進的科學技術(shù)，不斷使人的辦公業(yè)務活動物化于人以外的各種設備中，并由這些設備與辦公

人員構(gòu)成效勞于某種目標的人一機信息處理系統(tǒng)，以到達提高工作質(zhì)量、工作效率的目的；它可分為三個層次：事務處理型、管理

控制型、輔助決策型。與辦公活動相對應，當前辦公自動化的運行有兩種模式：個人辦公和群體辦公。

■2D世紀60年代初，美國最先將電腦系統(tǒng)引入辦公室。之后，辦公自動化的開展過程在技術(shù)設備的使用上經(jīng)歷了單機、局部網(wǎng)

絡、一體化、全面實現(xiàn)辦公自動化四個階段。其未來開展將表達以下特點：辦公環(huán)境網(wǎng)絡化、辦公操作無紙化、辦公效勞無人化、

辦公業(yè)務集成化、辦公設備移動化、辦公思想?yún)f(xié)同化、辦公信息多媒體化、辦公管理知識化以及辦公系統(tǒng)智能化，我國辦公自動化

開展經(jīng)歷了三個階段，因種種原因，各個單位辦公程度有所不同。

小結(jié)（續(xù)）

習題

一、簡答

1.什么是辦公自動化？它包括哪些層次？

2.辦公自動化的未來開展將表達哪些特點？

3.什么是辦公信息系統(tǒng)？它由哪些要素組成？

4.一人完整的辦公信息系統(tǒng)應該具有哪些功能？

5.為什么必須加強辦公信息系統(tǒng)平安和保密管理？常用的對策措施有哪些？

第3章

辦公中的文字和表格處理

【本章內(nèi)容介紹】

■本迓介紹了辦公中文字和表格處理的根本知識

■通過一個簡單、實用的“招錄公務員通知”文檔為例,講解了從文本錄入、內(nèi)容編輯、格式排版、頁面設置一直到打印

操作、網(wǎng)上發(fā)布的文檔處理過程

■以制作“通知”公文為例介紹了公文向?qū)е谱鞴牡姆椒ǎ⒔榻B了公文處理的根本標準

■以制作“報考簡章”為例，介紹了復雜文檔制作的相關知識

■通過制作招錄職位表、報名登記表講解了辦公中各種表格的制作方法。

【本章主要知識點】

■文檔的錄入、編輯和排版

■文檔的頁面設置叮打印操作

■利月向?qū)е谱鬓k公公文

■大綱視圖的使用

■多數(shù)標題符號的設置

■樣式的設置與使用

■規(guī)則文字表格的制作

■復交文字表格的制作

■利用Excel制作表格

3.1文字處理工作概述

3.1.1文字處理及其文字處理軟件

下列圖描述了辦公中計算機文字處理的根本工作過程。

文字處理軟件的主要功能

1.文件存儲

2.內(nèi)容編輯

3.簡苴排版

4.輸入校驗

5.輸上］

6.提供輸入/輸出接口

7.對象的段入與捱接

3.1.2文字處理軟件的操作流程

3.2本章實例效果說明1

3.2本章實例效果說明2

3.2本章實例效果說明3

3.2本章實例效果說明4

3.2本章實例效果說明5

3.2木章實例效果說明6

3.3利用一般文檔處理流程制作“招錄通知”

3.3.1啟動Word并作相關設置

1.啟動Word軟件

2.工具欄的設置

（1）工具欄簡介

（2）將并列的“常用”工具欄與“格式”工具欄分開

（3）工具欄的顯示或隱藏

3.3.2文字和符號的錄入

1.選擇漢字輸入方法

2.文本內(nèi)容的輸入

3.特殊符號的錄入

4.文檔錄入后的聯(lián)機校對

3.3.3文檔內(nèi)容的編輯和保存

1.光標定位

2.選定文本

（1）選擇內(nèi)容較少并且不是整段的選取

（2）選擇內(nèi)容多但不是全文時的選取

（3）使用看不見的選擇欄

（4）利用快捷鍵操作選取

（5）文檔內(nèi)容的擴展選取

（6）選定的簡化

3.3.3文檔內(nèi)容的編輯和保存

3.修改文本技巧

4.復制、移動、刪除文本

（1）利用快捷鍵

（2）菜單方法

（3）二具欄按鈕方法

（4）鼠標拖動方法

5.“選擇性”粘貼的作用

6.撤消和恢復操作

3.3.4字體與段落格式排版

3.3.5文檔的頁面設置

1.設置紙張大小和方向

2.調(diào)整頁邊距

3.設置頁眉、頁腳不同以及垂直對齊方式

4.確定每頁中的行數(shù)和每行的字符數(shù)

3.3.6打印效果的預覽

3.3.7文檔的打印輸出

1.打印操作的根本步驟

2.打印操作的其他方式

（1）叉檔的快速打印

（2）?次連續(xù)打印多篇文檔

（3）“打印”對話框中其他常用工程設置

3.文檔打印操作時的相關問題

<1）打印功能選項和設置打印機屬性設置

（2）暫停和終止打印

3.3.8文檔的網(wǎng)上發(fā)布

3.4辦公文字處理標準及其公文向?qū)?/p>

3.4.1辦公室文字處理的根本標準

1.公文種類

2.公文格式

3.公文用紙

4.公文用字

5.公文書寫

3.4.2利用公文向?qū)е谱髡袖浲ㄖ?/p>

3.5制作“報考簡章”復雜文檔

3.5.3復雜文檔的文字快速錄入技巧

1.借助外部設備

2.自己定義新詞

3.利用自動圖文集

4.善于使用自動更正

5.巧妙利用替換功能

6.掌握一些漢字輸入方法的使用技巧

3.5.4編號和工程符號的設置

3.5.5樣式的應用與管理

1.樣式的根本知識

2.直接套用樣式

3.新建樣式

4.使用自己新建的樣式

5.修改樣式

6.樣式的管理

3.6電子表格處理概述

電子表格制作軟件選取

1.規(guī)則的文字表格用Word中的“插入表格”方法或者直接利用Excel填表完成。

2.單元格懸殊的夏雜文字表格，利用Nord的“繪制表格”方法制作。

3.形狀雖然很不規(guī)則，但可明顯看出大的單元格是由小的單元格組合而成，適宜于?用Excel制作，大的單元格可通過選取單元格區(qū)

域，然后“合并居中”來實現(xiàn)。

4.包含矢量數(shù)字并且需要進行公工、函數(shù)運算的表格最好使用Excel制作。

5.數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表和數(shù)據(jù)庫表格適合使用Excel制作，其中利用Excel制作數(shù)據(jù)庫表格并進行數(shù)據(jù)處理將在下一章進行詳細介紹。

3.6.2電子表格的常用術(shù)語和通用操作

3.7利用NORD的插入表格法制作規(guī)則的錄用職位表

3.8利用WORD的繪制表格法制作稍豆雜的報名登記表

1.制作表格標題

2.繪制表格

3.合并與拆分單元格

4.調(diào)整衣格的整體形狀

5.表格中文字的編排

6.設置表格外框線的粗線效果

3.9利用EXCEL制作報名匯總表

小結(jié)

■在辦公事務中，文字和表格處理是經(jīng)常進行的兩種操作。

■本章通過辦公實踐中的一個“招錄公務員考試”綜合實例，詳細介紹了辦公中文字處理和表格處理的根本知識和具體操作方

法。主要內(nèi)容包括：文字處理的工作流程以及辦公公文的標準處理方法；文檔處理中的錄入、編輯、排版、頁面設置與打印操

作：利用向?qū)е谱鬓k公公文；復雜文檔制作中的大綱視圖運用、多級標題符號的設置、樣式的使用等：規(guī)則叉字表格的制作，

復雜文字表格的制作以及利用Excel制作表格的方法。

■通過本章的學習，讀者可以到達能夠熟練進行辦公業(yè)務管理中文字處理卻表格處理工作，對H常工作中像公告文件、工作方

案、年度總結(jié)、調(diào)查報告、科研論文等文檔能夠進行嫻熟的輸入、編輯、排版和打印操作：對于各種工作H程表、節(jié)假H值班

表、報名登記表、銷售信息匯總表等各種格式的表格能夠熟練編排和制作，

習題

一、填空

1.在Word文檔中要選擇一個矩形區(qū)域，應該在拖動鼠標的同時按住____鍵，

2.在Word中可以利用文檔左側(cè)的選擇區(qū)來選擇文本，方法為：單擊可以選擇,雙擊可以選擇,三擊可以

選擇O

3.選擇全部文檔內(nèi)容有三種方法，分別是、和。

4.將一篇文檔中多處都出現(xiàn)的縮略同“0A”全部修改為“辦公自動化"的方法為。

5.將選擇的文本的字體格式或段落格式復制到其它文字或段落中，應該使用3rd“常用”工具欄上的按鈕，單擊它

可以.雙擊可以.

6.在應用Word編輯含有英文的文檔，如果出現(xiàn)單詞拼寫錯誤，則英文單詞下面自動加上________:如果有語法錯誤，則英文句

子被自動加上。

7.可以通過選擇菜單項“I"打印當前文檔。

8.某人文檔根本頁面是縱向的，如果其中某一頁需要橫向頁面，則應該o

9.在Word中，當前文檔的總頁數(shù)和當前頁的頁號顯示在窗口的___位置。

10.在Excel中，要實現(xiàn)表格標題的跨列居中，應該單擊—工具欄上的__按鈕。

第4章

辦公中的數(shù)據(jù)分析與處理

【本章內(nèi)容介紹】

■在辦公業(yè)務實踐中，經(jīng)常需要對大量的業(yè)務數(shù)據(jù)進行分析和處理。如職工工資表中工資的計算、匯總、分析】公司產(chǎn)品銷件表

中管售額的統(tǒng)計、匯總、合并計算以及人事考勤表中職工請假、曠工、出勤等情況的分析統(tǒng)計等。

■本宜采用實例形式，以Excel軟件操作為例介紹辦公業(yè)務實踐中常見的數(shù)據(jù)分析與處理方法，主要包括數(shù)據(jù)的排序、篩選、分類

匯總、數(shù)據(jù)透視、圖表制作、公式與詆數(shù)運用以及數(shù)據(jù)關聯(lián)表格的操作。

【本章主要知識點】

"Excel表格中內(nèi)容填充的常用技巧

■Excel數(shù)據(jù)庫表格的特殊格式設置

■Excel表格中數(shù)據(jù)有效性的設置

■Excel數(shù)據(jù)庫表格中的排序與篩選

■Excel數(shù)據(jù)庫表格中的分類匯總操作

■Excel數(shù)據(jù)庫表格中的數(shù)據(jù)透視分析

■Excel中的數(shù)據(jù)圖表制作

■Excel表格中公式和函數(shù)的使用

■Excel中的關聯(lián)表格操作

4.1EXCEL數(shù)據(jù)分析與處理概述

■在辦公業(yè)務中，除了文字和表格之外，還需要經(jīng)常進行有關數(shù)據(jù)處理，有時候還需要將處理的數(shù)據(jù)結(jié)果用種圖表來進行表現(xiàn)。

1.Excel中的數(shù)據(jù)庫表格簡介

■數(shù)據(jù)庫就是與特定主題相聯(lián)系的信息集合。在Excel中，數(shù)據(jù)庫實際上就是工作表中的一個區(qū)域，是一個二維表。

2.Excel中的數(shù)據(jù)分析與處理

■Excel中有很多可以進行的數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)處理功能，包括數(shù)據(jù)排序、數(shù)據(jù)篩選、分類匯總、數(shù)據(jù)透視、合并計算、關聯(lián)表格處

理等。

■本宜將對上一章的實例進一步進行介紹，包括對報名匯總表進行數(shù)據(jù)分析，例如：按照某個主題排序、按照指定條件篩選、按

照指定字段進行分類匯總、對整個表格進行數(shù)據(jù)透視分析等：同時，本章還將利用Excel中的公式和函數(shù)進行筆試成績的計算、

篩選、雀詢，與面試成績進行關聯(lián)表格的綜合處理等。

3.Excel中的數(shù)據(jù)圖表制作

■利用Excel,可以輕松、快捷地制作各種數(shù)據(jù)圖表.

■這些數(shù)據(jù)圖表可將枯燥的數(shù)字形象化，并且通過數(shù)據(jù)圖表可以了解到數(shù)據(jù)之間的相互關系和變化趨勢。

■數(shù)據(jù)圖表的類型很多，在辦公實踐中，使用較多的主要有柱形圖、條形圖、折線圖、餅圖、散點圖等。

4.2"報名信息匯總表”數(shù)據(jù)庫的建立

4.2.1建立''報名匯總表"數(shù)據(jù)庫框架

4.2.2"編號”列的自動序列填充

4.2.3定義單元格數(shù)據(jù)的有?效性

4.2.4使用數(shù)據(jù)清單添加記錄

制作效果

4.3對“報名匯總表〃進行數(shù)據(jù)分析

■本節(jié)介紹利用Excel中的有關功能，對“報名信息匯總表”進行數(shù)據(jù)分析的操作方法，主要包括數(shù)據(jù)的排序、沛選、分類匯息與

數(shù)據(jù)透視等功能。

4.3.1對''報名信息匯總表”內(nèi)容進行排序

1.排序的依據(jù)

2.按做個字段排序

3.按多級字段排序

4.特殊排序方式

4.3.2對“報名信息匯總表”內(nèi)容進行篩選

■1.自動篩選

■2.高級篩選

■3.高級篩選時的重點事項

4.3.3對“報名信息匯總表”中數(shù)據(jù)分類匯總

■使用分類匯總，能夠在數(shù)據(jù)庫適當位苴加上統(tǒng)計結(jié)果，使數(shù)據(jù)庫變得清晰易懂。

■對:本例，根據(jù)需要，可以對“性別”數(shù)據(jù)進行分類匯總，以便了解不同性別報名情況；也可以按照“學歷”進行分類匯總，

以便了解不同學歷的報名人數(shù)；可以對“報考職位”進行匯總，以便了解各個不同職位的報名情況。

■在執(zhí)行分類匯總命令之前，首先應該對數(shù)據(jù)庫按照待匯總字段進行排序。

4.3.4對“報名信息匯總表"進行數(shù)據(jù)透視分析

■1.數(shù)據(jù)透視表（圖）的概念

■2.數(shù)據(jù)透視點的創(chuàng)立

■3.創(chuàng)立數(shù)據(jù)透視圖

■4.數(shù)據(jù)透視表的更新

■5.刪除數(shù)據(jù)透視表

4.4利用數(shù)據(jù)圖表表現(xiàn)數(shù)據(jù)之間關系

■Excel數(shù)據(jù)圖表能將工作表中的數(shù)據(jù)變?yōu)榉浅Ｖ庇^的圖形格式，并且從圖表上很容易看出結(jié)果，以及數(shù)據(jù)之間的關系和數(shù)據(jù)的開

展趨勢。

4.4.1利用圖表向?qū)?chuàng)立條形圖

■利月圖表向?qū)Х椒梢詣?chuàng)立嵌入到原工作表中的柱形圖表，該圖表可以用來反應各地報考各種不同職位的人數(shù)情況，其樣式效

果如圖4-27所示。

4.4.2數(shù)據(jù)圖表的格式設置與內(nèi)容更新

1.圖表的組成

2.圖表的格式設置

3.數(shù)據(jù)圖表的內(nèi)容更新

4.4.3利用快捷鍵建立單獨的圖表并進行格式設置

■在上面的向?qū)Х椒ㄖ谱鲌D表外的最后一個步驟中選擇“作為新工作表插入“，即可制作一個單獨的圖表工作表。除此之外,Excel

中還可以利用F11或Alt+Fl功能鍵快速制作單獨的柱狀圖表，然后再進行三維效果以及其他工程的格式設置和修飾，

4.4.4選取不連續(xù)區(qū)域制作表現(xiàn)各職位報考人數(shù)比例的餅圖

■對大連續(xù)區(qū)域的數(shù)據(jù)，也可以制作圖表，這在餅狀圖制作中非常普遍。圖4-36的餅圖就是如此制作的，它用夾反應各個崗位報

名人數(shù)在總?cè)藬?shù)中的比例。

4.5筆試成績的數(shù)據(jù)處理

■上面的報名情況經(jīng)過審核、分析和匯總之后，卜一個環(huán)節(jié)就是要對合格考生進行統(tǒng)一設置準考生編號，并舉行統(tǒng)一考試，包括

筆試和面試。在本節(jié)重點介紹考試成績的處理方法，主要用到了Excel中的數(shù)據(jù)庫表格設置、內(nèi)容錄入技巧、公式和函數(shù)使用以

及關聯(lián)表格操作等。

4.5.1筆試成績處理表的椎架建立

■招豉過程的第?步是筆試，為此先建立隹試成績數(shù)據(jù)庫表格框架。

■建立好的數(shù)據(jù)庫格式框架如下列圖所示，還需要進行數(shù)據(jù)輸入和格式設置工作。

4.5.2成績處理表中原始數(shù)據(jù)的輸入

表格框架建立后，下一步就是要輸入原始數(shù)據(jù)，輸入時候需要注意以下幾點：

（1）“編號"字段可利用自動序列輸入，為了使A4單元格中顯示出“001”效果，需要在輸入時現(xiàn)以單引號（D開頭，否則輸

入的“001”將只是顯示為“1"。

（2）“性別〃字段可以設置有效性，或者利用列表選擇輸入。

（3）三門考試課程對應的三個字段，需要先設置數(shù)據(jù)有效性（整數(shù)，范圍0?100）,然后再進行數(shù)據(jù)的輸入，這樣才能較好地防

止數(shù)據(jù)輸入時的錯誤。

4.5.3數(shù)據(jù)庫表格的格式設置

■1.數(shù)據(jù)庫標題格式設置

■2.字段標題格式設置

■3.條件格式化設置.

■4.衣格邊框線設置

■5.間隔底紋效果的設置

4.5.4用公式計算筆試成績

■第試成績的最后結(jié)果需要使用公式來進行運算。

■公式的有關知識：

■公式是對工作表中的數(shù)據(jù)進行計算和分析的一種等式，它可以對工作表數(shù)值進行算術(shù)運算、關系運算和建輯運算，同樣也

可以對字符數(shù)據(jù)以及其他數(shù)據(jù)進行運算。公式可以引用同一工作表中的其他單元格、同一工作簿不同工作表中的單元格，

或者其他工作簿的工作表中的單元格。

公式輸入應該遵循的根本規(guī)則

（1）公式輸入時必須以"="開頭，公式中間不能包括空格。

（2）公式中的單元格引用，可以在編輯區(qū)直接輸入，也可以通過單擊該單元格或拖動單元格區(qū)域從而實現(xiàn)自動填入。

<3）月算術(shù)運算符號：+（加）、一（減）、*（乘）、/（除）、.（乘方），字符運算符號&（連接字符串）以及關系運算符號）（大

于）、<（小于）、=（等于）等來說明公式的操作類型。

（4）在公式中可以使用圓括號，也只能使用圓括號，并且允許圓括號嵌套，但是應該注意嵌套時前后括號的匹配關系，計算順序

是先內(nèi)層再外層。

（5）的元格中的公式內(nèi)容顯示在編輯欄中，計算結(jié)果則顯示在單元格內(nèi)，如果希望直接在單元格中顯示為公式，可以使用Ctrl+~

鍵（在Tab鍵的上面），再次鍵入，則取消公式顯示，重新顯示結(jié)果。

4.5.5利用RANK函數(shù)確定篤試名次

■在Excel中，名次確實從最好使用RANK函數(shù)，該函數(shù)是專門進行排名次的函數(shù)，其結(jié)果是返同一個數(shù)值在一組數(shù)值中的排位。

■RANK函數(shù)的語法格式為：RANK（number,ref,order）?其中：Number為需要找到排位的數(shù)字：Kef為包含一組數(shù)字的數(shù)

組或引用：Order為一數(shù)字，指明排位的方式，為0或省略，按降序排列排位，不為零，按升序排列進行排位。

■對本例中筆試成績的名次排列，使用RANK函數(shù)并進行函數(shù)拖動復制即可,同樣先選擇H4單元格，在編輯欄中輸入公式

“=RANK（G4,$G$4:$G$33）”,然后按回車鍵,即可得到第一個考生的名次“4”,采用與上面同樣的方法拖動復制得到每個考

生的名次。

4.5.6利用IF函數(shù)確定考生是否通過筆試考試

在Excel中，利用IF函數(shù)可以非常方便地進行條件判斷。本實例中，名次確認完成后，根據(jù)考試規(guī)則要求，假設只能選取前40%（即

前12名考生進入面試階段。則“是否通過”一列可以按照如下步驟進行操作。

（1）將鼠標定位到14單元格。

（2）在14單元格中輸入:=IF（H4<=12「可以

（3）直擊編輯欄上確實定按鈕，則14單元格中顯示出計算結(jié)果“可以”。

（4）選取14單元格，拖動單元格右下角的拖動柄一直到133。

（5）松開鼠標,則15到133中局部單元格將會顯示出“可以”樣式，如圖476所示,說明這些人都在前12名之內(nèi),順利通過了筆

試考試階段。

4.5.7利用自動篩選獲取通過第試人員的情況

■對于通過筆試考試的考生，還需要進行面試，為此需要將他們的記錄從數(shù)據(jù)庫中篩選出來。將筆試成績合格者篩選出來，可以

利用自動篩選功能實現(xiàn)。

4.5.8綜合成績表的創(chuàng)立

■將Sheei3工作表更名為“綜合成績表”,并制作如圖4-49樣式表格。該表格中“編號"、"姓名”、“筆試成績”三列下面對

應的內(nèi)容從“筆試通過”工作表復制過來即可，“面試成績”一列根據(jù)實際情況輸入。

4.5.9綜合成績計算

可以采用與前面計算筆試成績一樣的方法計算筆試和面試的綜合成績。步驟如下：

（1）將鼠標定位到“綜合成績表”工作表的F2單元格中。

（2）在F2單元格中輸入公式“=D2*0.7+C2*0.3"（此處假設在綜合成績計算中，筆試局部占70%,面試局部占30%）。

（3）邑擊編輯欄上確實定按鈕，則F2單元格中顯示出計算結(jié)果“84.97"。

（4）選取F2單元格，拖動單元格右下角的拖動柄一直到F13。

（5）松開鼠標，則F3到F13的所有單元格均計算出了對應的綜合成績。

4.5.10綜合名次以及最后結(jié)果確實定

■按照與4.5.5和4.5.6中類似的方法，分別利用RANK函數(shù)和IF函數(shù)，確定每個考生的“綜合名次”并紿出”是否進入體檢階段”

的判斷（假設綜合名次前50舟的可以進入）。

■綜合成績表的最后處理結(jié)果如圖4-50所示。

■圖4-50綜合成績表的最終效果

小結(jié)

■在辦公業(yè)務實踐中，經(jīng)常需要對大量的業(yè)務數(shù)據(jù)進行分析和處理。這在Excel中通常通過建立數(shù)據(jù)庫表格來實現(xiàn)。利用有關功

能可以對Excel數(shù)據(jù)庫表格進行數(shù)據(jù)分析，包括數(shù)據(jù)排序.數(shù)據(jù)篩選.分類匯總以及數(shù)據(jù)透視分析等。利用數(shù)兆清單可以制作精

美的數(shù)據(jù)圖表，利用公式和函數(shù)能夠進行各種夏雜、繁瑣的數(shù)據(jù)計算和數(shù)據(jù)處理。

■對于數(shù)據(jù)的排序操作，需要掌握排序依據(jù)，單個字段排序和多個關鍵字段排序的操作方法。數(shù)據(jù)篩選有兩種操作方法：自動

篩選與高級篩選，要注意二者的適用情況，對于高級篩選，還必須掌握如何正確設置篩選條件區(qū)域。

小結(jié)（續(xù)）

習題

一、饃空

1.Excel對數(shù)據(jù)表中數(shù)據(jù)進行分類匯總前首先應該-

2.對數(shù)據(jù)庫表格中的數(shù)據(jù)進行條件格式化時，最多可以設置_____個不同條件。

3.使月Rank函數(shù)時，如最后一個參數(shù)為“1”，則排列名次為按照____排列。

4.高級篩選時，條件區(qū)域中同一個條件行的不同單元格中的條件之間互為的邏輯關系：不同條件行的單元格條件之間

互為____________的邏輯關系。

三、簡答題

1.Excel中如何進行數(shù)據(jù)有效性設置？

2.如何實現(xiàn)Excel數(shù)據(jù)庫表格各個記錄行之間的底紋顏色為紅綠相間的效果？

3.Excel對數(shù)據(jù)庫如何進行高級篩選？高級篩選時設置條件區(qū)域必須注意哪些問題？

4.如何對Excel制作的人事檔案數(shù)據(jù)庫按照姓氏筆畫排序？

5.源數(shù)據(jù)改變后，利用其生成的數(shù)據(jù)透視表能否自動更新？如果不能，應如何更新？

四、應用題

1.將本章講解的實例自行操作一遍。

2.習題圖4T為一家手機廠商2004年第4季度的全國銷售一覽表，請進行如下慷作。

（1）按照該表格的表頭格式，利用Excel設計數(shù)據(jù)庫表格。

（2）月記錄單的方法輸入下表中給出的所有內(nèi)容。

（3）利用公式或函數(shù)計算出該表格后5列的數(shù)據(jù)結(jié)果。

（4）利用分類匯總的方法，計算各銷售地區(qū)的季度銷售總額。

（5）制作用來反應本季度各地區(qū)銷售數(shù)據(jù)比例關系的餅狀圖。

（6）篩選出竹價在1600元以上的手機的銷售情況。

（6）篩選出三個月份銷售數(shù)量均超過150件的手機型號及其銷售地區(qū)。

（8）月分類匯總的方法，統(tǒng)計出總公司各種型號手機三個月份的平均銷售量，

<9）月數(shù)據(jù)透視表統(tǒng)計各個分公司、各種型號手機的銷售總額。

（10）用數(shù)據(jù)透視圖顯示各個分公司、各種型號手機的銷售總額。

第5章

辦公中的演示文稿制作

【本章內(nèi)容介紹】

■在一些辦公業(yè)務中，如會議發(fā)言、單位介紹、產(chǎn)品說明等，經(jīng)常有一些復雜的內(nèi)容難以用語言描述，此時最好的方法是事先準

備一些帶有文字、圖形、圖表甚至視頻、動畫的演示文稿，用來說明論點，然后在面向觀眾播放這些幻燈片的同時，進行更詳

細的講解。

■本百主要介紹如何利用Office中的PowerPoint制作和播放演示文稿。

【本章主要知識點】

■PowerPoint功能及其主要術(shù)語

■演示文稿的創(chuàng)立方法

■演示文稿中文字的編排

■演示文稿中各種對象的添加

■演示文稿的編輯與修飾

■演示文稿的放映設置

■演示文稿的顯示與打印

5.1演示文稿簡介及本章實例說明

5.2演示文稿的創(chuàng)立

PowerPoint的啟動、退出與界面組合

PowerPoint的啟動界面組成

快速創(chuàng)立演示文稿框架

幻燈片中文字的編排

幻燈片中多媒體對象的添加

幻燈片中旁白的錄制

幻燈片中表格與圖表的添加

幻燈片中組織結(jié)構(gòu)及其他對象的添加

3、演示文稿的修飾與編輯

幻燈片中對象的編輯(1)

幻燈片中對象的編輯(2)

幻燈片中對象的編輯(3)

演示文稿模板的設計和更換(1)

演示文稿模板的設計和更換(2)

幻燈片版式的更新

幻燈片背毋的修改

幻燈片配色方案的修改(1)

幻燈片配色方案的修改(2)

演示文稿母版的設計(1)

演示文稿母版的設計(2)

頁眉頁腳的添加

5.4演示文稿的放映設置

放映方式的設置(1)

放映方式的設匿(2)

放映方式的設匿(3)

切換效果的設置(1)

動畫效果的設置.(1)

動畫效果的設置.(2)

超級連接的設置

自定義放映的設百.(1)

自定義放映的設置(2)

5.5演示文稿的打包操作

5.6演示文稿的的顯示與打印

3.演示文稿的打印

小結(jié)

■在辦公事務中，通過制作并播放直觀、形象、生動的多媒體演示文稿，可以解釋一些較復雜的概念、問題和現(xiàn)象，從而能抓

住人們的注意力，增強演示內(nèi)容的顯示效果。

■制作演示文稿時，首先需要創(chuàng)立其框架結(jié)構(gòu)，然后進行文字輸入以及文字編排；根據(jù)需要，演示文稿的?些幺J燈片中還可以

進行圖片與圖形的添加，衣格與圖表的添加，組織結(jié)構(gòu)圖的添加，聲音與影片的添加，以及進行幻燈片播放時旁白的錄制。

■演示文槁制作完成后，有時還需要進行調(diào)整和修飾，這就牽涉到幻燈片及其其中對象的復制、移動、修改、刪除等操作：根

據(jù)需要還可以進行幻燈片模板的更換，修改幻燈片的母版設置，更改幻燈片的背景和幻燈片中各元素的配色方案等。

小結(jié)(續(xù))

習題

一、填空

1.快速創(chuàng)立演示文稿框架的方法主要有、和0

2.演示文稿的輸出類型有、、、和五種，使用電腦放映

演示文稿常用。

3.幻燈片一般分為區(qū)和______區(qū)兩局部。標題通常應在區(qū)，幻燈片要展示的信息要在

區(qū)。

4.演示文稿的視圖方式主要有、________、、。

5.幻燈片的三種放映方式分別是、、_______,分別適用于、、的場合。

四、應用

利用本章所學知識，練習演示文稿和幻燈片的制作。具體要求如下：

1、第一張幻燈片為封面，最后一張幻燈片為封底；第二張幻燈片為目錄，目錄到各張幻燈片之間應該有雙向的超級連接；

2、各張幻燈片之間有切換效果設置；

3、每張幻燈片應該有動作按鈕設置，并且要求風格一致；

4、幻燈片個數(shù)不少于15張，根據(jù)需要可以分設幾層：

5、幻燈片中對象至少應該有圖片、圖表、組織結(jié)構(gòu)圖、表格、動畫、流程圖、聲音、視頻等：

6,至少要有兩張幻燈片有豐富的對象，從而可以設置各種各樣的自定義動畫效果；

7、插入聲音、視頻等多媒體對象時，如果文件太大，則不需要存盤，只進行練習即可；同時，如果要存盤不要有太多圖片，另外

盡量使用GIF和JPEG圖片從而減少圖片磁盤存儲量：

8、練習文件打包操作；

9、練習幻燈片放映時的操作控制；

10、練習將文件存為pps或web格式，查看效果。第6章

辦公中的桌面信息管理

【本章內(nèi)容介紹】

■在辦公業(yè)務處理中，辦公人員經(jīng)常需要進行電子郵件交流和桌面信息管理，比方管理郵件、安排約會、建立聯(lián)系人和任務等，

利用有關軟件可以提高這些活動的管理效率。

■本章介紹利用Outlook2002組織和共享桌而上信息并與其他人通信的方法，主要講述該軟件的根本功能、處理業(yè)務范圍及具體

操作方法，包括創(chuàng)立和維護聯(lián)系人列表，創(chuàng)立、發(fā)送、接收和管理電子郵件，創(chuàng)立和運用任務，使用日歷對約會、會議等日常

事務進行管理以及日記、便箋的創(chuàng)立與應用。

【本章主要知識點】

■Outlook的賬號設置

■聯(lián)系人的創(chuàng)立與維護

■E-mail創(chuàng)立、收發(fā)與管理

■任務的創(chuàng)立與應用

■利用日歷創(chuàng)立約會

■利用